醫院人事檔案管理的重要性、問題與對策

林麗，王志國

1.青島市第五人民醫院監察科，山東青島 266002；2.青島市膠州中心醫院監察科，山東青島 266300

人事檔案內記載的是檔案所有者的個人身份、人事經歷、學歷、家庭成分等方面的證據，是具備法律效用的重要個人文件，與檔案所有者的個人薪資待遇、任免考慮等緊密掛鉤[1]。醫院內部關于職工的人事任免與薪酬界定，需要嚴格參考人事檔案，可見人事檔案規范管理的重要性。但目前，醫院人事檔案管理還存在諸多問題，例如人員認識不足、管理規章制度不健全等[2]。人事檔案管理工作存在缺陷，會影響醫院人力資源的進一步開發，制約醫院的現代化發展與轉型。妥善解決醫院人事檔案管理問題，已經成為每一位檔案管理人員工作的重中之重。下文淺述醫院人事檔案管理的重要性，并總結現階段醫院人事檔案管理存在的問題，提出應對之策。

1 醫院人事檔案管理的重要性

1.1 規范人事檔案管理，有助于醫院人盡其用

醫院內部對于人才的需求長期存在，只有不斷提升醫院所有職工的業務水平，做到人盡其用，才能保障臨床整體醫療服務質量。人員業務水平提升是一項長期性工作，短期很難見到收效；但做到人盡其用，發揮每位職工的工作能量，可以短期內實現并見到收效的工作。為實現上述管理目標，需要充分調動人事檔案管理價值，發揮人事檔案在醫院人力資源開發領域的重要價值。綜上，規范人事檔案管理，有助于醫院做到“人盡其用”[3]。

1.2 規范人事檔案管理，有助于醫院檔案管理整體水平提升

人事檔案是醫院檔案管理的重要分支，加強對醫院人事檔案的規范化管理，有助于開辟規范開展檔案管理工作的“示范陣地”，為醫院其他檔案，如后勤檔案管理、科研檔案管理等樹立良好的先例。人事檔案管理工作總結出的一些先進管理經驗，也可用于其他檔案管理領域，發揮一定的工作引領價值。綜上，規范人事檔案管理，有助于醫院整體檔案管理水平提升。

1.3 規范人事檔案管理，有助于打通檔案管理部門與其他部門之間業務溝通交流的橋梁

上文提及，人事檔案管理工作的展開，有助于醫院內部人事任免、人員薪資管理工作的開展，是醫院重要的人力資源開發渠道之一。換言之，做好醫院人事檔案管理工作，就是保障人力資源開發渠道的穩定性，甚至拓寬該渠道，實現更大的管理效益。規范人事檔案管理，檔案管理人員能夠憑借人事檔案，架設與財務部門的溝通橋梁，連同財務部門制定相關人才的薪酬體系，做到因人定酬，放大崗位優勢。另外，檔案管理人員憑借人事檔案，架設與人力資源部門的溝通橋梁，連同人力資源部門制定相關人才的職業上升機制、后續繼續教學規劃、崗位要求與權限界定等工作，做到因人設崗，充分發揮人才在其所在領域的崗位價值。總之，規范人事檔案管理，就是為檔案管理部門架設與其他部門之間業務溝通交流的橋梁，是檔案管理部門新時期下需要把握的重要轉型途徑[4]。

2 醫院人事檔案管理存在的問題

2.1 人事檔案管理由后端服務向前端管理融合的意識不足

醫院人事檔案正在由既往的人工管理，逐漸過渡至自動化管理，這是行業發展的大勢所趨。醫院人事檔案管理工作在信息化平臺的加持下，有關規范得到進一步強調，管理人員的工作壓力也得到進一步釋放。部分人事檔案管理人員只看到眼前信息化平臺加持下所帶來的工作形態轉變，卻忽視在信息化技術加持下，自身崗位價值正在被削減。可以預見的是，隨著人工智能與大數據技術在人事檔案管理領域應用逐漸成熟，傳統的人事檔案人工管理模式將一去不復返；對新時期下醫院人事檔案管理提出的新要求不敏感，仍舊開展著傳統、機械的人事檔案管理工作，只有積極求變，順應時代潮流的同時，積極尋求崗位轉型者，才能在未來更好地勝任醫院人事檔案管理工作[5]。

