新時代高校學生工作數字化轉型探究

李健輝

(貴州大學 計算機科學與技術學院，貴州 貴陽 550025)

一、引言

2020年10月29日，中國共產黨第十九屆中央委員會第五次全體會議通過了《中共中央關于制定國民經濟和社會發(fā)展第十四個五年規(guī)劃和二〇三五年遠景目標的建議》(以下稱《建議》)，《建議》中提出“加強數字社會、數字政府建設，提升公共服務、社會治理等數字化智能化水平”。[1]在國家治理體系和治理能力現代化方面，數字化水平已經被賦予新的戰(zhàn)略高度。2021年3月，教育部發(fā)布了《高等學校數字校園建設規(guī)范(試行)》(以下稱《規(guī)范》)，明確指出了高等學校數字校園建設的總體目標是：“圍繞立德樹人根本任務，結合業(yè)務需求，充分利用信息技術特別是智能技術，實現高等學校在信息化條件下育人方式的創(chuàng)新性探索、網絡安全的體系化建設、信息資源的智能化聯(lián)通、校園環(huán)境的數字化改造、用戶信息素養(yǎng)的適應性發(fā)展以及核心業(yè)務的數字化轉型。”[2]因此，高校應積極通過數字化轉型，增強各職能部門的數字化管理水平，提高工作效率，完善數字化管理工作機制。

20世紀末，受客觀因素影響與制約，學生管理工作中，輔導員主要采用傳統(tǒng)的紙質文檔、與學生面對面談話方式；如今，進入信息化時代，在日常工作中可以使用office、WPS等辦公軟件完成日常所需文字資料，還可以通過QQ、微信、易班等方式與學生進行交流溝通與管理；未來，了解學生的方式也將依靠大數據技術與綜合管理平臺，這不僅可以提高學生管理工作的效率，還可以保證精準度。

二、高校工作數字化轉型存在的問題

數字化與信息化不同，數字化是信息社會的技術基礎，是信息化進一步發(fā)展的產物。目前國內很多高校已開展了數字化管理道路的探索，比如運用大數據手段進行學生信息管理，建立網上綜合事務辦理平臺，建立實現網上實時動態(tài)數據更新等，都是高校在新時代對數字化發(fā)展道路的探索與嘗試。但是，通過對部分高校數字化轉型工作研究發(fā)現，普遍還存在以下問題：

(一)組織架構分散，重復性建設

高校各個服務學生的職能部門針對自身的業(yè)務范疇普遍建立了獨立的業(yè)務平臺與數據庫，初衷是為了方便學生、提高部門工作效率。由于高校組織結構多為垂直式的職能管理模式，各個職能部門之間互為獨立，導致部門建立的數據庫也為垂直式的結構，這種結構在企業(yè)被稱為“煙囪式”組織構架。[3]“煙囪式”組織構架中職能部門的數據來源一般只有兩種模式，一是通過輔導員為媒介，由輔導員采集學生數據并上傳至職能部門數據庫；二是越過輔導員直接通過業(yè)務平臺采集學生數據。

以上兩種傳統(tǒng)數據的采集模式中，可以理解為因各職能部門之間業(yè)務范圍不同，對業(yè)務平臺功能模塊的要求也不完全相同，所以一個業(yè)務平臺似乎又無法滿足所有部門的需求，所以每一個職能部門都會建立一個自己的數據庫，造成數據庫重復性建設現象，導致數據維護成本較高，數據采集與處理效率低下。

(二)數據復用性差，難以有效運用

因高校各職能部門的數據庫之間相對獨立，形成一個個數據孤島，缺乏統(tǒng)一的數據采集與處理標準，采集的學生數據難以直接復用于其他部門，甚至會出現采集的同一類型的學生數據“對不上”的情況。比如，一所高校完全可能出現職能部門A所掌握的在校學生數量與職能部門B所掌握的在校學生數量不一致的情況，這時職能部門可能將在校學生統(tǒng)計任務下達至一線輔導員，由輔導員再次統(tǒng)計在校學生數量并上報相關職能部門。這樣的重復工作，會增加輔導員工作負擔，也會降低管理與服務學生的工作效率。

(三)數據使用門檻高，數據安全性存在隱患

首先，數字化平臺的使用具有一定的門檻，對于非技術型業(yè)務人員，因計算機相關知識的缺乏，對數據進行處理時會出現困難。現有的高校數字化平臺，輔導員只能完成數據采集、錄入與基礎的數據處理，很難進一步挖掘數據背后的深意。比如輔導員日常面對大量的學生數據時，常用EXCEL的篩選、查找、排序等基礎功能對數據進行處理，在面對較為復雜的數據時，EXCEL的基礎功能無法直接滿足數據處理需要，此時輔導員就只能耗費大量的時間對數據進行手動處理。而同一個數據庫對于可以熟練使用結構化查詢語言(Structured Query Language，簡稱SQL)的人員而言，在對較為復雜的數據進行處理時可以節(jié)省大量時間，不僅提高了工作效率，也可以保證數據的準確度。[4]

