醫院檔案管理的現狀及檔案信息自動化的管理對策分析

陳錦鉅

隨著信息化技術在醫院管理工作中的發展，各種各樣的信息化技術開始被應用在檔案管理中，檔案信息化自動化是醫院檔案管理改革和創新的必然途徑。醫院中存在的檔案在類別上非常多，不僅包含患者的病例資料，同時也包括各種文件、科研成果和設備信息等，是醫院日常管理中非常重要的一項內容。因此，需要分析醫院檔案管理現狀，并且針對性地提出有效管理對策。通過有效的檔案信息自動化管理，建設和完善對應的自動化體系，結合自動化檔案信息管理方法，能夠確保檔案信息更加有效地發揮出應有的作用，為醫院中制定各項決策、高效利用檔案信息等，都有著非常重要的實際意義。這樣不僅能夠保證醫院檔案管理能夠跟上時代發展的步伐，符合信息化社會的要求，同時也可以實現對醫院檔案的有效管理。

1 醫院檔案管理的現狀

1.1 人員認知方面

當前我國大部分醫院對于檔案管理工作沒有真正給予重視，醫院發展重心一般是醫療和服務水平的提升上，不僅在檔案管理方面的投入比較小，并且獲得的效果也比較差，歸根結底都是由于醫院對于檔案管理在認知上存在一定不足。具體來說：第一，針對檔案管理工作沒有建立統一、系統的管理制度，醫院中實施的檔案管理工作整體上比較混亂，無法體現出檔案具備的真正價值[1]。第二，醫院中工作人員缺少準確、及時記錄醫療信息的意識，經常會出現錯誤記錄、不完整記錄等問題，造成檔案信息出現了嚴重的失真問題，造成檔案信息無法發揮出應有價值。第三，工作人員沒有意識到自身在檔案管理工作中的責任和義務，對于檔案管理工作采取漠不關心、消極的態度，造成檔案管理工作的質量和效率無法實現提升。四，醫院中的一些科室領導人員對于檔案管理工作不重視，沒有及時地執行醫院中關于檔案管理的各種條例，造成各種重要的醫療信息丟失、存放混亂等，導致醫院中的檔案管理制度流于形式。

1.2 管理團隊方面

擁有一個專業的管理團隊，是保證管理工作獲得一定成效的重要保障，但是根據當前醫院的實際管理情況來看，在管理團隊的建設上還存在一定不足，具體可以體現在以下幾個方面：第一，管理崗位的具體設置不夠合理，一些醫院并沒有將檔案管理工作看成是一項專職工作，因此在崗位安排上，一般會派遣身居多職的人員開展工作，這些人員不僅需要分散大部分精力用于處理本職工作，同時檔案管理能力也非常有限，無法真正滿足檔案管理工作要求，對于提升工作的質量和效率非常不利[2]。第二，工作人員對于檔案管理的理論知識掌握不夠熟練，一些人員在從事檔案管理工作之前，并沒有系統地學習過理論知識和技能，自身掌握的檔案管理工作方法非常有限，無法真正滿足當前醫院對于檔案管理工作的實際要求。第三，由于醫院、工作人員不夠重視檔案管理工作，管理人員自身不會積極地參與到各種培訓中，其知識體系逐漸與檔案管理要求脫離，造成檔案信息工作無法發揮出應有的作用。

1.3 管理模式方面

針對醫院中的檔案管理工作來說，及時對管理模式和方法進行創新，也是保證管理效果的一個重要途徑。當前醫院在管理模式方面存在的不足，主要可以體現在以下幾個方面：第一，醫院中開展的檔案管理工作不夠規范，由于醫院層面上沒有對檔案管理工作進行整體規劃，造成管控模式不夠完善，隨意性比較強，檔案無法按照統一的規范進行存放和管理，很多資料沒有集中納入到檔案部門進行統一整理和歸檔，集中管理模式沒有落實在實際中。第二，在自動化水平方面比較低，雖然一些醫院積極地引進了各種現代化、信息化的設備和軟件，但是由于沒有建立完善的信息化管理模式，造成信息化建設無法發揮出真正作用，大量有用資料長期的沉淀[3]。第三，信息化管理模式方面還存在一定的不足，一些醫院中雖然應用計算機技術、大數據技術等，但是并沒有真正掌握信息化檔案管理的精髓，僅僅是應用這些工具對信息進行儲存、檢索，沒有進一步地對其他功能進行開發，造成管理創新僅僅流于表面，起不到實質性的作用。

