探究信息化項目建設全過程管理

楊紅偉 柯佳

1. 北京賽迪工業和信息化工程監理中心有限公司 北京 100048；2. 中國軟件評測中心 北京 100048

引言

隨著我國社會經濟、技術的快速發展，信息化項目建設的要求越來越多，且風險也在逐步增加，信息化項目建設全過程管理不僅可以有效避規建設過程中可能出現的風險，也能提升信息化項目建設的效率。

1 信息化項目建設全過程管理基本概述

信息化項目建設全過程管理是指信息化項目從開始到結束的規劃、組織、管理和跟蹤，實施全過程管理的目的是保障信息化項目建設能達成預期效果。當前我國的科學技術已經處于國際領先地位，在此基礎上大數據等先進的信息化技術已經趨于成熟并利用到各行各業中，企業、政府都已經投身于信息化項目建設中，為了更好應對時代發展的趨勢，這就需要提升信息化項目建設全過程管理的效率和質量，明確信息化項目建設全過程管理的模式。

信息技術的快速發展大大提高了工作效率。但是，由于我國信息化項目建設尚處于初級階段，因此目前信息化項目建設管理的許多缺陷依然存在，而且社會的信息化總體水平仍然太低。信息化項目建設有效的實施取決于管理團隊的能力，來確保全過程管理的效率和質量。但事實上，領導層對信息化項目建設全過程管理依舊處于理解不全的局面，管理方式不先進且人員沒有工作積極性，全過程管理存在障礙[1]。

2 信息化項目建設全過程管理作用

當前社會各個行業中都已經利用互聯網技術推動行業的發展，但我國處于信息化項目建設的初始階段，在項目建設的前中后期的管理方式尚未成熟，導致各種問題的出現。例如信息化項目建設初期通常會有一個明確的總體建設目標，但是缺少詳細具體的建設方案，在量化項目目標過程中很容易產生模糊的任務邊界，這個問題將逐漸成為需求變更的一個隱藏因素，這是全過程管理中的工作難點之一。建設單位在項目建設初始，僅僅提出希望通過信息系統改善工作流程，減少工作過程中人力、時間的成本浪費，提升工作效率這樣的指導性目標，并不給出具體如何改善工作流程；在信息化項目驗收時，因為總體建設目標過于概括，無詳細的解釋說明，導致相關單位對驗收目標及相關要求理解不一致，從而影響項目順利通過驗收。另外，因受多種因素影響，項目管理機構設立倉促且職責劃分不清，造成項目建設過程管理混亂，影響信息化項目建設如期完成。但是通過有效的項目建設全過程管理，可以很好地改善這種現象。

3 信息化項目建設全過程管理流程

3.1 項目前期階段

在信息化項目建設的前期階段，完成項目建設管理機構設立和職責分工，完成項目管理制度制訂，完成項目立項申請等。項目建設管理機構一般分為領導決策層和具體執行層，對于不同專業應有專門的部門負責，例如采購部門負責項目的采購工作，財務部門負責資金管理，技術部門負責項目技術管理等。為保障信息化項目順利推進，還應該制定各項合理的管理制度，通過規范的管理制度有效的推進項目建設。例如按照變更額度分級審批的變更制度，合理合規的付款審批流程，簡潔高效的溝通協調機制等，同時提前設計好各類表單都是保證信息化項目管理規范的基礎。在這個階段，還需要根據相關的項目籌備流程，編寫初步設計和投資概算以及其他文件，初步設計需要結合闡述信息化項目建設的目的、成果、驗收要求、風險評估以及預算分析。

3.2 信息化項建設階段

項目正式批復，且資金到位后即可開展項目實施工作。在項目建設的全過程中，所有參與建設方面和相關人員都應嚴格遵守事先制定的管理計劃，對項目進行日常管理，以便項目所有階段均能有條理、有效率地完成，對信息化項目的技術、質量、進度、資金、文檔等方面進行管理和把控，信息化項目建設階段主要包括招標采購、實施階段等。

