國有企業人事檔案管理策略研究
——基于專審數據的分析與思考

文/四川大學公共管理學院 何彩溢 史江

近年來，中共中央及地方組織部門開展了多輪人事檔案專項審核工作，即通過對人事檔案展開審核登記、調查核實和組織認定等一系列工作，審核其是否齊全、準確和真實，以確保納入組織部門管理范疇人員的人事檔案材料可靠可信、工作經歷清晰連貫，為后續人事檔案利用打下良好基礎。

筆者仔細研讀和分析相關文獻后發現，目前研究成果多為宏觀地描述專審中存在的問題，缺乏對具體數據和情況的分析，且多就專審談專審，較少從專審延展到人事檔案管理中。因此，為了提升人事檔案管理的質量與效率，本文將對四川省5家國有企業人事檔案專項審核數據進行分析，將專審中發現的共性問題延伸至人事檔案管理中存在的缺漏，由表及里，層層剖析，希望對專審及人事檔案管理的改進有所助益。

一、人事檔案專項審核調研數據分析

本次調研涉及的四川省5家國有企業，既包含成立時間較長，歷經多次重組合并的省級國有企業，也包含成立時間較短的國有企業子公司。本次調研時間為2022年4月～7月，共包括773名國有企業人員的人事檔案，其中干部351名，職員422名。涉及企業及人員數量較多，在一定程度上反映了四川省國有企業人事檔案管理的現狀。

通過對這5家企業專審數據的收集、統計與分析，發現在773人中“三齡兩歷一身份”基本無問題的人員有180人，占樣本總數的23%；而其余77%的人員人事檔案中存在或多或少的問題。

如表1所示，人事檔案材料中工作經歷、參加工作時間和學歷學位存在問題的人數最多，分別占36.4%、32.6%和31.4%，在出生時間、入黨時間、獎勵材料、考核材料和職稱材料中也存在較多問題。具體情況分析如下：

表1 調研所涉企業專審數據分析表

（一）出生時間前后不一致。一是出生時間前后記載相差不大，多數為1個月的差距，有100人，占出生時間存在問題人數的92.5%。此類情況影響不大，通常是由于筆誤或是對出生時間有公歷與農歷的認知偏差所導致，多存在于年齡偏長、材料形成時間偏早的人員及其人事檔案材料中，如《入團志愿書》《高中畢業生登記表》等。二是出生時間記載相差較大，最長可達兩至三年，有8人，占出生時間存在問題人數的7.5%。經綜合研判，這類人員存在獲利可能，多表現在為了滿足入伍或是招工條件，改大或改小年齡。如某人員在其最新的《職工登記表》中出生時間填寫為1982年1月；檔案中另有《專業技術人員考核登記表》記載為1981年1月；經查核檔案，最早記載其出生日期的材料是《入團志愿書》，記載其出生日期為1981年1月；同時，其檔案中《四川省某干部學院考生登記表》和《四川省某干部學院政審登記表》（形成于1998年7月）均記載其出生時間為1980年1月。可推斷該人員存在因入學改大年齡的可能性。

（二）參加工作時間記載有出入。一是缺乏原始材料，導致參加工作時間以近期人事檔案材料為準，有120人，占參加工作時間存在問題人數的48%，如某人員在進入目前工作單位前已參加工作，因本人無法提供任何有效證明材料，故只能以目前的勞動合同認定其參加工作時間。這類情況中登記的參工時間與認定的參工時間最長相差近20年。二是人事檔案所記載的參加工作時間早于全日制畢業時間，有7人，占參加工作時間存在問題人數的3%。按照中組部相關規定，參加工作時間應晚于畢業時間。如某人員的人事檔案材料中記載其參加工作時間為2010年10月，但經查核，該人員于2011年6月大學本科畢業，故參工時間不應為2010年10月，應以勞動合同為準，認定為2011年7月。經進一步了解得知，主要是由于該人員將畢業前的實習時間當作參加工作時間所導致。三是存在多個時間點，但有材料可證實最早參加工作時間，有61人，占參加工作時間存在問題的人數的24%。如某人員干部人事檔案中記載其參加工作時間分別有2007年7月、2008年9月和2011年6月，最后根據其《工作證明》可認定為2007年7月。但此類證明有些是能夠較完整地反映人員在這一時期工作軌跡的材料；有些則是社保繳納明細；有些則僅加蓋了公司公章的工作證明，簡要描述其入職和離職的時間，其真實性有待進一步確定。

