高職院校旅游類專業學生檔案管理模式構建與實踐應用

龔海潔

（河北建材職業技術學院）

本文結合近些年人事檔案信息化的情況以及政策對秦皇島部分高職院校進行研究，根據檔案管理信息化相關理論與研究方法，對高職院校的檔案信息化工作基本情況進行調查分析。通過歸納總結對應策略與措施，為秦皇島市高職院校檔案信息化建設工作提供更多的思路，助力秦皇島市旅游產業的綜合發展。

一、高職院校旅游類專業學生檔案管理問題探究

由于高職院校旅游專業的學生較多，檔案填寫不完整給高職院校檔案管理工作帶來了極大的難度。主要原因有，學校不重視學生檔案管理工作，對于檔案管理制度化建設方面知識較為欠缺；檔案管理人員配備不足，主要負責部門管理責任分配不清晰；檔案管理不夠規范化，導致實習學生的檔案無人問津，影響到學生的就業問題；檔案管理缺乏具體的標準，管理機制混亂等。高職院校相關主管部門應進一步學習檔案管理的政策法規，明確學生檔案管理的重要性。學校領導層也應當積極的提升對檔案管理工作者的管理力度，使其能夠充分重視學生檔案管理工作，從管理人員的思想認識抓起，正確看待檔案管理工作的重要性，以應對高等職業學校的學生在面臨畢業就業時提供堅實的檔案保障工作。在學校管理中應當積極提升培養檔案管理工作人員的專業化技能與素質，建立健全高等職業學校檔案管理的規章制度，完善檔案管工作條例，使檔案管理人員依規做事，依照既有的條例開展有條不紊的檔案管理工作。同時在檔案管理人員隊伍建設上加大投入力量，避免工作人員高負荷的工作壓力出現，使檔案管理人員能夠具備優秀的檔案管理才能，良好的工作心情以及正確的檔案管理意識，才可以在學生檔案管理工作中對相應的數據資料做出正確的反應。

二、高職院校旅游類專業學生檔案管理模式構建

（一）明確學生檔案管理主管部門

高職院校檔案管理部門要集中管理學生的檔案工作，根據規定時間節點，進行學生資料整理。要不斷建立完善的管理規范制度，建立健全學生檔案整理、鑒別、管理等內容的規章制度，做到有據可依。在學生檔案管理過程中，主管部門要根據管理模式發展的具體情況構建檔案資料庫，對學生檔案進行合理化管理，本校學生在本所院校進行旅游專業學習的過程中，對本專業課程的每學期段的掌握程度，指導教師的意見，學年度的綜合表現予以歸檔整理。學生在專業課程上的表現如何以及在相關的實踐課程當中又是有什么樣的表現，參加過哪些社會性的旅游專業相關的活動，在社會性實踐的活動中的個人展現出的作用以及表現進行歸檔記錄，相關的社會旅游業務團體對該名學生的評價進行歸檔化管理，最大程度的提升學生檔案資源的利用率。學生檔案是今后用人單位招聘人才以及考核人員的重要依據，因此學生檔案在歸檔過程中，要結合人才培養模式以及社會對人才的需求圍繞學生的素質開發與順利就業進行。要將學生的檔案內容不斷收集歸納，構建具有特色性的學生檔案。

（二）配備專業的管理人員

高職院校應積極創造提高檔案管理人員的業務水平，不定時開展檔案管理培訓的活動，并通過相關其他高等職業院校中，同樣在檔案管理崗位的工作人員工作內容進行互相溝通交流，通過工作經驗交流加快推進檔案管理的創新能力，在彼此的工作交流中發現對方在工作中的優缺點，通過其他院校的管理人員的視角，進行行業內的測評工作，對自身難以發現的問題進行積極的改善并加以優化管理，使檔案管理人員的工作效率能夠逐漸提升。同時還要不斷提升學生檔案管理人員的責任感，全面提升加強檔案管理人員的思想政治站位，高校的學生是國家在人才教育培訓15年間的努力，高校學生即將步入社會進行參與社會主義現代化的經濟建設建設，高職院校的檔案管理工作者，在自己的管理檔案工作中的努力能夠使高校的學生在畢業后更順利的進入自己的工作崗位中，發揮著社會主義現代化經濟建設中自己的一份社會責任與義務，通過加強檔案管理工作人員的思想意識，能夠讓檔案管理人員在管理檔案工作中，時刻牢記自己的工作內容是在做什么、為什么要這么做、這么做的好處是什么，使其認識到學生檔案管理工作的重要性。高職院校要根據檔案人員的現有管理水平，分批對相關工作人員進行檔案管理培訓，使其可以學習到全新的檔案管理理念，構建全新的管理體系。并提供足夠的管理經費，為檔案管理人員多提供檔案管理學習的機會，從而提高檔案人員的素質與管理效率。在對檔案管理工作人員進行相關的業務培訓后，應當根據本所高職院校的檔案管理的工作量進行一個摸底排查工作，針對本所學校內檔案管理工作的工作量進行人員優化，若是工作量超出工作人員的時間與精力進行高負荷的工作內容，應當給予相應的檔案管理人才的補充工作，避免出現檔案管理工作人員在進行檔案管理整理當中出現負面的情緒，進而影響后續的工作順利開展。充分調動管理人員的工作積極性才可以使學生檔案服務功能最大化。只有促進學生檔案工作的協調發展，才可以為企業單位選拔人才做好參考依據。

