醫院體檢中心健康檔案管理中的問題、對策

謝靜，褚蕾，趙霞

山東健康集團棗莊中心醫院體檢科，山東棗莊 277800

近幾年， 人們對身體檢查的重視程度也日益提高，健康檢查越來越受到廣大群眾的歡迎。健康檢查是保證人體健康的一種有效手段， 可以反映人體的健康狀況，同時也可以分析人體的健康狀況和行為。為保證健康檢查工作的正常開展，國家衛生健康委員會制定相關的健康檢查制度，以保證健康檢查的質量[1]。 但是，由于體檢人數的增多，慢性疾病患者日益增多，醫生每次看診都要重新了解患者的病情，此過程容易浪費時間和醫療資源。健康檔案的管理主要是對身體健康狀況、基本疾病、健康狀況、遺傳性疾病等方面的信息進行全面記載。 通過健康記錄可以及時反映患者在不同的體檢階段的身體狀況，從而能夠在最短的時間內發現疾病并治療[2-3]。因此，完善醫院體檢與健康檔案管理工作，既關系到人民的健康安全，又關系到整個醫療機構的管理。 由于醫療機構缺少高素質的專業人員、檔案管理的規范化程度不高等原因，需要不斷改善醫療機構的經營管理，強化醫療機構的健康體檢檔案，找出可能存在的問題并采取相應的對策，從而進一步改善醫院的檔案管理，提高醫療服務水平[4]。

1 醫院體檢中心健康檔案管理中常見的問題

1.1 缺乏高素質的專業技術人員

當前，國內大部分體檢中心檔案管理人員的專業素質較低，缺乏專業的檔案管理技術人才。 目前許多體檢中心健康體檢機構管理人員的綜合能力還不夠強，缺乏積極的工作態度和過硬的工作能力[5-6]。

1.2 體檢結果缺乏實時性

大部分的體檢中心尚未推行健康體檢一卡通，在體檢后無法及時查看健康狀況， 甚至造成體檢報告遺失，重復檢查又會增加體檢者的經濟成本。

1.3 體檢資料使用還不夠全面

體檢人員乃至醫師對體檢資料的運用不夠全面，使其無法完全發揮出其應有的功能[7-8]。健康檔案資源沒得到充分利用，造成患者反復檢查、診斷，花費大量醫療費用。 此外，紙質檔案由于儲存空間的限制，保存周期不明，查詢手段簡單，使得很多紙質健康檔案無法充分利用。

1.4 檔案管理費用高

因其龐大而繁雜的數據，造成體檢中心健康檔案管理成本和維護費用的增長，同時也使得數據的錄入更加繁瑣。 當前醫院體檢中心在醫療檔案的使用上采取了“雙套制”的管理模式，即在醫療記錄完成后，電子和紙質文檔并存，紙質文檔起到了證明作用，而電子文檔則起到了輔助作用，即每一張紙質文檔都要有相應的電子文檔。 由于技術上的滯后，目前還需要檔案錄入人員按照常規的人工方法進行一一對照，嚴重地降低了醫療檔案管理的工作效率。

1.5 管理系統缺乏前瞻性

當前大部分的體檢中心所采用的醫療檔案管理體系，都是單一的資料，僅代表一段時期內的健康狀況，無法對患者的個人資料進行補充和升級，無法即時進行患者的病情跟蹤，實時性較差，應用價值不高。如在文件管理中，大量的數據只反映了個體在某一段時期內的健康狀態，無法動態反映當前的健康狀態，從而降低其利用價值[9-10]。

1.6 健康檔案的數據缺乏共享性

體檢中心在維護患者個人隱私的情況下，需要進行醫療檔案的共享， 這樣才能更好地利用醫療檔案的功能， 同時也可以對大部分體檢中心的醫療資料進行調查，對目前的國民身體狀況進行分析。

1.7 健康檔案管理缺乏規范性

雖然現在不少體檢中心都進行了全面的改革，但仍存在著一些問題，例如在建立檔案管理制度時，缺少標準化的檔案管理制度，有的醫院還沒有建立專門的檔案管理制度，有的甚至還采取手工的方法，這不僅會降低工作的速度，還會因為一些人為因素，降低數據的準確度[11-12]。 另外，由于管理制度的不規范，使得其工作只是表層的信息收集和保存， 而忽略了對其內容的整理、分類和利用，使其無法真正地實現功能的最大化。 醫療健康檔案的撰寫工作不到位、記錄不完整、不規范、不準確、書寫馬虎、不易識別等，均是缺乏規范的重要表現。

2 醫院體檢中心健康檔案管理的具體對策

2.1 培養健康檔案管理技術人才

隨著健康檔案管理工作的不斷完善，對檔案管理人員的科學知識和業務水平提出了更高的要求，需要培養健康檔案管理技術人才。 ①系統地進行員工入職訓練，提高員工的職業素質；②要經常開展有關工作人員的再教育，加強對檔案工作人才的培養，并可以安排有關的工作人員到外地去進修，提高工作技能；③要根據醫院的長期發展計劃，引進有效的管理思想，進行有目的的改善與完善，為今后的工作做好準備；④加強對員工的訓練和對員工的監督，確保工作質量[13]。

