新時期提高高校后勤機關辦公室工作服務效能的新思考

黃路漫

新時期提高高校后勤機關辦公室工作服務效能的新思考

黃路漫

[武漢大學后勤服務集團]

本文首先闡釋了新時期高校后勤機關辦公室工作的新特點、新要求，接著分析了新時期高校后勤機關辦公室工作面臨的新挑戰、新問題，最后提出了提高新時期高校后勤機關辦公室工作服務效能的新思考、新思路。

高校后勤；辦公室工作；秘書工作；服務效能

關于辦公室工作，習近平總書記曾這樣描述過它的重要地位——“運籌于帷幄之中，決勝于千里之外”“辦公室，是一個單位、一個系統、一個機構的關鍵部門”[1]。

對于高校來說，“雙一流”大學建設需要一流的教學、科研隊伍，也需要一流的后勤服務保障體系做支撐。隨著高校后勤社會化改革和“三服務，兩育人”宗旨貫徹的不斷深入，師生對美好校園生活的需求與發展不平衡不充分的后勤之間的矛盾不斷凸顯，一流高校的建設對后勤改革發展的依賴也逐步加深。

在這種新背景和新格局下，高校后勤機關辦公室作為后勤部門運行的綜合事務部門，在后勤各項工作中所起的承上啟下、協調左右、聯系內外的橋梁與樞紐作用將會不斷強化，對后勤機關辦公室工作人員的綜合素質和綜合能力也會提出更高更新的要求。

一、新時期高校后勤機關辦公室工作的新特點、新要求

辦公室工作的三個主要任務同樣適用于高校后勤機關，概況起來就是：一是決策的參謀、智囊作用；一個是對上對下的服務；一個是機要、保密工作。新時期的高校后勤機關辦公室工作的以下幾個新特點越來越凸顯。

一是政治性越來越強。政治性本身也是中國高校后勤的顯著特征，中國高校的后勤服務首先要注重政治、顧全大局。許多高校的后勤機關辦公室是黨委辦和行政辦合二為一，在協助貫徹和執行黨和國家路線、方針、政策方面承擔重要責任，體現了鮮明的政治性。當前，高校全面從嚴治黨正向縱深推進，中央和校內巡視也從不同角度將后勤納入重要觀測點，從這個角度來看，后勤的政治性會不斷強化，后勤機關辦公室的政治屬性只會越來越強化。

二是服務性越來越明顯。高校后勤機關辦公室作為后勤系統的“中樞神經”，其存在的根本價值便是服務好領導、服務好基層單位、服務好廣大師生，可以說機關辦公室是后勤的“后勤”。當前，以師生為本的服務理念正在后勤不斷強化，辦師生滿意后勤”的服務宗旨也在不斷落實，從服務師生的合理訴求，為師生不斷提供更加優質后勤服務保障的角度出發，后勤機關辦公室的服務性會越來越鮮明。

三是綜合性越來越突出。高校后勤機關辦公室的綜合性主要體現在三個方面。一是工作定位多頭交叉。高校后勤機關辦公室作為后勤正常運轉的“大腦”，為上、中、下各級機構服務是后勤機關辦公室的核心要義，因此，辦公室是做服務工作和協助工作[2]；與此同時，后勤機關辦公室還作為后勤系統上傳下達的中轉樞紐，肩負著對下傳達上級和集團領導相關指示的使命和職責，并需要及時向上級報告執行落實情況和工作成績，因此，辦公室也是做管理工作和指導工作。二是工作職能錯綜繁雜。從職能內容來看，辦公室既有服務領導總攬大局、綜合協調并決策執行的內容，也有服務領導做好參謀和助手的職能，既要做好領導的文秘工作，還要做好督辦落實工作。三是工作內容點多面廣。從對口的上級職能部室來說，有校黨政辦公室、巡視辦公室、紀委監察室、維穩辦公室、保密辦公室、組織部、宣傳部、保衛部、工會、團委等多個職能部室；從具體工作內容來說，有諸多職責和任務，如公文流轉、文稿撰寫、信息宣傳、會務協調、督辦檢查、公務接待、檔案管理、機要保密等。

