高校會計檔案數字化管理探究

蔣 萍 張文聞 鄭曉華

中山大學財務處 廣東 廣州

隨著高等教育內涵式發展進程的不斷推進，國家對高校的財政投入不斷增加，經濟業務多元化、管理環境復雜化對高校財務治理能力現代化提出更高的要求。會計檔案管理是高校財務基礎規范化的重要組成部分，會計檔案記錄和反映高校各項經濟業務活動的重要載體，具有重要的歷史價值，同時也為高校各項管理事項提供重要的決策數據，是高校各類檔案中利用率較高的一類檔案。因此，在高校實施會計檔案數字化建設，提升高校會計檔案管理水平和效率，對實現高校財務內涵式發展具有重要意義。

一、高校會計檔案數字化項目實施的意義

1.提升檔案查閱效率，適應多校區運行模式

隨著我國高等教育事業的蓬勃發展，多校區辦學、跨地區辦學已經成為許多高校的運行模式。為了滿足各校區的工作需要，會計核算也實行多校區運行模式。多校區運行模式導致財務信息交流存在一些問題，具體表現為財務信息雙向傳遞困難，即人員之間缺乏實時溝通交流，校區間信息流動存在時間差，往往需要師生奔走于校區之間以達到快速傳遞信息的目的。

作為一種利用率較高的檔案——會計檔案，也存在信息傳遞不及時的問題。財務管理部門每年接受大量的會計檔案查詢，特別是在科研項目結題驗收或者審計高峰期，會計檔案調閱是每個科研人員、科研團隊項目結題、財務審計必須經歷的事項，項目負責人、經辦人需要花費大量時間到財務處查閱會計原始憑證并拍照。據某高校近四年的會計檔案查詢情況統計（如圖1所示），會計檔案調閱次數、憑證查閱份數、拍照張數每年都保持著較高頻次。2018—2021年，年平均調閱1494次，查閱憑證52 149份，拍照圖像236 900張。實施會計檔案數字化項目后，項目負責人可以自行或者授權相關人員通過會計檔案管理系統在線申請調閱每一筆經費支出對應的原始憑證，實現在線查閱、導出、打印功能，真正做到節約時間、提高效率，為科研人員“松綁減負”，大力簡除煩苛，切實落實中央“放管服”精神，實現“數據多跑路，讓人少跑路”，讓科研人員把主要精力和時間投入科研事業中。

圖1 2018—2021年會計檔案調閱情況統計

2.實現數據共享，推動會計檔案數字化賦能財務管理

國家稅務總局在2015年8月開始了電子發票的三地試點工作，同年12月全國推廣，2021年11月開始試點全面數字化電子發票，電子發票的普及推動了高校會計檔案現代化的建設步伐。財政部于2016年1月1日實施的《會計檔案管理辦法》，肯定了電子會計檔案即數字化會計檔案的法律效力，并對數字化會計信息的獲取、接收、保管、利用、交接、銷毀等方面進行了規范，在法律層面為高校會計檔案數字化提供了制度保障。會計檔案數字化將大力推動業財融合，最終落腳于會計檔案數據的運用，為管理工作提供數據決策分析基礎，為日常管理活動提速賦能，推動財務職能轉變，從傳統核算職責轉換為風險管理職責，基于數字化的會計檔案構建財務大數據，進行數據分析，實現價值創造、業財融合。

3.提高會計檔案保存質量，節省會計檔案存儲物理空間

現有的紙質會計檔案管理存在一些問題，如整理歸檔過程費時費力；檔案耗費紙張，符合檔案管理要求的存放地點占用物理空間不斷擴大；紙質檔案對防潮、防火、防盜、防霉等要求高，增加檔案管理難度；紙質會計檔案在面臨頻繁的調閱需求時，存在憑證被損壞、散落、丟失的風險，無法保證會計檔案的完整性。2016年1月1日實施的《會計檔案管理辦法》中明確延長了會計檔案的保管年限，隨之而來會計檔案所需的大量存儲空間將成為各單位急需解決的問題。與之相反，數字化會計檔案所需存放空間較小，歸檔便利，在防潮、防火、防霉等方面都比紙質檔案具有明顯優勢。對紙質會計檔案進行數字化加工，形成對應的電子檔案，既保存了紙質會計檔案，又提高了會計檔案保存質量，不僅能滿足不斷上升的查閱需求，還能保障會計檔案的完整性。

二、高校會計檔案數字化構架思路

為滿足新的管理需求，高校需要利用信息技術賦能會計檔案管理，規范電子檔案管理，優化會計檔案工作流程，完善電子檔案管理配套制度，實現電子會計檔案的全流程、規范化管理，充分挖掘高校會計檔案的利用價值，推進高校會計檔案管理現代化。

