論行政事業單位固定資產管理中的內部控制

■王儷樺

（湖南省邵陽市住房公積金管理中心）

引 言

隨著事業單位固定資產規模的不斷擴大，對事業單位固定資產管理提出了更高要求。然而，實務中由于行政事業單位存在制度、機制、流程、信息化建設、內部監督等方面的原因，造成其在固定資產內部控制管理過程中出現了一定問題。如果對其不能加以改善，將有可能導致行業單位國有資產的流失，嚴重的話將危害行政事業單位整體的發展并影響到國家、社會的正常運轉。因此，有必要進一步地提升行政事業單位的固定資產內部控制管理水平，從而確保行政事業單位的正常運轉。

1 行政事業單位進行固定資產管理內部控制的重要意義

1.1 有效遏制腐敗問題出現

行政事業單位為了確保其日常的正常運轉，其擁有著較多的資產資源，其中固定資產占有較大的份額。而確保固定資產的安全與完整，是行政事業單位開展反腐倡廉工作的重要抓手。近年來對于反腐倡廉工作的要求越來越高，廉政建設工作已成為行政事業單位當前及未來很長一段時間內重要工作任務。從一些行政事業單位所發生的腐敗案例可以看出，國有資產流失是伴隨著腐敗現象所發生的。確保固定資產的安全與完整，即是保證國有資產的安全。行政事業單位加強固定資產的內部控制管理，使其進一步規范、有序，能夠有效地遏制腐敗現象出現，為反腐倡廉提供有力支撐。

1.2 促進國有資產保值與增值、倡導厲行節約

國有資產不容侵犯。對于行政事業單位來說，加強固定資產管理，避免其流失是促進國有資產保值與增值的重要體現。事業單位能夠有效運轉、完成上級單位交辦的重要任務，都需要國有資產作為保障。同時，行政事業單位提升國有資產的管理水平，能夠有效遏制浪費問題的出現，從而達到厲行勤儉節約目的。事業單位運用較為科學的管理方法，能夠有效配置各類國有資產資源，最大限度地發揮現有資源的能量，從而實現節約財政資金、降低單位運營成本的作用。

2 行政事業單位固定資產內部控制管理工作的現存問題

2.1 制度與責任機制缺失

我國為了加強行政事業單位國有資產管理，早在2006年就出臺了相關的法規，如《行政單位國有資產管理暫行規定》等。后經多次修訂，為事業單位提升國有資產管理水平提供了重要參考。然而，實踐中發現許多單位并沒有參照相關法規制定出相應的管理制度。一方面，使得行政事業單位固定資產管理制度缺失，造成國有資產管理的無章可循；另一方面，也缺乏相應的責任機制，無法將其落實到人。固定資產在日常管理中，出現了“重使用、輕登記”的問題。具體來說，對于固定資產卡片登記管理不善，沒有將固定資產編號、名稱、購入時間、使用年限、原值、折舊率進行很好登記；并且出現了賬實不相符的現象，造成財務管理脫節；并且在相關固定資產出現毀損、丟失情況現象之時，存在出資人與行業監管職責不清、監管不到位的問題。可見，行政事業單位只有通過出臺相應的制度才能明確管理的職責與責任，從而進一步規范固定管理。

2.2 固定資產采購環節不規范

固定資產采購環節決定資產購置價格是否合理、質量及用途是否達到使用要求、是否有超預算問題，甚至是否出現財務舞弊問題，因而采購環節是內部控制管理的關鍵。然而，行政事業單位在購置固定資產過程中，易于出現相應的問題，使得固定資產采購環節缺乏規范性，并最終導致內部控制質量下降。具體表現形式：①采購過程缺少計劃指導。采購過程中沒有依據采購計劃、采購預算來進行，導致實際采購過程中出現了重復采購、資產浪費、資金超支問題；②采購審批機制不完善。采購計劃的審批過程中，由于缺乏周密、嚴格的授權審批機制，造成采購成本超支問題較為普遍。

