合同管理與風(fēng)險防范控制的幾點思考和建議

［摘 要］合同行為作為一種常態(tài)化的事物已經(jīng)成為社會中重要的組成部分，小到生活中的電信開戶合同，大到房屋買賣合同，再到工作中的勞動用工合同、施工建設(shè)合同、業(yè)務(wù)中的采購或銷售合同，這些各式各樣的合同構(gòu)成了企業(yè)經(jīng)營管理過程中的橋梁與紐帶，是企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中不可或缺的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。合同的訂立在給我們帶來保障的同時，也同樣會成為企業(yè)風(fēng)險的根源所在。如何做好合同管理，有效地防范各類合同風(fēng)險，是值得我們重視的問題。本文從將合同納入制度管理、分類型制定標(biāo)準(zhǔn)合同模板、嚴(yán)細(xì)實法務(wù)審核管理、強(qiáng)化合同履約實時監(jiān)控、做好檔案管理、健全信息化手段等方面提出加強(qiáng)合同管理與風(fēng)險防范控制的建議。

［關(guān)鍵詞］合同管理；風(fēng)險；權(quán)責(zé)分離；嚴(yán)細(xì)實；AI智能

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2023.05.030

［中圖分類號］F272 ［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A ［文章編號］1673-0194（2023）05-0117-04

1" " "加強(qiáng)合同管理與風(fēng)險防范勢在必行

合同是企業(yè)業(yè)務(wù)開展中必不可少的關(guān)鍵要素，《中華人民共和國合同法》第2條約定“合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議”。合同作為一種契約行為具有一定的風(fēng)險，這種風(fēng)險伴隨的則是糾紛的產(chǎn)生，根據(jù)北大法寶司法案件數(shù)據(jù)庫2016年至2019年相關(guān)數(shù)據(jù)內(nèi)容，2016年合同糾紛案件為247 652件，2017年合同糾紛案件為314 177件，2018年合同糾紛案件為234 415件，2019年合同糾紛案件為152 554件。盡管近幾年全國合同糾紛案件數(shù)量呈現(xiàn)下降趨勢，但是年均24萬件的合同糾紛案件量依舊不容小覷，這僅僅是列入司法案件的合同糾紛數(shù)量，那些尚未納入司法環(huán)節(jié)的合同糾紛數(shù)量則可能更加觸目驚心。數(shù)據(jù)顯示2017年后全國合同糾紛案件數(shù)量明顯下降，這也說明越來越多的企業(yè)或個人注重了對合同規(guī)范性、有效性、可執(zhí)行性等方面的管理和風(fēng)險防控，規(guī)范有效的合同促進(jìn)了糾紛案件的降低，也極大防范了合同所帶來的風(fēng)險。所以，做好合同管理，加強(qiáng)風(fēng)險防控是一個企業(yè)必須重視的問題。

2" " "企業(yè)合同管理及風(fēng)險防控的薄弱環(huán)節(jié)

合同按照形式可分為書面合同和口頭協(xié)議，合同作為意向達(dá)成的約定，如果在合同管理過程中存在薄弱環(huán)節(jié)，將有可能被心術(shù)不正的履約方鉆了空子，造成企業(yè)不僅不能享受應(yīng)有的履約權(quán)利，還可能造成較大的經(jīng)濟(jì)損失，企業(yè)在合同管理過程中可能存在的薄弱環(huán)節(jié)主要有以下幾點。

2.1" "合同管理缺乏制度管控

企業(yè)的發(fā)展離不開制度的約束，但部分企業(yè)缺乏制度指引，特別是一些小微企業(yè)，沒有形成完善的制度體系，對于合同管理的制度約束更是無法談起，這就造成了合同管理存在一定的監(jiān)控盲區(qū)，對于企業(yè)開展的事項是不是該簽訂合同，沒有明確規(guī)定，特別是一些私人企業(yè)，在所謂的“哥們義氣”面前，僅僅憑口頭的一些承諾就隨便開展業(yè)務(wù)，而沒有將合同落到實處，這就給一些“有心人”提供了機(jī)會，這類人往往會利用這一薄弱點，用精心策劃的“陷阱”欺騙企業(yè)，用畫的很大的“餅”套取企業(yè)利益，最終給企業(yè)造成不可挽回的損失。合同管理缺乏制度管控是風(fēng)險防范的首要薄弱環(huán)節(jié)。