后勤機關辦公室的這些新特點，對后勤辦公室工作和文秘人員提出了新要求。

首先，不斷制度化。辦公室工作的制度化是辦公室大部分工作有章可循、有法可依、有條不紊進行的前提和依據。辦公室各項事務性工作紛繁復雜，大事小事急事難事重復疊加，建立并不斷健全各項規章制度不僅有利于辦公室工作的有序平穩開展，也能有效提高工作效率。[3]

其次，不斷精細化。辦公室工作的精細化體現在落實各項工作中，辦公室要追求以“匠人精神”作為根本原則和遵循，梳理整理并優化工作流程，最大限度發揮出辦公室的工作合力，不斷提升辦公室工作的服務和管理水平。精細化也對辦公室工作人員的工作素養、工作標準以及工作能力提出了更高的要求。

再次，不斷高效化。辦公室工作的高效化主要是指高效化的標準、高效化的流程以及高效化的人員。高效化必須以制度的完善性和服務的精細化作為前提條件，這樣才能達成目標的高效化，才能不斷滿足高校后勤工作的實際需要，并充分發揮出辦公室決策、參謀、服務和輔助等功能。

二、新時期做好高校后勤機關辦公室工作面臨的新挑戰、新問題

新時期高校后勤機關辦公室工作的新特點對辦公室工作提出了新要求，但當前后勤機關辦公室工作還表現出一些不能適應這些新要求的制約因素，主要表現為五個方面。

一是參謀功能發揮不夠。決策的參謀、智囊作用是辦公室三大工作任務之首，也是辦公室區別于其他職能部室的核心職能。但目前高校后勤機關辦公室本質上是服務部門，而辦公室服務的綜合性越來越強，工作性質復雜多元，工作職能交叉繁雜……辦公室工作點多面廣，“上面千條線，下面一根針”。辦公室的事務性、日常性和應急性工作任務占據了辦公室工作的大部分內容，耗費了辦公室工作人員的大部分精力，辦公室工作往往處于較為被動的應付狀態，缺乏先見性和預見性，不能積極思考和統籌規劃，這就導致了辦公室在服務領導頂層設計和統籌謀劃時不能提供太多的決策參考，參謀功能無法有效發揮。

二是“蹲點式”調研不夠。深入基層調研是高校機關后勤辦公室一項十分重要的工作內容，只有通過調查研究，才能更好地理解下情，更好地傳達上情并貫徹落實，也才能為領導決策提供更精準的參考支撐。后勤機關辦公室人員由于工作繁雜，走出辦公室，深入基層調研比較少，頻次不夠，加之對調研工作的重視程度不夠，在實際工作中，辦公室了解各基層單位的手段有限、方式單一，更多的是依靠各單位的各類口頭匯報或者書面材料，理解的內容較為膚淺，對實際情況缺乏深入有效的了解和掌握。

三是專業化程度不高。一方面辦公室工作本身的主要內容就是辦文辦會辦事三大塊，對適應工作專業屬性適配性的要求并不高，另一方面由于后勤機關辦公室工作任務比較繁雜繁重，但辦公室人員配備普遍較少，每個員工都承擔著較多工作，有應急任務或者緊急工作時，還需要一起承擔，相互分擔，因此，不可能所有工作都按照標準化、規范化、專業化的要求完美完成，但這也就導致辦公室工作的專業性程度不高，不如后勤機關其他相關業務科室如人事、財務、工程等部門往往具備更加專業明確的衡量標準與考核體系。

四是創新性意識不強。年復一年，日復一日，辦公室工作內容本身也具備較強的重復性和延續性，辦公室的日常工作往往按部就班，按既定的程序性和規范性完成即可，辦公室的相關材料文字工作往往在既往過去的模板上進行修改，缺乏新意，做不到與時俱進，這就導致辦公室工作破舊立新的開拓性不強，因時而進、因事而化、因勢而新的創新性不夠。

五是信息化手段不多。面對當前信息和網絡社會的飛躍發展，高校后勤機關辦公室目前的信息化建設還比較滯后，還比較依賴傳統的紙質方式進行公文流轉和信息傳遞等工作，電子化信息平臺還僅局限在如校內OA事務系統以及微信、QQ等大眾化移動信息平臺，即時服務和信息的傳遞效能不高，也不符合未來綠色后勤的發展方向。

