論述農業科研院所人事檔案工作中管理策略和技巧

霍紅偉，張俊紅，張秀菊，梁紅年

（遼寧省蠶業科學研究所，遼寧鳳城 118100）

0 引言

農業科研是關乎國家發展的根本，農業科研單位的人事檔案是國家檔案的重要組成部分。農業科研單位是農業科技工作者和科技人才集中的地方，科技人才是單位發展的關鍵，把科技人才發展的軌跡、真實情況顯現成文件材料，進行記載存檔尤為重要，也彰顯出人事檔案管理的必要性。干部人事檔案的管理，按照黨的干部管理政策，在培養、任用、選拔等工作中起到了重要作用。農業科研干部人事制度改革的不斷規范和深化，干部人事檔案管理工作也面臨著新的挑戰。

1 人事檔案管理現狀分析

1.1 檔案管理缺乏健全的管理制度

農業科研單位在檔案管理中仍采用落后的手工分類方法。管理人員勞動強度高，任務重。文件的收集整理占用了大量的存儲倉庫。檔案的存儲方式仍然是基于紙質載體，檢查速度慢，導致存取精度低。農業科研單位缺乏相對完善的檔案管理制度，沒有良好的制度制約檔案管理工作。農業科研單位檔案管理工作不是一項常規工作，缺乏規范性和有效性，導致檔案中包含的大量信息資源不能得到合理利用。現階段農業科研單位在實際開展檔案管理工作時，主要依靠傳統的紙質檔案整理和監督工作形式。這種管理方式可能因時間過長而導致文件丟失或損壞，對查找工作很不方便。現在，基于信息技術的發展，相應的網絡管理平臺已經逐步建立起來，為管理提供了極大的便利。

1.2 檔案管理缺乏檔案管理技術

在信息化時代，農業科研單位的檔案管理是一個非常復雜的過程。農業科研單位檔案網絡化管理需要建立一個完整的信息平臺，將網絡信息應用于這項工作。現階段，檔案管理人員大多不是專業人員，也不是檔案管理專業的畢業生，大部分是由其他部門直接安排的。開展檔案管理工作前只有通過一系列簡單的培訓，所以他們不太了解檔案管理系統。沒有高能力檔案的管理和發展，更不用說檔案的利用率，因此農業科研單位檔案管理的效果不是很好。

專業的檔案管理人員不僅要具備較高的檔案管理專業知識，還要具有一定的職業道德和素養，能夠積極地為檔案信息管理服務。經過一段時間的實驗，我們可以知道網絡環境下的檔案管理是非常方便的，可以充分發揮檔案的作用，而且使用起來也更加方便。因此，對于農業科研單位的檔案管理，必須加強其信息化建設，使其發揮最大的作用。同時，要將檔案信息平臺建設與學校交流平臺建設相結合，促進高職院校檔案管理工作的開展。

1.3 檔案信息管理系統不完善

檔案信息管理有利于檔案的高效利用，但為了提高檔案信息管理水平，必須建立與之配套的管理系統。目前，農業科研單位尚未建立與檔案信息管理相配套的管理系統，信息管理標準不統一，對檔案信息建設沒有明確規定，檔案審查、檔案監督等相關機制缺失，這嚴重影響了檔案的開發利用。

由于網絡的開放性和虛擬性，農業科研單位檔案管理過程中存在很大的安全風險。在網絡環境下，農業科研單位的檔案信息系統很容易受到網絡黑客的攻擊。如果文件信息系統的安全性不高，會導致文件信息被盜或破壞，這將使文件失去其原始值，并不能反映農業科研單位的真實情況，這是不利于農業科研單位的發展的相關工作。農業科研單位檔案管理條件的平衡認識不夠全面，導致農業科研單位檔案管理方法不能與大數據時代需求緊密結合的重要表現，大數據下農業科研單位無法建立資源數據庫，也無法系統地分析和優化農業科研單位檔案管理結構，使得農業科研單位檔案管理方法陳舊，嚴重影響管理效果。