2.2 人事檔案管理規章制度不健全

制度是具體工作規范化開展的重要保障，只有加強制度建設，才能確保醫院人事檔案管理工作方向正確，工作成果有提質增效的可能。分析部分醫院人事檔案管理之所以長期處于規章制度不健全問題下的原因，主要是由于人員對規范開展人事檔案管理工作的認識不強。醫院管理層未能加強對人事檔案管理工作的重視程度，在相關規章制度制定與監管方面就會缺乏執行動力，最終上行下效，具體工作的執行主體工作表現也將差強人意。人事檔案管理人員未能加強對本職工作的重視程度，直接導致自身對人事檔案管理規章制度的依從性低，即使醫院在人事檔案管理領域具備健全、科學的規章制度，具體工作開展也會流于形式。因規章制度問題導致醫院人事檔案管理工作開展質量不足，嚴重制約醫院未來人事檔案管理服務品質的提升[6]。

3 醫院人事檔案管理問題的應對之策

3.1 樹立危機意識，尋求后端服務向前端管理融合的方法

隨著大數據與人工智能技術的不斷成熟，未來醫院人事檔案管理將實現底層工作邏輯的自動化，在人事檔案歸檔、檢查等各項基礎性工作上，將由平臺代為處理海量數據與申請，實現醫院人事檔案管理的高效化、自動化發展目標。醫院檔案管理部門應加強對人事檔案管理崗位人員的職業教育，使其明確當下的職業危機感，并做好工作引領，指出該崗位未來轉型方向，即“尋求后端服務向前端管理融合”。傳統人事檔案管理工作是醫院典型的后勤服務項目，管理人員只負責簡單、機械的人事檔案管理流程，不參與醫院前端管理，甚至業務的制定[7]。未來，當人事檔案管理智能平臺真正被建立，既往簡單、機械的人事檔案管理流程，將由人工智能與大數據技術進行處理；負責人事檔案管理的工作人員，自身工作精力將得到一定釋放，可尋求人事檔案服務向前端管理融合的結合位點。為此，提出兩點現階段即可實現的轉型策略。

①人事檔案服務與財務部門相結合。醫院財務管理一直是醫院內部管理的重中之重，尤其在今天，財務部門的轉型需求同樣迫切，“業財融合”概念的提出，要求醫院財務部門開展財務管理工作時，更多地與醫院其他部門進行聯動，這就為醫院檔案部門與財務部門的業務融合提供了良好契機。既然人事檔案管理中的基礎性、細節性工作一定程度上交由信息化平臺負責，那么管理人員的工作重心就應當適當向檔案信息分析上靠攏，彌補信息化平臺管理短板。人事檔案管理人員通過事前分析人事檔案所有者的年齡、學習經歷、工作經歷、業務能力等各項重要信息，對檔案所有者的綜合工作實力進行研判，并連同財務部門為其制定針對性的薪酬規劃，體現對人才或稀有崗位人力資源的尊重，更好地留住人才。在人事檔案分析的支持下，醫院財務部門也能夠做到人員薪資發放的差異化管理，保證薪資發放的有效性，節約醫院人力資源成本[8]。

