多院區醫院檔案管理探究
——以青島大學附屬醫院為例

時文馨，閆麗娜，王 琛，董富國，安佰悅，陳祥華

(1.北京大學醫學部；2.國家衛生健康委衛生發展研究中心，北京 100000；3.青島大學附屬醫院，山東 青島 266000)

從20世紀90年代起，多院區醫院的發展模式嶄露頭角。時至今日，我國多院區醫院的建設發展得如火如荼，醫院采取多院區同質化管理，這就為醫院檔案管理帶來新的要求與挑戰。

1 研究意義

新環境下，怎樣以滿足醫院管理需求為前提，以盡量少的人、財、物等資源的條件下實現多院區醫院檔案建設和配置的效益最大化，充分發揮檔案信息資源的能力和效益，從而為醫院管理提供更加全面和優質的檔案資源和服務，也就成了非常重要的議題。

1.1 理論研究意義

多院區檔案資源配置不均衡，冗余與短缺并存等特點，使檔案資源配置的研究變得更加復雜和有意義。多院區檔案資源配置面臨的問題、配置目標與原則、配置模式與體系、配置策略與效益等都是需要在理論與實踐上深入討論的問題。

1.2 實際應用價值

多院區醫院的檔案管理并不是一個機械的整合和簡單的加減過程，而是涉及醫療、人事、地域分布和現有檔案資源等各方面的一個復雜的系統工程。它的首要也是最重要的問題是如何協調開展檔案資源管理，以滿足醫院管理和發展過程中對檔案資源無障礙的利用。

通過明確下一步研究中多院區醫院檔案資源配置的重點與難點，筆者提出一套較為完善的相關管理制度建設、智慧醫院檔案館構建、院區資源整合、檔案服務體系構建、特色檔案內容建設及各院區檔案資源共建共享等方面的多院區醫院檔案資源建設實施方案，從而對醫院檔案資源建設工作提供一些參考。

2 管理現狀

根據檔案管理規范在檔案管理中形成的具有保存價值的文件材料，都需要由檔案科工作人員指導各部門兼職檔案員進行整理歸檔。并且在歸檔過程中，有長遠利用價值的資料要求永久保管，一般價值的定期保管，分為10年與30年兩個期限。

在多院區醫院各種檔案日常管理期間，研究發現存在以下問題。

2.1 數字化檔案建設不足

醫院現有的檔案類型以數字化檔案與紙質檔案雙軌制存在，而分布于院區的諸多檔案還是以紙質檔案為主。醫院的人事檔案、財務檔案等關鍵紙質檔案資料均保存于本部。各個院區及科室保存的多是有院區特色的各種類型紙質檔案。電子檔案雖然也在建設，但普遍存在認可度不夠的問題，存在數字化檔案，但都需要打印出來形成紙質檔案另存，這就造成了資源的浪費[1]。

2.2 各個院區檔案管理能力不一致

各個院區雖然進行同質化管理，但由于院區分散的客觀因素存在，不同院區的檔案管理人員的檔案管理意識和能力均有差別。在多院區醫院的檔案工作中，檔案管理工作不僅僅是由本部院區的檔案室完成，各種類型的檔案來源不同，有關檔案的初步管理都需要不同院區的業務部門進行操作[2-3]。除此以外，各個科室也有自己的資料室，里面也存在大量的檔案資料。這也就造成了完整的檔案管理體系難以建立。

2.3 重視保存而輕開發利用

由于分院區辦院的客觀情況存在，導致很多檔案資料保存于不同院區，雖然做到良好的保存，但難以統一開發利用。這就導致了很多有價值的檔案資源長期得不到重視和利用，無法發揮檔案所包含的重要價值。醫院檔案包含著醫院運營管理中的重要信息，對醫院的管理具有重要的作用，而現有的多院區辦院模式在一定程度上影響檔案資料的價值和作用的發揮。

2.4 檔案管理人員信息化技能不足

檔案管理人員中有一部分老員工，對數字化檔案技術的接受能力較弱，在進行數字化檔案管理時操作速度較慢。檔案數字化過程中，會面臨很多在紙質檔案管理時不同的問題，這就需要新的知識體系，新的技術能力來解決出現的新情況和新問題[4]。工作人員信息化技能的不足，一定水平上也制約了醫院檔案數字化建設水平的提升。

3 改進措施

醫院的擴張造成多院區辦院模式的出現，檔案數量也伴隨著指數級增長，檔案資源類型的不斷增加，檔案保存與管理技術的不斷發展和變革，用戶信息需求和信息行為的不斷變化都促使多院區檔案管理需要優化配置。多院區醫院檔案資源建設應有新理念、新目標和服務新模式，檔案建設服務應當可以更好地發揮支持醫院管理的作用。

