基于大數據的高職院校后勤管理研究

文/紹興職業技術學院 陳天杰

后勤管理名為“后”，實為“先”，是高職院校其他各項工作基礎和前提條件，只有做好后勤基礎保障工作，才能夠確保各項工作的順利開展。雖然后勤管理工作千頭萬緒，但是部門所開展的一切工作都要緊緊圍繞教學這一中心，只有明確這一關系，才能夠確保后勤工作的高效開展。后勤管理工作點多、面廣、事項復雜，隨著高職院校規模的不斷擴大，進一步增加了后勤管理工作的難度。后勤管理事無巨細，為保證教育教學工作的順利開展，一切工作都要具有前瞻性和預判性，只有提前做好規劃并且將工作落實到位，才能夠為廣大師生創造舒心、便捷、優美的生活學習環境。將大數據技術應用到后勤管理工作中，既是高職院校行政管理信息化建設的需要，也是提升后勤管理效率的重要手段。利用大數據技術的優勢，不僅能夠實現對海量數據信息的收集、分析、統計和管理，還能夠優化后勤管理模式，大大提升后勤管理工作效率和質量，為高職院校教育教學工作的開展提供更好的服務。

一、高職院校后勤管理工作的重要性

后勤管理作為高職院校行政管理工作的重要組成部分，是教職員工和學生安心工作和學習的重要保障。后勤管理不僅是提供物質上的服務，同時還肩負著育人的功能。比如舒適宜人的校園環境、干凈整潔的就餐環境、節約水電的管理方式、微笑服務的精神等等，不僅能夠利用后勤人員的服務精神為學生樹立榜樣，同時優質舒適的學習生活環境也會讓學生產生感恩之心，為踐行“三全育人”理念做出貢獻。所以后勤管理部門在開展工作的過程中，還要充分發揮育人功能，借助校園環境以及提供的各項服務，為學校創造良好的育人環境。雖然后勤部門不是營利性部門，但是后勤服務質量的高低直接關系到高職院校教育教學工作的效率。各項教學工作的開展都需要后勤部門的前期鋪墊，如辦公設備的購置、教室環境的打掃、各項基礎設施的建設等等，只有為廣大師生提供了便利優質的服務，才能夠確保教學工作的順利開展。

二、大數據技術在高職院校后勤管理中的應用意義

大數據技術的出現是信息化時代背景下的重要產物。隨著信息技術在各個領域的應用，產生了海量的數據信息，通過對這些數據信息的收集、分析、挖掘和應用，能夠發揮數據信息的重要價值。后勤管理工作內容較為繁雜，主要對校園的辦公環境、學習環境、生活環境等多方面進行管理和服務，包括學校的財政管理、基礎設施管理、通信、校產管理、校園美化、食堂、住宿、維修、水電等等，所開展的一切活動都與全校師生的衣食住行息息相關。任何一個環節出現失誤，都會對教學工作的正常開展產生影響。

將大數據技術應用于后勤管理工作中，有利于對形式多樣且數量巨大的數據信息進行綜合管理，使后勤管理工作變得更加順暢、有條理。利用大數據技術對后勤工作中的數據信息進行收集，然后通過對數據信息的分析挖掘出數據中存在的邏輯關系和規律，生產功能需求清單，通過優化改進，為廣大師生提供更加多元化和個性化的服務。利用大數據技術的預測功能，可以為后勤管理的高效開展提供參考依據，從而提升后勤決策管理的科學性。為保證提供優質高效的服務，后勤管理部門要建立健全部門規章制度，加強對后勤員工的教育培訓，深刻認識到后勤工作的重要性，嚴格落實各項規章制度，利用大數據技術豐富后勤信息化管理系統，提高后勤管理效率和服務質量，切實發揮后勤部門在高職院校中的作用和價值。