（三）入黨時間空缺及混淆。一是由于缺少入黨材料而無法認定其入黨時間，有84人，占入黨時間存在問題總人數的56%。如缺少《入黨志愿書》或轉正申請書、預備黨員登記表等入黨材料不齊全不規范，導致入黨時間無法相互印證。二是入黨時間記載不一致，如將成為預備黨員和正式黨員的時間混淆，有30人，占比入黨時間存在問題人數的20%。按照中組部相關文件要求，“1982年9月6日至今，入黨時間為黨員大會接收為預備黨員之日”，但部分黨員會將成為正式黨員的時間登記為入黨時間，造成記載不一致。

（四）學歷學位材料不全有偏差。一是學歷學位材料有不同程度的缺失，有230人，占學歷學位存在問題人數的94.6%。如缺少畢業證或學位證、入學登記表、成績單、畢業生登記表等學歷學位材料。一般分為三種原因：第一種是全套學歷學位材料尚未調入目前單位，仍保留在畢業院校或人才交流中心；第二種是學歷學位材料在畢業院校時就已經不完整；第三種是學歷學位存疑，如某人員缺少中專學籍材料，只有中專畢業證，但該畢業證無校名、無編號、無公章，且經查核其人事檔案發現該人員中專在讀時間與入伍服役時間沖突，其真實性存疑。二是學歷類型記載不一致，有13人，占學歷學位存在問題人數的5.4%。如某人員在其履歷表上填寫學歷為全日制本科，但在查核其學歷學位材料后發現其學歷應為在職自考本科。其原因一是不了解全日制學歷和在職學歷的區別，二是有意填錯以獲利。

（五）工作經歷的間斷無法證實。主要表現為工作經歷間斷性缺少證明材料，有282人，占樣本總數的36.4%。如缺失原單位的勞動合同，導致多段工作經歷無法證實；再如缺少在現單位的職位調動文件，導致人員的履歷表與其人事檔案中的職位調動文件相差較大。同時，獎勵材料、考核材料和職稱材料也有不同程度的缺失，并且呈現出普遍缺失的特點，分別占樣本總數的13.4%、12.8%和10.4%。

通過對調研數據分析可知，除有意的獲利行為外，專審中發現人事檔案存在的問題主要有兩種：一種是關鍵信息前后不一致，隨意性較大，或是筆誤，或是憑借記憶填寫，或是混淆一些易錯點；另一種是人事檔案材料缺失較多，給“三齡兩歷一身份”的準確認定帶來困難，也給人員自身的職業發展帶來負面影響。

二、人事檔案專審折射出的管理問題及原因

（一）缺失材料補充困難，存在造假現象。通過調研數據分析可知，人事檔案中關鍵信息記載不一致和材料缺失的情況尤為嚴重。目前國有企業的應對措施主要是要求相關人員提供相應的材料予以證明。但筆者在調研中發現，補充缺失材料的過程中往往存在很多問題，主要表現為材料補充拖延、僅補交了個人說明和簡要工作證明、拒絕補交材料等。更有甚者，在專審人員提出存在的問題后篡改人事檔案材料或補充虛假人事檔案材料。

據分析，造成上述現象的原因主要是部分普通員工認為，要求補充的人事檔案材料非“三齡兩歷一身份”認定的必要材料，或所需補充的人事檔案材料雖重要，但這類材料的完整性或真實性對其前途和切身利益影響不大，從而選擇不補充。與此相反的是多數企業中層干部及以上人員，其補充材料的數量和質量都遠高于普通員工。由此可以反證，需補充的材料與該人員的切身利益是否掛鉤是影響人事檔案材料補充數量及質量的重要因素。

