應收賬款全生命周期管理信息化建設

趙彥春 王靜（中汽數據（天津）有限公司）

引言

在激烈的市場競爭中，為擴大市場占有率，實現更高的營業收入，賒銷交易逐漸成為很多企業常用的銷售模式。大數據和人工智能技術的逐漸成熟，能夠支持企業實現財務管理信息化轉型，有效識別應收賬款過高的潛在風險，并及時作出防范。

一、信息化助力應收賬款管控的重要性

隨著信息化技術的不斷發展與廣泛應用，企業信息化建設水平突飛猛進。企業信息化系統建設，取決于信息技術的發展，同時也依賴于企業的自身水平。根據企業發展水平的不同，可將企業的信息化程度分為三類：（1）原始手工操作作業較多，無線上申請審批流程，無信息化系統或信息化程度較低；（2）基本覆蓋業務范圍，可支撐業務發展，信息化程度較高，但由于系統間缺乏數據共享，導致數據孤島現象嚴重，不支持智能決策支持；（3）實現業財一體化，信息共享程度高。

建立與業務發展配套的信息化系統是當前信息化建設的主要方向。目前，對于應收賬款的管控，無系統支持，或者對于已實施系統但無應收賬款管理模塊，將導致應收賬款管控較為被動，且對于應收賬款的數據分析無基礎數據支持。首先，要建立應收賬款管控流程，提供關鍵數據獲取途徑，如應收賬款產生時間、預計回款時間，并確定消息推送機制，上傳催款佐證等。同時，搭建應收賬款管理信息化平臺，或在多個系統間完成關鍵數據的共享，繼而實現應收賬款的信息化支持，助力完成應收賬款的有效管控。文章主要借助協同管理系統，完成應收賬款全生命周期信息化建設。

二、應收賬款管理現狀及問題分析

（一）內控體系不健全，應收賬款管理制度缺失

一些企業內控管理體系不夠健全，同時缺乏完善的應收賬款管理辦法。這是因為，企業內部尤其是領導層，缺少對應收賬款管理的關注，沒有意識到其重要性及嚴重性，將提高銷售業績放在工作首位，忽視了對銷售帶來的應收賬款的有效管控。其次，缺乏制度的強力支撐，對于一些關鍵的內控流程設計欠缺考慮，存在很大的風險隱患。同時，因為缺乏制度支撐，職責分配不明確，導致應收賬款回款不及時、催收不力，應收賬款居高不下。最后，管理制度的缺失，導致對企業各部門缺乏約束力，在銷售產品和簽訂合同時，對客戶的信用狀況、償付能力等關鍵因素考慮不周，無法有效篩選客戶，帶來后續應收賬款回款困難等問題。

（二）部門間缺乏合作意識，難以發揮協同效應

應收賬款管理與財務、市場和業務部門的工作緊密聯系，但在實際工作中，部門職責劃分不明確，導致市場人員、業務人員和財務人員之間缺乏合作意識，責任感不強，各行其是，難以形成合力，無法實現協同效果。

（三）缺乏有效的應收賬款回款獎懲激勵機制

企業往往以利潤指標作為人員績效考核的依據，忽視了應收賬款回收情況對企業真實利益的影響。企業對應收賬款回款沒有采取針對性的人員獎懲激勵措施，導致業務人員一味追求高銷售收入來獲得個人業績獎勵，幾乎不考慮客戶的信用水平和經營狀況，提供給客戶超過其償債能力的授信額度，進而形成大量應收賬款且長期積壓，降低了資金利用效率，提高了企業運營風險。

（四）涉及應收賬款追回的法律訴訟，證據收集缺乏完整性和時效性

對于拒不履行合同義務又無法采取其他制約手段清收欠款的客戶，企業應及時采取法律手段清理欠款，維護企業利益。其中，企業能夠提供有效且完整的欠款詢證、催款記錄等證據，對于獲得勝訴至關重要。但大多數企業在應收賬款管理過程中，往往容易忽視這一環節。如何在銷售流程中及時有效地收集強有力的證據，將成為重要的一環。

（五）配套的信息化系統支持缺位

在應收賬款的管理上，很多企業借助ERP系統管理軟件的功能模塊進行管理。ERP軟件系統采用流程化、標準化的處理模式，但其智能化程度較低，各功能模塊之間獨立性較強，難以實現數據間互通互享，無法及時對數據進行有效分析和信息提取。此外，現有信息化系統無法對即將到期的應收賬款發出預警。同時，財務、市場及業務部門掌握的客戶信息不對稱，無法滿足業財融合的需求。