項目招標采購階段的主要任務是依據立項方案拆分招標任務，編制招標文件，依據批復預算確定標底，同時做好投標單位資格預審、組織評標和定標，根據公開、公正、公平地原則，選擇理想的承建單位，與中標單位進行合同談判等工作，以合理的價格、先進的技術、較高的管理水平、較好的質量來完成項目建設。

合同簽訂后，進入實施階段。承建單位要根據建設單位的實際情況編寫實施方案和深化設計方案等，明確具體的業務流程和實施要求，尤其對于信息化工程項目實施部門分散、數據在不同業務部門和異構系統間數據共享與交換等關鍵設計均需確認系統設計是否滿足整體設計要求。各類方案為指導后續實施工作起了重要作用，所以方案需要通過審核后，方可按方案執行。實施階段按照不同類型又可以分為：基礎設備采購和應用系統開發。

3.2.1 基礎設備采購，一般是根據采購計劃，對進場的材料/設備進行核驗，核驗內容主要包括外包裝、設備材料的品牌、型號、外觀進行完整性進行檢查；對規格、參數以及運行狀態進行核對；對配件、授權、合格證等附件進行核驗，保證材料/設備是全新完好且可以使用的。同時，在設備安裝完成后要檢查網絡劃分、連線情況、參數配置以及設備間的聯通情況。

3.2.2 應用系統開發，一般包括需求分析、系統設計、開發測試等幾個階段，其中需求分析階段是軟件開發最核心、最重要的階段。需求階段主要圍繞系統最終使用用戶進行需求的挖掘，具體包括系統功能的實現、業務流程、界面風格、使用習慣等方面進行調研并固化，其次，是業務系統與平臺或數據層的調用關系，系統與系統之間的關系，系統與外部系統的關系等。設計階段則將固化的需求轉化成計算機語言，業務流程轉化成數據流程的過程，是數據存儲設計以及對外服務的設計文件，是指導后續開發編碼的依據。開發測試階段則是將用戶需求實現與驗證的過程，除了技術測試外，還應讓最終用戶參與測試與后續的試運行工作。

所有項目建設并非總是按計劃進行的，特別是長期項目，變更控制貫穿始末。因此，必須引入項目變更制度，變更流程一般包括確定變更方案、初次審查、共同決策、執行等步驟，健全的變更制度是應對信息化項目建設變更的有效保障，并且嚴格執行變更制度也有利于控制項目的交付周期。

3.3 驗收階段

項目所有建設內容完成后，進入驗收階段，驗收階段一般分為合同驗收與工程竣工驗收兩個階段。合同驗收是建設單位按照合同要求對承建單位進行驗收；工程竣工驗收是項目批復單位依據立項批復對建設單位進行驗收。

4 提升信息化項目建設管理能力的對策

4.1 引入第三方專業機構或專家

在項目管理過程中，充分利用市場上成熟的第三方專業機構，如咨詢公司、監理公司、全過程跟蹤審計公司等，第三方機構的有序參與，增強了項目管理的專業性、權威性和客觀公正性，他們還具有豐富的項目管理經驗，可以有效提高工程建設質量，提高工程建設管理水平。其中，信息化監理公司伴隨著國家信息化建設已發展二十余年，項目建設管理的成功經驗和案例較為豐富，監理工程師不僅全面熟悉信息化項目有關的法律法規，還掌握行業的管理、技術知識，可以對工程建設過程實施有效的監督管理，準確核實每一個環節工程建設情況，從而及時發現問題，降低實施風險，為建設單位提供全過程管理的提供支撐。另外，在項目管理關鍵節點，還可以通過聘請外部專家進行把控，降低工程建設風險，避免社會公共資源浪費。

