水電站建設工程檔案管理與利用

袁成鳳

（中國水利水電第十四工程局有限公司機電安裝事業部，云南 昆明 650032）

1 引言

水電站工程檔案管理工作是水電行業健康發展的基礎，是提升行業業績和管理水平的重要依據，是提高行業標準和工作效率的需要。科學規范的檔案管理，能夠利用檔案實現工程本身的價值，在施工過程中、工程竣工后做到有理有據、精準查找、物善其用。各參建單位還能對施工作業專項技術方案、成果報告、運行數據等進行分析，提升員工專業水平，為企業制定正確的發展方向，為今后有益合作奠定堅實的基礎。

2 水電建設工程檔案的特點

水電站建設工程具有專業性強、規模大、投入大、周期長、要求高、施工人員流動性強等特點。文件資料在工程建設過程中直接形成，工程檔案的產生者同時也是檔案利用的主體。

具有成套性。文件資料能反映建設項目從提出調研、可行性、立項、審批、勘察設計、施工、監理、竣工、到投產等領域的全部內容，這些專業之間既有所不同又休戚與共，從而形成有機聯系的整體。

具有專業性。文件資料是專業技術活動的真實記錄，包含工程勘察設計、建筑施工、地質水文、測繪氣象、設備管道等，是專業技術人員智慧和勞動的結晶。同時，檔案類別也包含文書檔案、會計檔案、科技檔案等等。

具有現實性。文件資料根據生產活動實際狀態產生，所以在利用文件資料的時候，使其具有較強的、有力的現實使用價值，并且能夠在生產生活中反復使用實現實用價值。

3 水電建設工程檔案管理存在的問題

3.1 缺乏足夠認識

前期策劃人員、施工管理人員未能對檔案本身價值有一個正確的認知，對檔案管理崗位不重視，對檔案的管理的意義及作用理解不到位等。各參加單位總將大部分管理力量投入到現場建設中，往往認為工程檔案只有科技檔案，檔案管理僅僅是對文件資料的保留和保管，就是完成檔案管理工作。經常是在工程將要竣工時才召集部分人員對整個工程資料的收集與整理。

3.2 檔案管理體系不健全

檔案管理工作常常出現同一形式文件格式不統一、文件內容不全面，資料欠缺殘損以及整理、分類、歸檔不規范等問題，致使工程竣工后檔案驗收周期延長。上述現象的發生很大程度是因為檔案管理制度的不完善，檔案管理體系的不健全，導致沒有對應的監督機制對現有制度的執行情況進行制約，更是未能根據時代的變化對部分檔案管理工作方式進行必要的更替及創新。

3.3 檔案管理專業人員缺乏

檔案的形成一定是循序漸進、日積夜累的。在整個過程中，專業的檔案人員在檔案管理工作中起到穿針引線的作用。同時也是檔案利用率高低的關鍵。通常情況下，各專業資料員一般是由新參加工作的同志擔任或由工程技術員兼任資料員。致使各專業資料員的綜合素質、專業素養、業務能力都出現參差不齊、斷層、斷代的現象。

3.4 檔案管理設備不專業

水電站工程建設涉及內容眾多，文件資料類型豐富多樣，包含了圖紙、文字、照片、聲像等。但因單位領導不重視、管理監督不到位或經費保障不足等的問題，未能配備專業的設施、設備從而限制了檔案管理在收集這一環節的不足。

受施工環境的制約和經費限制，在文件資料存放的時候未能對檔案進行正確、有利的保管，未配備專業的檔案柜（架）、設置專門的檔案室，未做到防蟲、防潮、防光等，對文件本身的質量、使用壽命造成影響。

從文件資料的產生到檔案的形成，成千上萬的資料多以紙張作為主要的記錄介質，傳統的檔案管理方式讓文件的產生未能實現綠色環保的同時也使生產施工中文件傳閱、處理過程復雜、綿長，工程完工后各單位需花費大量的人力、物力對文件資料進行組卷、裝訂、裝盒、上架等。工程竣工后數量龐大的卷宗保管于占地面積非常大的庫房，查詢低效、調閱繁瑣、維護保養困難，使檔案管理工作復雜等。延長文件資料整理、移交的過程。

