交通運輸檔案管理存在的問題及對策

戎紅平

（忻州市交通運輸綜合行政執法隊）

現階段，交通運輸行業正在進行現代化建設，做好檔案資料管理，能夠為現代化轉型助力。與此同時，同步做好檔案數字化建設，適應未來的發展，能夠更好地發揮檔案資源的價值。從實際應用的角度分析，交通運輸檔案記錄了行業的各類信息，為建設和運營管理提供檔案資源支持，發揮著重要的作用。隨著現代化經濟快速發展，交通運輸檔案管理工作積極開展信息化與現代化建設，實現檔案資源的高效化共享和利用，具有重要的意義。通過引入信息化技術手段，輔助交通運輸檔案管理，全面提高資源利用率水平。

一、交通運輸檔案的特點分析

從交通運輸檔案管理的特點分析如下：（1）內容廣泛。交通運輸管理涉及到公路、運輸管理以及航道等多個方面，對整個過程產生的檔案資料，比如建設和運營管理等，進行全面的搜集和整理，為后期的利用提供支持。（2）數量大。當前，各個地區積極推進交通基礎設施建設，交通運輸管理部門承擔著重要任務，比如交通運輸項目建設和運營等，同時也負責檔案管理。從履職和項目建設等方面分析，產生的檔案資源內容很多，給檔案管理帶來很多挑戰。（3）專業門類細化。從檔案的類型分析，主要包括機關檔案和工程檔案以及業務檔案等，執行的檔案管理標準與要求差異很大，增加了后期檔案管理的難度。除此之外，檔案的專業性和行業性特點很強，需結合交通運輸檔案管理的任務和要求，完成資料的搜集和歸檔以及整理。（4）信息缺少銜接。由于檔案管理信息化水平很低，很多檔案管理部門依舊采用傳統的手工管理方法，檔案資源主要是以紙質版存在，難以滿足實際需求。（5）載體類型多樣化。采用信息化技術手段，使得檔案資源的載體更加多樣化，包括紙質載體檔案與磁性載體檔案以及光介質載體檔案等。在檔案格式方面，主要包括WMA和WAV以及JPEC等。目前，交通運輸檔案管理還存在很多問題，需加以完善和優化，提高檔案管理的水平。

二、交通運輸檔案管理存在的問題

（一）檔案信息化水平不高

從交通運輸檔案管理的發展和需求分析，實現數字化是關鍵，信息化基礎設施是支撐。目前，很多單位的檔案信息化管理水平不高，存在著以下問題：（1）缺少完善的基礎設施。實現檔案數字化管理，需從采集和整理存儲以及利用等方面，進行優化和升級，達到信息化的要求，完成檔案資料的數字化加工和全面存儲，為跨時空調閱檔案資料提供支持。由于缺少信息化技術的支持，使得很多檔案資料搜集不及時和不完整，影響到交通運輸檔案資源的利用。（2）缺少完善的管理辦法。實施檔案數字化管理，既需要信息化技術的支持，也需要管理制度的規范，全面提高檔案管理的效益水平。目前，交通運輸檔案管理方面，未結合數字化管理特點制定完善的管理辦法，使得很多工作的推進面臨挑戰。

（二）檔案系統與業務系統融合度不高

從當前的交通運輸業務需求角度來說，需要實現檔案和業務系統的有效融合。交通運輸企業傳統檔案管理模式存在著很多的問題，例如管理資源成本大；在檔案歸檔和查詢等方面存在著耗時長，且人工登記可能出現不準確的問題。若發現檔案錯誤，難以追蹤到具體負責人。采用信息化管理手段，構建數字化檔案，通過電子掃描的方式實現對檔案數據信息的信息化與智能化整理。不僅能夠提高檔案數據搜集的效率，還能夠保障長期存儲。檔案工作人員利用信息化技術手段，可以實現對檔案的精準分類和存儲，全面提高了數據信息管理和利用的水平，并且能夠節約很大的成本。除此之外，檔案資源的合理利用能夠促進業務項目拓展。目前，交通運輸單位的業務系統和檔案系統分離，未能實現檔案系統與業務系統的有效連接，使得檔案數據利用存在著問題。例如，使用獨立運行的檔案系統，雖然可以支持檔案管理，但是難以實現和項目的有效結合，使得數據信息的應用需求無法得到滿足。若能夠實現檔案系統與業務系統的有效融合，深度挖掘數據信息的價值，開發相應的功能模塊，能夠為交通項目的建設運行管理提供有力的檔案數據信息支持。根據采集的數據信息，可以精準分析客戶群體和自身的業務水平，不斷優化服務模式。當前，很多單位都尚未實現檔案系統和業務系統的融合，需要結合檔案系統運行的情況，提出有效的融合辦法，推進各項工作的開展。

