農機檔案管理中存在的問題及解決思路

孫 宇

(黑龍江省農業(yè)機械工程科學研究院 佳木斯分院，黑龍江 佳木斯 154000)

0 引言

在農業(yè)機械化生產過程中，對農機產品的有效監(jiān)管與利用十分關鍵，尤其隨著農機使用量的持續(xù)增長，農機生產的規(guī)范性與安全性受到了社會各界的廣泛關注。農機檔案管理工作是農業(yè)機械化生產順利開展的基礎，其關系到農業(yè)機械購置、使用過程的監(jiān)管，以及農機資源數據信息的利用等。近年來，隨著我國農業(yè)管理體系的不斷豐富與完善，農機檔案管理工作得到了明顯的進步與提升，但由于我國農機化工作相較于發(fā)達國家起步較晚，農機檔案管理工作仍存在較大的進步空間。如何結合時代特征與農業(yè)生產的實際情況完善農機檔案管理工作，是現階段農機管理部門必須思考和解決的問題。

1 發(fā)展情況

我國農機檔案管理工作主要依據《中華人民共和國檔案法》及國家、地方關于農機安全監(jiān)理工作的相關規(guī)定實施，尤其在農業(yè)安全生產、綠色農業(yè)理念及柴油機排放標準等政策的激勵下，我國農機檔案管理工作進一步結合農業(yè)生產的實際情況制定實施制度，重點負責農機檔案的接收、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管，并輔助農機管理人員開展多種形式的宣傳教育活動，有效促進了農業(yè)機械監(jiān)督管理工作的開展和農機資源的優(yōu)化利用。

為進一步提升農機檔案管理工作的合理性，近年來，從農業(yè)生產實踐和檔案管理需求的角度出發(fā)，開展了大量的優(yōu)化研究工作。王婧等[1]從規(guī)范農機安全生產的角度出發(fā)，說明了我國農機檔案管理中的不合理問題，并有針對性地提出了規(guī)范農機檔案管理的要點；童仲武[2]結合農機免費管理后的檔案管理工作展開分析，探討了檔案工作面臨的新難點，并給出了工作優(yōu)化的可行思路。王勇志[3]結合計算機技術發(fā)展特征，從檔案資料檢索、檔案使用壽命、農機化發(fā)展等角度對檔案管理工作的發(fā)展進行了規(guī)劃。從農業(yè)機械化生產實踐看，農機檔案管理工作基礎且重要，其工作流程、工作體系仍需持續(xù)優(yōu)化，農機檔案管理的價值仍需進一步發(fā)揮。

2 存在的問題

2.1 實施力度不足

近年來，我國針對農業(yè)機械的管理工作提出了更高要求，農機監(jiān)督管理、農業(yè)生產安全被提到更高位置，農機相關執(zhí)法工作得到加強的同時，農機檔案管理工作受重視程度相對不足。在農機管理工作中，檔案管理由于具有基礎性特征，導致這一工作沒有被放在改革的重點位置，農業(yè)生產的管理重點集中在農業(yè)機械的推廣、銷售、使用、維修、維護等方面，農機檔案管理的重要性得不到凸顯，農機檔案的相關知識、作用也得不到足夠重視，導致檔案管理的實施質量、檔案資料的覆蓋范圍、檔案利用率等普遍偏低。部分地區(qū)的檔案管理甚至缺少專職人員負責實施[4]。

2.2 體制機制落后

在農機購置補貼等惠農政策的激勵下，我國農業(yè)機械保有量持續(xù)提升，農業(yè)機械種類、服務范圍不斷擴張，農機管理的難度明顯增加。在這一形勢下，部分地區(qū)的農機檔案管理工作模式陳舊，缺乏系統(tǒng)的檔案管理制度約束，導致農機管理的實施難度增加。一方面，傳統(tǒng)的工作模式不能適應農機市場和農業(yè)生產的快節(jié)奏，大量農業(yè)機械的銷售、轉移、變更沒得到及時登記或登記不規(guī)范，導致農機檔案管理的效能降低；另一方面農機檔案管理仍未完全實現現代化辦公，部分地區(qū)檔案管理仍以傳統(tǒng)人工管理實施，計算機技術和數字化管理應用不足，導致農機管理人員、農機手、農機服務組織管理農機、查閱信息、變更信息的過程效率低下且準確性不足。