（三）充分運用信息化數字技術

要做好旅游類專業學生檔案管理的信息化建設，結合旅游類學生的特點不斷突破傳統的學生檔案管理模式，將紙質檔案管理存在的缺陷不斷解決，在當下互聯網高速發展的時期，建立高校學生檔案信息云平臺，充分的將高職院校的檔案管理歸檔等工作納入大數據云計算的工作平臺，通過人工智能化的科學技術條件逐步優化檔案管理工作，減輕工作人員的壓力，提升檔案工作人員的工作效率。高職院校要大力宣傳信息數字化的檔案管理模式，通過采用不同的宣傳途徑能夠使檔案管理人員更加全面認識到信息數字化管理模式的優點，從而可以將其應用到檔案管理工作中。只有加速高職院校學生檔案管理自動化建設，依據網絡傳輸，將人事檔案電子化歸檔，才可以使人事檔案的轉移手續可以更加簡便。將學生檔案由過去的紙質化逐漸信息化，從而實現電子檔案的形成。隨著人事制度的不斷展開，自主擇業流動機制的形成，要求人事檔案轉移手續更加簡便化。人事檔案信息化能夠使用網絡傳輸的方式將檔案內容更加詳細，使檔案的載體發生根本變化。

三、高職院校旅游類專業學生檔案管理模式實踐應用

（一）從現實管理工作中的問題入手

在改進學生檔案管理工作中要提出相對應的解決策略，以及轉變檔案管理工作理念使學生檔案管理工作能夠有所進展。檔案管理是一項內容十分繁雜的工作，學生檔案管理涉及到新生的建檔、分系年級歸檔、離校檔案轉遞等。建立統一的檔案管理標準，可以使各部門單位按照規范化流程進行操作，能夠使部門之間協作保障學生檔案管理的質量。高職院校要根據旅游類專業學生的實際情況進行檔案建立，使學生的檔案管理工作可以更加規范化。目前學生檔案資料離不開數字化管理，高校要充分利用信息技術資源構建多樣化的檔案管理模式，通過對學生檔案資料快速收集整理，可以最大程度的提升學生的檔案資源使用率。學生檔案資料的收集情況可以直接影響到檔案的完整性，為使學生的切身利益能夠得到保障，高職院校要做好學生檔案的基本信息登記以及綜合素質登記等內容。在應用信息化技術檔案管理模式中，高職院校要根據在檔案管理過程中遇到的各方面問題，不斷優化檔案系統，使學生檔案數據信息能夠在科學的處理下實現信息資源共享。使旅游業企業單位在進行人才招聘時，能夠通過學生簡歷快速篩選出需要的人才。在學生檔案管理中心，高校要根據學生監管機制管理學生檔案，及時解決發現的檔案問題，使學生可以將檔案信息充分運用到旅游業就業中。高職院校要立足于秦皇島高職院校旅游類專業學生信息數據源，研究數據信息的應用，儲備建立層次分明的秦皇島市旅游人才隊伍，助力秦皇島市旅游業態高質量發展。

（二）提升檔案人員管理意識以及業務素質

高職院校可以針對學生檔案管理者的工作狀態不定時展開專業培訓，使學生檔案管理者能夠明白學生檔案管理的重要性，可以掌握電子存檔管理的新模式，從而提升管理的效果。高職院校要積極向社會招聘德才兼備的專業檔案管理人員，提升檔案管理的水平。同時也要逐漸完善獎懲制度，對于檔案管理工作不認真的管理者給予相應的懲罰。創新性教育的不斷深入，是保障學生檔案管理有效進行的基礎條件。高職院校要重視學生檔案管理工作，通過對相關管理方式的深度研究，能夠對檔案管理各階層的工作進行指導協調，從而增強檔案管理的利用效率。傳統的檔案歸檔體系已經不能滿足社會與用人單位的需要，學生檔案中如果沒有詳細的學科成績以及政治性很難反映出學生的綜合素質以及工作能力，用人單位就無法通過檔案來篩查人才。高職院校要把握好旅游相關專業學生的就業方向，根據當前旅游專業就業的前景制定檔案資料內容，為提升學生的就業情況，就要不斷擴充學生的檔案內容，可以將學生在校期間的優秀表現內容記錄到其中，使學生的檔案內容可以更加豐富，能夠為用人單位提供更多的參考。檔案管理本身具有很強的政治性，質變對檔案管理人員提出了更高的要求，檔案工作人員不僅要具備良好的政治覺悟，并且也要有客觀看事物的能力，高職院校通過開展相應培訓，可以使工作人的責任心與業務水平不斷提升。

