論存貨管理的重要性
——以G電器企業(yè)為例

■姚韻莉

（珠海光庫科技股份有限公司）

1 引 言

當(dāng)前，為了適應(yīng)我國各類生產(chǎn)制造企業(yè)數(shù)量、體量、規(guī)模的快速增加，現(xiàn)代化企業(yè)管理水平的要求也正不斷提高的趨勢下，各生產(chǎn)制造企業(yè)必須提高存貨管理水平。目前，我國大部分生產(chǎn)制造企業(yè)在存貨管理方面仍然存在許多不足之處，只有對企業(yè)的庫存進(jìn)行有效控制，才可能滿足不同客戶的各種不同的實(shí)際需求。怎樣提高生產(chǎn)制造企業(yè)存貨的管理水平，如何加快流動(dòng)資金的周轉(zhuǎn)效率，確保生產(chǎn)經(jīng)營得到正常、穩(wěn)定的運(yùn)行，已成為亟待解決的問題。

2 電器制造企業(yè)存貨管理的重要性及其要點(diǎn)

2.1 存貨管理的重要性

很多生產(chǎn)企業(yè)有著不同類型、數(shù)量眾多的存貨。為確保生產(chǎn)經(jīng)營可持續(xù)、穩(wěn)定地開展業(yè)務(wù)，提前做好采購計(jì)劃、銷售預(yù)測，對存貨進(jìn)行有計(jì)劃性地采購、投入生產(chǎn)或銷售就顯得尤其重要。持有存貨就要會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的管理成本（如倉管人員的工資、場地占用費(fèi)、水電費(fèi)等），以及資金占用成本，存貨跌價(jià)風(fēng)險(xiǎn)等，因此，存貨管理水平的高低將直接反映企業(yè)流動(dòng)性資產(chǎn)的管理效率，影響了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益。對那些存貨價(jià)值高、品種多的企業(yè)，更加要重視存貨的管理。為了降低企業(yè)的流動(dòng)資金占用率，提高存貨的周轉(zhuǎn)速度，進(jìn)而增強(qiáng)企業(yè)的整體盈利能力，就要建立科學(xué)、有效、完善的存貨管理制度。

2.2 存貨管理的要點(diǎn)

2.2.1 采購成本與缺貨成本的權(quán)衡

存貨的成本除了采購成本及相應(yīng)的費(fèi)用，還有相應(yīng)的保險(xiǎn)費(fèi)、倉庫租金、相關(guān)管理人員的工資、庫存的合理損耗、存貨占用的資金成本等。存貨管理首先要考慮如何在既能滿足生產(chǎn)的需求，持有足夠存貨的同時(shí)，又能降低成本和費(fèi)用，增加利潤?？茖W(xué)合理地制定采購計(jì)劃，降低成本，是存貨管理的第一步。

2.2.2 存貨的庫存管理

市場經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)正快速發(fā)展，下游客戶或終端消費(fèi)者的偏好及需求也變得復(fù)雜多樣，要求越來越高，產(chǎn)品的生命周期也不斷縮短，在當(dāng)前的市場情況下，企業(yè)庫存應(yīng)保持合理。因此，為降低存貨過多而產(chǎn)生的資金積壓所帶來的風(fēng)險(xiǎn)，以及存貨不足無法滿足市場和生產(chǎn)需求的風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)應(yīng)力求在不影響生產(chǎn)與銷售的基礎(chǔ)上，確定最佳庫存持有量。

2.2.3 存貨的賬實(shí)一致

企業(yè)應(yīng)關(guān)注存貨的賬面數(shù)據(jù)與實(shí)物是否一致，隨時(shí)掌握存貨的變動(dòng)，從而對生產(chǎn)、采購提供決策依據(jù)。賬實(shí)一致，才能保證存貨的賬面數(shù)據(jù)完整、準(zhǔn)確，真實(shí)體現(xiàn)存貨的數(shù)據(jù)情況。同時(shí)，通過定期或不定期的盤點(diǎn)，可以及時(shí)掌握存貨實(shí)物保管的安全性，及時(shí)了解存貨外觀、性能、品質(zhì)是否有變化，是否有遺失，是否需要在賬上做調(diào)整。企業(yè)應(yīng)根據(jù)存貨的種類、特性、價(jià)值、數(shù)量、管理的難易程度等多方面因素，制定合理可行的盤點(diǎn)方案。