2 醫院檔案信息自動化管理意義

2.1 為醫院整體規劃發展提供指導

信息化的檔案管理工作，對于醫院的整體發展，有著非常重要的指導作用，信息化檔案也是醫院科學技術發展情況的一種體現，對于醫院在未來確定主要發展方向、確定下一步需要達到的規模等，都有著一定的作用。在醫院改革不斷發展的背景下，醫療服務模式也隨之改變，醫院中的管理工作也開始有原本簡單的經營形式，朝著標準化、科學化和信息化管理模式上不斷地進行轉變，而醫院檔案作為醫院中非常重要的資源，是醫院管理工作中非常重要的一個組成部分，同時也是醫院改革發展的重點內容[4]。因此，加強醫院中的信息化檔案管理工作，真正順應時代發展的腳步，就能夠保證醫院的醫療服務技術水平能夠不斷提升，實現醫療服務質量的有效提高，為醫院帶來更好的經濟效益、社會效益。

2.2 為醫院人員晉升發展提供參考

醫院想要實現更好的發展，健全和完善內部晉升機制，為員工提供更多的晉升機會，是非常重要的一個環節。在以往的人員晉升方面，醫院晉升體系中，參與評價人員的主觀意識占據了主要部分，這就造成醫院中的晉升機制相對不夠完善，容易引起員工的不滿。而在信息化、自動化檔案信息管理模式的支持下，通過客觀的、真實的信息記錄和分析，能夠為個人晉升提供非常重要的依據。這主要是由于醫院中的檔案信息也包括科技活動和研究中形成，具備良好保存價值的圖像和文字等各種信息，其能夠真實地將每個醫療課題、工作情況記錄下來。結合信息化的檔案管理工作，這些內容將會以更加完整、真實的形式展示出來，保證醫療技術的每一步成果、學術論文的制作和發表等都能夠體現在評價過程中。因此，通過信息化的檔案管理工作開展，加強信息化的檔案管理，也能夠充分調動醫院中人員的工作積極性，進而為完善醫院內部晉升機制提供一定支持。

2.3 為醫院高效整合信息提供支持

在以往的檔案管理工作中，一般會采用紙質的形式記錄和保存檔案，針對醫院中一些有明確規定的檔案，如財務記錄等，需要按照要求對其進行保存和處理。但是針對其他的醫療服務檔案信息來說，有必要采取一種有效的方式對其進行整合和管理。而通過信息化的檔案管理工作有效開展，不僅能夠改變以往紙質檔案管理過程中，容易出現的檔案損毀和遺失等問題，為檔案完整保存提供更加適合的空間和環境，確保檔案的完整性，同時也可以對檔案信息進行有效整合，真正發揮出檔案具備的價值，發揮出檔案信息對醫療工作的支撐、指導和啟發作用[5]。因此，通過信息化、自動化的檔案信息管理工作，結合先進的技術，將檔案錄入到現代化的檔案管理系統中，能夠非常有效的提升檔案實際使用效率，為工作人員更加高效地開展檔案管理工作提供一定支持。此外，醫療檔案的信息化管理，還可以整合患者以往的醫療信息，實現對特殊案例的快速總結和評價，進而為醫療教育提供更加真實的原始資料，為我國醫療事業實現更好的發展提供一定支持。

3 醫院檔案信息自動化管理過程中存在的問題

3.1 管理理念落后

當前我國各個醫院中的檔案信息自動化系統在交互性方面存在著比較嚴重的不足，這主要是由于當前部分醫院在管理理念上相對比較落后，落實的檔案信息自動化建設工作，只是針對本醫院中獲得和收集的各項資料、檔案、數據、信息等，無法實現與其他醫院、國際上治療經驗的有效交流和溝通，造成醫院中的檔案信息自動化體系成為了一座孤島。在這種情況下，不僅造成醫院中的各項數據信息，無法及時地進行更新和完善，同時也削弱了檔案信息自動化系統在檔案管理方面的實際作用[6]。除了與外界的交流不夠及時以外，部分醫院中開展的檔案信息自動化管理工作，與醫院內部的醫療研發系統、電子病歷系統，也沒有形成有效的勾連，造成檔案信息自動化的作用，只局限在用來查詢對應的患者信息，無法為醫院中開展的醫療研發、疾病問診等工作提供有效數據支持，降低了檔案信息自動化管理工作的效力。

