辦公自動化環境下醫院檔案管理改革策略

高 陽

(鄒平市中醫院/醫?？?山東 濟寧 256200)

0 引言

現代信息技術的快速發展給各行各業帶來了深刻的變革，也使得管理工作邁向了新的臺階，辦公自動化顯著提高了管理部門各項管理工作的效率，也在很大程度上彌補了原有傳統管理模式的不足。在辦公自動化環境下，醫院檔案管理工作的數量更多，同時醫院檔案管理安全已成為新的挑戰。現階段醫院檔案管理工作在辦公自動化環境下面臨著一系列的問題，需要檔案管理人員正視這些問題，并從全局的角度上積極推進檔案管理工作改革，從而提升醫院檔案管理工作水平以及醫療服務水平。

1 辦公自動化環境下醫院檔案管理工作的主要問題

1.1專業人才匱乏

現代信息技術的快速發展，及其在醫院檔案管理中的應用，對檔案管理人員的建設水平提出了更高的要求。辦公自動化環境下，醫院檔案管理工作中，電子檔案是一種重要的文件類型，需要檔案管理人員用更科學且安全的方式去管理電子檔案，保證醫院科研、人事等電子檔案信息的真實性完整性以及安全性，這對醫院檔案管理人員的技術以及管理理念提出了更高的要求[1]。

目前許多公立醫院檔案管理人員大多是由相關專業的大學生、退休返聘人員或者是社會臨時人員組成，這些人員檔案管理的專業知識以及信息技術水平有著顯著的差異，對新環境下醫院檔案管理工作的變化認識不同，一些入職不久的大學生以及我也接受過專業教育的社會臨時人員對醫院電子檔案管理重要性的認識不足，難以滿足新形勢下醫院檔案管理工作的要求。此外，醫院檔案管理工作中各專業人才缺乏積極的交流。辦公自動化環境下醫院檔案管理信息系統的引進以及升級幾乎是由醫院信息技術部門負責的，信息技術人員在開發以及升級信息系統的過程中僅僅追求對系統功能的開發，沒有與醫院檔案管理人員進行深入的交流，對電子檔案管理的原則以及需要缺乏了解，造成部分檔案管理人員在應用檔案管理信息系統的過程中存在著諸多的困難，后續信息技術人員與檔案管理人員也沒有進行溝通，嚴重影響了檔案管理人員的工作效率。

1.2電子檔案的安全挑戰

醫院電子檔案信息與紙質檔案文件的可分離性、易傳輸的特性造成傳統有效的安全控制手段在安全問題上顯得“心有余而力不足”，給醫院檔案管理安全，尤其是電子檔案信息安全帶來了很大的挑戰?？梢哉f在辦公自動化環境下，現代信息技術用于醫院檔案管理工作以來安全問題就相伴相生，也是醫院檔案管理人員必須正視的一個問題。

從醫院內部人員管理情況來看，醫院檔案管理人員以及檔案的利用者安全意識不足，加之醫院也缺乏較為完善的安全管理制度，管理者、技術人員以及檔案信息的利用者，在檔案管理信息系統中的權限混亂，無法保證醫院檔案資料的安全以及管理監督、檢查等措施的實施，使得醫院電子檔案信息安全面臨嚴重的威脅[2]。而且許多公立醫院內部現有的網絡設施不夠完善，尚未建立起一套完整的病毒檢測、網絡監測等安全防御體系，無法實現對內部及外部用戶訪問的有效控制，加之部分檔案管理人員沒有數據備份意識，造成部分電子檔案會出現無意刪除或損壞的情況。

1.3軟硬件設施不到位

受財政資金投入、技術人員等因素的影響，公立醫院許多機構部門的軟硬件設施建設較為落后，難以在辦公自動化環境下配合檔案管理人員開展相應的管理工作。以本地區部分公立醫院為例，一些公立醫院檔案室以及人事部門使用的電腦數量算較為充足，但檔案室配備的電腦系統較為落后，電腦的最低使用時間超過一年，最長使用年限近10年，使用的操作系統還是windows 10初始版本，一些辦公軟件的版本也未能及時更新。同時也因為檔案管理人員專用的電腦基本上為單機電腦，而且非檔案管理人員不得隨意進出檔案室，造成檔案室電腦系統維護與升級的間隔時間過長，難以滿足辦公自動化環境下醫院檔案管理安全的需求[3]。在這樣的情況下，一旦電腦軟硬件突發故障，就很有可能造成電子檔案信息丟失，增加了醫院檔案管理人員的工作量。

