數(shù)字檔案服務(wù)效果影響因素研究

文/長(zhǎng)江三峽通航管理局 李丹

近年來(lái)，我國(guó)大力推動(dòng)信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》更是明確提出要加速數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，推進(jìn)檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)，扎實(shí)推進(jìn)開(kāi)展互聯(lián)網(wǎng)和移動(dòng)端查詢利用服務(wù)，促進(jìn)檔案服務(wù)均等化、便捷化。實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案服務(wù)價(jià)值，滿足人們?cè)凇盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代日益增長(zhǎng)的信息需求，成為當(dāng)下研究的重點(diǎn)課題。

一、數(shù)字檔案服務(wù)的內(nèi)涵和特征

（一）內(nèi)涵。檔案服務(wù)是檔案機(jī)構(gòu)滿足用戶的現(xiàn)實(shí)需求和潛在需求的活動(dòng)過(guò)程，是用戶通過(guò)與檔案機(jī)構(gòu)的交互，使其需求得到滿足的過(guò)程。傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式比較單一，比如館內(nèi)檔案閱覽、檔案外借等。隨著社會(huì)信息化水平的不斷提高和數(shù)字水平的成熟，檔案服務(wù)的方式也從傳統(tǒng)的紙質(zhì)查詢的服務(wù)方式轉(zhuǎn)變?yōu)橐詳?shù)字信息技術(shù)為基礎(chǔ)，整合檔案部門信息資源、建立檔案信息服務(wù)平臺(tái)。面向用戶提供數(shù)字化的檔案信息服務(wù)，即為數(shù)字檔案服務(wù)。

（二）特征。傳統(tǒng)檔案資源以紙質(zhì)材料為載體，其服務(wù)對(duì)象局限性強(qiáng)，服務(wù)環(huán)境較為封閉，服務(wù)方式較為單一。而數(shù)字檔案源于電子文件歸檔和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描，以檔案信息管理系統(tǒng)為支撐提供服務(wù)，其具有服務(wù)環(huán)境更加開(kāi)放化、智能化，服務(wù)過(guò)程不受時(shí)間和空間的制約，服務(wù)廣度不斷擴(kuò)展，服務(wù)深度不斷提升，服務(wù)方式更加多元化、便捷化、智能化的特點(diǎn)。同時(shí)，數(shù)字檔案服務(wù)秉承開(kāi)放共享新理念，樹(shù)立“數(shù)據(jù)多跑路、群眾少跑腿”的原則，能充分發(fā)揮檔案的服務(wù)效用。

二、三峽局?jǐn)?shù)字檔案服務(wù)基本情況

（一）基本情況。三峽局是交通運(yùn)輸部為適應(yīng)三峽工程建設(shè)及樞紐通航管理的需要，整合原三峽工程現(xiàn)場(chǎng)航運(yùn)指揮部、葛洲壩船閘管理局及壩區(qū)海事、航道、通信等機(jī)構(gòu)所組建而成。2012年，三峽局綜合檔案管理系統(tǒng)開(kāi)始建設(shè)；2015年該系統(tǒng)成功實(shí)現(xiàn)與協(xié)同辦公系統(tǒng)的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)了原生電子文件的在線歸檔；2016年，全局黨政工團(tuán)收發(fā)文電子檔全部應(yīng)用OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)到檔案管理系統(tǒng)，文檔一體化基本建成。

隨著檔案系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)應(yīng)用，三峽局建立了全面覆蓋檔案案卷級(jí)、文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。2019年，三峽局實(shí)現(xiàn)現(xiàn)庫(kù)藏紙質(zhì)文書(shū)檔案和科技檔案（密件除外）數(shù)字化率100%。目前三峽局檔案系統(tǒng)已實(shí)現(xiàn)用戶登錄、檔案查詢、檔案申請(qǐng)借閱、電子原文在線查看等功能，職工可自主登錄檔案系統(tǒng)進(jìn)行檔案原文檢索。

