高校人事檔案信息化管理探究

■ 秦 珍

（晉中職業技術學院，山西 晉中 030601）

高校人事檔案是重要的信息資源，客觀反映了教職工教育經歷、工作經歷、政治面貌、個人信息、所獲榮譽和任職單位等信息，是學校招聘、評選優秀教師的重要依據。隨著“雙一流”計劃的提出，高校加大了教師招聘力度，促進了教師流動，給人事檔案管理帶來了一些挑戰。高校檔案管理人員要樹立信息化工作思維，實現人事檔案信息共享，及時為人事部門、學校領導提供教職工信息，為人事部門招聘和學校決策提供更加準確的依據，發揮人事檔案管理工作重要作用。

一、高校人事檔案管理信息化建設內涵

人事檔案是指由人事、組織、勞動等部門在人員考核管理基礎上形成的特殊檔案，能夠記錄全體教職工的信息，包括教學經驗、社會關系、業務能力等，同時也記錄了全體學生的學業成績、參與各項活動取得的成就等。從以往人事檔案管理來看，多采用紙質檔案管理，不易保存且更新難度大，給人事檔案管理工作帶來了很大困難。信息化背景下，高校要進一步改革人事檔案管理模式，充分發揮信息技術的優勢，建立安全可靠、具有強大的信息共享功能的人事檔案，不但能實現信息存取、應用的高效化，而且能加快檔案轉遞速度，做好線上申請、異地通辦等基礎服務。人事檔案信息化管理過程中，借助各項信息技術能節約人力成本，同時有利于調整人事管理結構。

二、新時期高校開展人事檔案信息化管理的重要性

（一）有利于保證人事檔案完整性

人事檔案記載了教職工個人信息、教學情況和師德師風等數據，是高校選拔優秀教師、干部的重要標準，因此要確保高校人事檔案信息的準確性和完整性。紙質人事檔案由人工填寫檔案信息，容易出現手寫失誤或涂改，很容易破損，影響人事檔案信息準確性和完整性。高校檔案管理人員可以建立電子人事檔案，做好紙質檔案數據備份，還可以實時更新人事調動、教師榮譽等信息，方便各個部門線上調閱人事檔案，避免對紙質檔案造成損壞，從而確保高校人事檔案信息的完整性和準確性。

（二）有利于提升人事檔案管理和利用效率

高校要把“互聯網+”思維融入人事檔案管理工作中，構建數字化人事檔案庫，構建人事檔案智能化管理模式。檔案管理人員可以把全校教職工人事檔案信息錄入系統，把電子檔案上傳到數據庫中，方便各個部門調閱人事檔案；也可以在管理平臺上自動檢索人事檔案，快速搜索需要查閱的人事檔案，幫助管理人員快速查找目標檔案，并及時更新人事檔案相關信息，提升高校人事檔案管理和利用率。

（三）有利于推動高校人力資源管理改革

人事檔案是高校人力資源管理工作的重要組成部分，是高校招聘、職稱評審和晉升考核的重要參考依據，是一項基礎性、服務性工作。高校檔案管理部門要與行政部門積極合作，及時錄入新入職教職工人事檔案信息，與行政部門聯合管理數字化人事檔案平臺，劃分人事檔案管理權限，保證人事檔案信息準確性、完整性和實時性，為人力資源管理提供科學依據。

三、高校人事檔案信息化管理現狀

（一）資金投入少，未能支持信息化管理平臺的建設

現階段，一部分高校在人事檔案信息化管理過程中投入的資金比較少，不利于為信息化管理平臺提供必要的資金支持，同時也影響了人事檔案信息化管理工作實效。還有一部分高校雖然重視信息化管理平臺的建設，但不注重資金的分配，未引入高質量的管理設備，一定程度上影響了整個信息化管理的進程。

（二）信息化建設不到位，無法實現資源共享

目前部分高校在檔案信息化管理過程中仍采用傳統的手工整理方式，不僅不利于更新檔案信息，也不利于實現資源共享，如保存不利也容易造成信息丟失。雖然有部分高校建立了信息化管理系統，但為強化安全保護工作，導致大量信息流出，不利于保護信息安全。

信息化建設任務繁重，工作實效難以保證，人事檔案信息化管理過程中部分人員面臨繁重的工作任務，不僅需要利用文檔處理各種數據，還要做好數據的安全防護工作，對電子文件進行轉換升級等，面臨很大的工作負擔，且部分人員按照傳統方法進行檔案管理，無形之中增加了工作量，且工作實效也難以保證。