2.2" "合同內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化程度較低

合同作為意向達(dá)成的約定，合同條款的內(nèi)容體現(xiàn)企業(yè)的需求及權(quán)利，一些企業(yè)的業(yè)務(wù)合同標(biāo)準(zhǔn)化程度較低，合同內(nèi)容條款五花八門，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)文本，即便是有統(tǒng)一的制式文本，但是合同內(nèi)容缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性，不能充分體現(xiàn)企業(yè)的需求，沒有明確企業(yè)應(yīng)有的權(quán)利、質(zhì)保服務(wù)及追索義務(wù)等內(nèi)容，重要條款欠缺，導(dǎo)致企業(yè)即便是簽訂了業(yè)務(wù)合同，但是當(dāng)出現(xiàn)質(zhì)量、期限、利益等問題時，合同卻不能成為企業(yè)維護(hù)自身合法權(quán)益的法律依據(jù)，很大程度上會造成企業(yè)應(yīng)享有的權(quán)利不能享有，該獲取的利益不能獲取等，從而給企業(yè)造成損失。合同內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度低也是合同管理過程中的薄弱環(huán)節(jié)之一。

2.3" "合同管理過程控制欠缺

合同的過程管理按時間的先后順序可分為合同的審批管理、合同的履約管理、合同的檔案管理等，這是從計劃簽訂合同到合同歸檔的三個重要環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)的管理出現(xiàn)紕漏都有可能影響到企業(yè)的根本利益。

合同審批管理欠缺主要是指在合同的計劃簽訂缺少審批流程或者缺少審批關(guān)鍵節(jié)點，合同無須審批就可簽訂，或者缺少關(guān)鍵部門及管理者對合同內(nèi)容重要條款約定的審查等，造成企業(yè)利益被侵害；合同履約管理欠缺主要是指簽訂完合同后，企業(yè)對合同不再過問，對合同中約定尾款支付、質(zhì)保金收回等企業(yè)應(yīng)享有的權(quán)利不能及時有效跟進(jìn)，導(dǎo)致資金無法及時回籠；合同檔案的管理欠缺是指合同不能有效歸檔導(dǎo)致遺失，在業(yè)務(wù)過程中出現(xiàn)問題需要合同原件維護(hù)企業(yè)利益時，不能提供相關(guān)資料，導(dǎo)致企業(yè)利益受損。合同管理過程控制欠缺是不可忽視的薄弱環(huán)節(jié)。

2.4" "合同管理的信息化程度不高

合同管理信息化是有效規(guī)避各種風(fēng)險的手段之一，目前仍有部分企業(yè)合同管理的信息化程度不高，仍通過線下審批，線下簽訂等線下手段進(jìn)行合同管理，造成合同管理過程中漏洞較多，給合同管理造成一定的風(fēng)險。

3" " "加強(qiáng)合同管理與風(fēng)險防范控制的幾點建議

3.1" "加強(qiáng)制度建設(shè)，將合同管理納入制度管理，嚴(yán)把“約束關(guān)”

不以規(guī)矩，不能成方圓，要想做好合同管理與風(fēng)險防范，必須要有一定的規(guī)則約束，通過約束給合同管理一定指引，使其按照正確的方向進(jìn)行管控。首先要制定并完善相關(guān)的制度條例，將合同納入制度管理，對合同的管理進(jìn)行有效約束；其次合同管理制度及細(xì)則要對合同的內(nèi)容全面涵蓋，并對合同的內(nèi)容與規(guī)則、合同訂立的業(yè)務(wù)流程、各部門職責(zé)，以及合同簽訂后的監(jiān)督、檢查及考核內(nèi)容進(jìn)行約定，確保有明確的權(quán)責(zé)劃分，各要點要清晰明確，防范因權(quán)責(zé)不明、內(nèi)容模糊而導(dǎo)致各個管理部門之間相互推諉，使合同管理陷入泥潭；最后要定期對合同制度進(jìn)行修訂、補(bǔ)充、完善，確保制度內(nèi)容與業(yè)務(wù)開展相輔相成，涵蓋新增業(yè)務(wù)內(nèi)容，使制度在約束的同時更加有效地服務(wù)于業(yè)務(wù)發(fā)展。加強(qiáng)制度約束，是做好合同管理、風(fēng)險防控的首要一環(huán)。

3.2" "甄別不同業(yè)務(wù)類型，制定對應(yīng)合同模板，嚴(yán)把“標(biāo)準(zhǔn)關(guān)”