值得注意的是，人事檔案材料補充過程中的造假行為不僅與造假人直接相關，人事檔案管理人員也難辭其咎。按照相關制度規定，個人無法單獨接觸自己的人事檔案。因此要想達到造假這一目的，人事檔案管理人員須主動或被動地幫助造假人對檔案進行篡改。至于雙方是出于利益驅動、人情關系還是迫于上級壓力，值得深究。

（二）材料日常收集責任落實不到位。調研中所涉及的國有企業多經歷了數次的重組與合并，其員工的人事檔案也是幾經轉移。在組織被撤銷和重組后，部分人員的人事檔案因未及時轉入相應的管理部門，造成遺失；部分人員因年代久遠，已無法找到或出具相關證明，導致該人員的人事檔案材料存在確實無法補充齊全的情況。

人事檔案材料日常收集不及時、收集責任落實不到位是上述情況的最主要原因。具體分析可知：一是移交部門應交未交，缺乏主動性。人事檔案材料中大部分由相關人事部門、組織部門或黨委部門直接批量形成，如年度考核材料、勞動合同、入黨材料等。按照相關規定，需在材料形成之日起一個月內按要求送交人事檔案管理部門歸檔并履行移交手續。但從調研來看，這部分材料普遍存在缺失。二是人事檔案管理部門日常宣傳不到位，導致人員對人事檔案材料移交范圍認識不夠。除企業相關部門批量形成的材料外，人事檔案中還包括了一些隨著人員職業生涯的發展而不斷新增的具有個體性的材料，如新增在職學歷學位材料、職稱材料、表彰榮譽材料等。由于人事檔案管理部門日常宣傳的不到位和人員歸檔意識的缺失，使兩者之間存在收集移交的空缺，造成這些材料未能及時歸檔。

（三）材料審核存在懶政怠政。對人事檔案材料進行審核是人事檔案管理的重要一環，包括兩方面的審核：一是轉遞關，即對新入職人員人事檔案材料進行審核，審核其是否完整規范、真實可信。筆者發現，人事檔案普遍存在“檔案袋套檔案袋”的現象，即人事檔案管理人員沒有在新入職人員人事檔案轉入時及時進行審核，而是直接將其放入本單位新的人事檔案袋中。這就導致人事檔案材料中可能存在的問題未能在轉入的第一時間被發現，錯失了糾正和補充材料的最佳時機。二是部門人事檔案材料歸檔關，即對相關部門移交的人事檔案材料進行審核，確保已有檔案與新接收的材料在“三齡兩歷一身份”等關鍵信息上前后記載一致、真實可信。但從調研數據的分析可知，人事檔案管理部門在接收各相關部門移交的材料時，沒有做好人事檔案材料的核查和比對工作。

究其原因，在于材料審核工作存在懶政怠政的現象，即人事檔案管理人員對待審核工作的不敢擔當和不作為。一方面是怕擔責，轉遞關不打開人事檔案袋進行審核，一定程度上就不必為轉入人事檔案材料的不齊全和不真實負責；另一方面是不嚴謹，部門人事檔案材料歸檔關對于移交的人事檔案材料未比對或未仔細核查。此外，目前我國人事檔案事后管理的工作方式也是造成人事檔案管理存在上述各種問題的重要原因之一。通過運動式專項審核來對以前的錯誤與缺失進行整改和追補缺件，僅能亡羊補牢，不能從根本上改變人事檔案管理中存在的諸多問題。

