不動產登記業務檔案數字化研究

楊春敏

汾陽市不動產登記中心 山西 汾陽 032200

引言

我國各地不動產登記中心管理著海量檔案信息，這類檔案的數字化能夠顯著提升檔案便利性、實效性，檔案使用要求也能夠更好滿足。但結合實際調研可以發現，現階段我國部分不動產登記中心仍存在不動產登記業務檔案數字化問題，如何處理這類問題正是本文研究的重點所在。

1 數字化建設現狀

為全面了解不動產登記業務檔案數字化現狀，本節主要圍繞三方面內容進行分析，包括檔案信息共享現狀、企業及群眾申報材料提交現狀、電子檔案信息自動識別現狀。

1.1 檔案信息共享現狀

在不動產登記業務檔案數字化建設中，不動產登記業務檔案信息共享屬于其中重要組成部分，但結合實際調研可以發現，信息孤島問題在檔案信息共享中廣泛存在，這與房產交易部門、稅務部門、不動產登記部門相關系統聯系薄弱存在直接關聯，如不動產登記部門多使用自檢的信息平臺，該平臺無法與契稅系統、房產交易系統實現網絡互通，因此需要在人工掃描后將不動產登記業務數據向房產交易部門和稅務部門共享，這一過程需要利用不動產并聯審批系統，這種情況下不動產登記與房屋交易需要到人工窗口遞交檔案信息，不動產登記業務檔案數字化建設效果受此影響無法達到預期[1]。

1.2 企業、群眾申報材料提交現狀

為更好向企業、群眾提供服務，大數據時代下的政府部門需要結合智能、便利、網絡、標準等原則升級服務模式，真正做到“一個窗口辦理多家事務”，最大程度提升企業、群眾辦事的便利性。但結合實際調研可以發現，在不動產登記和房屋交易時，很多企業和群眾需要反復往來于房管、不動產登記中心、稅務部門間，這不僅直接影響服務質量和效率，同時造成了嚴重的公共資源浪費。為保證“一個部門僅能夠辦一件事”現狀能夠真正改變，必須聚焦各部門業務特點，很多部門存在的僅考慮對自身益處相關行為必須逐步淘汰，進而改變企業、群眾需要向每個部門重復提交資料的現狀，否則窗口辦事效率將無法提升，辦事企業和群眾的經濟負擔也會大幅增加，這一不動產登記業務檔案數字化建設現狀必須真正得到改變[2]。

1.3 電子檔案信息自動識別現狀

為實現辦事時間縮短、減輕企業及群眾辦事負擔，近年來各地不動產登記中心在提高辦事效率方面開展了一系列探索，如通過不動產登記并聯審批系統取代傳統的政務審批系統，該系統能夠解決各部門間不動產登記業務檔案材料傳遞問題，但在通過系統獲取掃描材料的過程中，系統生成的電子檔案信息無法同時由稅務、房管、不動產等系統識別，仍存在系統間瓶頸，使得部門間無法實現高效協同配合，“數據煙囪”、“信息孤島”等問題仍然存在。圍繞以往保存的紙質掃描件和檔案信息進行分析可以發現，這類資料在各部門分散，因此辦事企業、群眾在歷史檔案信息查詢時需要到相關部門申請調檔，不動產登記檔案信息無法通過綜合系統平臺便利調取，這同樣屬于不動產登記業務檔案數字化建設需要解決的問題[3]。

