基于云辦公應用場景下的機關公文管理創新探究

徐克紅 中國鐵路上海局集團有限公司辦公室

伴隨大數據、云計算、區塊鏈、移動互聯網等信息化手段的廣泛應用，上海局集團公司數字上鐵云辦公平臺應運而建。云辦公平臺作為當前較為先進的信息化辦公平臺，能有效提升工作效率、暢通管理流程、減少人力財力物力成本，大大降低工作失誤率。該平臺充分利用即時通信、網絡互聯、信息集成等技術，更新迭代了傳統一代的OA 辦公系統。推行基于云辦公平臺的“電子化、數字化”辦文辦會辦事，倡導節約、精簡、高效的公文辦理新模式，已成為上海局集團公司落實數字化轉型發展戰略的重要舉措之一。

1 云辦公平臺內涵

通常意義上，辦公自動化（OA）是將計算機、通信等現代化技術運用到辦公方式上，進而形成的一種新型辦公方式，代替辦公人員傳統的部分手動或重復性的業務活動。為進一步提高系統集成度、降低服務器設備及網絡環境投資成本，達到輕量化應用目的，各行各業逐漸興起或租借或自建公有云、私有云等模式大力發展云辦公，將辦公業務完全建立在云計算技術基礎上，同步開發搭建云辦公相關應用，進一步優化流程節點、集約組織結構、調整管理體制，增加綜合協同辦公能力，提升辦公系統的整體效能。

2 發揮云辦公平臺對公文辦理的優勢

系統高度集成、信息充分共享的云辦公平臺對公文傳遞、公文處理、公文催辦督辦都能發揮獨特的優勢。

2.1 更便于信息溝通、上傳下達

隨著鐵路高鐵里程快速擴張、集團公司體量逐步壯大，管理幅度、管理強度越來越大，對公文管理的要求也越來越高。云辦公使用的便捷性、即時性，讓線下“跑腿”變成電腦端、手機客戶端的公文數據“多跑路”，有效解決時間要求緊管理跨度大所帶來的時空限制問題，有效提高各項工作業務的辦理和落實時效，提升企業管理整體效能。

2.2 更便于公文流轉、準確處理

傳統電子公文流轉、批轉需要坐在電腦端操作，同時跨系統流轉時要通過人工交換，速度慢、耗時多，需專人從事高頻次的重復勞動且易出現失誤、遺失現象。而云辦公的智能化、移動化操作將從根本上解決這些問題，從時空、效率上對于公文處理進行全面革新，減少工作量、縮短流程時間、提高正確率。

2.3 更便于明確職責、高效辦事

云辦公平臺通過一體化信息集成搭建條理明晰的職責邊界、流程節點，設定辦結日期并進行留痕處理。使得辦文辦會辦事等諸多事項能夠公開、規范處理，各個節點的辦理人員處理時間、辦理意見都在網上一目了然，便于建立工作監督檢查機制，有效杜絕工作推諉、部門扯皮等現象的發生，可實現公文辦理的“一網通達、一網通覽、一網通辦、一網通管”目標。

3 發揮云辦公平臺對于公文規范管理的作用

中辦、國辦新施行修訂的《黨政機關公文處理工作條例》，對黨政機關公文長期以來分離的文種、體例、格式等問題進行了統一明確與規范。在黨政公文制度要求十分明確的背景下，云辦公平臺作為公文規范處理的主要工具，極大提升黨政機關公文處理工作科學化、制度化、規范化水平。具體表現如下：

3.1 云辦公平臺有助于公文文種正確使用

黨政機關公文處理條例出臺之后，黨政公文文種合并一家，公文文種得以明確，但是在實際使用過程中，具體公文處理人員受工作經驗、知識水平、操作能力等影響，往往在公文文種選擇上容易出現錯用誤用情況。而云辦公平臺可運用建模工具、算法分析等技術手段發揮定義標準、精準定位、輔助決策等優勢，能夠從文種性質、應用范圍上進行節點界定，實現對常用文種的自動判別、匹配、提醒功能，便于實際操作者正確選擇。

3.2 云辦公平臺有助于公文行文格式規范化

少數單位、部門存在公文格式及公文起草、審核、簽發等程序不規范，經常出現發文質量不高等現象。而云辦公平臺可以通過建模設計、工作流程分析、關鍵點卡控、出錯點提醒等措施，對公文的標題、文號、密級、主送、抄送、格式、字體等易錯格式要素進行自動提醒、智能糾錯。在公文擬制環節設定可供參照的各種固定模板，當公文擬制人員在選擇文種、擬定標題、排版布局時，格式規范上不會再出現較大問題，使得公文制發愈加規范、優質、高效，也促使各級管理人員的公文格式規范意識得以提升。

3.3 云辦公平臺有助于公文處理流程規范化

云辦公平臺不但設定公文格式模板，同時也對公文收發流轉從程序、時限、節點進行了明確限定。運用云辦公平臺可靈活解決復雜工作場景下的種種特殊情況，通過預先設計符合工作需求的工作流程、模板，在“收、發、傳、閱、歸”等各個節點均預留有流程干預策略，從系統功能上全面保障公文處理規范、有序、高效、無誤。同時，公文處理過程也蘊含著事務呈報、交辦、閱辦、督辦等各個工作節點任務要求，云辦公平臺上可以實現全方位、多角度清晰展示主辦人、協辦人和處置時限、辦理反饋等情況，實現操作記錄全留痕、流程辦理全閉環，這對于工作效率效果督查及責任追溯提供了客觀事實依據。在傳統的公文流轉時代，各部門、各單位公文格式及流轉方式不統一，導致文件往來溝通不暢、質量不高，極大地影響企業管理效能和水平，而運用云辦公平臺的公文統型模式可對所有涉及部門、單位的公文格式、行文規則、辦理規范等做出明確的規定，建立起橫向到邊、縱向到底的公文規范化處理體系。