三、應收賬款全生命周期管理信息化建設

應收賬款全生命周期管理信息化建設主要借助協同辦公軟件，支持信息自動化傳輸、審批流程線上辦理，實現分布式協同辦公，不但可以提高工作效率，也方便管理層作出決策。同時，協同辦公軟件可與金稅系統、財務系統等進行數據交換，實現數據共享，構建符合公司業務發展的應收管理平臺。

建立應收賬款全生命周期管控流程，從應收賬款的預防、產生、監控、預警、回款及訟訴等方面，借助信息化手段進行管控，具體流程如圖1所示。

（一）應收賬款的預防

應收賬款的對象是客戶，如何動態管理客戶的信用等級，建立有效、合理的客戶信用等級模型，成為應收賬款管理的一項重點工作。信用等級模型應充分考慮客戶的經營規模、經營狀態、風險情況、應收余額、回款周期等。信用等級模型搭建，涉及客戶信用初評、調整及復評。模型初建后，應結合企業實際運營情況進行動態調整，最后趨于穩定。模型中的部分信息來自于客戶自有信息，部分來自于實際經營中的應收數據，故在信息化系統建設過程中，要獲取應收賬款金額、產生時間及回款時間等數據。

搭建客戶信用等級模型，初步識別風險客戶，是經營銷售的前提工作。同時，對于不同信用等級的客戶，執行不同的信用政策。各企業的信用政策，可根據實際經營工作需要進行設置。隨著信用等級模型中各參數的變化，客戶信用等級也需動態調整。

（二）應收賬款的產生

銷售業務的首要工作是簽訂銷售合同，建立銷售合同在線生成及審批流程。銷售合同在線生成流程，指系統內置合同模板，可編輯部分包括商務條款及業務內容，分別由銷售人員和業務人員填寫，填寫完成提交后自動生成合同電子文本。商務條款包括客戶名稱、合同金額、支付方式等，業務部分包括與業務相關的任務書、進度表、產出物等。銷售合同在線審批流程，申請審批單中需要加入客戶信用等級，審批流程需要經過市場部門、業務部門、法務部門、財務部門及總經理審批，審批通過后完成電子簽章備檔或雙章掃描件備檔。合同備檔完成后，方可進行后續開票事項。

發票申請以銷售合同為基礎，在發票申請單中自動帶入合同信息，同時自動生成實際開票時間，并由市場人員填寫預計回款時間，后續作為預警依據。合同中約定的預計回款時間，要參考客戶信用等級約定的回款時間，不能晚于其回款時間。隨著新收入準則的實施，款項催繳不僅包括應收賬款，即已確認收入的，還應包括按照合同約定開票客戶預付部分款項，一并跟進。

（三）應收賬款的監控

應收賬款一經產生，就應將其列入信用管理檔案進行監控。市場人員在郵寄發票時，要與客戶進行確認，在發票郵寄到達后再次確認，并在協同管理系統發票申請單中上傳發票已收到證據，如郵寄信息或確認已收到信息。

圖1：應收賬款全生命周期流程圖

圖2：應收賬款回款流程

根據開票時間、預計回款時間，設置提醒規則及頻率，如在預計回款時間前N月，進行月度提醒；如進入預計回款時間當月，則以周度提醒。在市場人員收到提醒后，要通過電子郵件、手機信息或電話等方式，及時詢問和溝通服務或商品提供情況、票據、付款準備情況并提醒和督促客戶及時付款，同時上傳溝通結果及佐證材料。依據溝通或合同約定確定并記錄預計付款時間，積極跟蹤企業付款進度。

（四）應收賬款的預警

若應收賬款已回款，則將該筆應收賬款關閉，否則實時跟進每筆應收的催款情況，部分字段從發票申請單中帶入，狀態為根據應收回款進度進行的分類。

（五）應收賬款回款

現金流數據進入系統，啟動自動匹配功能，若匹配到同一客戶相同金額應收賬款，則自動發起確認流程，經市場部門、財務部門確認后，核銷該筆應收，否則進入預收池。對于預收池中的數據，定期進行自動匹配，再次匹配相同客戶相同金額數據，同以上自動匹配流程。對于預收池中的數據，付款金額與應收金額不一致的情況，可通過人工匹配功能實現核銷，如一筆付款，支付兩筆應收，或一筆付款，沖一筆應收賬款中的部分金額，具體流程如圖2所示。

（六）法律訴訟

對賬單作為法律訴訟的關鍵證據，應將其常規化，確定對賬單模板，根據應收賬款數據，自動生成對賬單。對于預計進入法律程序的應收賬款，由市場人員申請，法務部門審批，應收賬款對應的合同、發票、回款等信息隨申請單一同共享至法務部門。

結束語

應收賬款的管理需要建立內控管理制度，設定銷售管理流程，同時需要搭建完善的績效考核機制。信息化系統的建設有助于內控制度及流程的實現，也使得應收賬款的管理不再被動。