2 數字化建設優化路徑

為提升不動產登記業務檔案數字化水平，本節針對性提出了四方面路徑建議，包括強化檔案信息共享、優化檔案信息化管理、提供電子檔案信息查詢服務等。

2.1 強化檔案信息共享

結合上文對不動產登記業務檔案信息共享現狀的分析，為實現不動產登記業務檔案數字化建設優化，必須設法解決“信息孤島”問題，強化各部門間的檔案信息共享，保證檔案信息的互通互認、實時共享順利實現。“集成服務、一窗受理”模式近年來開始在我國各地不動產登記中心推行，該模式需要融合梳理相關交易備案、不動產登記、契稅完稅等業務，設法再造業務流程，科學整合辦理窗口，在“一審一核”制度下依次完成收件（前臺）、錄入（后臺）、核定、登簿繕證。具體實踐需要大力建設網絡共享平臺，為通過一個平臺對不動產登記、契稅完稅、交易備案的統一收件，各部門間的信息共享必須設法實現，真正打破共享壁壘，檔案信息可通過平臺實時共享、下載、推送。各地出臺的電子檔案相關管理辦法需要在不動產登記業務檔案信息共享中嚴格體現，各部門需基于系統自動生成審批結果并向電子證照轉換，之后向相關部門發送，收到信息的部門可自行下載，申請人多次遞交相同資料的問題可由此解決。對于不動產登記業務檔案信息相關的部門來說，這類部門需要做好協同互認，不動產登記中心負責保存企業、群眾提交的資料，其他部門可通過系統從不動產登記中心處快速獲取資料，資料下載過程中系統能夠自動生成防偽標志，由此開展的不動產登記業務檔案管理可解決長期存在的“重藏輕用”問題，真正實現檔案信息共享的科學化、數據化，這在減輕工作量、更好為民眾提供服務方面也具備較高積極意義。

2.2 優化檔案信息化管理

結合企業、群眾申報材料提交現狀，為優化不動產登記業務檔案數字化建設，檔案信息化管理的優化屬于其中關鍵。在具體實踐中，各地不動產登記中心需要明確自身數字化建設需要，采購最新的數字化管理系統，系統需要具備檔案掃描、檔案整理、圖像存儲、圖像處理、歸檔等功能，且能夠用于查詢、統計、管理、輸出、查閱、借閱、備份不動產登記檔案，進而對接登記發證系統，一體化的“圖、屬、檔”審批辦件在系統支持下也能夠在辦件過程中實現。在最新的數字化管理系統應用中，需要聚焦檔案整理和檔案掃描，不動產登記中心需要牽頭開展檔案整理，具體的編目和分類以檔案類型為依據，這一過程需重點關注檔案實用性，做好對不動產登記業務檔案基本信息和關鍵信息的著錄，檔案目錄的科學編制也不容忽視。檔案掃描需結合實際情況使用不同數碼設備，如數碼相機、掃描儀等，進而數字化加工已歸檔的檔案、待歸檔資料、不動產登記申請材料，得到掃描圖像后由系統對圖像存在的不清晰、失真、偏斜等問題開展處理，處理方式包括裁邊、縮放、去污、旋轉、糾偏、打印、圖像拼接等，保證圖像閱覽效果達到最佳。此外，還需要通過數字化系統進行不動產登記檔案的補掃、補錄、檢查、編號，在系統具備的分類排序、手動編目、自動編目、類目設置、自動校驗數據等功能支持下，系統能夠更好地服務于信息化的檔案管理，如用于新增、更新、刪除檔案影像數據和屬性條目數據[4]。