3.4 云辦公平臺能有效提升黨政機關公文處理的靈活性、時效性

隨著移動互聯網和智能化設備的普及應用，與傳統公文辦理方式相比，優勢明顯：一是云辦公平臺公文處理的網絡化、瞬時化，打破了時間、地域、機構的界限，使得各級管理人員從“文山會海、車馬勞頓”當中明顯“減負”。二是作為一個全電子化文檔處理系統，公文擬稿、審核、套紅、用印、流轉及歸檔均可以進行網上流轉、辦理，提升效率的同時，也降低了辦公用紙、辦公印刷的辦公費用。三是提升急辦特辦公文的辦結速度，有力保障運輸生產安全。鐵路運輸生產類公文標準高、任務重、時間緊，云辦公平臺作為生產指揮人員的得力助手，能有效提升其處理緊急生產事務的能力。

4 云辦公平臺便于構建公文評價管理機制，推動公文管理創新發展

黨中央一直在部署開展為基層減負工作，大力整治“形式主義、官僚主義”之風，靶向直指公文泛濫現象。原有公文管理模式的短板問題不斷凸顯，立足于云辦公平臺可以創新構建公文評價機制來加以使用管理、控制。

4.1 配置公文評價模塊，強化處理管控

梳理并制定公文處理操作規范，實現公文處理的全過程評價管理。一是編制清晰完善的云辦公平臺公文處理操作規范，明確收發文流程中的每個節點職責內容和操作要求，確保流程當中的每項工作、每個節點權責統一。二是強化云辦公平臺的工作角色認知。云辦公流程當中的每個節點對應著具體的實名角色，系統涉及的每個人必須認清工作職能定位。辦公室作為云辦公的業務主管部門，組織做好系統的使用操作和電子公文處理的業務培訓，督促指導使用系統的每個人，無論領導還是普通員工，都能樹立強烈的責任意識、質量意識、學習意識。三是開展系統優化、做好評價反饋工作。公文處理的政策條件和面臨的實際問題都是不斷變化的，結合用戶使用反饋，經常對公文評價指標、模型進行優化完善，不斷改進模塊功能、提高評價成效，同步強化評價結果運用、做好評價反饋等工作。

4.2 梳理經驗成效，完善制度體系

建立健全電子公文處理規范、公文評價及考核辦法，為公文評價管理提供制度保障。一是要細化分解電子公文所有流程節點的處理規范，特別要設定文件辦理節點卡控和構建節點處理人的公文質量評價標準。二是抓過程管控，做實做細日常糾偏、約請幫促、重點跟進三個基本環節。按照公文評價及考核要求，嚴細認真做好日常公文審核糾偏，建立日常問題文件記錄清單。對典型問題、多發問題進行分門別類地統計分析；對于問題多發文件和擬文發文有困難的擬稿人，采取針對性約請幫促或跟進服務，確保其深刻認識存在問題，重點從問題整改、思想認識、基本規則掌握等方面同步改進，逐步提高擬文發文質量和公文工作能力。特別是對于新接觸電子公文系統的人員，依托定期系統檢查、文件流轉情況抽查等契機，進行一對一跟進服務和幫助，確保其盡快掌握擬文發文的基本規則和技能。三是嚴格通報考核，以問題為導向促推公文管理質量水平提升。堅持糾偏幫促和通報考核并重，每月或季度對問題文件清單進行匯總梳理，針對共性問題、典型問題，發布《公文質量通報》，對問題文件多發頻發的部門和單位，嚴格進行考核。四是深化實踐應用，做好管理持續完善。定期總結檢視公文評價管理工作的成效和不足，編制《公文處理常見問題及糾錯解析》，將其作為公文工作指導手冊，發布于云辦公平臺供在線學習交流，用于幫助各部門、各單位公文處理人員熟悉掌握公文擬制及運作要求。

4.3 充實系統內涵，確保信息安全

云辦公平臺主要面向集團公司內部使用，主要功能體現在線上流程審批、內部收發文流轉，而對外行文，由于內外系統壁壘原因，導致還是采用線下紙質報送形式。為進一步提升公文電子化、規范化程度，重點規劃做好：一是打通上下級單位公文處理網絡壁壘?？梢葬槍膱笏吞幚韺嶋H，在面向上級單位開設公文接入端口，實現電子公文能夠及時、規范、迅速地通過網絡系統便捷傳輸。二是打通關聯單位電子公文處理瓶頸。充分利用貫通鐵路內外網的網絡安全通道，搭建集團公司與路外單位的公文數據交換服務，通過云辦公平臺功能的區域拓展，實現相關單位之間的電子公文數據互認及流轉，真正實現公文處理的“互聯網+”時代。三是完善云辦公平臺風險處置應急預案，防止因系統問題、賬號盜取等問題導致公文數據被篡改或泄露。同時建立電子公文、電子印章、電子簽名等電子數據的質量體系標準，確保公文數據信息完整規范、依法合規。基于數字上鐵云辦公平臺實施構建公文評價管理，能夠有效實現公文標準與管理要求的高度融合，促進機關公文管理制度體系完善及公文質量的大幅度提升，可以為集團公司由大向強轉型、實現高質量發展提供有力的服務管理保障。