現代大型企業集團公文系統提檔升級的若干實踐措施探析

朱晶 譚玲*（北大荒農墾集團有限公司）

一、企業公文處理工作的重要意義

公文處理工作是指關于公文擬制、辦理、管理等一系列相互關聯、銜接有序的工作，具體包括公文的起草、審核、簽發等程序，從另一角度上，即為收文辦理、發文辦理和整理歸檔等環節。

公文處理是企業形象的“透視機”、內外協調的“通行證”、企業運行的“助推器”，是指揮整個單位正常運行的“中書令”。一份程序規范、結構嚴謹的公文，能夠體現企業端正莊重嚴謹的形象，有利于政令暢通、措施落地、指揮有序、方向明晰。處理公文的能力，代表著一個單位的決策和管理水平。要求在公文擬制、公文辦理和公文管理過程中，務必做到擬制得當、程序清晰、渠道通暢，方能對制度落實與事務推進起到事半功倍的效果。

二、企業公文處理工作中的常見問題

（一）關于公文處理效率方面

一是公文處理流程要不斷規范。公文處理要隨著管理層級間各種關系的不斷變化而變化，要做到主動發展，而非被動適應。比如集團的OA辦公系統上線運行，為公文處理趟開了一條新的路徑，實現了線上線下的結合。這種結合，在流程上提升了公文處理的效率，但也對一些使用者提出了新要求。要想全面提升公文處理效率，關鍵點不在于OA的上線，而在于對OA使用的覆蓋率和使用者的意識提升、操作能力提升。

二是公文處理存在不及時、人為加急的現象。大型企業集團在公文處理中，一方面，必須按照規定時間要求如期辦理；另一方面，發文和收文的數量巨大也是客觀事實。因此，是否及時處理公文，對工作效率的提升影響重大。在實際工作過程中，往往在不同流程上會出現因不同原因未能及時處理的現象，這便直接導致了加急公文越來越多，這是一種“積土成山、積水成淵”的惡性循環。同時，層層加急也給基層的同志增添了不必要的工作壓力，進而出現疲于應對、質量下滑的現象。因此，及時處理公文是必須要達到的基本要求。

三是公文處理過程中的有效溝通還需強化。有效溝通能夠提升公文流轉速度，暢通公文處理路徑。但在具體工作中，也存在著一定的問題。比如，在收文方面，下級部門呈報公文時，首先要做到及時與上級部門取得聯系并做好溝通工作，達成一致性意見后再行呈報，這樣可以避免無效收文流程的產生；在發文方面，有些公文的印發涉及到多個部門，需擬稿部門組織相關部門溝通會簽后再進入文件審核流程，這樣就可以避免因發文流程的反復而降低文件制發的效率。

（二）關于公文處理程序方面

一是公文“倒流”現象。比如，文件印發方面，正常的流程應為擬稿人—擬稿部門負責人審核—印發部門業務審核—擬稿部門主管或分管領導審簽—印發。但在具體工作中，時而出現無會簽意見或無擬稿部門負責人審核而直接由擬稿人將公文流轉至印發部門審核程序的現象。有的部門會先行向部門主管或分管領導請示，再進入印發程序，這是工作方法上旨在便于公文印發的順暢，不是公文流程的問題。

二是公文“流滯”現象。比如，文件接收方面，有的單位和部門在呈文時，為了速度快，并未按照正常的呈文流程，導致程序缺失，進而在工作處理上依據不足，使得流程無法繼續，不得不更換流程再次處理，這樣不但沒有加快速度，反而滯緩了公文流速，影響了正常工作的開展。

（三）關于公文審核方面

公文的審核包括對收文的審核和對發文的審核。在收文時，不合格的公文要退回；在發文時，不合格的公文要不予印發。這其中不但包括公文內容本身的合規性，也包括公文的標準、格式等方面。公文內容因業務的不同而千差萬別，因此其合規性主要在擬稿部門，但是公文標準的要求則必須一致，因此其合規性主要在審核部門和發文部門，一般來說，即為本單位黨委辦公室、行政辦公室。

國家對公文的格式標準和體式有統一的規定，無論黨政機關、事業單位、國有企業和社會團體，大都遵照或參照《黨政機關公文處理工作條例》《黨政機關公文格式》等文件規定。

常見的問題很多。比如，文種重疊，有的單位和部門將請示報告雙文種并用；生造文種，如以“匯報”的事務性文書代替“報告”的公務性文書；文種混淆，把需要請求上級批準的工作“請示”寫成了“報告”；文種與內容不對稱，在報告中夾雜著請示的內容，在一個請示公文中提出了多個請示事項。其常見問題還包括條理不清、數據資料不準確、請示內容冗長、所請事項不明等多種情況，這些都會延滯公文的正常處理，進而影響工作的正常開展。特別是一些涉法文書，更應該注意公文的規范性審核。

三、新形勢下企業集團提高公文處理的路徑與措施

最主要的，是要提高思想認識。各級管理人員特別是各級負責人，必須要充分認識到公文處理工作的重要性，提高要求、提升標準，外練架勢、內修文法，練實本部門、本單位公文處理的“真功夫”。

最根本的，是要制度化、規范化建設公文系統。要嚴格執行公文處理制度，特別是要在源頭上杜絕出錯現象。各級機要、文秘人員要不斷提升專業能力，全面了解公文收發兩條線上各種程序，特別是公文寫作方面的語言文字、邏輯層次、標點符號等技術操作上，要細之又細、精之又精，要做到在處理中嚴格把關、在把關中嚴肅處理，在制度完善、程序規范的前提下，做好公文處理工作。

最關鍵的，是要嚴格遵守公文處理程序。公文處理的過程，必須有章可循、有據可依、科學有序、層層遞進、有機連貫，要嚴格按照流程進行。各級單位的辦公室是公文收發、批辦、傳遞、催辦等環節和流程的關鍵部門，在工作職責上，要做到對公文流程隨時掌握；在工作能力上，要具備指導、監督相關部門按流程處理公文的基本能力。

最急需的，是要打造形成數字化、信息化的公文處理體系。公文體系的建設，同樣要隨著社會結構的優化、管理模式的提升、科學技術的發展而變化。當前，數字化科技革命方興未艾，當下的辦公自動化的公文處理模式及管理模式必會受到功能局限的挑戰，這是事物發展的必然規律。因此，打造建設全集團的數字化公文處理和管理平臺，任重道遠而亟需面對。