三、大數據技術在高職院校后勤維修工作中的應用

高職院校后勤管理工作點多面廣，內容繁雜。下面主要以大數據技術在后勤維修工作中的應用為例，說明大數據技術的優勢以及在后勤維修工作中的作用。

（一）加強數據信息收集，打好數據分析處理的基礎。數據信息的收集是大數據技術的首要工作環節，為了便于數據識別和管理，應該對數據格式進行規范化、統一的樣式標準。高職院校后勤工作的服務對象包括學生和教職員工，不同的服務對象產生不同的數據信息，呈現出多樣化、多向性、多維性、多層次的特點。在維修管理信息化平臺中，會匯總各種各樣的報修信息，為了便于管理和數據收集、分析，應該將紙質、電話、微信等途徑的報修整合到一個系統中，以數字化工單的形式對故障報修的整個流程進行信息化管理。為了便于數據統計和分析，工單的維修分類要盡量細化，比如某個宿舍的學生要報修宿舍的電燈和空調故障，那么就需要將電燈和空調分別建立工單；對于系統用戶無法辨識的工單類別，工單的受理人員或者維修人員需要根據實際情況對工單進行合并或者拆分，對故障的報修項目和內容要盡量描述清晰，為后期大數據技術的分析工作提供基礎保障。對于高職院校的公共基礎設施，后勤部門會定期派專人進行巡視檢查，但是這種方式比較耗時耗力，且存在故障隱患發現不及時的現象。為了與大數據技術以及后勤信息化管理的深度配合，可在電網、自來水管網、大功率實訓設備、空調等設施中安裝傳感裝置，以實現對這些設施的實時動態監控。傳感裝置的應用，既能夠及時獲取設備的故障報警，減少因故障造成的損失，又能夠與大數據和信息化管理平臺進行無縫連接，為數據信息的收集提供便利條件。

（二）挖掘數據信息的價值，促進后勤服務功能的多元化。后勤管理工作的效率和質量對高職院校教育教學工作的開展有重要的影響，俗話說：“兵馬未動，糧草先行”，只有后勤管理部門做好基礎性的物質保障，才能夠確保教育教學工作的順暢運行。然而隨著高職教育的發展，對后勤管理工作提出了更高的要求，不僅要保證各項基礎設施、設備的正常運行，校園環境的干凈整潔，還要滿足教學以及師生日常生活的個性化需求，為廣大師生提供更加優質的服務。

數據信息挖掘是大數據技術在高職院校后勤管理中應用的另一重要功能，后勤部門管理范圍廣，工作內容繁多，在后勤人員缺乏且服務群體數量巨大的情況下，需要利用大數據技術的數據挖掘功能，通過對收集到的數據信息進行分析，找到其中存在的邏輯關系和規律，發現后勤管理工作中存在的不足和需要改進的地方，以便為廣大師生提供更加優質完善的服務。比如在后勤維修工作中進行數據挖掘，通過維修管理工作的數字化管理，對于校園中各種設施設備的狀態、維修的類別、工時、地點、損壞原因、材料和備件的使用等情況進行詳細的記載，利用數據挖掘技術可對這些數據信息進行關聯、聚合和算法處理等操作，對同一類設備在不同時期的維修情況進行對比，對設備維修的原因進行總結分析，可以發現設施設備發生故障的周期性規律，找出故障的原因，從而調整維修和保養策略。通過數據挖掘還能夠為后續的預測性維修和維修備件的需求調整提供參考依據，既能夠降低維修成本，又能夠降低故障的發生概率。此外，通過故障維修記錄，還能夠對后勤維修人員的維修效率進行評價，進而有針對性地加強培訓，或者對系統的流程進行優化，以提升后勤維修工作的水平。