2 辦公自動化環境下醫院檔案管理改革對策

2.1加強專業人才引進與教育

新時期醫院更應該重視優秀檔案管理專業人才的引進，使得醫院檔案管理人才隊伍能夠更好的應對辦公自動化環境帶來的挑戰。首先，醫院在引進優秀檔案管理人才時應該明確人才的選拔標準。既與辦公自動化環境下醫院檔案管理工作的專業性以及新的挑戰，醫院在選拔人才時，也應該以高標準、高要求的態度對待人才，根據檔案室不同崗位的要求，分別制定選拔標準。如側重于檔案管理工作的人才職校重點考察待選拔者的全局意識、管理學知識等，側重于檔案管理技術方面的則應重點考察數據應用技能、網絡安全意識等，針對性地細化與調整醫院檔案管理人才引進標準。其次，醫院人事部門還應該完善人才選拔評價體系進一步評估優秀人才的價值。在人才選拔過程中，管理者除了評估帶選拔人才的技術以及檔案管理相關知識水平之外，還應該綜合考量帶選拔人才的品德、職業觀念、集體榮譽感等因素，將不同類別的考察因素納入到考核體系內，全方面的評估人才與崗位的適配性，可以結合國內外研究成果引入檔案工作者勝任能力模型，選拔更適合檔案管理崗位的優秀人才，這在很大程度上可以提高新環境下醫院檔案管理工作水平[4]。

新時期醫院還需要加強對職工尤其是檔案管理人員的信息安全教育，從而提高職工檔案信息安全意識。醫院檔案文件具有真實記錄歷史事件的本質屬性，但當前醫院管理信息系統還不夠完善，檔案管理的流程尚在探索中，醫院檔案管理工作面臨著較為嚴峻的安全問題。因此，醫院的管理層應該加強對檔案室管理人員與技術人員的安全教育，通過講座或者是案例教學等方式讓檔案室工作人員認識到保證醫院檔案文件安全的重要性。與此同時，醫院也要加強對現有檔案管理人才隊伍專業能力的培訓。醫院人事部門應該盡快協同其他部門，建立起檔案管理人員專業能力的培訓機制，在日常業務培訓中納入大數據的現代信息技術內容，必要性邀請信息技術人員前來指導，從而有效提升檔案管理人員信息化管理水平。除了信息技術培訓以外，醫院還可以加強對檔案管理人員專業技術資格方面的論證與培訓[5]。英國等發達國家自上世紀90年代末，便逐步建立與完善檔案職能認證制度，也重視對檔案管理人員執業資格的認證與培訓工作?，F階段我國檔案專業技術資格分為初級、中級及高級三個層次，但國內檔案專業技術資格制度的執行并非是強制性的，新時期醫院更應該重視對檔案管理人才，技術資格認證的管理，從而督促醫院檔案管理人員為了獲得資格認證而加強業務學習，不斷提升自身業務水平，更好地應對辦公自動化環境對醫院檔案管理工作帶來的一系列挑戰。

在引進高素質人才、加強對現有檔案管理人才的教育培訓后，醫院人事部門還應該完善相應的激勵制度，從而提高檔案管理人才隊伍的穩定性，減少優秀人才流失情況。在日常管理工作中，醫院的人事部門以及領導需要加強對檔案管理人員的人文關懷，在工作中給予其尊重與信任的態度，激發檔案管理人員工作的榮譽感及自豪感，同時將專業資格層次與檔案管理人員的薪資待遇掛鉤，激發檔案管理人員學習與工作的熱情，使其能夠以更開闊的思維，去學習新環境下檔案管理工作的方法與管理理念，逐步提高檔案管理人員在工作中的成就感。

