新時期國有企業公文管理工作要點探究

周曉敏

（中交第四公路工程局有限公司第一建筑工程分公司）

公文管理工作作為一項系統性的工作，不管是對于國家行政機關單位還是公司企業而言，都是履行職能或者是貫穿企業日常管理的重要路徑，它對企業的發展有著很重要的幫助。就當前現狀分析可知，在國有企業公文管理工作開展的階段，由于受到管理方法、管理技術等影響，會導致公文管理質量滿足不了實際需求，會給企業的發展造成一定的阻礙。所以要對國有企業公文管理工作要點進行探究，尋找出更為科學有效的管理方法。

一、企業公文管理工作的要求

（一）規范性

公文管理工作的過程連貫性非常強，且對文書處理人員個人能力要求較高。要想確保公文管理順利實施和進行，必須要提高工作規范和標準。在具體公文處理過程中，要想做好規范化管理，就必須要做好下述幾個方面的工作：其一，保證制度、規程規范；其二，確保所有文書處理人員有良好的工作作風，工作嚴謹、認真。其三，各個工作環節緊密聯系，提高工作水平。

（二）時效性

公文管理過程中應該遵循時效性的要求，這是極為重要的工作準則之一。在實際工作中，任何公文的形成、傳閱、批示、歸檔等流程都必須在規定的時間內完成。如果公文管理人員缺乏時間觀念，沒有對各個環節的進行嚴格的管理和控制，導致公文得不到及時處理，將影響工作的落實。因此，在公文管理中，應該及時、規范性管理每份公文。公文比較多的情況下，要分輕重緩急開展工作，發揮出公文管理應有的作用，提高工作效率。

（三）安全保密性

保密性也是公文的一項重要特征。在信息化技術發展和進步之下，公文管理電子化、信息化成為主流，紙質文件已經逐步被淘汰，而網絡安全性通常較差，所以泄密的情況比較常見，途徑也比較多。大部分機密性公文，包含很多秘密文件和事項，因此對于保密的要求也更高，這也是公文管理的內在要求。有效確保安全、保密是公文管理正常運作的基本要求，必須做好軟、硬件方面的防范和管理，提高防范意識和水平，明確工作范圍和標準，對于公文流轉的各個環節都要加強監督與管理。對于公文傳遞的整個生命周期進行嚴格監督管理，保證文件不會存在泄漏、遺失和損壞的問題[1]。

二、企業公文管理工作中存在的問題

在國有企業工程管理工作開展過程中，由于相關的管理制度不夠健全或者是公文處理的時效性不足等多方面問題，導致公文管理工作難以開展，甚至會影響到企業的生產經營。以下對公文管理常見的問題進行探討。

（一）企業管理制度不夠完善

要想有效地發揮出管理工作的作用，就必須有規章制度的保障。建立健全公文管理規章制度，才能更好地提高工作能力和水平。但是目前很多企業單位公文管理體系依舊處于初級發展階段、盡管建立了一部分規章制度，但并未考慮其實用性、全面性、時代性，沒有進一步完善符合企業實際發展的管理體系，效率和水平比較差，難以滿足新時期國有企業進一步發展的需要?？梢郧宄J識到的是，當前我國的很多用人單位的企業辦公室內部管理都是學習國外企業辦公制度的經驗，其本身存在一定的缺陷和問題，并不能很好的促進企業管理的進一步優化，相反往往事倍功半。此外，在借鑒國外管理經驗時，沒有根據國內政策與社會環境做出改進和調整，僵化搬運制度，奉行“拿來主義”，無法有效的解決國有企業發展過程的實際問題。這種情況之下，傳統公文管理制度難以順應時代的發展，缺乏可操作性的管理制度和標準，也沒有健全完善的獎懲制度，人員工作積極性、主動性比較差，缺乏工作熱情，并不能完全滿足當前工作的需要，對于國有企業的發展和壯大帶來不利的影響。

（二）公文沒有及時處理

公文管理關系到企業生產經營的方方面面，因而必須重視公文管理的時效性。每一份公文都是有實效的，公文只有在特定的時效下才能發揮作用。如果公文的時效性不能發揮出應有的作用，不僅會影響公文的正常流轉，還會給企業的經營發展帶來不利影響，很多工作無法有效地進行。從企業經營發展實際情況來看，因為企業每日收發文件的數量比較多，公文管理的工作量也比較大，如果處理方法不合理、處理流程不順暢或者人員素質較低等，都會造成公文不能有效的處理，及時性比較差，對工作效率和工作質量產生不利的影響。從這一方面分析，主要可能出現以下幾種情況：其一，沒有詳細做好收發文件記錄工作，沒有跟蹤記錄，造成文件積壓而延誤。其二，企業制定的公文管理流程比較復雜，程序也比較多，造成一些緊急的文件不能有效的傳播和使用。其三，企業內部并未建立完善的監督管理控制措施，督辦機制的功能比較弱化，公文管理延誤、漏辦的問題較為普遍存在，影響企業各項經營活動開展。