3.1 建立總-分館制度，實現院區互通

根據不同院區的特色和功能及學科分布來進行檔案資源的管理。本部院區建立總檔案館，保存醫院重要的核心檔案，以及各個院區和科室的重要檔案。分院區建立隸屬于院區的檔案分館，保存分院區和院區科室內的一般檔案。本部院區將所有的檔案資源進行保存是不現實的，建立總-分館制度，也就需要進行紙質檔案資源的共享[5]。除不能進行借閱的紙質檔案外，其他類型的檔案在使用時可以實現網絡或者現場申請，實現“檔案動人不動”，從而在不同院區的人員需要借閱檔案時打破地域限制，最大限度地保證用戶對檔案資源的使用權利。

3.2 面向重點需求，加強特色檔案建設

本部院區的檔案建設應當以滿足全院各個方面和層次的檔案需求為目標，而不同分院區的檔案建設與管理應當側重于滿足院區特色和重點進行建設與配置。面向多院區的檔案資源的建設與管理，首先要對不同院區的情況進行分析。分清不同院區發展方向和優勢，科室設置等方面。在檔案管理中應對現有的檔案建設與管理情況進行情況摸查，了解各個院區現有的檔案數量和結構情況，了解現有檔案管理的優勢及劣勢，補充不足的資源內容及類型。

3.3 加強科室自有資料室的管理

科室資料室的管理和使用對醫院檔案管理也有著重要的意義和價值。科室資料室的檔案資源大多處于由科室自我建設、管理和使用的狀態。大多數的科室資料室未進行專業系統化的管理。而科室資料室擁有科室第一手檔案與資料，在科室檔案利用時擁有很大優勢。為了實現對科室檔案資源的有效管理及利用，應當先明確科室資料室與醫院檔案室之間的業務關系。除此之外，科室資料室的管理應當符合醫院歸檔、庫房管理、查借閱等多項制度，促進科室資料室的管理專業化，制度化。

3.4 加強檔案數字化建設

多院區辦院狀態下，加強檔案數字化建設，有利于對檔案資源不限時空進行使用和借閱。首先要加強對檔案數字化建設的重視程度，只有醫院管理層面從理念上重視起來，才能有檔案數字化的快速發展[6]。數字化檔案的管理與建設與以往的傳統紙質檔案有共通之處，卻也有不同之點。原有的檔案管理體系和制度已經不能完全滿足其需要。應當在數字化建設的過程中不斷完善其管理制度與體系。數字化檔案的安全和使用問題涉及信息學、計算機學、法學等多個不同學科，除對檔案管理人員進行信息化培訓與教育外，還應對管理人員進行相應多學科的培訓，從而高水平的實現數字化檔案的建設、保存、利用、安全等各個方面[7]。

3.5 提高服務水平，擴展服務內容

多院區辦院模式下的醫院檔案管理，應當加強本部院區對各分院區的統一管理和指導。全院所有檔案管理均需要統一標準建設，統一管理制度，分院區提供的服務質量與水平盡量與本部院區保持一致。青島大學附屬醫院現在使用釘釘網上業務申請，來進行本部院區核心檔案部分的借(查)閱、復印申請，這是對檔案使用良好的嘗試。服務水平的提升和服務內容的擴展需要對原有的檔案管理業務流程進行再思考與再設計，從而使檔案管理在成本、服務和效率方面獲得進一步的改進。伴隨著業務流程的再造與改進，檔案服務水平與質量也會得到極大的提升。

運用大數據技術及工具，可以實現檔案資源的整合和處理。通過大數據分析，可以從醫院日常各種數據與檔案中獲得更加精準的有價值的服務內容。通過對使用者的細分，可以提供個性化和嵌入式的檔案服務[8]。

3.6 提高檔案管理人員的業務水平與素養

多院區辦院條件下的醫院檔案管理不僅需要制度和新技術的支持，更需要檔案管理人員的努力。管理人員的素養和業務水平對檔案管理的水平起著最關鍵的作用。一方面需要對工作人員進行職業感情培養，提高職業意識。另一方面加強老員工的信息化教育，并應新招聘年輕的信息化能力強的優秀檔案管理人員。對于檔案管理員工，應進行信息分析能力、數據挖掘能力、技術使用能力、網絡安全能力以及知識吸收能力5個方面的能力培養。

4 結束語

伴隨著多院區辦院模式的出現，多院區醫院檔案管理也出現了很多新情況、新理論和新方法。多院區模式和信息技術的發展，同樣也為用戶對檔案資源的需求帶來長遠的影響，使得用戶對數字化檔案資源的利用更為便捷。

新環境下，怎樣以滿足醫院的管理與發展的需求為前提，耗費最少的人、財、物等資源的條件下實現多院區檔案資源建設和配置的效益最大化，充分發揮醫院檔案部門的能力和效益，從而為醫院管理更加全面和優質的檔案資源和服務，不僅需要理論上的支持，更需要實踐的檢驗。