2.2加強醫院檔案管理安全體系建設

在辦公自動化環境下，醫院檔案信息的流轉有了更為便捷的數據交互平臺，而醫院各部門產生的各種電子文件以及電子檔案數據在系統流轉過程中積累了大量的背景信息，其中部分數據具有歸檔的價值，而另一部分數據則沒有歸檔的價值，這需要檔案管理人員選擇性的接收這些電子檔案等電子文件[6]。從實際情況來看，醫院辦公自動化系統原生性電子文件元數據標準不齊全，各辦公室的數據接口標準有一定的差異，造成這些電子檔案文件數據無法順利采集、整理與儲存。因此，醫院的檔案室應該積極與醫院的信息技術部門或者是辦公自動化系統的開發商加強溝通，對現有的辦公自動化系統進行改進與調整，建立起統一的連接數據接口插件模型，使得檔案管理人員能夠利用大數據等先進的信息技術以及統一標準的數據接口實現電子檔案的集成管理，提高檔案管理工作的效率，也能夠很大程度上降低電子檔案信息泄露的風險。

除此之外，醫院還應該加強對檔案室及檔案管理人員的風險安全管理。在組織人員層面，應該在檔案室建立相應的應急管理機制，強化檔案管理人員的風險意識，使其在日常工作中能夠妥善利用網絡信息安全技術防范人為破壞。在檔案管理信息系統設計方面，醫院信息技術人員應該積極地與外部優秀的信息企業或者是人才進行信息安全、系統研發等多方面的合作，在滿足醫院辦公自動化環境下檔案管理工作的要求的基礎上不斷升級系統功能，必要時加入一些新的設計模塊，如個人信息認證模塊等，也便于檔案管理人員可以適時開展備份工作，保證信息安全。

2.3加大對軟硬件設施的投入

辦公自動化環境下提升醫院檔案管理工作質量、提升電子檔案，信息的安全性都需要有良好的軟硬件基礎設施作為技術支撐。但無論是軟件設置還是硬件設施的更新換代，都需要有大量的資金支持，因此醫院的領導以及管理部門應該統籌安排、合理使用經費，做到?？顚Ｓ?，尤其是要加大對檔案室電腦等軟硬件設施的投入力度。具體而言，檔案室以及相關部門需要升級的軟硬件設施包括服務器、掃描儀、數碼相機等設施，而且還應該根據檔案管理工作要求的變化，定期更換或者是升級這些基礎設施，使得檔案室計算機及服務器的軟硬件能夠滿足辦公自動化環境下檔案管理工作的要求，保證醫院檔案管理工作的質量與效率[7]。

考慮到檔案室計算機系統面臨的外部環境主要威脅是惡意入侵和病毒，那么升級后的信息系統需要保證無論是惡意入侵還是病毒，都會被認定為是一種特殊的外部訪問請求，當系統遭遇惡意入侵或病毒傳輸請求，檔案室的防護體系就應該對其進行判斷，過程中根據知識庫當前儲存的“知識”，能夠識別大部分惡意入侵或病毒程序，一旦判定為惡意入侵或病毒，就會拒絕訪問，并且通知人工，而當無法準確判定時就會按照“疑似惡意攻擊”處理。同時，醫院技術人員也應該定期對辦公軟件以及這類病毒查殺軟件進行升級處理。

3 結語

辦公自動化環境下推進醫院檔案管理工作改革，對于提升醫院檔案管理水平以及醫療服務效率有著重要的意義。但目前在辦公自動化環境下，醫院檔案管理工作面臨著專業人才匱乏、電子檔案安全問題以及軟硬件設施不到位等問題。新時期醫院需要加強對優秀檔案管理專業人才的引進，同時要加強對現有檔案管理人才隊伍的教育培訓；也要正視辦公自動化環境下電子檔案等信息文件的安全問題，盡快建立起較為完善的檔案管理安全體系；醫院也需要加大對各部門尤其是檔案室軟硬件設施的投入，重視軟硬件基礎設施的更新與升級，從而使醫院檔案管理工作能夠邁向新的層次。