三、人事檔案管理的改進措施

（一）細化相關條例辦法。目前，企業人事檔案管理部門所遵照執行的是中組部于2018年修訂頒發的《干部人事檔案工作條例》，但該條例較為宏觀且較少涉及材料的補充事宜。因此筆者認為，為了增加人事檔案材料收集和補充的靈活性和可執行性，各省組織部門可根據實際情況對條例中不明確的條款進行細化和解釋。可以按照必要性對人事檔案材料進行重要程度劃分，明確哪些材料是必要不可少的，哪些材料是非必要的。再針對以上兩種情況進一步細化和解釋。一方面，針對必要材料，如涉及“三齡兩歷一身份”的認定、干部提拔和退休等，在無法提供原件的情況下，應如何規范補充。如復印件是否有效，入黨材料原件保存在黨委部門，人事檔案可否使用復印件替代；確屬無法補充的某類材料時可否用同一性質的材料來替代，是否可以用工資單或人員名冊替代勞動合同以證明工作經歷等；另一方面，針對非必要材料，可細化其類型以便執行，如與學籍學歷無關的培訓材料、非本單位獲得的榮譽表彰材料等，可不再進行補充，但在以后的檔案材料中應不再填寫等。

（二）明確崗位職責并納入目標考核。為了加強相關部門和人員的責任意識，彌補制度上的漏洞，可通過明確崗位職責，加強目標考核的方式來保證人事檔案材料收集的齊全完整。一方面，針對移交部門，明確其定期移交的職責，把握重要工作節點，在人事檔案材料較為齊全時及時收集歸檔，避免遺漏；另一方面，針對人事檔案管理部門，明確其定期催交和定期宣傳教育的職責，如以半年為期，與相關部門進行溝通，發送催交通知，并通過入職培訓、座談會、安排學習任務等多種方式對人員進行關于人事檔案的宣傳教育，督促各人員按照規定及時歸檔個體性的人事檔案材料。同時，移交部門和人事檔案管理部門可以對彼此的工作進行目標考核打分，若相關部門未定期移交則由人事檔案管理部門扣除其目標分。反之，若人事檔案管理部門未定期發送催交通知或定期宣傳教育，則由相關部門扣除其目標分。二者相互監督，打造獨具特色的人事檔案收集考核機制，確保人事檔案的完整性。

（三）建立健全復查及追責機制。為確保人事檔案審核工作的嚴肅性，進一步提高相關人員對人事檔案重要性的認識，筆者認為要建立健全復查及追責機制。首先要建立復查機制，以抽查的方式確保日常審核及專審所提出的問題得到解決。一方面，人事管理部門要定期對本企業的人事檔案進行復查，如以人事檔案總量30%的比例，復查日常審核是否到位、所提出的問題是否得到解決等；另一方面，組織部門要在專審結束后進行復查，以10%的比例進行二次抽檢，重點審核是否存在補充虛假材料或篡改原有材料的情況。其次要健全追責機制，細化追責程度和追責方式。針對復查結果，相關人員予以追責。主要對兩種情況進行追責，一是工作疏忽不負責，如相關人員不配合補充材料，或是人事檔案管理人員未審核或審核不細致，以上情況按照百分比予以扣除目標分或者行政處分等不同程度的追責。二是人事檔案造假，造假人以及人事檔案管理人員按照相關紀律和法律予以追責。

（四）加強人事檔案信息化建設。目前人事檔案材料主要以紙質檔案為主，但在2018年新修訂的《干部人事檔案工作條例》中新增了有關人事檔案信息化的規定，2020新修訂的《檔案法》設“檔案信息化建設”專章，“十四五”全國檔案事業發展規劃也提出了檔案工作基本實現數字轉型的發展目標?？梢?，人事檔案信息化是未來的發展方向。隨著我國步入大數據時代，區塊鏈、云計算、人工智能等新技術為人事檔案管理提供了技術方案，盡可能減輕管理過程中人為的影響，提高人事檔案管理的效率和質量。如利用圖像加密鎖定技術，可以使人事檔案材料的電子圖像保持高分辨率真色彩的原貌，有效遏制涂改造假等。順應時代發展潮流，加強人事檔案信息化建設，能夠以技術優勢彌補傳統人事檔案管理的弊端。