（三）信息化管理要求比較高，管理人員素質參差不齊

檔案信息化管理對于管理人員的管理能力有很高要求，不僅要有很強的信息處理功能，而且要利用信息技術做好用戶信息的關聯工作，充分發揮數字化技術，網絡技術、現代管理技術的作用，結合人事檔案管理工作現狀優化管理模式，提升管理效果。但從實際情況來看，部分管理人員信息化素養低，不熟悉信息管理方法，對數據庫生產與服務技術也不了解，不僅不利于調動自身的工作積極性，對于整個人事檔案信息管理工作也產生了很大影響。

四、新時期高校人事檔案信息化管理策略

（一）增加資金投入，構建信息化管理平臺

高校要積極構建智能化、多層次電子檔案管理平臺，立足學校需求研發檔案管理信息化平臺，建立智能化線上管理平臺，把現代設備和人事檔案管理系統銜接起來。首先，高校要設立專門的人事檔案室，配置掃描儀、計算機和打印機等設備，為智能化人事檔案管理奠定良好軟硬件基礎，減輕檔案管理人員工作負擔。例如，管理人員可以運用掃描儀掃描紙質檔案，仔細審核檔案相關信息，確認無誤后可以把信息錄入電子檔案系統中，方便人力資源部門、學校領導查閱教職工檔案。其次，高校要積極建立數字化人事檔案庫，運用圖片、文字、視頻等方式展示教職工履歷、個人情況等，并及時更新相關信息。例如，檔案管理人員可以定期了解校內職稱評審名單、教學技能大賽獲獎名單等，或者和人力資源部門、各個專業教研室進行溝通，及時掌握教職工相關信息，以便及時更新教職工人事檔案信息，真實記錄教職工所獲榮譽、處分以及師德師風等數據，進一步提升人事檔案管理水平。

（二）構建人事檔案信息網站，助力資源共享

人事檔案信息網站的構建能夠融合多種資源，同時也方便相關部門及時調用這些信息。在此過程中，高校可進一步優化局域網設置，借助局域網構建檔案信息網絡化管理系統，借助網絡實現信息共享，在此基礎上為領導提供一手資料，使人事檔案信息更具時效性。為進一步優化人事檔案信息網站，高校還要與其他學校建立合作關系，聘請專家指導，完善基礎設施建設，優化信息網站功能。與此同時，高校還要與各個科研單位取得聯系，獲取高新技術的支持，實現海量信息的高效提取，提升人事檔案管理的信息化水平，相關人員只要輸入關鍵詞就能獲取多元化的信息，在此基礎上實現資源共享。高校也要著力于解決管理權和使用權的問題，做好使用者身份認證，不向未進行身份認證的用戶提供所需信息，避免信息泄露。另外，高校要進一步優化檔案的安全保護體系，可采取內外網物理隔離、數據備份、數據加密和設置防火墻等多重防護措施進行防護，避免黑客攻擊產生的信息丟失，全面保障檔案信息安全。

（三）強化專業性人才培養，提升檔案管理實效

客觀來講，要想實現高校人事檔案信息化管理，首先要從人才入手，培養高素質的人事檔案信息化管理隊伍。在此過程中，高校要組織相關人員定期學習檔案信息化管理的相關知識，改革管理理念與知識結構，不斷為自身充電，構建更為完善的管理系統。人才培養過程中，還要注重跨學科教育，鼓勵多個學科的教師共同交流檔案管理工作，如計算機領域的專業教師、物聯網領域的專業教師、人事管理領域的專業教師等，構建高質量的教師隊伍，切實提升人事檔案信息化管理實效。其次，要進一步優化人才隊伍，選擇中青年、有潛力的人員進行培訓，促進新老教師交流，積累更多的人事檔案管理經驗，加快信息化管理的進程。

此外，高校也要定期組織檔案管理培訓，系統性講解人事檔案信息化管理平臺操作技巧、檔案管理基本職業素養等知識，打造一支專業性強、責任心強的檔案管理團隊。首先，高校要定期舉辦檔案信息化管理培訓，邀請企業檔案信息化管理平臺研發人員、計算機專家擔任講師，組織人事檔案信息化管理考核，并把考核結果納入年終績效考核體系中，從而提升檔案管理人員信息化素養。例如，學校可以邀請企業技術人員開展培訓，讓他們講解人事檔案信息化管理平臺技能，并為教師們進行現場操作演示，講解大數據、云計算等在信息化管理平臺中的運用，進一步提升檔案管理人員信息化管理平臺操作能力。其次，學校要組織檔案部門內部選拔活動，選出專業素養高、信息化素養突出、職業道德素養出眾的檔案管理人員外出培訓，讓他們與其他高校檔案管理人員一同學習，讓他們參與人力資源管理培訓，督促他們學習信息化人事檔案管理技術，從而提升高校檔案管理部門專業素養。