1.依托信息技術發展，確立會計檔案數字化“安全高效、綠色共享”的建設目標

為推進高校財務內涵式高質量發展，深度踐行科研經費“放管服”改革精神，會計檔案管理工作可以充分依托信息技術發展，同時實現會計檔案管理和利用效率的提高，借助信息技術實現會計檔案數字化存儲、利用，提出會計檔案數字化“安全高效、綠色共享”的建設目標。

2.以信息共享為核心，構建數字化會計檔案管理信息平臺

會計檔案數字化需要依托于數字化檔案管理的統一信息管理平臺，一是利用會計檔案管理系統聯動會計核算系統、檔案影像系統、經費查詢系統等，實現會計檔案的收集與利用，精準、規范地收集檔案數據，統一存儲、統一管理、統一風險管理；二是利用會計檔案管理系統實現會計檔案全生命周期的跟蹤管理，包括會計檔案的接收、掃描、組卷、出入庫、調閱等，做到檔案管理全過程操作均可留痕。

3.以業財融合為契機，形成會計檔案數字化多方共贏的整體解決方案

會計檔案數字化進程不僅僅局限于紙質檔案的數字化保存，還應向業務前端融合，推動業務流程重整，實現業務辦理及相關憑證附件的數字化生成、收集，并最終實現相關數字化檔案的電子歸檔，真正解決檔案保管物理空間的壓力問題。高校財務應從以下方面入手，推動會計檔案的數字化工作：一是優化高校現有的財務報銷業務流程，將紙質報銷業務流程轉變為基于數字流操作的報銷模式，從報銷前端直接獲取會計檔案數據；二是通過信息化手段自動收集非報銷業務的原始憑證信息，比如薪酬、稅費、收入、撥款、結轉等非報銷業務，實現數據收集、賬務處理與會計檔案形成全過程數字化；三是與外部管理系統建立聯動。實現財務治理能力現代化，需要站在全局的角度去推進會計檔案數字化的優化方案，以業財融合為契機，推動業務部門辦公系統與財務系統互聯，促進各類管理數據共享，實現業務數據獲取自動對接，減少信息建設成本，減輕業務信息重復提供的負擔。

三、高校會計檔案數字化管理實踐

1.數字化方案系統方案設計

會計檔案數字化在財務集中類型的企業中運用極其廣泛，提高了企業財務管理的智能化水平，如華為、美的等。基于目前已經實現會計檔案數字化管理的各種案例，以及高校會計檔案的特點——紙質化檔案占據檔案數量的主體，電子票據及業務形成的檔案快速增長，提出了對會計檔案數字化管理平臺的設計要求：雙軌制運行模式，對業務及會計檔案進行分類，分為紙質檔案和電子檔案，電子檔案直接通過系統對接收集、歸檔檔案信息，紙質檔案做影像化處理，對檔案影像進行收集、組卷、歸檔的管理操作，并確保檔案影像數字流與紙質檔案實物流的匹配度與一致性。

2.會計檔案數字化加工方案設計

基于會計檔案管理系統搭建和雙軌制檔案的處理思路，構建了會計檔案數字化加工的具體實施方案：針對電子檔案，檔案管理系統接收所有檔案信息后歸檔處理；針對紙質檔案，具體實施路徑為是在會計檔案收集整理、分冊組卷之后，對已成冊但未裝訂的會計檔案進行數字化加工，完成數字化之后，再進行裝訂、歸檔。

圖2 會計檔案數字化加工方案

3.會計檔案數字化人員配置方案設計

構建好雙軌制的檔案加工模式后，這個工作模式下的人員配置方式主要有兩種：一種是利用單位外部的專業化檔案數字化加工團隊，即服務外包的方式實現；另一種是依托先進掃描設備，重塑檔案管理流程，充分利用現有人力資源，實現數字化加工。外包方案存在財務檔案內容敏感、外包數字化加工團隊不可控、額外安排人員檢查影像與實物檔案等問題和風險，也有成本明確、責任清晰的優點。依托設備速度提升及內部籌措人手的方案，能夠最大限度保證檔案的安全性和保密性，高校工作人員責任心較高，但也有人手短缺的明顯短板。對于這兩種方案都有明顯的優缺點，高校可結合學校情況、檔案特點及業務特點選擇一種予以落地實施。