②人事檔案服務與人力資源部門相結合。醫院人才引進與培養工作的執行主體是人力資源部門，長久以來，醫院人力資源部門就與人事檔案服務存在工作上的聯動。新時期，醫院人事檔案管理應當進一步加強與人力資源部門間的業務往來，幫助醫院人力資源部門更好地進行人才引培工作，同時體現醫院人事檔案管理價值。在人才培養方面，人事檔案管理人員對檔案所有者的綜合業務能力進行事前分析，幫助人力資源部門明確不同人才的實際培訓需要，避免過度培訓、重復培訓等情況發生，導致培訓資源浪費。在人才引進方面，人事檔案管理人員定期以科室為單位，分析科室現有人力資源情況，進行人才與崗位實際需要的研判，若發現存在人才短缺的問題，及時將發現上報人力資源部門，并依照正常流程啟動專項人才引進工作，或崗位招聘活動。期間，人事檔案管理人員參與人才引進或崗位招聘活動，幫助人力資源部門分析人員檔案，明確引進人才或招聘人員是否達到崗位要求，避免無用人員的引進。在人才利用上，人事檔案管理人員加強檔案信息分析工作，識別現有人才與崗位的適配度，并聯合人力資源部門進行針對人才的崗位調度、職業上升機制制定等各項細節性工作，發揮人事檔案管理在醫院人力資源開發領域的重要作用[9]。

3.2 健全人事檔案管理規章制度

對于人事檔案管理工作而言，健全人事檔案管理規章制度，是確保人事檔案管理工作規范開展的重要保障。而開展該項工作之前，前期需要加強有關主體的工作認識。

提升管理層工作認識的實現途徑：①要加強政策、法律層面的正確引領，從政策、法律的高度，約束管理層正視，最后重視醫院人事檔案管理規章制度的建立健全與執行監督工作；②要加強醫院黨組織的政治核心引領作用，監督管理層執行人事檔案管理規章制度，讓該項工作渲染上政治任務的色彩，提升醫院人事檔案管理規章制度建立健全，以及執行監督工作的政治站位，進而提高管理層的工作依從性。

提升人事檔案管理人員工作認識的實現途徑：①要加強管理層的工作監督，對執行主體規范開展工作產生約束力，確保人事檔案管理人員依從人事檔案管理規章制度，規范開展細節工作，積極、全面地承擔所處崗位工作責任。另外在管理者的工作引導下，要求人事檔案管理人員積極提出現有規章制度中存在的不足，便于后續工作改進。②加大黨建活動的政治核心引領作用，并設立黨員示范崗，做好對基層工作的榜樣帶頭與號召作用。③加強專題培訓，不斷提升人員認識。④構建對應的績效考核指標，從物質激勵與精神激勵層面，不斷提高人事檔案管理人員的工作認識[10]。

關于優化人事檔案管理規章制度，首要前提是確保規章制度的建立在我國《檔案法》的大框架之下，基于醫院人事檔案管理的實際需要，以及醫院發展戰略目標進行設定[11]。完善的人事檔案管理規章制度，要分別經過專家評審、內部試點后大范圍推廣[12]；同時要定期收集基層人員關于改進制度的建議，賦予人事檔案管理規章制度長期完善的生命力[13]。最后，要確保人事檔案管理規章制度覆蓋具體工作全流程，包含所有工作場景，如人事檔案登記信息的界定、十大類材料的歸檔要求、線上人事檔案管理的工作規范、人事檔案利用的規范流程、檔案管理各項準入原則等[14-15]。

4 小結與展望

人才是第一生產力，醫院人才是醫院發展的基石，是提高競爭力與醫療質量的基礎。本文主要探討醫院人事檔案管理的重要性、現階段存在的問題，以及應對之策。文章強調規范開展人事檔案管理工作，這有助于醫院人盡其用目標的實現，以及檔案管理領域整體水平的提高，同時為人事檔案管理崗位轉型提供契機。現階段醫院人事檔案工作面臨的主要問題在于基層有關人員對轉型的意識不足，同時有關主體認識偏倚，導致人事檔案管理規章制度不健全問題長期存在。上述問題是未來醫院人事檔案管理工作的主要發力點。未來，醫院人事檔案管理要堅定不移地走信息化發展路線，這有助于倒逼崗位轉型，更好地發揮人事檔案管理價值。當然，有關主體要加強對信息化平臺安全性、大數據技術利用程度的關注，并加大人工智能的研發進程，推動人事檔案管理智能平臺逐漸成熟。