3.2 管理格局混亂

醫院中開展的檔案分類工作，是整個信息化檔案管理的基礎環節，也是非常重要的一個步驟，需要保證實現醫院中的文書資料、病歷資料、圖片檔案等全部轉換成系統中的數據信息，才能夠更加有效地開展檔案信息自動化管理工作。但是實際上，在實際的開展過程中，還存在一定不足，造成管理格局出現了混亂的情況，具體來說：第一，當前大部分醫院中開展的檔案信息自動化管理工作，依然沿用以往的檔案分類方式對檔案進行管理，造成一些病理切片檔案、聲像檔案等分布在各個不同的部門，無法得到非常有效地整合、集中管理，失去了檔案信息自動化管理的意義，無法實現對醫院中檔案信息的高效管理[7]。第二，醫院中現有的管理格局沒有及時進行更新和完善，無法實現與時俱進，加上各項檔案信息自動化管理制度沒有真正落實在實際中，起不到約束檔案信息自動化管理行為的作用，嚴重影響了管理工作的順利開展。

3.3 能力有待提升

對于醫院中的檔案信息自動化管理工作來說，人員的專業能力和素質是非常重要的一個部分，決定著檔案信息自動化管理工作質量和效率。但是當前各個醫院中負責自動化管理工作的人員，在個人素質和專業能力上，還存在以下幾個方面的不足：第一，醫院中負責開展檔案信息自動化管理工作的人員，一般都不是專職人員，而是由護士或者是一些醫師擔任，其在專業能力上存在一定的不足，尤其是一些年紀相對較大的人員，對于自動化管理工作的具體操作不夠熟練，沒有系統的學習過信息技術，無法高效地開展檔案信息自動化管理工作[8]。第二，醫院中負責開展檔案信息自動化管理工作的人員，從心理上沒有對該項工作給予重視，在思想觀念上比較陳舊，依然采用以往的工作態度對待該項工作，只是將檔案信息自動化管理系統看作是一個存放檔案的倉庫，并沒有真正對檔案信息自動化在發揮檔案價值方面的作用進行深入理解和有效應用。

4 通過檔案信息自動化管理提升醫院檔案管理質量的措施

4.1 加強信息自動化管理理念構建

在知識經濟、信息化時代的發展形勢下，當前想要通過檔案信息自動化管理工作，實現對醫院中檔案的有效管理，必須要秉持與時俱進的思想，構建出創新管理理念，確保醫院檔案管理工作實現創新發展。首先，醫院需要擁有善于將檔案信息化管理理論知識、先進科學技術理念融合在一起的意識，保證二者能夠實現相輔相成，為自動化管理工作實現提升提供支持。同時，在開展檔案管理工作的過程中，需要及時擺脫傳統理念對于檔案管理工作的束縛，積極地轉變思維模式，促使管理工作朝著開放、靈活的方向轉變，從檔案信息服務的角度，實現信檔案管理思維的拓展，發揮出檔案的作用，積極參與醫院建設和發展，實現檔案管理工作的多方位延伸。以此保證能夠提升檔案信息自動化的能力和水平[9]。其次，需要創新檔案信息自動化管理理念，學習先進的信息自動化管理模式，不斷提升醫院中管理人員對檔案信息自動化管理工作的重視程度，加大在自動化管理方面的資金投入力度，從硬件和軟件兩個方面，對現有的檔案信息自動化管理系統進行完善。同時，需要準確認識檔案自動化管理系統的功能，實現檔案管理工作思維模式的積極轉變，使相關人員能夠善于利用信息技術，實現對檔案中有價值信息的發現和挖掘，為醫院發展提供數據方面的支持。

4.2 創建標準化檔案管理格局

在檔案信息自動化管理工作標準建設的過程中，完善對應的管理制度、規范，是非常重要的一項工作，其不僅是各項工作開展的依據，同時也是確保自動化管理工作能夠準確落實在實際中的重要基礎。首先，需要實現對檔案的統一管理，各個科室和部門需要按照統一的標準對自動化檔案信息進行記錄、整理、分類以及歸檔，整理好后及時的上傳到自動化系統中。同時，需要對已經歸檔的信息進行準確性、完整性的檢查和核對，避免出現信息失真的問題，降低對后續工作造成的影響[10]。同時，需要對現有的檔案管理工作考核制度進行完善，實現對檔案信息自動化管理水平的有效保障，并且需要對各個科室和部門實施統一的考核，準確分析在實際工作中存在的不足之處，及時的進行完善。其次，針對檔案信息自動化管理工作標準制定來說，需要從頂層的角度制定統一標準，為醫院檔案工作辦公自動化提供支持。這就要求醫院需要站在醫院整體發展的角度，對現有的標準進行完善和更新，如組卷方式與格式、檔案著錄和標引規則等，尤其是針對檔案整理和著錄、文件處理、考評管理等標準和規范的建立，需要將其與計算機軟件進行一對一的嵌入，在信息化改造后再上線，真正搭建完整的系統化信息平臺。此外，在初步落實信息化平臺運行后，需要重點建設對應的信息化、數字化和綜合化平臺，為臨床、研究等提供更加豐富的檔案資料，發揮出檔案資料的真正作用。