2.3 資產流程管理不規范

對于行政事業單位來說，加強固定資產的內部控制管理，僅制定相應的制度還是遠遠不夠的。還需要重視資產使用的過程管理，即加強資產流程管理。2016年，在我國開展的大范圍行政事業單位固定資產清查過程中，發現的問題還是較多的。如隨著行政事業單位的不斷發展，單位的規模也在不斷提升，導致行政事業單位員工數量增加，從而對于固定資產的需求也在不斷的攀升。人多、資產多的情況出現，很容易使得固定資產利用效率的低下，甚至出現固定資產流失問題。并且還發現許多行政事業單位對于固定的毀損缺乏相關責任人的賠償；個別單位在固定資產盤點過程中，出現了個人長期占用問題；有的則是將固定資產出借給外單位使用，但是出借手續并不合規。上述問題的出現，說明事業單位在資產具體使用的流程管理中不很規范，有必要對于資產使用、審批流程進一步完善。

2.4 信息化建設有待加強

隨著互聯網、IT、大數據等信息化數據的普及，人們的生產、生活已離不開信息化技術。對于事業單位來說，信息化管理及信息共享在其日常運營管理中顯得非常普遍。但是一些單位在其固定資產內部控制管理過程中，存在信息化應用水平不高的問題。并且，固定資產管理的信息共享技術應用不多，使得單位內部之間在固定資產數據和信息溝通上存在一定的障礙，信息孤島現象時有出現。信息化建設水平的相對落后，導致行政事業單位固定資產內部控制管理質量的不高、效率的下降。

2.5 監督內審略流于形式

內部控制管理中的內部監督環節是較為重要的。然而，一些行政事業單位對于監督及內審工作缺乏足夠的重視。一方面，有的單位沒有設立內部審計部門，關于固定資產管理的審計工作一般由財政、審計部門監管，其監管的效果無法達到要求；另一方面，有些單位雖然設立了獨立的內部審計部門，但是在實施內部審計及內部監督過程中，顯得流于形式，使得許多審計工作無法得以落實。如，在內審盤點過程中，部分單位出現了固定資產賬面與實物不相符的問題，并且長期缺口造成固定資產管理的混亂，內部審計人員對其并未給予應有的重視，使得固定資產監督及內審無法達到要求。

2.6 內部控制人員綜合業務素質亟待提升

內部控制工作的開展除了需要完善的制度與機制、先進的信息化管理手段以外，還需要相關專業人士的參與。從行政事業單位固定資產內部控制工作角度來看，若要確保各項工作取得應有效果，具有一定業務能力、內部管理工作水平與經驗、責任心強的內部控制人員是必不可少的。然而，現實情況來看，許多行政事業單位的內部控制人員綜合業務能力較為缺失，在實際開展內部控制工作過程中，風險控制意識及工作服務意識不強，使其在實際工作中出現一定的工作漏洞甚至是失誤。內部控制人員綜合業務能力不強，導致行政事業單位在固定資產的內部控制管理方面存在一定的問題，這樣不僅影響了行政事業單位固定資產管理的有序開展，嚴重的話將影響行政事業單位的正常運轉。

3 加強行政事業單位固定資產內部控制管理的著力點分析

3.1 健全單位內部控制制度建設

“無規矩不成方圓”，健全單位內部控制制度，是完成內部控制工作的首要步驟。行政事業單位應該在遵循國家所發布的相關固定資產管理制度入手，并結合自身的運營狀況及日常工作的重點，制訂出切實可行的內部控制管理制度。在制度中要明確地規定固定資產購置流程、使用范圍、使用人的相關責任，特別要對固定資產退出情況進行詳細規定，以避免出現國有資產流失問題。同時，為了進一步地提升固定資產內部控制管理效率及質量，應當不斷增強管理流程的規范化程度，使得各個部門及工作崗位之間形成相互的制約關系，這樣能夠促使部門間的溝通和聯系更加密切，不至于出現邊際固定資產無人管理的窘境。

