信息化時代下研究基層單位紙質檔案的管理

東山縣城市管理局 唐虹

檔案管理對于單位、企業甚至國家而言具有重要的意義，同時檔案管理有著自己的獨特性和不容忽視的地位和作用。目前一些基層單位依舊在沿用傳統的紙質化檔案管理方式，這不僅加重了檔案管理工作者的業務量，也存在文件年久丟失、缺損的問題，甚至紙質檔案與日俱增導致存儲空間不是。因此，信息化時代下的檔案管理將是基層單位紙質檔案管理創新發展的契機，就檔案本身的“生命周期”和安全性要求也提供了技術性支持和可靠保障。

一、信息化檔案管理的概念及建設規范

有不少學者對信息化檔案管理進行了理論研究，并提出了多種概念，但是其核心思想是“檔案管理+信息技術”。學者們紛紛從檔案的數字化存儲、網絡信息融合，檔案管理發展下的新原則、新規程以及數字化人事檔案管理發展的概況等作出詳盡的研究和理論概述。在《檔案信息化建設標準》中指出了信息化檔案管理的規范性流程和建設標準，也考慮到了網絡環境下檔案管理的安全性壁壘，并對此提出了建設性的意見。

信息化檔案建設規范一方面對信息技術有著十分嚴苛的要求，既要保障信息化檔案管理網絡技術環境的安全性和極強的防護性；也要保障信息化檔案管理系統的先進性。另一方面，則是對信息化檔案管理的技術人員和管理人員有著嚴格的要求，工作人員必須按照嚴格的規定存儲檔案，要設定專門的監管機制監管檔案管理人員，同時工作人員也需要提高自身的專業技能和責任意識，并對信息化檔案管理步驟細化分工，確保檔案管理的保密性和安全性。

二、基層單位檔案信息化管理的內部需求

（一）檔案資料利用效率需求

基層單位的檔案因檔案本身的保密程度劃分為不同的保密等級，而這些不同保密等級的檔案中有黨群工作類的檔案、行政管理類的檔案等，這些檔案因文件本身的生命周期，在基層單位的發展和政府政策完善過程中有些檔案會失去原本的價值，有些檔案則隨著年份推進達到了開放的條件，但也就是這些開放或失效的文件因為紙質文件的原因在整理、處理和歸類方面都給工作人員造成了巨大的工作量和工作難度。文件破損難以恢復、檔案繁雜整理時間長等問題隨之出現。另外，對于單位人員需要借閱的開放性檔案，因紙質檔案的原因只能供一個人閱覽，無法突破時間和地域的界限，紙質檔案的信息服務渠道單一使得檔案的利用率下降。相反，在信息化檔案的建設下，電子檔案的建立就可以實現多人閱覽服務，甚至是兄弟單位的跨地區遠程閱覽服務。在儲存方面，通過磁盤存儲檔案，有利于資料長久保存和控制管理成本、場地成本，也能夠大大減輕工作人員的工作強度，對檔案管理工作流程也能夠有效簡化，提高檔案管理工作效率。

（二）檔案資源優化整合需求

基層單位檔案管理目前存在各部門機構之間“各自管理”的現象，也就是說，各部門將檔案文件歸類存檔后并沒有進一步的匯總管理，這使得檔案信息銜接不緊密；各部門在業務來往方面是相通的，但是檔案管理卻是分裂的，容易讓基層單位各部門機構在之后的檔案信息檢索和查閱時造成信息不對稱，文件信息存儲混亂等現象，也容易造成檔案信息的“孤島效應”。而基層單位檔案信息應該形成集約化管理模式，實現各部門之間的檔案信息資源的優勢互補，以便各部門之間的工作人員查閱，提高檔案信息資源的利用率。因此，信息化檔案管理建設下，基層檔案可以利用信息技術建立數字檔案信息檢索和服務平臺，在確保信息化檔案管理的安全性的前提下，實現各部門之間檔案資源的共享服務。