4.制定會計檔案數字化利用規則

經過反復調整電子會計檔案管理系統的功能，優化人機交互界面，實現紙質檔案穩定規范地數字化加工，并實現相關數據信息同步上傳服務器，所有的電子檔案信息實現穩定的收集、歸檔，即所有會計檔案的信息數據均已實現數字化歸檔。在此基礎上，會計檔案管理人員應更多將精力放在數字化檔案利用，以及相關規則的制定與流程的規范等方面。構建規范的授權調閱、利用規則，落實項目負責人審批制，既可以嚴格保護項目經費的保密性，又可以給項目負責人利用會計檔案的便利，項目負責人及經過負責人授權的經辦人可通過電子會計檔案管理系統預約所轄項目的會計檔案，經檔案管理人員審批后，可調閱、打印相關檔案影像，且打印件帶有防偽水印，免除經辦人員再行核對、蓋章的奔波。每年科研經費檢查審計的高峰時期，利用會計檔案的數字化信息，可以切實減少調閱紙質檔案的繁復手續，節約大量間，讓科研人員真切感受數字化服務帶來的便捷；對于有管理監督需要、審計職責的人員，授予一定時長、一定項目范圍的檔案利用權限，超過相應時間和項目范圍檔案利用權限自動失效，如需使用需要相關負責人再次授權，既可以快捷滿足管理需求又能最大限度保護經費項目的隱私。針對以上管理功能，一方面要將加以規則化、流程化、制度化，出臺專門的制度規范會計檔案的利用行為，另一方面需要在電子會計檔案管理系統實現相關規則內嵌式操作，將制度內化在系統操作中。

5.會計檔案數字化方案流程整合

為配合系統、處理及利用方案設計，快速高效實現會計檔案的數字化加工、利用，需要在報銷業務前端對會計檔案的原始形態——報銷單據及票據，以及會計檔案的整理裝訂流程加以規范，理順相關流程，進行標準化操作。

（1）規范票據粘貼標準，多渠道、多環節進行前期把關。為了保障會計憑證數字化加工的影像質量，需要從以下幾步進行把關：一是報銷票據規范化粘貼，這一環節影響范圍廣，需要通過海報、微信推文推送、宣傳單張及會議培訓等多種方式、多渠道普及，做到應知盡知。二是會計憑證整理操作規范化、標準化，即在憑證制單階段對具體單據進行規范化整理，并在憑證收集階段對票據粘貼、單據整理進行專項檢查，對不符合掃描要求的票據進行標準化處理。三是在數字化加工前對票據和單據的整理進行復核。通過以上三個節點可以對所有會計檔案實施規范整理。

（2）核對會計檔案影像，確保紙質檔案與電子檔案一一對應。數字化加工運行階段，需要深入了解電子檔案管理系統的穩定性和承壓性。為防止系統掃描上傳紙質檔案圖像時各種可能出現的圖像缺失、錯亂，確保電子會計檔案管理系統的影像與紙質檔案一一對應，需要對影像文件和紙質檔案逐張比對，對亂序、缺頁、圖像不完整等情況進行修正。檢查人員不僅需要對各種問題進行修正，還需要針對問題分析出現的原因，系統管理人員依據反饋信息調整系統功能。核對檔案圖像與紙質檔案在會計檔案數字化處理初期是不可缺少的環節，可以確保檔案的數據信息準確可靠。經過后續電子會計檔案管理系統的升級和優化，可以逐漸減少核對頻次和范圍，最終實現抽樣檢查，大幅減少這一環節投入的人力與時間。

（3）規范檔案影像化操作流程。作為會計工作的重要一環，在新的工作模式下，原有的會計檔案工作流程需要重新梳理并加以規范，從會計檔案整理、會計檔案影像采集、影像比對、會計檔案裝訂上架、電子檔案利用等形成一系列高效、規范的操作流程，并將這些流程固化成制度內嵌在系統中，對檔案工作人員進行培訓，保證整個流程規范操作，確保會計檔案的數據信息完整可靠。

四、總結

加快會計檔案數字化管理的進程是對高校財務精細化管理的有力支撐，也是新時期下高校財務管理內涵式發展的必然趨勢。數字化存儲的會計檔案有著節省空間、利用便捷、不易丟失毀損等諸多優點，是未來檔案發展的趨勢，也是高校財務內涵式發展的重要組成部分。但數字化檔案面臨著數據安全的威脅，這要求相關管理人員緊跟國家對檔案管理的要求，結合自身管理利用檔案的實際需要，制定檔案管理方案尤其是電子會計檔案管理辦法，恰當授權，規范審批，嚴格按制度執行，促進會計檔案管理工作健康有序發展，不斷提高工作效率和效果，為高校事業發展提供有力支撐。