（二）研究原因和目的。雖然三峽局在檔案系統(tǒng)建設(shè)和數(shù)字化方面整體上取得了一定的成果，但在日常利用中仍以檔案員查詢?yōu)橹鳎脩糇灾鞯卿洐n案系統(tǒng)、利用數(shù)字檔案效果不明顯。為此，從用戶體驗(yàn)視角出發(fā)，通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查等方式對(duì)數(shù)字檔案服務(wù)現(xiàn)狀和用戶對(duì)數(shù)字檔案服務(wù)需求進(jìn)行調(diào)研，找出數(shù)字檔案服務(wù)效果影響因素，提出數(shù)字檔案服務(wù)的優(yōu)化策略，以提升三峽局的數(shù)字檔案服務(wù)能力。

三、研究設(shè)計(jì)

數(shù)字檔案服務(wù)對(duì)象是用戶，筆者采用問(wèn)卷調(diào)查的方式開(kāi)展研究，基于用戶對(duì)數(shù)字檔案服務(wù)的體驗(yàn)經(jīng)歷，設(shè)計(jì)并在三峽局移動(dòng)辦公平臺(tái)發(fā)放問(wèn)卷，收集相關(guān)數(shù)據(jù)，借助SPSS軟件對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，從而確定數(shù)字檔案服務(wù)效果影響因素，提出數(shù)字檔案服務(wù)的優(yōu)化策略。

（一）問(wèn)卷設(shè)計(jì)內(nèi)容。問(wèn)卷中共有19題，其中選擇題有調(diào)查對(duì)象的基本信息（1-5題）、數(shù)字檔案服務(wù)效果影響因素（6-17題）以及問(wèn)答題（18-19題）。綜合用戶體驗(yàn)的要素和數(shù)字檔案服務(wù)的特征，從數(shù)字檔案服務(wù)平臺(tái)的戰(zhàn)略、功能、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、形式、環(huán)境等角度提取了影響數(shù)字檔案服務(wù)效果的假設(shè)因素，如表1所示。

（二）問(wèn)卷設(shè)計(jì)形式。問(wèn)卷的影響因素調(diào)查部分采用選擇題（6-17題）和問(wèn)答題（18-19題）相結(jié)合的形式。其中選擇題用陳述句對(duì)因素的元素進(jìn)行正向描述，要求調(diào)查對(duì)象對(duì)該因素的影響程度進(jìn)行選擇，選項(xiàng)有：沒(méi)有影響、一般影響、比較影響、非常影響。此外，問(wèn)題設(shè)有兩個(gè)問(wèn)答，調(diào)查對(duì)象可根據(jù)自己在檔案服務(wù)平臺(tái)的使用體驗(yàn)完成回答。

（三）問(wèn)卷數(shù)據(jù)分析。本問(wèn)卷從2022年7月20日開(kāi)始發(fā)放，于2022年7月29日進(jìn)行回收，共回收問(wèn)卷273份，符合樣本規(guī)模。

1.描述性統(tǒng)計(jì)。通過(guò)被調(diào)查者基本信息統(tǒng)計(jì)分析，局屬單位人員占比較大，從年齡分布來(lái)看，被調(diào)查者以中青年為主。從數(shù)字檔案的使用頻率來(lái)看，大多數(shù)被調(diào)查者處于偶爾使用的區(qū)間，近80%的用戶都是以工作參考為主要目的，多數(shù)是通過(guò)檔案系統(tǒng)自行查詢和找檔案室工作人員查閱數(shù)字檔案。