3 案例分析

G電器企業(yè)是某市一個(gè)民營企業(yè)，其產(chǎn)品遠(yuǎn)銷國內(nèi)、外，市場占有率較高。為了滿足客戶日益增加的需求，G電器擴(kuò)大生產(chǎn)規(guī)模，提高產(chǎn)能，因此庫存也迅速加大，存貨管理的壓力越來越大。與我國大部分制造企業(yè)普遍存在的問題一樣，G電器企業(yè)的存貨管理主要有以下幾個(gè)方面的問題：

3.1 存貨管理制度不夠全面、執(zhí)行不到位

首先，G電器企業(yè)管理層缺乏對存貨控制和管理的相關(guān)知識(shí)，沒有意識(shí)到其重要性，因而忽略了存貨管理制度與流程的建立與完善，導(dǎo)致企業(yè)既缺乏統(tǒng)一的制度標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范存貨采購、使用、記錄、保管等行為。同時(shí)，企業(yè)沒有對存貨管理相關(guān)崗位人員的素質(zhì)、能力進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，部分倉庫工作人員或管理人員素質(zhì)不高、責(zé)任心不強(qiáng)，造成存貨沒有得到有效的管理，出現(xiàn)存貨被亂放、丟失、破損等現(xiàn)象，嚴(yán)重?fù)p害企業(yè)的利益。

其次，企業(yè)沒有定期對相關(guān)制度的執(zhí)行效果進(jìn)行評估，沒有及時(shí)掌握相關(guān)流程制度在執(zhí)行過程中遇到的問題，問題沒有及時(shí)得到反饋與糾正，導(dǎo)致無法評價(jià)該制度的有效性，也不能為評價(jià)經(jīng)營性流動(dòng)資金的管理效率提供充分的依據(jù)。

3.2 采購環(huán)節(jié)存在的問題

3.2.1 沒有制定科學(xué)可行的采購計(jì)劃

G電器企業(yè)存貨管理中的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，就是沒有形成一套固定的采購計(jì)劃模型。該企業(yè)的計(jì)劃、生產(chǎn)、研發(fā)等部門沒有采取科學(xué)合理的方法進(jìn)行存貨需求的分析、預(yù)測，沒有確定存貨的安全存貨量、訂貨提前期、最低庫存量等，給企業(yè)生產(chǎn)管理帶來成本、運(yùn)營等風(fēng)險(xiǎn)。不但采購員營私舞弊的可能性極大，也容易導(dǎo)致材料采購過多，出現(xiàn)囤積現(xiàn)象，大量占用了企業(yè)流動(dòng)資金；或急需的材料儲(chǔ)備不足，影響生產(chǎn)進(jìn)度，造成丟失訂單和客戶，引起違約風(fēng)險(xiǎn)。

3.2.2 企業(yè)對供應(yīng)商的管理不當(dāng)

企業(yè)對供應(yīng)商的管理不當(dāng)。G電器企業(yè)沒有建立主要供應(yīng)商檔案，沒有穩(wěn)定的材料采購來源，采購的材料質(zhì)量不穩(wěn)定，供貨不及時(shí)。有些重要材料存在獨(dú)家供應(yīng)的情況，造成企業(yè)議價(jià)能力不強(qiáng)，采購成本高，同時(shí)也存在斷供缺貨的風(fēng)險(xiǎn)。

3.2.3 G電器企業(yè)存貨管理崗位設(shè)置不合理

G電器企業(yè)存貨管理崗位設(shè)置不合理，相關(guān)工作人員職業(yè)素質(zhì)不高，沒有足夠的經(jīng)驗(yàn)或能力，沒有運(yùn)用科學(xué)、合理的方法來核算、記錄存貨的數(shù)量與價(jià)值，造成賬面數(shù)據(jù)無法真實(shí)、完整反映企業(yè)存貨實(shí)物的狀況，加大了錯(cuò)誤和舞弊的風(fēng)險(xiǎn)。