3.2 完善固定資產采購環節

社會主義市場經濟前提下，事業單位及其管理人員要重視固定資產的采購環節管理，進一步的完善固定資產采購的流程。具體工作中，行政事業單位應該要求嚴格進行質量把關，在資產的價格、規格、數量、質量等方面要著重加強。同時，在完成政府采購工作以后，針對行政事業單位固定資產的需求計劃進行明確分析，對于采購及管理流程要嚴格把控，努力做到固定資產采購各個環節的可視化、透明化。以確保從源頭上，加強固定資產的內部控制管理工作。

3.3 整合資產具體審批流程管理

行政事業單位加強固定資產內部控制管理，除了制定相應的內部控制管理制度以外，還應該進一步地融合固定資產具體審批流程。如，在固定資產的申請購置過程中，應該詳盡說明固定資產購置的理由（包括用途、原固定資產使用情況等）；在固定資產進入單位以后，要詳細登記資產的相關信息，并且要明確固定資產使用責任人；固定資產內部轉移應由單位負責人簽字后方可辦理，若出現固定資產外部調轉的問題，應該由上級主管單位領導批準。同時，嚴禁出現固定資產私人占用的問題，一經發現應該嚴格查處。

3.4 促進信息技術平臺逐步優化

目前，我國已進入到信息化技術飛速發展階段，行政事業單位應該很好的利用信息化技術來完善固定資產的內部控制管理。事業單位可以結合自身固定資產使用、管理的特點，購置資產管理信息化軟件來滿足內部控制管理需要。同時，財政及事業單位應該下大氣力來開發一套規范、系統、科學的資產信息平臺管理系統，利用信息化技術、大數據技術對于資產進行合理配置及監管。利用OA、釘釘等信息化管理工具，實現電子化管理及網上審批功能，從而有效降低管理成本的同時，還將進一步提升內部管理的工作效率，使得固定資產內部控制管理更加的有的放矢。

3.5 提高單位內控內審監督職能

行政事業單位的固定資產內部控制管理工作應該重視內部審計、內部監督工作。事業單位應該在人員編制允許的前提下，設立獨立的內部審計部門，并選聘責任心強、業務能力出眾的人員擔任內部審計工作。同時，單位領導應該以身作則的支持內部審計工作，完全賦予其內部審計的獨立性。行政事業單位的內部審計部門要提升其在單位內部的地位，部門負責人不應該隸屬于財務負責人，應該直接向單位負責人匯報工作。在日常內審工作中，單位其他職能部門要配合內部審計監督部門的工作，在對于固定資產內部控制管理方面的應該給予全力配合。內部審計部門應該將事前、事中、事后審計很好的結合，通過完善的內部控制活動加強固定資產的審計監督，確保國有資產的保值與增值。

3.6 著力提升內部控制人員的綜合業務能力

行政事業單位在實施固定資產內部控制管理過程中，應著力提升內部控制人員的綜合業務能力與素質，使其在參與管理中能夠有針對性的提出目前所存在的問題，以確保內部控制工作能夠有的放矢。首先，內部控制人員應具有一定的專業技能與職業素養，這就要求行政事業單位在選人、用人方面對于相關崗位職責予以明確要求，同時為了適應新時期固定資產管理要求，還要定期對于內控人員進行相應培訓；其次，加強內部控制人員風險防范意識。日常工作過程中，要確保管理人員具有一定的風險防范意識及創新理念，可能有效地應用新技術、新方法來加強固定資產管理。同時，要著重做好固定資產的盤虧資產處理工作，對于各項基礎工作要做扎實，從根本上確保固定資產的完整性和準確性。

4 結 語

隨著我國經濟的高速發展，行政事業單位成為管理國家、社會日常事務的有力執行者。政府為了確保行政事業單位有效地開展各類社會活動、提供社會服務，為事業單位購置了一定的固定資產。然而，通過資產清查工作，發現部分事業單位固定資產內部控制管理工作質量不高，造成國有資產的流失。鑒于此，應該從健全內控制度、規范采購環節、整合各類審批流程、開發建設信息化平臺、提高單位內控內審監督職能、提升內控人員綜合業務能力等方面做起。從而在不斷提升固定資產使用、管理效率的同時，能夠有效遏制行政事業單位腐敗問題的出現，并確保固定資產的完整與安全。