4 水電站建設工程檔案的管理對策

4.1 建立健全檔案管理體系

4.1.1 成立工程檔案管理組織

水電站工程建設的周期長、專業多、規模大，需勘測設計、施工、監理等各方的通力合作，因此建立檔案管理組織網絡是很有必要的。工程開工前建設單位，應當有專業的檔案管理隊伍或人員參與進前期策劃環節。工程開工時應由建設單位項目法人負責，要求各參建單位組織成立檔案管理組織網絡，并明確相關責任人。

檔案管理組織網絡應不限于有前期策劃人員、建設單位檔案分管領導、工程技術部門、檔案管理部門、各參建單位。前期策劃人員的職責是，對整個水電站建設工程檔案管理前景、檔案成果進行規劃和專業的管理辦法。檔案分管領導的職責是，加強領導的同時保障檔案工作的正常開展。建設單位工程技術專業人員和管理人員是檔案形成的直接責任人，其職責是使文件資料在形成過程中把控資料本身的真實性、準確性，確保文件資料本身的憑證及價值。檔案管理人員是檔案管理工作的實施者，其基本職責是依法建章立制，明確各參加方的歸檔范圍、內容及歸檔時間，集中統一管理項目檔案，定期接收工程檔案，并對參建單位進行業務監督指導、檢查。各參建方的職責是，響應建設單位規章制度，明確本單位相關部門和人員的歸檔責任，切實做好職責范圍內工程檔案的產生、收集、整理、歸檔、移交工作。

4.1.2 建立健全工程檔案管理制度

（1）建章立制的意義

規范檔案管理工作，讓文件資料有頭有尾，有據可依，同時也是協調檔案工作與其他工作關系的依據，更是提高檔案管理質量的重要保障。水電站建設牽涉諸多行業和城市、系統的參建單位，各自在本行業都獨有一套的檔案管理辦法及工作經驗。使得文件資料呈現的方式多樣化，標準不一、分類方法不同等。建設單位作為工程檔案最主要的保管者、利用主體，建立檔案管理制度才能統攬全局，確保工程檔案的質量。建章立制能明確各參建單位的職責與任務，并使其與經濟利益掛鉤，確保工程檔案的完整、系統、準確、及安全管理和有效利用。

（2）建立檔案管理制度

項目開工前，建設單位應在貫徹執行國家有關的法律、法規和標準規范的基礎上，按照職責明確、流程清晰、措施有效、要求具體的原則，建立覆蓋整個工程文件、檔案的管理體系。將檔案工作規劃進項目建設計劃中，與項目建設同步管理，通過節點控制強化檔案管理工作，將檔案管理工作納入進各參建方考核體系中，實施合同化管理。檔案管理制度應包含：

1）工程檔案管理細則，明確項目文件的形成、收集、整理移交方法以及檔案裝具的要求等。從根本上實現文件的格式統一、內容真實全面等問題。

2）工程檔案分類與檔號編制標準，用來確定文件資料的分類、檔號結構，是文件資料轉換為檔案、提高文件利用的首要環節，能夠提高檔案服務效率。

3）立卷歸檔制度，明確文件資料的收集范圍和保管期限，約定歸檔時間、檔案整理要求等。

4）檔案保管制度，明確各類載體的保存要求、保管條件。檔案庫房管理要求及庫房管理員職責。

5）檔案利用制度，明確各類檔案的利用方式、方法，規定查（借）閱、檔案的權限和審批手續等。

6）檔案保密、安全制度，明確檔案形成者、檔案管理人員、檔案利用人員應承擔的檔案保密責任。防止文件泄密，在檔案保管處設置防火、防盜等設備設施。

7）電子檔案管理制度，明確電子檔案的創建方式、方法，規范電子檔案整理、管理要求。

8）現代化檔案管理系統操作制度，明確檔案管理系統操作人員的范圍及責任，宣傳、指導檔案管理系統的使用等。

9）檔案統計制度，準確無誤的對檔案的類別、檔案內容的數據、檔案的收進、移出、銷毀、借調、保管等數量進行臺賬建立。數據要求真實、準確、動態等。

4.2 提高檔案管理人員的綜合管理能力

各參建單位應樹立“人人都是檔案員”的理念。加強對檔案工作性質、價值、地位的認識。水電站工程檔案管理包含文書檔案、會計檔案、科技檔案、榮譽檔案等。這就意味著，這其實是一項專業性強的工作，依靠一個專業或者一個人是不能完成檔案管理工作的。

各參建單位在配備專業檔案人員的同時也應重視檔案人員對各施工專業的認識，對檔案管理的人員進行培訓等。對現有檔案人員的培訓時不忘培養新的檔案人員，避免資料管理出現斷層、斷代的現象。