3.3 企業(yè)完全實(shí)現(xiàn)信息化管理

G電器企業(yè)和存貨管理還在依賴相關(guān)人員的個(gè)人判斷，實(shí)物管理主要利用原始的手工操作、表格管理，既影響工作效率和質(zhì)量，也不能滿足企業(yè)經(jīng)營規(guī)模日漸壯大、市場競爭日趨激烈的需求，影響了企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

3.4 企業(yè)的存貨與市場周期性需求相脫節(jié)

G電器企業(yè)的產(chǎn)品有銷售旺季與淡季之分。在旺季時(shí)，產(chǎn)品供不應(yīng)求，導(dǎo)致生產(chǎn)材料緊缺、產(chǎn)品供應(yīng)量不足，產(chǎn)生大量延期訂單，存在違約風(fēng)險(xiǎn)；由于批量采購原材料并批量生產(chǎn)，在淡季時(shí)，就容易產(chǎn)生庫存原材料與產(chǎn)成品積壓，增加庫存壓力。

3.5 報(bào)廢品、不良品沒有及時(shí)處理，導(dǎo)致存貨庫存管理成本上升

企業(yè)工業(yè)化生產(chǎn)要求生產(chǎn)出均質(zhì)的產(chǎn)品，而在實(shí)際過程中，會(huì)有異常情況出現(xiàn)，導(dǎo)致報(bào)廢品、不良品的產(chǎn)生。對于報(bào)廢品，企業(yè)沒有予以重視，沒有及時(shí)提出具體處理方案。對于不良品，企業(yè)沒有及時(shí)安排技術(shù)人員進(jìn)行維修。由于企業(yè)人手有限，為了爭取時(shí)間生產(chǎn)并交貨給客戶，沒有多余的人員和時(shí)間對產(chǎn)品進(jìn)行維修；另一方面，技術(shù)水平高的人員穩(wěn)定性不高，業(yè)務(wù)交接也會(huì)產(chǎn)生缺失和漏洞。以上因素，會(huì)導(dǎo)致報(bào)廢品、不良品堆積，占用企業(yè)倉庫空間，增加庫存成本和資金占用成本。

4 完善制造企業(yè)存貨管理的建議

4.1 建立健全存貨內(nèi)部控制制度

第一，采購要依法合規(guī)，多方詢價(jià)，努力降低采購成本；存貨管理的各環(huán)節(jié)需分工明確，崗位設(shè)置要起到相互制約、相互監(jiān)督的作用。對存貨的采購、入庫、發(fā)出、領(lǐng)用、處置等，都要有詳細(xì)的流程制度作為指引，相關(guān)人員需要嚴(yán)格按規(guī)定執(zhí)行，并及時(shí)做好賬面登記和資料的保管，定期核對實(shí)物，保證賬面數(shù)據(jù)與實(shí)存數(shù)量相符。

第二，對實(shí)物存貨進(jìn)行分類、分區(qū)管理。根據(jù)存貨在生產(chǎn)過程中的不同環(huán)節(jié)分區(qū)存放，不同保管區(qū)間的存貨按其對生產(chǎn)的緊急程度、采購成本高低、存放的物理環(huán)境要求等，分別擺放，并做好標(biāo)識(shí)。對一些價(jià)值特別高、生產(chǎn)中特別用途的關(guān)鍵零部件、精密儀器、危險(xiǎn)品等要采用特別的保管措施，嚴(yán)格限制未經(jīng)批準(zhǔn)的人員接觸此批存貨。

第三，定期盤點(diǎn)，查找錯(cuò)漏。如有盤虧，應(yīng)由存貨使用部門書面提交報(bào)告，寫明盤虧原因，分清各方責(zé)任，并及時(shí)報(bào)告有關(guān)管理層。對于盤虧金額較大、或性質(zhì)嚴(yán)重的，應(yīng)對相關(guān)責(zé)任人處以行政和經(jīng)濟(jì)處罰。同時(shí)也要了解存貨的質(zhì)量狀況，對長期積壓的呆滯品、報(bào)廢品、質(zhì)次價(jià)高以及數(shù)量過大的存貨采取相應(yīng)的處理措施。