（三）檔案管理創新力不足

新時期，交通運輸檔案資源的利用價值日益凸顯，使得人們高度重視檔案數據信息的即時化采集和利用，但若想實現檔案資源的高效化利用，還面臨很多的技術挑戰，例如檔案數字化管理系統和業務系統的有效融合等，需解決系統開發和模塊嵌入等各類問題，同時也需要思考如何實現檔案資源在項目建設和運營管理中的應用，進而提出有效的管理措施。增強交通運輸檔案管理的創新力，朝向交通運輸現代化發展和檔案數字化管理進行探索和研究，具有重要的意義。未來，交通運輸檔案“全面”信息化是主要方向，例如全面取消紙質版檔案資料，推行數字化管理模式，在這個過程中必須要克服很多技術挑戰，全面提高檔案管理的創新力。

（四）檔案資源的管理與利用能力不強

隨著人們檔案資源價值意識的不斷增強，開始注重交通運輸檔案的管理和利用。從資源的利用角度分析，可增強項目決策的科學化水平。根據履職和項目建設運營中搜集到的各類數據信息，經過全面整合和挖掘，為項目決策提供科學合理的數據信息支持。與此同時，檔案資源的合理化運用，也能夠促進交通運輸事業的發展，帶動社會經濟發展效益的增加。若想實現檔案資源的價值，需要從管理制度和檔案資源管理技術和利用方法等方面，進行探索和優化。目前，交通運輸檔案管理和利用水平不高，在管理方面存在著檔案服務方式和利用方法等方面，尚未達到預期目標，需進行優化和完善。

三、交通運輸檔案管理的優化策略

（一）完善檔案數字化基礎設施

交通運輸檔案管理工作的優化，需要積極推進信息化建設工作，不斷提高檔案數字化管理能力，適應當前的新形勢和新要求。目前來看，傳統的紙質版檔案模式已經無法適應當前的發展需求，在數字化和現代化轉型的背景下，需要積極構建信息化檔案管理系統，促進檔案管理和業務的有效融合。首先，需要積極的完善基礎設施，通過設計合理的數字化管理系統，配置完善的軟硬件系統，形成高水平的網絡平臺，打空時間與空間的限制，促使交通運輸檔案管理工作的效率得到提高。與此同時，利用系統的快速檢索功能，面向使用者提供相應的資源服務。在具體建設時，需要結合檔案數字化管理的建設要求和檔案資源利用的需求，開發相應的功能模塊，例如檔案資料采集與整理、檔案資料數據庫等。其次，制定完善的數字檔案管理條例。采用計算機相關技術手段，輔助檔案管理工作的開展，很多檔案資料都是以電子文件的形式存在。為了保障管理工作高質量開展和落實，需制定完善的管理辦法，例如明確數字化檔案的采集和歸檔要求，為檔案數字化管理提供管理指導，全面提高管理的水平。最后，做好檔案信息的規范化管理。按照國家的相關標準和規范要求，結合自身的需求，構建完善的管理體系，形成完善的文件格式，促使檔案數字化管理的水平得到提高。

（二）促進檔案與業務的融合

根據交通事業發展的需求，積極推進檔案管理和業務管理的融合。實踐中，將檔案數字化管理當作交通項目業務系統的輔助功能。檔案資料產生于業務項目的全過程，包括項目立項和可行性研究以及后期的建設等。采取數字化管理的模式，將數字化管理系統和業務系統有效的融合，使得檔案管理能夠深入到項目全過程，及時采集項目產生的檔案數據資料，并且為工程項目管理提供數據支持。一方面能夠保證項目產生的檔案及時準確地采集，另一方面還能夠提高工作的效率，降低檔案資源管理成本。最為重要的是，可實現檔案數據信息的即時利用，提高項目管理水平。為了能夠開發有效的融合系統，需要做好相應的調研與分析[1]。根據當前的檔案系統和項目管理系統特點，提出有效的融合方案。堅持需求導向原則，倒推業務系統中需要開發的檔案模塊以及需要完善的數據等，從各個環節做好優化。組織各個部門對系統進行全面的測試與分析，及時發現出現的堵塞點合不合理問題，保證構建的數字化系統能夠與業務相互結合。除此之外，在項目推進過程中，需要及時地更新數據信息和檔案資料，為檔案資源開發提供支持。在實際應用中，為了能夠保證檔案數字化管理和業務有效地融合，需要設置相應的管理負責人，由檔案管理人員負責檔案數字化管理，業務人員則可根據權限利用各類數據信息。通過充分利用檔案數據信息，提高項目管理和運營管理，增強企業競爭力[2]。