2 人事檔案管理工作的方法

2.1 人事檔案管理工作重要性

農業科研單位的人事檔案管理，是記載著每個科技工作者的個人經歷、業務能力、工作表現、工作業績、政治思想等內容的文件材料，是全面了解、選拔使用科技干部的重要依據。人事檔案管理工作是一項枯燥且細致需要耐心的工作，在進行干部人事檔案審核裝訂工作過程中收集、整理等一系列材料的裝訂工作繁瑣工作量較大，要確保每一份材料的真實性和完整性，對所欠缺的材料通過本人提供逐一登記進行追收，增大了編纂工作帶來的困難。要想做好這項工作，不能有一點馬虎，需要工作人員嚴格把關，達到文件材料的真實完整，同時必須掌握相應的管理方法。

做好檔案管理工作，是維護和反映農業科技人才在個人發展過程中真實面貌的一項重要工作。人事檔案管理工作的質量、水平直接影響檔案管理人員的業務素養、業務能力。培養出具備現代化人事檔案管理工作、熟悉人事檔案專業知識的人才是干部管理當中的一部分，提高檔案工作管理人員的知識水平和管理能力，要充分發揮檔案工作人員的創新意識和積極的創造意識，人事干部檔案記載著一個人學習、工作活動的過程，對個人發展提供了第一手資料，是提干選用、干部聘任、晉職的根本依據。因此，做好檔案管理工作對每個農業科研人員的發展都具有重要的意義。

2.2 提高人事檔案管理意識

干部人事檔案是能真實反應每一個科技人員的原始活動的記錄，具有法律依據，其真實性和原始記錄性有不可抗拒的說服力。檔案管理人員應逐步提高做好檔案的收集、整理工作，編目、鑒定等一系列工作應慎重審核、嚴密保管。在文件材料收集的過程中，發現很多職工的檔案材料短缺，內容填寫上記載多樣，出現少數干部年齡前后內容書寫不一，越填越小的情況，反映農業科技干部從事的科研工作業績材料不全，不能詳實提供對科技工作者的職稱評定、培養人才和對選拔任用干部上的可靠依據。干部人事管理人員在盡快對原始的文件材料收集、填寫完畢后應及時歸檔，避免因時間長造成文件材料的遺失。

2.3 收集錄入認真辨別材料真偽

科研院所中人事檔案的建立更有效的保護和利用檔案，能更好的為農業科研人員工作服務起到了重要作用。在檔案整理工作中是將同一個項目的各類資料匯總后，再按照文件類別進行分類、編目建檔、立冊、立卷并歸入檔案。農業科研事業單位的人事檔案中主要包括農業科研人員的干部履歷部分、自傳部分、鑒定考核材料、學歷培訓技術部分、政審部分、黨團部分、獎懲部分、工資任免出國部分和其它部分內容等，促使在干部檔案工作中形成具有保存價值的歷史材料，利于今后科研人員在調配、干部任免、考察、晉職等方面有考核價值的文件材料。

人事檔案室的管理人員將各個部門及個人移交的科技人員的資料及時收集、整理，以便對每名科技干部檔案材料進行統一的立卷。在收錄農業科研人員的材料中，檔案管理的工作人員，應當認真細致的甄別需要存入檔案當中的材料，能夠及時和定期向檔案室歸檔并歸入個人檔案中。

3 人事檔案管理應用策略和技巧

3.1 人事檔案規范化管理

人事檔案工作是一個動態的管理過程，人事檔案管理工作要統一管理，需要及時更新個人檔案內容。干部人事檔案文件材料種類繁多，形式各異，歸檔方式要嚴格把關，在科研院所的人事檔案管理制度要以《中華人民共和國檔案法》為指導原則，需要按照正規的檔案管理流程和機制來進行。要實行檔案的規范化管理，就必須建立相應的、實際的檔案管理制度。首先要加強硬件管理設施，存放檔案必須具有專門人事檔案室，設置專類、專柜便于查找。做到科學排放，整齊管理。其次統一發印檔案裝具，統一整理方法保證人事檔案的規范性，為今后工作奠定基礎。查借閱室應嚴格執行檔案管理制度，辦理查閱手續，做到信息保密。