（三）檔案管理模式優化需求

目前，基層單位紙質化檔案管理工作模式比較傳統，相應基層檔案館的基礎設施也比較落后。紙質化檔案管理對環境和檔案館基礎設施要求比較高，紙質化檔案會因為時間的緣故產生字跡氧化模糊，或長期借閱瀏覽導致磨損破裂，也會因為空氣的濕度、溫度等因素而受潮、腐蝕等。而信息化檔案管理模式會規避這一類問題，電子檔案管理更有利于檔案的存儲和保管。此外信息化檔案的集成管理也因為龐大的數據運算和存儲空間而節省檔案存儲成本和維護成本。

三、基層單位檔案信息化管理發展現狀

（一）基層單位檔案信息化管理硬件設施發展現狀

基層單位檔案管理信息化建設推進過程中，計算機已經成為檔案管理部門的必要配備設施，但是在實際應用過程中，相關管理軟件的使用效果卻存在不盡如人意的情況。部分工作人員缺乏軟件使用能力，僅能進行簡單的查詢操作，無法切實發揮信息化管理的先進作用。在個別單位，甚至存在軟件不兼容的問題，進一步阻礙了檔案管理信息化建設的進程。缺乏先進設備和專業人才，使得基層單位檔案信息化發展速度過于滯后，檔案管理模式陳舊。在將紙質檔案資料轉化為數字資源，進行信息化加工的過程中，需要借助專業文檔處理軟件，采取掃描方式處理檔案資料，數字化過程中還需要對文件進行加密、升級等處理，這些都要求基層單位配備相應的專業電子設備，對于資金投入要求較大。但目前由于基層單位資金有限，很多相關硬件設施都還未全面配備，影響了檔案管理信息化建設的速度。

（二）基層單位檔案信息化管理制度發展現狀

檔案管理工作的信息化發展是主要發展方向，要逐步推進信息化建設，最終實現信息化檔案管理的目標，就必須有健全的信息化管理制度和標準作為依據。但目前很多基層單位在檔案信息化管理方面還未形成相應的信息化管理準則，實際工作開展過程中缺乏標準依據，導致工作人員主動性比較缺乏，信息化建設速度緩慢。另一方面，信息化檔案管理缺乏健全的規范體系。在基層單位檔案信息化管理工作開展中，還沒有針對文件儲存時限、元數據以及數據儲存等內容的標準化規范，缺乏通信設備維護、網絡架構等標準化制度。

（三）基層單位檔案信息化管理安全性發展現狀

一方面，現代信息技術在基層檔案管理工作中的應用能夠大大提升工作質量與效率水平，但信息安全問題也逐漸暴露出來了。保密級別檔案資料一旦泄露，后果難以預估，故此檔案信息化管理安全非常關鍵。但目前部分基層單位對信息安全還缺乏深入全面的認知，信息化系統防火墻不完善，信息安全風險極高。信息化技術更新迭代極快，但部分基層單位信息化系統仍然非常落后，導致安全隱患日益突出。另一方面，很多基層單位檔案管理信息化還處于初步階段，受資金限制，存在一機多用的現象，再加上基層工作人員缺乏網絡安全意識和技能，極易造成安全漏洞。

（四）基層單位檔案信息化管理人才發展現狀

在信息化檔案管理建設推進過程中，應當配備相應的信息化專業技術人才，從而加快建設信息化檔案管理速度。目前很多基層單位檔案管理工作人員在專業性方面仍比較缺乏，無法充分應對檔案信息化管理工作開展中的專業性需求，阻礙了基層單位檔案信息化管理建設的開展工作。

（五）基層單位檔案信息化管理檢索現狀

在檔案管理信息化平臺進行檢索操作時，計算機檢索和人工檢索是目前應用比較頻繁的方式。部分基層單位配備了多臺電腦，以期提高檔案檢索工作的效率水平。這種錯誤觀念是因為使用計算機進行檢索時效率較高，使得工作人員誤以為計算機數量增加能夠進一步提高檢索效率。但實際同時使用多臺電腦進行檔案檢索，其成效并不如預期。這一問題也從側面放映了目前基層單位檔案管理信息化建設中專業設施配備不足、工作人員電腦常識匱乏等現狀。