檔案管理人員的業務能力和職業習慣，是參建單位的責任也是建設單位的責任，水電站工程檔案由各參建單位檔案組成，檔案管理人員的工作方式、方法均可由建設單位決定，因此參建單位應委托有豐富經驗的檔案管理團隊或檔案專家對各參建單位檔案管理人員進行培訓、指導、監督。

4.3 加強檔案管理現代化建設

互聯網時代，許多依托互聯網的檔案管理設備、軟件已成熟。許多現代化設備也以投入生產生活中，企業管理現代化是必然的趨勢，無紙化辦公已逐漸走進我們的生產生活中，綠色環保已成為當下熱門。投入現代化管理設備、先進辦公軟件不僅能夠縮短文件傳閱、處理周期、縮短竣工資料編制時間、提高檔案管理工作質量，還能綠色環保。更重要的是為檔案利用提供更加人性化的服務，實現檔案價值最大化。

5 水電站建設工程檔案的利用

5.1 檔案管理的目的在于檔案利用

檔案利用是通過對檔案資料的查閱、記錄，滿足檔案利用者需求的過程，同時也是實現檔案本身價值的過程。

科技檔案的利用：各參建單位形成的施工方案措施、設備、設施安裝數據、機組運行數據、水文氣象數據、生態環境報告等，行業可以利用其真實性、可靠性、原始性，對資料的內容及結果進行數據研究、資源信息共享，對水電站建設的開發、建設周期、施工投入等起到參考、借鑒作用，能有效提升行業標準，掌握領先技術手段，創建一項項精品工程。為國家“十五”計劃提出的“西部大開發”經濟戰略部署、“西電東送”、“一帶一路”等計劃添磚加瓦、增光添彩、保駕護航。

文書檔案的利用：文書檔案管理工作主要是對生產生活各項工作的管理、記錄，利用文書檔案的真實記錄對生產、生活中的全方位反饋進行分析、總結，讓各部門之間協作更為密切，更好的為單位服務，維護單位長久發展，同時能提高工作效率、工作質量及熱情，為企業綜合競爭力起到催化、激發的作用。

會計檔案的利用:利用會計檔案，可以查看一個單位在工程建設期間的經濟活動記錄，可以檢查這個單位是否遵守財經紀律，有無弄虛作假、違法亂紀等行為。利用會計檔案不僅可以解決經濟糾紛，還可以為企業、為國家提供真實可靠的、詳盡的經濟效益數據報表，為企業制定經營決策、成本管理等提供參考，為國家制定宏觀經濟政策提供數據支持。

榮譽檔案的利用：通過榮譽檔案能夠直觀的對水電站建設成果進行了解，也是參建單位施工管理水平的展示，更是對行業內技術人才的肯定和鼓勵。它不僅能證明某項工程施工是專業的、是行業標桿、是精品工程，還能對其他類別的檔案起到有益補充證明。同時也是企業綜合實力的憑證，能更好地為企業市場營銷工作提供有力保障。

5.2 檔案利用在于服務

檔案的利用，在于以人為本、精準服務。除了完善檔案管理體系、提高檔案管理人員的業務能力，還需樹立正確的服務思想。各參建單位以增強服務意識和主動服務為目的，可根據工程施工專業的不同，設置相對應的管理組織機構，并建立考核機制、獎懲機制等，從而提高服務質量和檔案開發利用率。

精準服務的關鍵在于創新服務。改進和創新檔案利用的方法和技術、加強檔案信息化建設、增加檔案管理設備的投入、建立行業檔案信息資源數據庫，應用數字化技術手段，讓檔案管理工作精準、快捷、現代化、人性化、智能化，讓水利行業實現資源共享、互助互利、共同發展。

6 結語

檔案管理是工程建設項目管理的重要組成部分，根據時代的變化制定科學的檔案管理和充分利用檔案的方案，不僅能體現工程建設施工綜合管理能力、為工程建設者樹碑立傳，還能全面展示企業管理業績，為企業發展前景保駕護航。科學的、適用的檔案管理能讓檔案成為工程的靈魂，能讓檔案成為整個水電站建設過程的放映機，成為數以萬計工程建設者為祖國繁榮昌盛添磚加瓦的證據，成為廣大水利人勞動的智慧體現和崢嶸歲月的見證。