3.2 人事檔案信息化管理

習近平總書記指出：信息化就是現代化。為了提高人事檔案管理的工作效率，檔案室應該配備相應的檔案信息化管理軟件來提高檔案現代化管理水平，我們運用軟件對人事干部檔案實行拷貝、文件錄入，形成檔案系統中紙質人事檔案和電子人事檔案并存、共用的管理機制，利用高速掃描技術等手段，將紙質文件等傳統的文件進行歸檔保存電子檔案，組織成具有有序結構的電子檔案信息庫。檔案信息的數字化化在功能定位上以存取為中心的特點，運行方式上檔案信息的網絡化遠程獲取檔案文件信息的一種方式。同時，建立科學的檢索方式，實現人事檔案工作電子信息化管理，強化了管理效果，使陳舊的人事檔案管理變成活的信息模式。

3.3 人事檔案安全化管理

檔案實行集中管理后，首先要做到防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光，以確保檔案安全和延長其使用壽命。其次歸檔的文件材料，要分類整理、立卷、案卷編目簡明確切，便于保管和利用，要保持好材料之間的歷史聯系，區分價值保存，檔案管理的安全系數高，通過建立檔案查閱監督機制，嚴格把控檔案室查、借閱工作，《檔案法》規定不允許任何個人和直系親屬借閱、查看檔案內容。

檔案室要經常進行通風、防霉、蟲蛀，避免日光暴曬，盡量降低文件材料在使用中的壽命；嚴禁使用明火、吸煙等危險性行為，以免發生火災，而造成檔案室歸檔材料不可逆的損失。要嚴格遵守人事干部檔案查閱手續，檔案的安全性、完整性和保密性至關重要，杜絕檔案在進、出移交中造成原始材料流失，使人事檔案管理能進一步科學化、規范化提供有效保證。

3.4 建立統一的檔案信息管理系統

農業科研單位為了充分發揮信息技術在檔案管理中的應有作用，管理者應結合農業科研單位檔案工作的實際，建立統一的檔案信息管理系統。首先，借助信息技術，有效連接各部門，實現內部信息共享，提高檔案管理效率。其次，從軟件和硬件入手，根據檔案的類別建立相應的子系統，并根據檔案的性質、類別、日期和歸屬進行歸檔，使檔案信息得到及時歸檔和有效利用。對檔案管理的具體職責進行劃分，未來檔案管理的發展必須依靠信息化的便利性。只有不斷改革傳統檔案管理，實現檔案數字化轉型，合理配置檔案資源，才能最大限度地發揮檔案的功能，建立健全檔案制度，確保農業科研單位檔案管理的完整性和安全性。

3.5 創新檔案管理理念

農業科研單位往往受到資源、資金、技術等條件的制約，導致檔案管理發展緩慢。為了提高農業科研單位檔案管理的現代化水平，農業科研單位應結合自身的發展情況，制定合理可行的檔案管理發展規劃。首先，要明確檔案管理的短期和長期發展目標，并結合目標制定發展步驟。其次，要結合農業科研單位的發展現狀，圍繞檔案管理的法規，制定適合農業科研院的檔案管理制度。農業科研單位要安排職業管理員監督檔案管理制度的執行情況，制定獎懲制度，對違反管理制度的人員要嚴格處理。運用現代管理方法要實現農業科研單位檔案管理現代化的目標，需要長期堅持現代管理模式，在日常經營管理中努力實現檔案管理現代化的目標。再次，要建立和完善現代檔案管理要求的相關操作規范，不斷提高農業科研單位基礎檔案的管理水平，使檔案質量滿足現代化的要求。為了更好的融入信息時代，我們應該做好相應的準備，配置高層次的技術人才。

4 結語

綜上所述，農業科研院所的人事檔案能夠真實的、全面的反映個人全貌，在工作中反映出個人德、能、勤、績的文件材料。現代檔案信息數字化管理技術手段規范性還不成熟，數字化的安全性原則及保密系統還不完善，這都是我們努力繼續創新、完善檔案管理系統和提高檔案管理工作的水平，創新和完善符合現代社會發展的人事檔案管理工作方法，已經成為人事檔案工作一項新的工作方向。信息化的發展已經成為當代社會發展最快，影響力最廣的的領域之一。使檔案工作更好的為每個職工服務，檔案管理工作信息化技術應用、信息技術生成、管理、開發檔案的過程，對每一個人都有至關重要的作用。