四、基層單位紙質檔案信息化管理轉型升級的策略

（一）優化基層單位檔案管理業務流程

基層單位檔案管理流程優化不僅可以提高檔案接收、歸檔、移交以及借閱時的工作效率，還可以避免信息化檔案管理過程中的潛在安全風險。在信息化檔案管理的建設過程中，基層單位檔案管理的工作重心應從兼顧檔案實體管理上轉移到對檔案信息內容的開發利用和整合集成上[1]。檔案信息內容的整合集成可以通過大數據云計算等實現“一鍵檢索”，如：目錄檢索、檔案分類檢索等，這能在極大程度上減少檔案閱覽和審核方面的時間成本。與此同時，優化基層單位檔案業務流程，從檔案接收的流程上可通過自動化作業完成紙質資料的審批、審核等，還可以設置定時系統提示功能，郵件自動推送功能等服務提醒相關業務部門按時歸還檔案或遞交相關文件申報等。此外，基層單位檔案業務流程優化借助信息化技術還可以實現痕跡化管理，對賬號登錄、瀏覽借閱等操作系統都有記錄，方便追責。基層單位要重視檔案信息化管理平臺的建立，根據實際需求做好人力、財力及物力等支持工作，委托第三方專業軟件公司基于本單位具體情況和需求開發搭建檔案信息化系統。基層單位要安排專門人員快速學習熟悉信息化系統，從而熟練操作檔案信息化管理平臺，提高檔案管理工作效率。

（二）加強基層單位檔案信息化管理公共管理建設

信息化背景下基層單位紙質檔案管理的優化需要先進的設備投入，為了能夠更好地實現全自動化的檔案接收錄入作業，就需要基層單位增加掃描儀、計算機等電子設備的購置。同時，對于檔案信息化管理所需的網絡防護也需要構建安全級別高、防護性能好的數據庫，做好數據備份的工作；定期維護數據庫，做好檔案信息化管理系統的技術升級，并且定期檢查檔案信息化管理操作的規范性。對于監察、維護等技術管理也需要基層單位優化公共管理建設，加大基層單位檔案信息化管理在技術維護方面的經費投入，也要重視信息化檔案管理系統開發和技術升級的研發工程。日常工作開展中，基層單位要基于整體發展系統評估檔案信息化管理需求，合理制訂預算投入計劃，如有必要，可協同相關部門和企業，通過多方合作的方式保障檔案管理工作信息化發展的資金投入。

（三）提高基層單位檔案管理工作者的信息素質和應用水平

基層單位紙質化檔案管理轉型升級的過程中，檔案管理工作人員需要適應信息化檔案管理的技術變遷，提高自身的管理理念和專業技術素養，更好地服務于檔案信息化管理。檔案管理的工作人員應該轉變傳統紙質化檔案管理的理念，將自身的工作重心轉移到信息化檔案管理中，實現“以原件為核心”轉向“以信息為核心”的檔案管理理念的轉變[2]。檔案管理工作人員也應該學習數據庫管理、網絡技術維護和設備配置等一系列的專業技術知識和技能。再者，基層單位也應該注重對檔案信息化管理技術人才的培養工作，為基層單位檔案信息化管理的發展構建技術型人才儲備庫。檔案管理工作人員只有在掌握信息技術的基礎上才能更好地優化檔案信息網絡系統建設，提高檔案信息化管理工作效率，并且確保檔案信息化管理安全性的同時規范地操作檔案共享交流服務。