第四，內(nèi)審部門、財(cái)務(wù)部門或相關(guān)監(jiān)管部門做好監(jiān)督、考核工作，確保各項(xiàng)制度得以有效貫徹執(zhí)行，考核結(jié)果及時(shí)向管理層匯報(bào)，管理層根據(jù)考核結(jié)果對相關(guān)存貨管理人員進(jìn)行績效考核，與獎(jiǎng)金掛鉤，明確獎(jiǎng)懲。

4.2 制定科學(xué)、合理的采購計(jì)劃

4.2.1 存貨采購需實(shí)行事前授權(quán)審批控制制度

存貨使用部門要事先做好計(jì)劃，根據(jù)現(xiàn)有存量、預(yù)測生產(chǎn)所需用量以及安全庫存量，填制采購申請單，提交給采購部門。采購部門既要做到及時(shí)、充足地進(jìn)行采購，以補(bǔ)充生產(chǎn)經(jīng)營所需要的存貨，也要做到多方比價(jià)，選擇質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的存貨，以期降低成本、增加收益。采購申請需經(jīng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)、管理層批準(zhǔn)后方可實(shí)施。

4.2.2 要求采購人員有較高的職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)知識(shí)

一方面，要熟悉企業(yè)產(chǎn)品的構(gòu)造及性能，充分了解并掌握生產(chǎn)制造流程及設(shè)備操作方法，全面掌握各種產(chǎn)品維修知識(shí)、熟悉各種備用物料及生產(chǎn)耗用材料的性能和要求。另一方面，要有良好的溝通議價(jià)技巧，與供應(yīng)商保持良好的關(guān)系，提前讓供應(yīng)商了解企業(yè)的采購計(jì)劃及要求，及時(shí)安排自己的存貨與和生產(chǎn)計(jì)劃，確保供應(yīng)商以最優(yōu)惠的價(jià)格、優(yōu)先送貨。如供應(yīng)商不能按時(shí)送貨，要提前向企業(yè)做出預(yù)警。

4.2.3 建立供應(yīng)商檔案，并嚴(yán)格準(zhǔn)入制度

建立供應(yīng)商檔案，并嚴(yán)格準(zhǔn)入制度，定期更新。充分了解供貨商的基本信息，如企業(yè)背景、司法風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)、企業(yè)發(fā)展、經(jīng)營信息（如財(cái)務(wù)狀況、納稅情況、職工數(shù)量）等，以防采購員亂報(bào)價(jià)格、或從中謀利，產(chǎn)生舞弊。在進(jìn)行重要物資采購時(shí)，雙方必須簽訂正規(guī)的合同，條款中列明發(fā)貨、驗(yàn)收、付款、違約責(zé)任等。企業(yè)法律部、內(nèi)審、財(cái)務(wù)或其他部門應(yīng)對合同條款進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)審核，防范出現(xiàn)營私舞弊或欺騙等風(fēng)險(xiǎn)。

4.2.4 根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，建立安全庫存管理制度

G電子制造企業(yè)生產(chǎn)工藝的變更、機(jī)器設(shè)備的維修保養(yǎng)或者更新?lián)Q代等，會(huì)對物料損耗產(chǎn)生影響，有可能造成原材料報(bào)廢率上升。重要機(jī)器維修保養(yǎng)也需要提前加工一定數(shù)量的物料。建立安全庫存除了能滿足需求外，還有兩個(gè)積極作用：一是縮短原材料采購周期；二是能降低最小采購批量及采購訂單控制的影響。提高需求預(yù)測的準(zhǔn)確性，縮短訂貨與生產(chǎn)周期，減少材料供應(yīng)的不確定性，某種程度可以降低機(jī)器設(shè)備的故障率，提高工作人員的積極性，從而提高管理效率。

4.2.5 根據(jù)市場物價(jià)酌情備貨，合理對沖原材料價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)

對于企業(yè)生產(chǎn)需求量大、市場緊缺、價(jià)格波動(dòng)較大的原材料，為了規(guī)避價(jià)格上漲風(fēng)險(xiǎn)以及匯率風(fēng)險(xiǎn)，可以提前進(jìn)行備貨，或者建立套期保值制度，對相關(guān)原材料進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)對沖。需要企業(yè)有專業(yè)的管理、運(yùn)營、財(cái)務(wù)等團(tuán)隊(duì)，向企業(yè)提出了更高的要求。