（三）沒有嚴格地遵守行文規則

行文規則就是制定公文、發出公文、處理公文等所有工作必須遵守的準則，是工作的依據和標準要求。只有嚴格落實行文規則，才能保證公文管理工作更加高效、順利地進行，提高公文管理科學化水平和效果。但是從具體情況分析，很多國有企業都沒有落實行文規則的措施，造成公文管理比較混亂。具體來說，包含下述幾個方面的問題：其一，行文沒有嚴格落實相應的工作程序，部分存在越級行文、未經批復執行文件內容、涉及其他部門職能范圍內事項未進行會簽發文等情況，嚴重威脅企業日常生產經營。其二，行文沒有嚴格執行規范要求和標準，上行文與下行文格式混淆，全文排版不符規范等問題時有發生。其三，行文繁冗的問題較為常見。日常工作過度依賴發文，有的發文沒有實質內容，層層轉發現象屢禁不止。這些問題看似平常，但是長期積累之下，導致公文無法有效運行和應用，容易造成企業內部管理混亂，給企業正常發展帶來不利影響。

（四）工作意識薄弱，工作權責不清晰

在國有企業日常管理實踐中，辦公室的行政工作人員開展公文管理工作，很多因為自身素質不足或者管理制度上的缺陷，缺乏較高的工作意識，工作權責界定不清晰，導致在認知方面有很大的不足，甚至有人只要是看到文件上有公章就認為是公文，這種情況之下，企業的公文管理本身就會存在很多的問題，規范化、標準化難以滿足工作的需要。從這個方面出發，公文文化的管理應該滲透到企業的各個管理工作中，應該做出改進和調整，實現企業管理規范化進行，從而發揮出規章制度和效力的作用，促進企業的公文管理水平和服務質量的全面提升，以更好地適應企業的發展，為企業帶來一定的經濟效益。由于我國的國有企業的獨特性質，在日常工作中，公文管理工作量比較大，如果沒有及時統計企業的公文信息，或者沒有按照規范化的要求對公文進行整理與歸檔，必然會造成很多工作無法順利進行，給企業帶來較大的損失和不利影響。

三、做好公文管理工作的有效對策

在國有企業發展的階段，想要全面地提高公文的管理水平達到新時期發展需求必須要做好相關制度的完善，并且要意識到過程管理的重要性，從工作思想、工作方法上面進行創新，這樣才能夠提高管理水平。

（一）做好公文處理要完善制度、明確職責

國有企業需要做好日常的公文管理工作?！皼]有規矩無以成方圓”，辦公室行政人員對于公文管理方面都需要按照規章制度開展工作，必須遵循相應的管理制度和標準。企業經營活動中涉及的公文工作，除了嚴格遵循上級單位的制度外，還要以國家、企業以及所在地區的黨政機關相應的公文處理管理辦法和工作制度為參考，及時修訂相應的公文管理處理工作辦法，為企業公文管理提供基礎和根據。

企業制定的公文處理工作辦法，要規定好企業相應公文處理內容、流程以及權限，明確各級領導、機關以及公文人員的相應職責和標準。通常來說，國有企業機關辦公室是企業公文管理的主要機構，也是公文流轉的中心組織。充分發揮公文管理的作用，能夠保證企業日常生產經營工作的順利開展，為領導制定決策、開展工作提供依據。以我公司為例，目前公司制定的《公文處理辦法》以上級單位制度為標準，同時參考《黨政機關公文格式》(GB/T9704-2012)國家標準。在日常公文管理工作中，制定《公文評價管理辦法》，在過程中對機關以及下級單位的公文進行考核評價，定期發布考評結果，及時糾正公文處理中的共性、個性問題，以此提高公司整體的公文管理水平。

（二）需要充分地意識到公文管理工作的重要性

從企業發展的角度分析，提高對公文管理的重視顯得極為重要。首先需要提高企業管理人員對于公文管理的意識，這是做好公文管理工作的基礎和根本。對于企業來說，公文是一種傳輸信息的載體和形式，可以真實反映出企業的經營發展實際情況，還能夠給企業內部各項管理工作順利進行搭建橋梁，發揮出應有的作用。如果從公文流轉的開端就不予以足夠的重視，連最基本的公文流轉都無法在企業內按照規范完成，那么企業的工作效率和質量是無法保障的。作為國有企業公文管理人員，也必須意識到自身工作的重要性，及時有效的做好日常公文管理工作，將這項基礎工作作為企業發展的重要部分，從思想上提前足夠的重視，才能發揮出公文管理的重要作用和價值，為企業發展助力。