2.3 工作條件落后

隨著現代化辦公的普及，農機檔案管理工作在得到相對發(fā)展的同時，與人資、汽車、圖書等檔案管理工作相比仍存在明顯的差距。首先，農機檔案管理缺乏足夠的硬件支持，檔案管理部門、基層檔案辦公室等工作設備相對落后，檔案數據的電子存儲硬件缺失，單靠計算機存儲存在安全性不足、調取不變、共享能力不足等問題；其次，農機檔案管理專用軟件系統(tǒng)普及不完善，部分地區(qū)的農機檔案管理仍依靠傳統(tǒng)的電子表格形式記錄，檔案管理方式落后，檔案管理專用軟件缺失，導致檔案信息錄入規(guī)范性不足、信息聯網共享能力不足。此外，農民參與農機檔案登記、變更的過程仍相對繁瑣，部分偏遠地區(qū)農民在農機遷移、轉賣的過程需要長途出行才能完成檔案變更。

2.4 專業(yè)人才缺失

農機檔案管理屬于一項綜合性的工作，要求檔案管理人員既具備農機相關知識，還具備檔案學相關知識，而在我國農業(yè)機械管理部門，相關的綜合性人才相對缺失。一方面，與常規(guī)的檔案管理相比，農機檔案管理成熟度不高，對于專業(yè)檔案學人才的吸引力不足，導致從業(yè)人員數量不足；另一方面，部分地區(qū)的農機檔案管理工作由農機專業(yè)技術人員擔任，這部分人員缺乏系統(tǒng)的檔案管理知識，工作中容易出現漏洞和不嚴謹之處。甚至存在專業(yè)技術人員兼職檔案管理工作的情況，嚴重弱化了檔案管理工作效能的發(fā)揮。

3 優(yōu)化思路

3.1 建立系統(tǒng)的工作制度

農機管理部門應當加強對農機檔案管理的重視程度，認清農機檔案管理在農機化生產發(fā)展中的重要作用，將農機檔案管理工作與目前農機推廣、農機培訓等工作放到同等位置，從農機主管部門的角度出發(fā)，建立系統(tǒng)的農機檔案管理制度。

3.1.1 明確農機檔案管理職責

農機檔案管理部門的主要工作職責應包含：1)學習并貫徹落實農機檔案管理的政策和規(guī)章，嚴格執(zhí)行農機檔案管理相關的法律法規(guī)和技術準則；2)建立區(qū)域農機檔案管理工作細則，并嚴格組織實施；3)做好農機檔案信息的錄入、整理、分類及合理保管；4)做好農機檔案的數據利用，輔助農機管理部門開展農機工作；5)做好農機事故及農機執(zhí)法實踐記錄；6)做好農機檔案管理工作的宣傳工作。

3.1.2 做好農機檔案的分類

將農機檔案進行分類，如表1，提高農機檔案管理的合理性，便于檔案的調取、查詢，便于數據利用。

表1 農機檔案種類細分

3.1.3 數據準確，內容全面

根據農機檔案的分類，細化各個分類的數據欄目，各項數據必須準確填寫，避免遺漏，不得隨意修改，不得偽造農機檔案。對于必須建立紙質檔案的材料必須做好裝訂并妥善保管，以便后續(xù)查閱利用。對于年檢、駕駛證領取等周期性工作要單獨專項歸檔，并定期更新數據。明確農機檔案、駕駛證檔案、年檢檔案、事故檔案的保存年限，超過檔案保存有效期后應對其進行妥善銷毀并清除數字數據，銷毀檔案也必須做好銷毀記錄，對于永久保存的檔案應做好備份，以免長期保存過程出現遺失。