（四）加強基層單位檔案信息化管理體制建設

要切實提高基層單位檔案信息化管理質量和效率水平，加強信息化體制建設是必然的要求，基層單位要充分重視并構建全面科學的檔案管理體制。第一，基層單位要針對全體人員開展宣傳和學習《檔案法》，從而令基層單位全體人員加強檔案管理的重視。基層單位領導要發揮帶頭作用，帶領全體人員，以點帶面地深入學習《檔案法》。第二，基層單位要對檔案管理機構和管理網絡進行完善，保障信息化檔案管理工作的切實落地。基層單位可組建檔案管理領導小組，由相關領導、各科室負責人員組成，配置具有高信息技術專業素養的檔案管理人才，在每個科室配備專門檔案管理工作人員，建立綜合檔案室，從而形成完善的、從上至下的檔案管理組織架構，令信息化檔案管理工作能夠順暢開展，達到理想的管理效果。

（五）加強基層單位信息化檔案管理安全水平提升

大多數基層單位檔案資料中都會有部分不能隨意查閱的重要文件，不同檔案資料的密級要求往往存在一定的差異，檔案查閱、復制及借閱權限都存在明確規定，因此，開展信息化檔案管理工作期間，基層單位必須重點加強檔案資料密級管理工作，提升檔案資料的安全性水平。基層單位針對數字化檔案文件采取分級管理的方式，劃分檔案文件保密級別，根據不同保密級別文件，對其開放不同權限。普通保密檔案文件可以開放一定的查閱權限，而保密要求較高的檔案文件則必須加強保密水平可以對不同保密級別的文件設置不同級別的密鑰。信息化平臺的防火墻系統也要加強建設，一旦有外部入侵或者違規查閱、下載檔案資料，要第一時間將網絡斷開，并向相關安全工作人員發出警報。對此，基層單位要建立相應的安全監控中心，加強安全檢測和異常響應，配合防火墻系統形成系統性的互動互防、互聯互防。在升級信息化檔案管理系統的時候，要注意備份資料，以防因為系統不兼容造成資料丟失等問題。

（六）加強基層單位檔案信息化管理局域網絡建設

信息化局域網絡是促進基層單位開展檔案管理工作信息化建設的重要保障。一方面，基層單位要根據實際工作開展需求建立獨立性、封閉性的局域網，成立電子閱覽室，使每個人可以根據自身權限調閱相關檔案資料，提高電子檔案資料查閱過程中的便捷性與保密性。如果條件許可，可以建立檔案信息專網系統，提高信息化建設安全性水平。相關人員可以登錄檔案信息專網系統，根據自身權限和閱覽需求，自行查詢所需資料。另一方面，要加快基層單位檔案數據庫建設，推動檔案資料的信息化，從而提高檔案信息使用效率。為了令信息化檔案資源能夠發揮更加顯著的實效，要對硬件設施的維護、更新和管理以及信息技術更新等工作加強重視與投入。

（七）加強基層單位檔案信息化管理監督

在推進基層單位檔案管理工作信息化建設的過程中，要切實保證信息化管理水平不斷提升，監督與管理工作至關重要，相應的管理監督機制建設也必須同步進行。首先，要根據基層單位目前實行的檔案管理制度具體情況，就其中的不足和與信息化管理不符的部分加以調整完善。只有不斷提高管理制度的科學性，才能在基層單位檔案管理實際工作開展中發揮相應的指導規范作用。管理機制中要包含考核工作人員的相關條款，基于此進行健全基層單位獎懲機制。其次，要加強檔案信息化管理建設期間的涉密管理。基層單位要定期對信息化管理平臺和設備進行安全性檢查，確認網絡連接安全性，避免病毒外侵和重要文件信息丟失。

五、結語

總而言之，基層單位紙質化檔案管理在信息時代發展的背景下已然不符合現代檔案管理的理念。紙質化檔案繁雜的業務處理流程等、安全性能低、存儲量有限等問題必須融合信息技術優化解決，基層單位也應該提升檔案管理技術服務和管理理念，善用信息技術手段，發揮先進的基層單位檔案信息化管理技術優勢。