（四）構建數字化數據庫，完善人事檔案數據

高校要積極構建人事檔案數據庫，把紙質檔案轉化為電子檔案，保證人事檔案數據準確性和實時性，方便其他部門查閱檔案，打造智能化、便捷化人事檔案管理模式。首先，高校要構建電子檔案庫，規定電子檔案標準，如錄入教職工教育經歷、家庭情況、職稱評審、帶班成績和課程開發等領域的信息，對紙質檔案進行完善，保證數字人事檔案數據完整性。其次，學校要設立電子數據庫審核、查閱權限，明確各個部門職責，把人事檔案管理職責落實到個人，規范人事檔案數據庫管理流程。例如，學校檔案管理部門要設立專業化人事檔案信息錄入員、審批員和數據庫維護人員，明確各個崗位工作職責，保證數字化人事檔案庫順利運行。信息錄入員要及時錄入教職工紙質檔案信息，與各個專業教研室、黨組織積極溝通，及時更新教職工獲獎數據，實時更新電子檔案數據；審批員要對錄入信息進行核對，及時更正電子檔案中錯誤信息，一旦發現信息不太全面，還要及時補充和完善人事檔案相關信息；維護人員要及時更新數據庫防火墻，做好數據庫安全防火工作，避免數據庫遭受網絡黑客攻擊，做好人事檔案保密工作，保證人事檔案數據庫順利運行。

（五）健全管理制度，保障人事檔案信息安全

高校檔案管理部門要抓好內部建設，完善人事檔案管理和工作制度，明確檔案保密制度，進一步提升高校人力資源管理工作質量。第一，檔案管理人員要增強自身保密意識，一方面要保護教職工個人隱私，杜絕隨意泄露教職工婚姻、疾病等隱私信息，可以公開教職工教育經歷、工作經驗和所獲榮譽等信息，與學校其他部門共享人事檔案信息；另一方面，檔案管理人員要提升自身數據安全防護意識，定期更新數據庫防火墻、殺毒軟件，防止人事檔案信息被篡改。第二，高校要制定人事檔案保密制度，做好教職工檔案信息保密工作，明確各個部門檔案管理權限，避免教職工個人信息泄露。例如，學校可以成立檔案管理督察部門，組織專業人員不定期抽調教職工檔案信息，一旦發現人事檔案信息有誤，要積極進行修正，并對相關人員進行追責，強化檔案管理人員責任意識。此外，高校檔案管理部門要對老教職工人事檔案進行整理，及時建立電子檔案，避免由于紙質檔案破損造成信息丟失，進一步提升人事檔案管理水平。

（六）確定管理重點，有步驟、分重點推進檔案管理信息化進程

從一定程度上來看，高校人事檔案信息化建設是一項繁重的工作，需要長期準備，在此過程中，高校還要依托國家和學校信息化戰略方案制定人事檔案信息管理計劃，為強化方案的實施效果，還可制定階段性方案，依次擬定出具體的工作計劃、項目組織和控制措施。在此基礎上，相關部門還可搭建信息運行平臺，做好人事檔案信息安全性考核工作，并設計安全隔離方案。此外，高校還要積累檔案數據資源，不斷更新檔案信息，同時還要在一定范圍內公開檔案信息，便于相關工作人員獲取相關信息。

（七）做好流動人才檔案管理，提高流動人才檔案管理效率

近年來，隨著教育改革的不斷深化，高校招生規模也越來越大，這也對人事管理部門提出了更高的要求，加之每年有大量學生畢業，學生的流動也帶來了大量人事檔案的轉移、接收工作。實際工作過程中，人事檔案管理工作也面臨諸多難題，研究發現，人事檔案管理容易出現材料缺失、真實度不高、數據信息不全等問題，加大了相關工作人員的工作負擔。

基于此，高校要改革以往的人事檔案管理模式，為流動人才建立檔案信息庫，實時更新流動人才的信息，實現信息接收、處理、傳遞一體化。同時，流動人才檔案信息化建設也能幫助相關部門快速檢索信息，通過這種方式也能實現信息資源共享，對于提升人事檔案工作效率有重要作用，同時也能降低信息管理的出錯率。

五、結語

“互聯網+”時代推動了高校人事檔案信息化管理發展，高校要樹立“互聯網+”人事檔案管理理念，立足本校人事檔案管理工作需求，打造信息化人事檔案管理平臺，為人事檔案管理注入活力。高校檔案管理部門要組織內部培訓，讓管理人員熟練操作信息化平臺，提升檔案管理人員綜合能力，及時建立人事檔案數據庫，實時更新相關數據，進一步促進人事檔案管理信息化、智能化發展，為高校跨越式發展貢獻一份力量。此外，高校相關部門還要強化專業性人才培養，提升檔案管理實效；構建人事檔案信息網站，助力資源共享；確定管理重點，有步驟、分重點推進檔案管理信息化進程；做好流動人才檔案管理，提高流動人才檔案管理效率等，促進高校人力資源結構的優化，加快信息化管理進程。