4.3 開展高質量檔案信息資源整合

在信息化背景下的檔案管理工作，檔案從原本的紙質形式變成了電子形式，并且以電子形式進行存儲、傳遞和使用，能夠非常有效地提升信息傳遞和應用效率，為更加有效地發揮出檔案信息價值提供了支持。因此，為了保證信息化的數據信息，能夠更好地發揮作用，當前需要創建出一個質量較高的檔案信息數據庫，實現對信息資源的有效整合，提供更加客觀、全面、真實的檔案信息。首先，在建立數據庫之前，不僅需要考慮到信息整合后，是否符合網絡傳播的實際要求，同時也要積極結合管理人員在操作上的習慣，確保其能夠高效、準確地對檔案信息進行讀取和使用。這就要求在實際創建數據庫之前，實現對檔案應用前瞻性的充分分析，并且在創建完成后做好對應的強化和維護工作，為數據信息的完整性提供一定保障[11]。其次，在信息化時代的背景下，信息量、數據量變得越來越大，在管理中出現的不安全因素也越來越多。因此，需要不斷地提升信息化管理的安全性，為檔案信息的保密性提供保障。這就要求需要在積極落實信息資源有效整合的同時，做好對應的安全管理工作，提升安全意識，通過登陸身份驗證、加密等形式，實現對檔案安全的有效保障。同時，需要做好檔案應用的安全管理工作，采用各種先進的技術、管理措施，如安裝殺毒軟件、定期做好計算機漏洞補丁下載和更新等。此外，為了避免由于系統或者軟件出現問題，造成嚴重的檔案資料損失，需要做好自動化的檔案備份工作，保證檔案不會出現丟失的問題，為醫院更加有效地提升檔案管理工作質量提供支持。

4.4 關注人員自動化水平素質提升

不斷提升人員的信息化水平和素質，也是保證檔案信息自動化管理工作獲得應有效果的重要環節。因此，在實際的檔案管理工作中，醫院需要注重開展檔案管理人員、全體員工的信息化水平提升工作。首先，為了保證能夠建立出一個信息化水平較高、自動化管理素質較強的全新檔案管理隊伍，需要關注醫院內部現有檔案管理人員的個人能力和素質。積極地在醫院內部組織和開展計算機網絡技術、醫院檔案信息化管理、信息設備使用和操作等方面的培訓，同時引導醫院內部的檔案管理工作人員，需要及時地參與到各種檔案信息自動化管理專題講座、外部綜合培訓活動中。以此保證能夠不斷提升醫院現有檔案管理人員的信息化水平和能力，為工作更加有效地開展提供支持。其次，需要在醫院內部通過嚴格甄選，挑選出一些具備良好計算機基礎的人員，到其他醫院中進行參觀和學習，吸取其他醫院的一些經驗，取長補短，保證醫院現有檔案管理工作信息化程度的有效提升[12]。最后，需要及時引進一些外部的專業計算機人員、檔案管理人員，保證能夠將最新的理念和方法帶入到醫院中，為醫院更加高效地開展檔案管理工作提供理論支持[13-15]。

5 結語

醫院落實檔案信息自動化管理工作，對于醫院整體管理能力的提升、信息化水平的提高等，都有著非常緊密的聯系，直接關系到醫院未來的發展。因此，醫院需要在準確分析管理現狀和檔案信息自動化管理工作中存在的不足基礎上，通過提升檔案信息自動化管理意識、建設檔案信息自動化管理標準、實現檔案信息自動化資源整合、提升檔案信息自動化水平等方式，真正保證檔案工作朝著自動化、信息化的方向發展。只有這樣才能夠通過不斷提升醫院的檔案管理水平和質量，保證醫院檔案管理工作更加科學合理，為醫院實現持續發展奠定良好基礎。