2.因子分子。本問(wèn)卷影響因素量表包括12個(gè)問(wèn)題，填空題包括2個(gè)問(wèn)題，由于填空題目缺失值太多，不計(jì)入問(wèn)卷因子分析。（1）主成分提取。圖1是由SPSS軟件經(jīng)過(guò)運(yùn)算繪制出的碎石圖。從該圖描繪的折線能夠發(fā)現(xiàn)，因子1至因子2的特征值變化幅度很大，在1以上；而從因子2往后，走勢(shì)逐漸趨向平緩，特征值都在1以下。公共因子的篩選標(biāo)準(zhǔn)之一為特征值大于1，因此，初步提取2個(gè)公共因子。（2）因子載荷值。為使公共因子更便于理解和直觀地表現(xiàn)出所體現(xiàn)的信息內(nèi)容，根據(jù)因子所代表的指標(biāo)分類進(jìn)行命令。一方面，加強(qiáng)每個(gè)因子和原指標(biāo)之間的聯(lián)系；另一方面，選用正交旋轉(zhuǎn)法再次對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)處理，提升了篩選出的因子的解釋力度，結(jié)果如表2所示。

圖1 碎石圖

表2 旋轉(zhuǎn)載荷矩陣

因子1：第15題—數(shù)字檔案利用平臺(tái)提供的信息資源種類豐富，包括圖片、音頻、視頻等形式；第14題—數(shù)字檔案利用平臺(tái)提供的數(shù)字檔案資源持續(xù)更新；第16題—提供多種可訪問(wèn)渠道，比如移動(dòng)端等；第13題—檔案系統(tǒng)的查閱功能齊全，能看到全文目錄，借閱審批后能在線瀏覽原文、下載原文；第17題—通過(guò)不同渠道的宣傳，提升檔案利用平臺(tái)的知名度；第12題—檔案系統(tǒng)的檢索靈敏度，比如搜索關(guān)鍵詞，可獲取其相關(guān)信息；第11題—檔案系統(tǒng)借閱申請(qǐng)利用流程簡(jiǎn)便。

因子2：第7題—檔案系統(tǒng)的導(dǎo)航設(shè)計(jì)簡(jiǎn)潔明了，容易操作；第8題—檔案系統(tǒng)頁(yè)面元素對(duì)應(yīng)的功能直觀性強(qiáng)，容易學(xué)習(xí)；第9題—檔案系統(tǒng)在不同瀏覽器的運(yùn)行兼容性；第10題—檔案系統(tǒng)所提供的數(shù)字檔案資源分類合理；第6題—檔案系統(tǒng)界面的外觀配色和諧。

四、數(shù)字檔案服務(wù)效果提升策略

根據(jù)上述分析可以得知，數(shù)字檔案服務(wù)效果提升的主要原則是滿足用戶需求，可以從平臺(tái)視覺(jué)設(shè)計(jì)的愿望性、框架的可用性和平臺(tái)的操作簡(jiǎn)便性、可尋性、信息資源的可用性兩個(gè)維度，整體劃分為內(nèi)部建設(shè)和外部建設(shè)兩個(gè)角度來(lái)提升數(shù)字檔案服務(wù)效果。

（一）樹(shù)立“提升用戶體驗(yàn)”的服務(wù)理念。數(shù)字檔案服務(wù)于用戶，在新形勢(shì)下，檔案用戶對(duì)個(gè)性、便捷、高效的服務(wù)要求越來(lái)越高，檔案部門應(yīng)強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，始終堅(jiān)持“以檔案服務(wù)用戶需求”為導(dǎo)向的服務(wù)理念，努力探索更多服務(wù)方式，加強(qiáng)檔案資源建設(shè)。一是要深入挖掘檔案信息資源，利用新媒體等方式積極開(kāi)展數(shù)字檔案線上展覽、數(shù)字檔案編研等活動(dòng)，開(kāi)發(fā)數(shù)字檔案產(chǎn)品、共享數(shù)字檔案成果。二是要提升數(shù)字檔案優(yōu)質(zhì)公共服務(wù)能力。優(yōu)化檔案利用環(huán)境，簡(jiǎn)化檔案利用程序，推動(dòng)檔案查詢服務(wù)納入手機(jī)小程序平臺(tái)，不斷拓寬檔案通辦渠道。

（二）完善數(shù)字檔案服務(wù)平臺(tái)功能建設(shè)。根據(jù)數(shù)字檔案服務(wù)效果影響因素模型，從數(shù)字檔案服務(wù)平臺(tái)功能層面完善，包括平臺(tái)的視覺(jué)設(shè)計(jì)、框架以及基礎(chǔ)操作。