（三）加大檔案管理模式的宣傳

高職院校要客觀分析學生檔案管理現狀，從各方面利用信息數字化管理模式進行多樣化優化，使檔案管理人員能夠更加全面的認識到檔案管理模式的重要性，能夠將管理模式的主要內容應用到日常學生管理工作中。在學生檔案管理中，高職院校要不斷完善學生檔案的監管機制，最大程度的提高學生檔案數據源信息的準確率，使學生的檔案信息可以符合旅游相關專業的企業單位招聘要求，從而增加學生的就業率。高職院校要在檔案管理工作中不斷突出管理服務的內容，將檔案管理工作進行不斷探索，圍繞旅游相關專業學生學習實踐的特點展開相應的工作。在優化學生檔案管理模式過程中，要以服務器為主要管理基礎，通過科學的處理學生的檔案信息，實現檔案信息的資源共享。統一化管理各類學生的信息資料以及利用途徑，使業務流程能夠在計算機軟件協助下科學地編制相關學生的檔案信息。同時高職院校也要利用自動化辦理不斷對旅游相關專業的學生檔案進行更新優化，使學生在今后就業過程中能夠將檔案充分利用，從一定程度上要提升學生檔案信息的使用價值。高職院校要逐層劃分檔案信息化管理職責，以保障學生檔案信息化管理可以有序展開。高職院校要積極同學生就業的旅游相關單位進行檔案溝通，使學生不會在離校以后出現檔案缺失的現象，從而促進旅游相關專業人才庫的完善與發展。

（四）根據旅游行業的變化制定相關檔案內容

高職院校旅游相關專業學生檔案管理是一項較為復雜的工程，容易受到多方面因素的影響，把學生檔案管理模式充分應用到過程中才可以提高檔案管理的整體水平。高職院校要正確認識到檔案管理的重要性，要將其有效應用的到學生旅游相關專業實踐中。通過不斷創新優化學生文本檔案管理，促進學生能夠正確使用檔案，為之后旅游行業的就業提供良好的基礎。高職院校在學生檔案資料完善過程中要將學生日常的學習成果以及思想政治情況等內容詳細記錄，使檔案資料能夠成為企業單位招聘人才的主要參考依據。高職院校在選擇管理檔案時要根據本校旅游相關專業學生的實際學習情況進行，要綜合考慮到多方面的影響因素，使檔案管理工作可以更加完善。優秀的旅游人才資源是地方旅游經濟發展的中堅力量，高職院校在進行檔案管理應用與創新過程中要圍繞這一理念進行，只有注重檔案管理人才的培養，不斷提升檔案管理隊伍的素質，才可以使學生檔案管理工作更加完善。因此高職院校在對學生檔案進行采集整理時，要足夠嚴謹耐心，認真仔細的做好檔案的填寫審核工作。檔案管理人員要定期接受檔案管理知識的考核，不但提升自身工作的專業度。高職院校要對檔案管理工作足夠重視，要不斷提升檔案管理隊伍的專業性，使旅游相關專業的學生檔案管理都真實的反映出學生的具體情況，從而為旅游相關專業的學生就業打好基礎。

（五）突出管理服務內容

按照國家檔案部門工作創新的方式，高職院校要在檔案管理工作中不斷突出管理服務的內容，將檔案管理工作進行不斷探索，圍繞旅游相關專業學生學習實踐的特點展開相應的工作。高職院校要重視學生檔案管理工作，通過對相關管理方式的深度研究，能夠從檔案管理各階層的工作進行指導協調，從而增強檔案管理的利用效率。為提高高職院校學生檔案知識水平，高職院校可以邀請相關專業人士為學生開展專題講座，通過檔案對學生今后職場以及生活中的影響，讓學生認識到檔案的重要性。在學生實習階段也要與學生經常溝通，做好學生的檔案保管工作，使學生可以正常順利的就業。在應用信息化技術檔案管理模式中，高職院校要根據在檔案管理過程中遇到的各方面問題，不斷優化檔案系統，使學生檔案數據信息能夠在科學的處理下實現信息資源共享。借助信息化手段可以優化完善檔案業務流程，可以使學生的檔案數據科學編制保存。高職院校要把握好旅游相關專業學生的就業方向，根據當前旅游專業就業的前景制定檔案資料內容，并與當地相關旅游企業單位做好合作互助的關系，在學生進行實踐工作后，也要不斷與企業之間共同做好學生的檔案完善工作，從而使學生可以更好的就業。高職院校要做好學生的檔案管理工作，使學生的檔案管理可以更加規范化，要堅持真實性與完整性的基本原則，對學生的檔案進行統一嚴格管理。

學生檔案管理包括學生的學習經歷以及懲罰情況等，具有形成時間長、包含內容豐富等特征。高職院校學生檔案是社會選取人才的重要依據，也是人事檔案重要組成部分，加強改進學生檔案管理工作對高校的教學與就業有重要的現實意義。將高職院校旅游類學生檔案管理現狀存在的問題解決，有助于高職院校旅游類專業學生檔案更加科學的建設管理，可以為社會提供有力的人才保障。