（三）通過數據監測和分析，實施預測性維修。維修作為后勤管理工作的重要事項，是各項設施設備正常運行的基礎性保障。但是隨著高職院校現代教育和信息化教育的發展，后勤維修工作不再局限于窗戶、桌椅、房屋、道路等傳統設施設備的維修，還增加了信息化教學設施，教學實訓設備等信息化設施設備的維修。對于門窗、桌椅這類設施的維修，并不會對教學工作產生過大的影響，但是如果教學設備出現故障，將會直接影響到教學工作的正常開展。為了減少故障的發生概率，可以在故障發生之前進行維修，避免擴大影響范圍。采用傳統的巡查檢修方式，根本無法發現隱蔽的故障隱患，不僅耗費人力和時間，而且效果不佳。借助大數據技術，能夠對故障進行預測，從而實現預測性維修，既能夠減輕維修人員的壓力，減少維修成本，又能夠減少或者消除故障的發生頻率，保證教學工作的順利進行。

故障預測可以通過大數據技術來實現，根據需要預測的對象和類型，采用相應的方法。比如對供水管網的故障預測，通過在管網中安裝壓力監測和流量監測等傳感器，再結合供水管網的基礎信息和以往的運行數據，設定報警閾值，當監測到的數據信息超過閾值時就會發出報警信號，維修人員可對水管狀態進行排查，避免供水管網出現滲漏或爆管的危險。

預測性維修不僅是對故障設施設備的隱患排查和消除，還可以將校園內所有的固定資產都錄入到信息化管理系統中，根據每部設施設備的運行狀態、使用年限、使用頻率等信息，制定維護保養計劃。在設施設備達到維護保養期限時，系統會自動彈出提示信息，提醒維修人員及時維護保養，在降低故障發生的同時，還能夠延長使用壽命，降低后勤成本支出。

（四）利用數據建模，提高維修備件需求管理質量。備件需求管理是后勤維修工作中的重要環節，備件需求不僅關系到維修工作的效率，而且對后勤成本有較大的影響。由于后勤管理范圍大，維修面廣，所以備件的數量和種類較多。如果備件準備不夠充分，會影響到維修工作的進程，但是備件準備得過多，又會導致庫存量大而增加成本。因為高職院校維修備件的消耗存在季節性和周期性的特點，所以在以往的備件需求管理工作中，基本是依靠維修人員的經驗而決定采購的數量和種類。但是隨著設施設備使用年限的增加以及現代化信息設備的增加，傳統的備件管理方式已經無法適應后勤工作的需要。

利用大數據技術的建模分析和信息化系統，能夠對維修備件的需求進行科學化管理，確保備件在滿足維修工作的同時，還能夠將維修成本控制在預算范圍內。以大數據技術開展的預測性維修工作為基礎，將維修備件進行分類，再建立以關鍵系數、可替代性、供應商數量、單價、需求量、采購提前量為主的指標體系，結合市場中各類備件的價格變化趨勢，做好備件采購工作。比如對于大批量的并不急需采購且價格較低的備件，可以根據市場的價格變化，在低價時大量購進。而對于需要周期性更換的備件，可制定采購期限，加強供應商管理，確保備件按照預定的日期采購。除了常規備件需求管理，還可以根據預測性維修模型中的數據分析，提前做好備件采購，保證應急突發故障維修工作的順利進行。備案需求預測和采購策略的制訂，需要根據后勤管理工作的實際狀況對模型進行調整并不斷優化，以確保備件預測的科學性，為后勤維修工作的高效開展奠定良好的基礎。

四、結語

新時代背景下，高職院校后勤管理應該改變工作思路，創新管理模式，利用大數據技術構建完善的智能化管理平臺，為提升高職院校的整體管理水平創造有利條件。通過大數據技術的應用，不僅能夠對后勤管理工作中種類和數量繁多的信息數據進行高效管理，還能夠通過數據分析，對各項事務進行預判，提前做好服務保障工作。通過對其他高校后勤管理工作的數據分析以及高校學生對后勤管理工作的評價及需求，能夠為提升后勤工作服務質量提供科學的參考依據，進而為廣大師生提供多樣化的服務。大數據技術在高職院校后勤管理工作中的應用，是信息化時代背景下高校行政管理工作的必然趨勢，也是提升高職院校核心競爭力的重要手段。