三、提高新時期高校后勤機關辦公室工作服務效能的新思考、新思路

針對制約新時期高校后勤機關辦公室工作效能的新挑戰和新問題，筆者認為，應著重從以下五個方面入手，著力改善和提高辦公室工作效能。

第一，加強學習，不斷提升辦公室人員的綜合能力。辦公室的各項管理服務工作無一不需要依靠辦公室工作人員來落實，辦公室工作人員的水平如何，直接決定了辦公室的各項管理服務水平的高低以及服務效能的高低，因此，加強學習，不斷提升辦公室人員的綜合能力是新時期做好辦公室工作的根本前提。辦公室工作人員首先要認真學習黨的最新理論、路線、方針和政策，自覺以習近平新時代中國特色社會主義思想武裝頭腦，努力提高政治素養；要深入學習了解“雙一流”后勤服務保障體系下后勤社會化改革的方向和途徑，努力提升行業素養；還要加強辦文辦會辦事等各種辦公室業務和各類人事政策、工程財務以及壓力管理等專業培訓，努力提升專業和綜合素養。[4]

第二，加強調研，積極發揮辦公室決策參謀的作用。調查研究是辦公室上下連接，左右協調并掌握情況的重要方法，后勤機關辦公室要加強統籌協調，將基層調研常態化和固定化，定期、分級、分類地開展各種基層調研，主動走下去，上下齊心通力合作解決矛盾，努力為基層提供更好的服務。要掌握科學規律的調研方式和方法，更好地結合上級政策和基層下情，為領導決策提供更多一手的、詳細的調研材料，更好地發揮辦公室決策參謀的作用。

第三，知行合一，打造一專多能的辦公室人才隊伍。首先要合理配置辦公室工作人員，辦公室工作人員的配置，要綜合考慮工作量、工作任務以及各職工的專業背景、個人特質、年齡和性別結構，要有效利用不同年齡層、不同性別個性員工特點，最大化發揮團隊優勢。另一方面，要加強辦公室人才隊伍建設，在加強學習的同時，要鼓勵辦公室工作人員結合日常工作，不斷累積經驗，提高組織協調、綜合分析能力，條件允許下還應合理安排辦公室人員內部輪崗，打造一支一專多能的辦公室人才隊伍。

第三，勇于創新，依靠信息化手段提升辦公室效率。高校后勤辦公室要及時轉變傳統觀念，創新服務方式，秉持“互聯網+后勤”理念，不斷改進完善OA辦公系統，引進釘釘等線上軟件，推進辦公室業務無紙化。要不斷提升后勤信息化服務水平，在做好學校師生服務需求調研的基礎之上，不斷完善和拓展后勤“一網通”服務效能，以更好地滿足師生對后勤服務的新期待，服務學?！半p一流”建設。[5]

第五，協同聯動，以“大后勤”工作理念推動工作落實。高校后勤機關辦公室要明確“大后勤”的工作理念，要加強與本校保衛部、校醫院、信息中心等其他大后勤部門，團委、學生工作部等其他相關學工部門以及各個服務對象院系的聯系與合作。[6]后勤辦公室還要加強單位內部門間的協同聯動，必要時應打破部門壁壘，急難險重工作可以以項目組的方式開展工作，以有效提升后勤服務工作的效能，推動后勤相關工作落實。

[1]習近平.擺脫貧困[M].福州：海峽出版發行集團,1992.

[2]余海濱、張暢.提高高校后勤辦公室工作效能的新思考[J].高校后勤研究，2013（03）:32-33.

[3]張巖.淺談高校后勤辦公室工作[J].中國管理信息化，2013（01）:104-105.

[4]安婧、董洪艷.高校后勤辦公室提高服務效能的幾點思考[J].經濟師，2017（08）:213-214.

[5]陳麗.提升高校后勤辦公室業務水平的路徑和思考——以浙江農林大學后勤集團辦公室為例[J].高校后勤研究，2019（11）:18-19.

[6]趙莉清.淺談高校后勤集團辦公室工作——以南京工業大學后勤服務集團為例[J].工作指導，2017（269）:9-25.

（責任編輯：盧彩晨）