2.3 提供電子檔案信息查詢服務

想要更好為辦事企業和群眾提供服務，不動產登記業務檔案數字化建設還需要設法提供電子檔案信息查詢服務。在以往企業、群眾的事項辦理中，受理審查環節需要準備好申報材料原件或復印件，但如果出現證件丟失或未帶齊情況，需要進行相關證件的補辦，這對群眾辦事造成極大不便，如在不動產登記檔案信息時，群眾需要提供房產證等證件。為保證企業、群眾辦事更加高效高質完成，應聚焦一體化服務平臺建設，該平臺應對接政府審批系統，通過生成不動產權證的電子證照向平臺中的電子文件管理平臺傳送，輔以同時建設的健全電子文件歸檔制度，即可規范管理不動產登記部門辦件結果，對應電子文件的規范管理及優化利用將順利實現。由于歸檔和移交不采用紙質形式，電子文件的歸檔和移交可實現對審批服務事項辦理的全流程網上服務，結合電子形式和檔案管理規定，一體化服務平臺可負責移交并推廣使用，各地區全程電子化系統建設及線上信息共享和查詢的實現可由此奠定堅實基礎。通過開放權限、端口和共享數據，對接協同辦公平臺、網上辦事大廳，數據查詢互認通道將真正打通。在不動產登記辦理時，平臺在對接后可實時獲取戶籍人口、土地出讓、婚姻登記、司法判決、公證書、測繪、地名地址、金融許可證、營業執照等信息，同時這類電子檔案獲取存在來源可靠、要素合規、程序規范特點，結合網上實名身份認證體系，企業和群眾在各類事項辦理中能夠實現“一次采集、多方使用”，相同證件多次反復提交情況將真正成為過去式，企業、群眾辦事便利性將實現長足提升。結合“跨省通辦”等最新的國務院工作部署，不動產登記業務檔案數字化建設應聚焦“省內通辦”、“跨省通辦”等目標，更好互通共享檔案信息，逐步實現企業、群眾足不出戶的線上辦事。此外，不動產登記業務檔案數字化建設還需要同時結合智能審批，進一步提升辦事效率，這一過程需同時聚焦全程數字化系統建設，保證線上抵押登記、信息查詢及共享能夠更好在權限內實現，不動產登記中心的服務手段創新和服務水平提升將更順利實現。

2.4 其他建議

除上述路徑外，不動產登記業務檔案數字化建設還應聚焦檔案信息安全和檔案管理條件優化。為保證不動產登記業務檔案信息安全，需要關注檔案管理條件的優化，更有效整合信息化資源，考慮到不動產登記業務檔案信息特殊性，這種整合不應關注實體檔案整合，否則將增加實體檔案儲存壓力。不動產登記中心需要結合自身檔案實際情況適當擴建檔案存儲室，同時在必要時尋求當地政府支持，擴建存儲室的過程需要遵循《檔案館建筑設計規范》《檔案館建設標準》等要求，同時引入信息化手段管理檔案存儲室，如全面應用二維碼。通過打造二維碼掃描系統，使用人員可通過對二維碼的掃描查詢資料，有條件的不動產登記中心還可以引入人臉識別系統并建立全方位的監控和報警系統，對于可疑人員、違規操作、可疑現象、可疑物品，裝置能夠第一時間發出報警，進而避免檔案損壞、丟失等問題出現；為保證不動產登記業務檔案信息安全，還需要關注不動產登記業務檔案涉及的較廣業務范圍，包括群眾社保信息、財政情況、婚姻狀況，執法機關辦案、房屋買賣等，不動產登記業務檔案與民眾日常生活聯系緊密，因此其利用率遠高于其他類型檔案。為避免不動產登記業務檔案調取過程中丟失或被竊取情況出現，電子檔案的科學利用極為關鍵，因此不動產登記中心只有在極為特殊情況下方可進行實體檔案啟用，否則需要嚴格封存實體檔案，利用電子檔案開展相關工作。具體實踐應結合不動產登記業務檔案數字化建設成果，針對性打造不動產登記業務檔案利用體系，不動產登記中心的內部人員屬于體系的操控者，在群眾辦理查詢等業務時，體系需要將電子監控自動啟動，通過數字化系統保證操作過程規范，用戶電子檔案的有效性、完整性及個人合法權利使用也能夠同時得到保障。通過用戶檔案登記和電子監控，體系能夠為群眾的不動產權利維護提供憑證支持，由此對不動產登記業務檔案信息的管理和整合需要得到先進技術支持，保證不動產登記業務檔案管理及整合各環節安全，進而更好造福社會，全面提升不動產登記業務檔案數字化管理水平。

3 結束語

綜上所述，不動產登記業務檔案數字化價值極高。在此基礎上，本文涉及的強化檔案信息共享、優化檔案信息化管理、提供電子檔案信息查詢服務等內容，則直觀展示了不動產登記業務檔案數字化建設路徑。為更好推進檔案數字化建設，區塊鏈等新型技術的應用探索、相關人才的引進培養、檔案的全面優化利用同樣需要得到重視。