1.優(yōu)化平臺(tái)的視覺(jué)設(shè)計(jì)。平臺(tái)的視覺(jué)設(shè)計(jì)是指平臺(tái)的配色、標(biāo)識(shí)、布局等，影響用戶對(duì)網(wǎng)站的第一印象。平臺(tái)頁(yè)面配色應(yīng)和諧美觀，可根據(jù)單位的屬性特征使用與檔案相關(guān)的主題配色配圖，例如長(zhǎng)江三峽通航管理局具有長(zhǎng)江和船閘的特色屬性，頁(yè)面配色可以藍(lán)色為主，配圖也應(yīng)有船閘元素；平臺(tái)標(biāo)識(shí)應(yīng)準(zhǔn)確描述功能信息，采用簡(jiǎn)單易懂的詞語(yǔ)展現(xiàn)不同板塊的功能；平臺(tái)頁(yè)面布局應(yīng)該突出重點(diǎn)、主次分明，將最主要的查詢模塊信息放在最顯眼的位置，使用戶一眼就能看到。

2.優(yōu)化平臺(tái)的框架導(dǎo)航設(shè)計(jì)。平臺(tái)的框架導(dǎo)航能讓用戶快速找到信息目標(biāo)，起到有效指引的目的。導(dǎo)航設(shè)計(jì)應(yīng)科學(xué)反映各層級(jí)功能之間的關(guān)系，遵循用戶習(xí)慣語(yǔ)言和概念進(jìn)行命名，保持導(dǎo)航標(biāo)簽與內(nèi)容的一致性。同時(shí)，還應(yīng)避免無(wú)效鏈接和錯(cuò)誤鏈接的存在。

3.優(yōu)化平臺(tái)的基礎(chǔ)操作。用戶在使用數(shù)字檔案服務(wù)平臺(tái)時(shí)，最常用的功能就是搜索功能和借閱功能。搜索功能應(yīng)該優(yōu)化搜索引擎，通過(guò)技術(shù)層面的優(yōu)化，使關(guān)鍵詞更容易獲取信息，在信息排序上面也應(yīng)該根據(jù)關(guān)鍵詞權(quán)重進(jìn)行有效排序，方便用戶更高效地檢索出所需信息；借閱功能應(yīng)該優(yōu)化借閱審批流程，借閱審批流程應(yīng)在簡(jiǎn)便的基礎(chǔ)上符合用戶使用的邏輯性，達(dá)到“誰(shuí)都會(huì)借、誰(shuí)都會(huì)用”的效果。

4.優(yōu)化平臺(tái)的資源。檔案信息資源是平臺(tái)提供服務(wù)的基礎(chǔ)，信息資源內(nèi)容的完整性、全面性、一致性，信息資源的多元化和信息更新的持續(xù)性是優(yōu)質(zhì)數(shù)字檔案服務(wù)的重要前提，也是影響用戶體驗(yàn)數(shù)字檔案服務(wù)的重要因素。應(yīng)保持平臺(tái)信息資源的持續(xù)更新、線上線下可檢索的檔案信息一致、信息資源種類多樣，不僅包括文檔、圖片，還包括音頻、視頻等形式。

（三）提升數(shù)字檔案服務(wù)的可尋性。提升數(shù)字檔案的可尋性，就是增強(qiáng)數(shù)字檔案被發(fā)現(xiàn)的能力。一方面，可以從技術(shù)手段，可拓寬數(shù)字檔案服務(wù)平臺(tái)的訪問(wèn)渠道，例如增加移動(dòng)端的查詢，讓用戶可隨時(shí)隨地用手機(jī)查詢所需要的數(shù)字檔案信息；另一方面，可利用線上線下的方式，通過(guò)多種渠道的宣傳，增強(qiáng)公眾的檔案意識(shí)，擴(kuò)大數(shù)字檔案服務(wù)平臺(tái)的知名度，了解使用方式，讓用戶能“知用會(huì)用愿用”。