（三）加大檔案管理的創新力

新形勢下交通運輸檔案管理工作的開展，需加速朝向數字化方向發展，不斷創新檔案管理的方法，提高檔案管理和資源利用水平。以某高速公路段為例，探索實施“單套制”管理方法。單套制指的是僅以電子檔案的方式歸檔與保存，項目將不再生產與保存紙質資料。在檔案管理方面制作電子檔案，利用數字設備在一定的環境中生成，通過數碼形式保存，借助計算機或者其他數字設備閱讀處理，同時可以通過通信網絡上傳文件，整個過程中都需要數字設備的支持。目前，該公路段已經構建并且使用了數字檔案管理系統，完成各類工程電子資料超過1000萬份，通過構建工程建設管理各個環節和全過程要素的電子文件，解決了原來工程建設各個業務板塊多年沒有得到解決的技術壁壘，實現了工程建設期工程資料全要素、全周期數字化管理目標。從數字化檔案管理系統的應用角度分析，具體有以下優勢：（1）經濟方面。采用數字化技術手段，促使計量效率水平得到提高，并且促進了資金良性周轉，整個項目全建設周期減少了工程非生產性投入與開支超過2億元，大約占項目建安費的1%左右。（2）檔案管理效率方面。采用單套制管理模式，借助數字化技術完成各項工作，項目預估產生檔案大約7萬卷，紙質檔案平均每頁4個手簽名，采用數字化檔案管理系統，使用電子簽名，實現批量處理，促使效率提高大約50倍，并且能夠實現交工即驗收，檔案驗收周期縮短大約3年。（3）人員方面。采用此管理模式，使得檔案資料人員減少2/3，原來的管理模式每個標段大約需要配置10名資料員，實現信息化管理后配置人員減到4人，項目大約可以減少上百人。從具體應用的角度分析，采用數字化管理手段，可以實現檔案管理和業務的同步開展，自動上傳試驗檢測數據信息，能夠自動推送簽認，同時對施工圖和工程量清單等實施精細化校核，可以減少超過90%的設計紕漏。除此之外，實現檔案系統和業務系統的連接，支持內業資料的互相引用。基于數字化技術手段，實現資料的自動化歸檔。在一個單位工程的所有分部分項工程完工并評定合格后，按交竣工驗收相關規范的要求進行交竣工驗收文件的全覆蓋自動歸集，并對數據進行校核與組卷，內外業周期保持同步，可實現交工即驗收的目標[4]。

（四）強化檔案管理和利用能力

從交通運輸檔案管理和利用角度分析，需構建完善的管理制度，明確檔案資料收集和整理以及歸檔等管理辦法。在管理工作中按照《交通運輸建設項目歸檔管理規定》以及《交通運輸檔案管理查詢、借閱、歸還細則》等規定，細化分解檔案管理任務，由專門的部門和人員負責，利用管理辦法加以規范，促使檔案管理更加科學化。實踐中需要積極創新交通運輸檔案服務方式，促使檔案資源得到有效利用。采用數字化技術手段，搭建專題數據庫，積極開發兩微一端，利用移動終端設備，支持交通運輸檔案資源的實時化和便捷化查詢[5]。采用互聯網技術手段，實現對檔案信息的物理隔離，比如查詢和借閱等，保障檔案資源的安全化。檔案資源利用方面，必須要深度挖掘數據信息的價值，滿足業務管理的需求[6]。對搜集的交通運輸檔案資源進行分類和整合，形成具體的管理體系，使得資源利用更加簡便化，全面提高管理效益水平。利用交通運輸檔案管理系統，圍繞資料信息收集和整理以及開發利用，做好全面嚴格的控制，通過質量檢驗和數據統計以及科學化管理，促使交通運輸檔案管理更加規范化。為了能夠適應新形勢和新要求，需加大檔案管理設施的投入力度，配置充足的計算機和掃描儀以及各類軟件，不斷提高檔案資源的數字化管理水平。隨著檔案數字化管理模式的實施，使得很多檔案資源利用面臨挑戰，需對檔案業務人員進行培訓，提升檔案資源利用水平[7]。實踐中圍繞數字化檔案管理工作的需求和要求，圍繞知識與技能等方面，進行具體的業務培訓，全面提高檔案資源的管理和利用水平，切實保障檔案資源管理和利用目標得以實現。在檔案管理方面，加大對檔案管理工作開展情況的管理考核力度，設置科學合理的考核指標，形成完善的管理體系，圍繞管理制度和管理技術應用等方面，進行業務考核和管理，全面提高業務管理的水平，及時發現檔案管理存在的不足，全面提高檔案管理的水平，創造更多的效益和價值。保持檔案資源管理的創新力，積極創新管理辦法，提高檔案資源的利用水平[8]。

四、結語

綜上所述，交通運輸檔案管理的優化，構建基于數字化的檔案管理新模式，可適應當前的管理新形勢和新要求，具有重要的意義。從檔案管理實際分析，引入數字化技術手段，利用數字設備，深度挖掘檔案數據信息的價值，面向交通運輸業務，增強檔案與業務的融合度，提高檔案資源的利用率，助力各項業務高效化開展和落實，可創造很多的效益。