4.3 加強(qiáng)信息化建設(shè)

G電器企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身實(shí)際情況，選擇適合本企業(yè)的信息化管理系統(tǒng)，并在企業(yè)運(yùn)營全過程中全面運(yùn)用，充分利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)為企業(yè)管理服務(wù)，從而提高存貨管理的效率與質(zhì)量。包括公司管理層在內(nèi)的全體員工應(yīng)對信息系統(tǒng)的操作、使用有充分的認(rèn)識(shí)。企業(yè)人事部門或?qū)I(yè)部門可以分部門、分模塊、分流程進(jìn)行培訓(xùn)，全面貫徹執(zhí)行系統(tǒng)的操作流程，嚴(yán)格按系統(tǒng)的要求進(jìn)行存貨的計(jì)劃、采購、驗(yàn)收、領(lǐng)用、管理、登記，減少人為的錯(cuò)誤或舞弊，同時(shí)也可以令數(shù)據(jù)更及時(shí)、更準(zhǔn)確地反映存貨實(shí)物的情況。

4.4 合理安排周期性產(chǎn)品的庫存

G電器企業(yè)的產(chǎn)品季節(jié)性較強(qiáng)，持續(xù)時(shí)間也比較短，這對庫存管理來說是一個(gè)極大的挑戰(zhàn)?？梢酝ㄟ^銷售折扣的優(yōu)惠政策，分散企業(yè)在旺季時(shí)的生產(chǎn)和存貨壓力。比如，在旺季前三個(gè)月提前提貨付款，企業(yè)給予七折優(yōu)惠，提前兩個(gè)月給予八折優(yōu)惠，提前一個(gè)月給予九折優(yōu)惠。到了旺季再提貨，則要全價(jià)付款。這種方法只要折扣的損失低于存貨生產(chǎn)成本、存貨管理成本和資金成本，就會(huì)給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)利益，并且也加快了存貨、應(yīng)收賬款的周轉(zhuǎn)率，提高資產(chǎn)的使用效率。

4.5 完善報(bào)廢品、不良品管理制度

倉庫管理人員通過定期盤點(diǎn)、檢查，整理報(bào)廢品和不良品明細(xì)資料并提交給質(zhì)量檢查部門，質(zhì)量檢查部門核實(shí)后以書面方式及時(shí)通知各生產(chǎn)、研發(fā)、采購等相關(guān)部門；相關(guān)部門應(yīng)予以重視，并落實(shí)相關(guān)責(zé)任人。質(zhì)檢員與生產(chǎn)技術(shù)人員共同對報(bào)廢品及不良品進(jìn)行評價(jià)，同時(shí)提出具體的處理意見。將不良品與合格品隔離存放，防止在處理前被誤用。相關(guān)責(zé)任部門應(yīng)嚴(yán)格按處理意見對不良品進(jìn)行處理，由檢驗(yàn)員監(jiān)督實(shí)施。

5 結(jié) 語

綜上，存貨管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的一個(gè)重要內(nèi)容。企業(yè)的董事、監(jiān)事、經(jīng)理和其他高級管理人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對存貨管理重要性的認(rèn)識(shí)，在存貨管理內(nèi)部控制制度的建立、健全中發(fā)揮主導(dǎo)作用，帶領(lǐng)全體員工認(rèn)真貫徹、執(zhí)行存貨管理制度，并采用績效考核的機(jī)制來確保制度得到及時(shí)的落實(shí)和反饋。用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)確保存貨管理的安全性，防范錯(cuò)誤或舞弊風(fēng)險(xiǎn)；定期盤點(diǎn)，保持賬面數(shù)據(jù)與實(shí)物的一致性；存貨核算要能及時(shí)、全面、完整、真實(shí)地反映存貨的現(xiàn)狀。企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的特點(diǎn)，采用合適的存貨管理方法，以達(dá)到降低成本、提高經(jīng)濟(jì)效益的目的，從而確保企業(yè)長期穩(wěn)定、健康的發(fā)展。