4.2 制訂項目管理制度

因為信息化項目建設往往具有時間緊迫、任務繁重、參加者眾多的特點，在項目建設初期，結合項目自身特點，通過建立各項項目管理制度，確保各方在項目建設中可以有序、協調的開展各項建設任務，遇到問題可以及時溝通、解決。項目管理制度中可以明確管理目標、原則、重點任務、實施步驟、任務分工和保障措施等方面內容。如，通過項目管理制度明確各級進度管理人員的責任。在預判并評估可能出現的進度延遲的風險時，提前將進度延遲風險的后果進行分級，直接將風險告知相關的責任人，這樣可以快速地對風險進行處置，降低風險影響，提高工作效率；如，建立子項目狀態實時跟蹤制度。按照統一的制度要求對子項目的狀態進行實時跟蹤，定期匯報，匯報內容至少要包括該子項目的實施計劃、實際進度、對比結果、處理建議等，統一標準原則，這樣可以有效提高多方溝通效率，實時跟蹤制度還可以保障系統建設質量；如，建立有效的溝通的機制。可以通過項目例會、進度報告、專題會議等方式建立有效的溝通，對工程進度、質量等實施管控。另外，管理制度制訂后必要提供必要的培訓，還要按照制度加強督導，確保管理制度落地執行。

4.3 建立項目管理系統

當前信息技術飛速發展，我們必須增強對信息技術發展的認識，項目管理的改革與信息化技術發展緊密相關，為了促進信息化項目管理目標的實現，在信息化項目管理中可以引入信息技術手段，提高管理效率。我國信息技術誕生出眾多優異的技術，其中建立信息管理系統是一種較為有效的手段。在系統開發過程中，信息化技術作為更新和優化管理的一部分，不斷吸收先進的技術，并在現有的管理流程和開發環境的基礎上完成建立，使項目管理系統能夠不斷更新和優化。信息管理系統建立必須是科學合理的，以確保項目管理目標有著一定的進展，將先進的技術利用到項目管理中，以持續改進項目管理的合理性和系統性，并且提高項目管理數據和信息的完整性和安全性[2]。

4.4 加強人才培養、團隊建設

如果參與信息化項目管理的團隊成員缺乏專門知識，則無法成功完成信息化項目日常管理工作，項目全過程管理也變得更加困難。因此，迫切需要加強信息化項目管理的人才培養，可以對現有的人員進行培養，以加強人員的工作能力和綜合素養。其次還可以積極的引進相關人才，通過加薪等方式吸引人才到企業工作。另外，還需要建立一個完善的績效考核評價制度，督促人才不斷改進自我，提升自我。為了更好地進行團隊建設，講師的培養和培訓課程的制訂工作也變得很重要，這兩項工作是直接影響培訓效果的重要因素之一。講師應選擇專業知識豐厚、實踐經驗豐富者，關于培訓課程制訂，則要注意不僅要有初級專業知識培訓，還要有高級多領域知識培訓，更要有豐富的業務實踐和經驗分享交流，通過多種多樣的培訓課程，實現人才綜合素質的整體提升。從而完成人才儲備，并建立一個專業的信息項目管理團隊。

4.5 合理分配各類資源

為了達到信息化項目建設目標，根據項目建設實際情況，利用科學技術管理手段，對各類資源進行合理的動態分配。一般情況下，目標無法如期實現，主要是因為人力、物力和財力等資源沒有合理分配，影響當前節點建設進展，導致后續建設無法開展。如，在項目技術重難點，應分配高級人員甚至專家參與，保證實施質量，且不浪費人力資源；遇到任務多、工期緊、技術一般的項目，應投入至少一名高級項目經理和足夠的一般技術人員，保證項目保質保量如期完成；當物力、財力有限時，要結合工期、成本、重要性等方面綜合考慮，動態調配物力以達到項目管理的最優結果，降低項目建設成分和風險。優秀的項目管理者，不僅可以合理地動態分類資源，還可以對下一步資源利用做出合理的規劃，進一步提高工程建設效率，節省工程建設管理成本，推動工程建設進展。

5 結束語

隨著現代信息技術的飛速發展，信息化項目建設也在隨之提速，在項目建設全過程的管理中，要將管理方法論不斷優化創新，運用先進的技術措施，才可以保證信息化項目建設的順利進行，實現預期目標[3]。