其次，因高校計算機相關技術人員不足等原因，目前部分高校的網絡業(yè)務平臺與相應數據庫均交由校外企業(yè)開發(fā)與運營。學校購買成套的業(yè)務系統(tǒng)，然后由校外企業(yè)技術人員對本校教職工進行系統(tǒng)操作培訓，同時提供業(yè)務系統(tǒng)后期維護和操作指導服務。這樣的商業(yè)合作模式有三個隱患：一是如果脫離了校外企業(yè)的技術支持，在業(yè)務系統(tǒng)使用中所遇到的很多難題則無法解決。企業(yè)本身就存在商業(yè)競爭與優(yōu)勝劣汰的市場規(guī)律，企業(yè)的技術難以永久領先，時刻有被淘汰的風險。二是學生與學校的隱私信息保護存在隱患。師生個人數據全部由校外企業(yè)提供技術保護，雖然學校與企業(yè)會簽訂相關的信息保護協(xié)議，但如果只是泄露部分敏感信息或泄露量很小，或企業(yè)內部員工侵害師生的隱私信息，學校就無法確定是否發(fā)生個人信息泄露從而進行及時制止。

三、數據中臺推進高校工作數字化轉型

數據中臺的概念是相對于數據前臺、數據后臺提出的，其作用是打破一個個數據孤島，將所有數據連接起來，構建統(tǒng)一的數據共享共管架構，起到承前啟后的作用。特別需要強調的是，數據中臺不是另起爐灶，而是在現有的業(yè)務平臺與數據庫的基礎上構建業(yè)務系統(tǒng)之間的相互聯(lián)系，對現有碎片化的數據進行整合與連接。構建高校工作數據中臺，是解決高校工作數字化轉型存在的問題的重要手段。高校運用數據中臺技術，可以解決高校數據庫的重復性建設、數據復用性差等問題，并降低數據的管理與維護成本，提高數據的使用效率。應該注意的是，構建數據中臺應遵守統(tǒng)一標準、共享共管、信息安全三大原則。

(一)統(tǒng)一標準原則

高校各個服務學生的職能部門因工作需求不同，自身業(yè)務平臺的功能模塊也不相同，對數據的要求也不統(tǒng)一，所以導致部門之間的學生數據無法直接復用。因此，統(tǒng)一標準和規(guī)范數據采集、傳遞、管理、應用等流程，要求所有參與數據使用的個人與部門必須認可經數據中臺整合過的數據的唯一性與權威性，杜絕私自統(tǒng)計數據或建立脫離于數據中臺的數據庫。

(二)共享共管原則

數據中臺可以將所有數據庫進行連接，對重復數據與錯誤數據進行篩選與比對，及時將有問題的數據提交相關部門核對數據準確性。所有數據使用部門有權限對發(fā)現的錯誤數據進行更正，更正后的數據變化及時通過數據中臺連接上其他數據庫，完成數據的實時更新。所有數據采集與管理部門通過數據中臺保持溝通與聯(lián)系，對數據進行共享共管。

(三)信息安全原則

保障信息安全，是使用大數據技術或數據中臺的前提條件。因現部分高校業(yè)務平臺與數據庫是由校外企業(yè)負責建立，為保障師生的個人信息安全，高校在與校外企業(yè)簽訂合作協(xié)議時會加入保密條款，但也仍然存在數據安全隱患。因此，高校可以建立自己的數據管理與維護團隊，以切實保障師生的信息安全。

四、結語

數據中臺可以將所有數據進行整合與連接，消除“數據孤島”現象，降低數據管理成本、提高學校整體管理效率。各職能部門在掌握數據中臺使用技能之后，可以減少重復性統(tǒng)計數據與報送數據工作，可以將更多的精力運用在其他工作中。

結合大數據技術，數據中臺還可以對突發(fā)事件起到預警作用，降低突發(fā)事件的相關網絡輿論影響。[5]現在，我國高校數字校園建設已經拉開序幕，高校數字化轉型是大勢所趨，而數據中臺是數字化轉型成功與否的重要因素。因此，建設適合高校自身發(fā)展的數據中臺，才能在未來高校數字校園建設中打好基礎，在日益激烈的高校競爭環(huán)境中建立優(yōu)勢。