此外，檔案管理工作應當明確工作職責，實施責任制和獎懲制，確保農機檔案管理制度得以有效落實。

3.2 加強對農機檔案管理的宣傳

重視宣傳工作，積極利用多種途徑宣傳農機檔案的作用及管理細則，提高農民、農機管理部門對農機檔案管理的認識。針對農民群體設計專項宣講，幫助農民建立農機備案意識，明確農機登記備案才是合理合法使用農機的基礎。同時建立農機檔案管理宣傳公眾號，利用新媒體平臺強化宣傳效果，展示未參與檔案管理農機所受處罰等信息，強化農民認知。利用農機培訓、農機監(jiān)管人員培訓、農機專業(yè)技術人員繼續(xù)教育等途徑開設農機檔案管理宣講課，幫助農民、農機技術人員、農機監(jiān)理人員提高對農機檔案管理的認識。農機檔案管理人員應當與農機銷售企業(yè)、農機大市場等合作，要求農民在購置農機之初就做好農機檔案、駕駛證檔案的登記，從源頭提高農機檔案登記率。

3.3 強化軟硬件設施建設

農機主管部門應當設立專項資金和科研項目，幫助農機檔案管理實現優(yōu)化升級。結合數字化檔案管理的規(guī)范，幫助農機檔案管理部門升級辦公設備和硬件設施，為農機檔案管理配套計算機辦公設備、打印機、掃描儀、備份云盤等數字化設施。同時，建立專業(yè)的檔案室，配套檔案柜、機密檔案柜等儲存設施，為檔案管理工作實施創(chuàng)造良好工作條件。開發(fā)并推廣農機檔案管理專用辦公系統(tǒng)，實現省市級推廣統(tǒng)一農機檔案管理系統(tǒng)，從軟件上規(guī)范農機檔案管理流程，并實現農機檔案的區(qū)域化共享，不僅便于農民及農機管理人員調取農機數據，還能幫助農機部門集中監(jiān)管農機檔案，對于不規(guī)范、有差錯的檔案及時通告相關管理人員進行修改。此外，還要為農機檔案管理建立多渠道的農機檔案錄入和修改途徑，使農機監(jiān)理工作人員、農機銷售人員、農民能夠通過網站、手機APP等便捷錄入相關的檔案信息，農機檔案管理人員驗證信息后進行檔案錄入或修改，有效提高工作效率。

3.4 加強人才引進與培訓

農機檔案管理工作的開展需要具備農機理論、計算機技能、檔案管理知識等專業(yè)技能的人才，因此必須加強專業(yè)人才引進。通過官方招聘聘任具有高學歷、高技能的專業(yè)技術人才加入農機檔案管理隊伍，通過優(yōu)化辦公軟硬件條件提升改善農機檔案管理的辦公條件，并為引進的專業(yè)技術人才設立專業(yè)培養(yǎng)計劃，確保人才能力得以發(fā)揮，并獲得應有的成就和薪資待遇。加強對現從事農機檔案管理的人員培訓，組織高校教師、專業(yè)農機檔案管理人員開展培訓課堂，提升農機檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)，明確檔案管理的重要性，提升應用計算機、數字技術、信息技術等能力，確保農機檔案管理工作改革有序實施。

4 結語

綜上所述，農業(yè)機械化的普及已經對農機檔案管理產生了顯著影響，在數字化與信息化新時代，農機檔案管理工作也必然進行數字化與信息化轉型，檔案管理工作應在傳統(tǒng)工作經驗基礎上，對檔案類型進行細分，積極結合現代化檔案管理系統(tǒng)實現信息統(tǒng)一錄入和數據共享，在優(yōu)化農機管理辦公條件的同時引進和培養(yǎng)更多專業(yè)工作者，確保農機檔案管理為農業(yè)現代化生產發(fā)展提供更大助力。