針對各權(quán)屬企業(yè)的業(yè)務(wù)類型，筆者認(rèn)為合同可分為權(quán)益類合同和服務(wù)類合同。服務(wù)類合同主要是企業(yè)為雇傭主體以服務(wù)其他企業(yè)為主的合同，如銷售、維修、租賃合同，這樣的合同多采用對方企業(yè)或者個人的合同模板。權(quán)益類合同主要是企業(yè)享有權(quán)益為主以獲取其他企業(yè)相關(guān)生產(chǎn)要素的合同，合同簽訂的對方應(yīng)按照企業(yè)的要求進(jìn)行相關(guān)生產(chǎn)或使用，如采購、出租等合同。企業(yè)本身則需要制定自己的合同模板規(guī)則，根據(jù)不同的業(yè)務(wù)類型，金額權(quán)限指引等控制要求，制定不同內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)合同文本，確保同類業(yè)務(wù)事項合同標(biāo)準(zhǔn)的一致性。同時，要確保合同內(nèi)容的重點條款明確無歧義，比如在產(chǎn)品規(guī)格、生產(chǎn)周期、使用要求、結(jié)算條款、違約條款等都進(jìn)行有效明確的內(nèi)容約束，這些合同內(nèi)容的制定要參考國家相關(guān)法律法規(guī)依據(jù)，如生產(chǎn)經(jīng)營建設(shè)維修過程中的防水工程，要充分了解建設(shè)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，通過查閱相關(guān)法律依據(jù)，我們可以了解到《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》中對正常使用年限有明確規(guī)定：“屋面防水工程，有防水要求的衛(wèi)生間、房間和外墻面的防滲漏為5年”，通過對法律依據(jù)的了解，我們在制定合同模板的時候就可以明確約定防水工程質(zhì)保期為5年，杜絕了因相關(guān)法律依據(jù)內(nèi)容的缺失導(dǎo)致在簽訂合同時達(dá)不到合規(guī)的質(zhì)保期期限，從而在合同簽訂開始就維護(hù)企業(yè)利益，嚴(yán)把“標(biāo)準(zhǔn)關(guān)”，使用標(biāo)準(zhǔn)的合同更能有效為企業(yè)服務(wù)。

3.3" "嚴(yán)細(xì)實法務(wù)審核管理，防范合同漏洞，嚴(yán)把“審核關(guān)”

合同是業(yè)務(wù)達(dá)成的橋梁，同樣存在風(fēng)險，合同條款內(nèi)容約定不清、不明、不完整等都有可能給合同履約帶來極大風(fēng)險，如上面提到的采用對方合同模板的服務(wù)類合同，企業(yè)應(yīng)有自己的法務(wù)部門或者專門的法律顧問對相關(guān)合同文本進(jìn)行審核把關(guān)，防范各種合同陷阱，針對企業(yè)自身標(biāo)準(zhǔn)文本的合同，同樣應(yīng)有相關(guān)法務(wù)人員對合同進(jìn)行審核，遵循合同嚴(yán)密性、可行性、準(zhǔn)確性原則，同時要確保合同內(nèi)容符合國家及地方政策要求，確保內(nèi)容不違規(guī)，如在近年對“民企清欠”的相關(guān)要求規(guī)定，我們企業(yè)應(yīng)對質(zhì)保金方面按照當(dāng)?shù)卣嚓P(guān)要求進(jìn)行符合規(guī)定的修正。

前段時間發(fā)生了騰訊狀告老干媽拖欠千萬元廣告費(fèi)事件，老干媽卻表示從未與騰訊公司進(jìn)行任何商業(yè)合作。經(jīng)查明嫌疑人冒充老干媽工作人員，偽造印章與騰訊簽訂的合同。這份合同是如何通過嚴(yán)格的審核？合同簽訂所需的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人身份證、授權(quán)委托書、合同章等證明材料，嫌疑人是如何取得的呢？騰訊為何沒有致電老干媽進(jìn)行業(yè)務(wù)確認(rèn)？事件的背后值得我們深思。企業(yè)要加強(qiáng)對合同相對人的資質(zhì)審查，對履約相對人各項資質(zhì)、證明、征信等內(nèi)容要通過網(wǎng)絡(luò)查詢系統(tǒng)予以審核甄別，防范各種簽約文件資料信息造假的發(fā)生。同時對其他存在違反法律法規(guī)、漏洞和歧義的內(nèi)容進(jìn)行修改，確保合同條款準(zhǔn)確、完整、有效，嚴(yán)細(xì)實法務(wù)審核管理是防范各類合同風(fēng)險基礎(chǔ)要素，促進(jìn)企業(yè)業(yè)務(wù)有效開展的根本所在。

3.4" "強(qiáng)化合同履約實時監(jiān)控，確保履約完整，嚴(yán)把“履約關(guān)”

合同履約完成是企業(yè)真正體現(xiàn)效益的基礎(chǔ)，所以應(yīng)當(dāng)注重合同履約管理。近期筆者在梳理項目中發(fā)現(xiàn)，2012年某銷售項目，買方承諾在竣工驗收兩年后付清全款，但項目竣工已7年，對方仍有十余萬元貨款尚未結(jié)清，在翻閱銷售合同中發(fā)現(xiàn)合同未對買方履約形成良好的約束。其次，時任項目負(fù)責(zé)人離職，該項目一直未驗收，導(dǎo)致銜接中斷，履約成為難題，遂對該項目進(jìn)行持續(xù)跟進(jìn)，完善驗收手續(xù)并督促買方單位對余款進(jìn)行支付。