（三）重視時效，提高公文的處理效率

企業公文管理具備一定的時效性，這是公文管理工作的重要要求。在企業處理公文文件時，應該按照隨到隨辦、不拖拉、不漏辦的標準要求，讓公文處理更具時效性。具體來說，在實際工作中要從下述兩個方面著手：第一，簡化公文處理程序，明確公文管理的流程和標準，公文流轉要嚴格按照公司管理要求執行，辦公室要能準確掌握公文處理流程要求，按照“平件平辦、急件急辦”原則，及時、準確、規范進行公文流轉，確保做到不延誤、不耽擱、不錯傳，為企業經營活動順利開展提供服務和保障。第二，結合企業的經營發展具體情況，構建完善的催辦督辦工作機制。辦公室作為公文督辦的歸口管理部門，負責文件流程的督辦催辦工作，應該確保文件流轉順暢、準確、高效。要隨時監督公文處理流轉節點，并定期開展公文的催辦與核查工作，跟蹤公文處理的情況，禁止存在公文壓誤或者漏辦的問題，保證公文處理在規定時限內辦結。

（四）建設高水平公文管理隊伍，提高公文管理水平

公文管理工作與企業的其他管理工作是不同的，其具備政治性，工作內容涉及的范圍比較大，企業任何部門、任何人員都是公文管理的對象，這就決定了該工作是比較特殊的?；谶@些特點，處理公文的文書人員應該有一定的思想覺悟，政治立場非常堅定，具備嚴謹的工作作風和認真的工作態度，較高的寫作水平，較強的時間觀念等基本素質。只有如此，才能使得公文管理工作順利進行，切實提升公文管理的水平。因此，企業應該積極的展開公文管理工作團隊建設，具體從下述幾個方面出發：第一，重視文書人員的聘用，招聘高水平的崗位工作人員。同時，通過設置AB崗，破解因人員流動造成的業務水平不穩定、不均衡問題，確保公文管理工作的連續性和穩定性。第二，結合公司公文管理實際，邀請內外部專家，開展針對性和系統性的公文管理培訓，著力提升公文管理人員的業務水平和綜合素質。第三，定期進行人員考核，持續做好公文評價工作，制定切實可行的獎懲工作機制，提高文書人員的工作積極性，提高公文管理工作的水平。第四，持續做好評先推優工作，提高公文管理人員榮譽感、獲得感，充分調動公文管理人員的工作積極性和主動性，營造比學趕超的良好氛圍。

（五）加強公文管理的數字化應用程度

新時期國有企業應該順應時代的發展，讓公文管理工作步入信息化應用軌道，首先要做的工作就是實現現代化的轉變，為公文管理水平的提升起到一定的推動作用。公文管理工作信息化應用需要滿足一定的基礎設施條件，企業必須購進性能高、質量水平高、容量大、安全性好的基礎設施，滿足實際工作的需要。此外，對于配置公文管理信息系統的計算機來說，還應該連接掃描儀、光盤刻錄機等，有相應的電源供應系統，連續性供電，不會影響系統的運行。為了保證公文管理信息化改革與發展目標實現，所應用的辦公軟件也必須是正版的，經過權威部門的認可。要想高效的落實企業公文管理信息化建設，就要讓數字化建設與發展發揮出管理的作用與效果[2]。同時還要意識到，數字化建設并不是短期內能夠實現的，而是要分步、分階段進行，通過制定周密、詳細的計劃，逐步逐項落實、應用到實際工作中。一般來說，企業的公文管理工作都是由辦公室完成的，公文管理信息系統的運行推廣責任也落在了辦公室身上，不僅要將傳統公文文件檔案錄入到系統內，分門別類地進行存儲，還要對新系統的推廣運行進行部署、培訓，以實現高效、快速的電子化轉變和應用。企業需要通過公文信息化系統的不斷運行，同步接收反饋，不斷改進，最終構建完善的公文信息化管理系統，實現公文管理多層次進行，促進公文管理工作無紙化、高效運轉。只有建設高水平、高效率的公文管理信息系統，實現各類公文管理一體化的建設，將內外部信息統一規劃與管理，才能更好地提升公文管理水平，讓企業的經營、發展都能夠順利進行，各項工作順利實施。

四、結語

綜上所述，新時期國有企業公文管理工作對于企業的經營和發展起到了極為重要的作用，我們需要從實踐角度出發，分析解當前公文管理的問題和不足，總結公文管理要點，應用先進科學手段組織開展公文管理工作，避免因公文管理不到位，造成企業經營運轉流程不順暢。公文管理工作還要重視人員素質的提升，提高人員責任心，做好細節性的管理工作，促進公文管理總體水平提升，為企業發展做出貢獻。