2.2 及時更新健康檔案管理信息

患者在醫院住院期間，門診、病房等體檢中心的醫療行為都要納入個人健康檔案，同時，患者的健康檔案也會隨著患者病情和就醫記錄而不斷地進行更新。患者在轉入其他體檢中心后，應與其他體檢中心合作，及時將患者的住院情況、病情、手術情況等信息錄入患者個人健康檔案記錄中。

2.3 充分發揮體檢檔案資料的功能

紙質檔案已不能適應當前管理的需要，而在健康檔案的經營中，電子健康檔案正逐步占據主導地位。因此，要持續地提高健康檔案的信息化水平，強化健康檔案管理工作，提升健康檔案使用效率，促使醫療檔案具有更好的使用價值， 迅速地進行數據的傳輸和數據的分享，從而使數據的使用最大化。為了使健康檔案更好地起到應有的效果，確保健康檔案的規范化，體檢中心設置專門的病歷管理科，并引入了醫療保健資信的專有資料及查詢，并為患者提供全面的醫療資料[14-15]。健康檔案管理人員應提高其工作效能，健全其工作流程，做好相關資料追蹤與回饋，并將其制度化管理，以確保其有效利用，從管理對象年齡、性別、職業等方面對相關的數據進行全面地剖析，掌握相關疾病與年齡、行為的關系。

2.4 加大檔案管理經費投入

增加對檔案管理資金的投資，在體檢工作中全面運用數字技術，提升醫院的行政工作效率。 在信息社會的今天，檔案管理工作與紙質管理方式相比已經發生了很大的變化，檔案管理工作所涉及的基本設施和工作環境也會隨之發生變化，因此必須加大經費及人員等方面的經費投入，以確保檔案管理工作有序進行。

2.5 完善健康檔案管理系統

體檢中心應建立健全現有的健康檔案管理系統，并可以聘用專業人員對其進行指導，建立健全的健康檔案管理系統，根據醫院的具體情況，制訂和完善符合科研單位的運作程序，明確各科室的工作內容、職責等，以保證各個工作崗位的責任。同時，加強醫務工作者的工作，對體檢中心的日常健康檔案記錄進行了定期的考評，保證醫療記錄的工作質量。 要切實加強各項行政管理制度，切實提升行政工作的質量，推動體檢中心的內部管理工作。要根據醫院的實際，制訂出合理的組織結構，明確各部門的職責[16]。

2.6 建立健全健康檔案管理機制

建立健全健康檔案管理機制，設計科學、專業的健康檔案檢索體系，對相關數據進行全面的梳理，并對相關的數據進行及時的追蹤與回饋， 將健康檔案系統化。對各種特殊病癥的發生情況、年齡、職業等進行全面的調查，從而了解哪些病癥與患者的年齡、性別、職業等有關，從而有助于提高研究人員對這種病癥的認識，有助于國家、政府做好相關的健康科普工作，從根源上做好防治工作，促進全民身體健康[17]。

2.7 規范健康檔案管理

醫務人員應對在體檢中心的體檢人員資料進行系統地收集、分析和選擇，并對體檢結果和其他相關的資料進行嚴格的管理， 保證所包含信息的準確性和完整性。 工作人員要將最新資料與以前資料相對照，全面地剖析其生理健康變化，為臨床診治工作提供依據[18]。 從醫療方面來說，規范健康檔案管理可以全面地分析患者的健康狀態，并根據患者的病情情況，制訂相應的醫療措施。加強對重點群體、關鍵疾病的控制，使患者得到更全面的醫療服務，對于促進醫患關系、提高醫院的品牌地位都有著重要的作用。利用健康檔案管理信息能增強醫務工作者對醫療檔案的認識和主觀能動性，從而有效地改善醫療檔案的管理水平，保障患者的身體健康。

綜上所述，建立和完善醫院的健康檔案，是目前醫療機構開展的一個重要課題，建立健全健康檔案是當前醫院體檢中心亟待解決的問題。 當前，大部分的醫療機構均設置了健康檔案管理室，對醫療機構的健康檔案進行了全面檢查， 發現在檔案管理中存在一系列的問題，如缺乏高素質的專業技術人員、 體檢結果缺乏實時性、體檢資料的使用還不夠全面、檔案管理費用高、管理系統缺乏前瞻性、健康檔案的數據缺乏共享性、健康檔案管理缺乏規范性等，不僅使醫院及患者難以獲得病歷資料，還加重了醫院的工作負擔。在現代化的醫療機構中，如何規范患者的健康記錄，是一項十分必要的工作。 因此，必須強化健康檔案管理，培養健康檔案管理技術人才、及時更新健康檔案管理信息、充分發揮體檢資料的功能、加大檔案管理經費投入、完善健康檔案管理系統、建立健全健康檔案管理機制、規范健康檔案管理，保證體檢檔案的科學性和規范化，為體檢人員的疾病防治工作提供了有力的參考。