窺一斑而知全豹，加強(qiáng)合同履約管理是合同管理的重要組成部分，是實現(xiàn)企業(yè)利益的重要抓手，因此要抓好合同履約管理。首先企業(yè)應(yīng)建立履約臺賬，并定期對實際履約情況與財務(wù)部門進(jìn)行對賬，掌握實時動態(tài)；其次對出現(xiàn)未在規(guī)定日期內(nèi)履約的合同項目及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，以公司層面督促履約完成。如不能正常解決要及時訴訟，同時注意訴訟的時效性，《民法典》規(guī)定一般的合同糾紛時效為三年。加強(qiáng)合同履約實時監(jiān)控，把好履約關(guān)，防止壞賬的發(fā)生，通過有效的履約管理等手段切實維護(hù)企業(yè)利益。

3.5" "做好合同檔案管理，嚴(yán)把“管理關(guān)”

合同是企業(yè)日常業(yè)務(wù)開展及企業(yè)管理必不可少的關(guān)鍵資料，做好合同的檔案管理工作是合同管理的重要環(huán)節(jié)之一。首先，要加強(qiáng)合同歸口管理并設(shè)置專門的保管場所，使合同管理統(tǒng)一集中；其次，合同管理要符合權(quán)責(zé)分離要求，確保用、管、審批人員崗位不同；再次，要建立健全規(guī)范的合同管理臺賬，要根據(jù)不同的合同類別建立不同的合同臺賬；最后，要建立電子文檔以方便查閱。做好以上措施，使合同管理更加規(guī)范，形成管理閉環(huán)，如企業(yè)需要借閱合同原件、補(bǔ)充協(xié)議及相關(guān)其他履約手續(xù)的原始檔案時，應(yīng)通過相關(guān)管理部門的簽批，并在建立的借用臺賬上對借用具體內(nèi)容、借用人員、用途等進(jìn)行有效登記，在歸還合同時要進(jìn)行銷項管理，確保合同資料的完整性，促使合同管理規(guī)范有效。

3.6" "健全信息化管理體系，嚴(yán)把“信息關(guān)”

信息技術(shù)在合同管理中的應(yīng)用越來越普遍，合同的信息化管理不僅能夠有效降低合同管理風(fēng)險，更能提高管理效率。隨著當(dāng)今大數(shù)據(jù)與人工智能等先進(jìn)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，企業(yè)可充分利用目前已趨于成熟的信息軟件智能比對審核功能，對線上線下合同進(jìn)行智能比對，有效快速地審核簽訂書面合同與電子合同內(nèi)容的差異，防止“陰陽合同”的產(chǎn)生，同時可對風(fēng)險點進(jìn)行進(jìn)一步的審核分析。近日，浙江大學(xué)舉辦的首場AI與人類PK合同審核比賽中，AI用時不到1分鐘分析出租房合同中近50個普通人容易忽視的風(fēng)險點，且準(zhǔn)確率高達(dá)96%。目前信息技術(shù)在合同管理中的應(yīng)用已成為一種發(fā)展的趨勢，人工智能技術(shù)在合同管理中的應(yīng)用指日可待。

對于傳統(tǒng)的信息化管理手段，應(yīng)更加關(guān)注合同管理的時效性，設(shè)置好各審批節(jié)點，注意關(guān)鍵崗位權(quán)責(zé)分離，簡化審批流程，確保合同簽訂的及時性，使信息技術(shù)有效服務(wù)于合同管理。

總之，加強(qiáng)合同管理至關(guān)重要，合同風(fēng)險防范控制必不可少，管理與防控不僅要落實在紙面之內(nèi)，更要應(yīng)用于紙面之外。只要我們樹立全員風(fēng)險防范意識，樹立強(qiáng)監(jiān)管、防風(fēng)險、促發(fā)展的工作理念，以嚴(yán)細(xì)實的工作態(tài)度提升合同管理水平，注重每一細(xì)微之處，抓好合同基礎(chǔ)管理，堵塞各種潛在漏洞，提高管理的時效性，合同便能更加有效地為企業(yè)服務(wù)，成為企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的堅強(qiáng)保障。

主要參考文獻(xiàn)

［1］粟牧. 法律信息檢索工具的運(yùn)用實踐分析：以“北大法寶”為例［J］. 湖南大眾傳媒職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2005，5（6）：78-80.

［2］卓如.從騰訊狀告“老干媽”事件看企業(yè)風(fēng)險管理［N］.東方煙草報，2020-07-14.

［作者簡介］滕林（1986— ），女，山東濟(jì)南人，中級經(jīng)濟(jì)師，主要研究方向：管理學(xué)。