探究數字化檔案信息資源開發利用路徑

趙佳蓉

湖南省退役軍人事務廳服務中心 湖南 長沙 410000

引言

隨著時代的發展和社會的進步，隨著現代信息網絡文化的興起，數字化的浪潮席卷全球，全世界范圍內掀起的數字文化革命改變了固有的生活。數字化檔案信息也逐步取代了固有的老式檔案管理系統，在各行業隨著數字化檔案系統的出現，給廣大受眾帶來了切實的便利[1]。它取代了過去文件檔案都要依托紙質文件的限制，解放了多余的生產力，通過高效便捷的查閱方式，從海量的信息儲存庫中，簡單準確的查詢到用戶所想要查詢的目標文件，還能準確的分門別類，條理清晰的對五花八門的海量信息予以歸納整理收存建檔。如何在當今信息爆炸的市場環境下，面對客戶們進一步提升的要求，如何更好更高效的應用有效的方式來滿足用戶的需求，實現數字檔案資源共享和信息的收集整理采集工作，一直是新時期檔案管理者們的主要問題。

1 數字化檔案信息的概述

檔案數字化是指通過各類不同的信息收集設備和方式，把不同的載體的檔案轉化成為數字內容存儲的一個過程。在當今社會高速發展的形勢下，對于檔案利用和開發的需求增加，使用者希望能簡單便利的在任何時間地點都能獲得對自己有需要的信息資源，特別是互聯網的高速發展更加大了用戶在個性化方面的需求，而數字化檔案信息資源能夠滿足個性化服務的要求，通過整合和篩選優化后，能為受眾提供更高效便捷的查詢等服務。

1.1 概念

檔案信息數字化是隨著信息技術的發展和檔案工作的應用而出現的，它是把以往舊的紙質文件，聲像資料等通過數據庫技術，數據壓縮技術，高速掃描技術的組成有序結構的檔案信息庫。通過系統便捷的檢索目錄，方便查詢和管理海量的信息檔案。將過去的紙質檔案轉化成數字信息，儲存于檔案信息庫，達到傳輸網絡化，資源共享方便且滿足了用戶的需要。

1.2 特征

作為新興的檔案管理手段，數字化信息檔案是檔案管理的一種未來發展趨勢，它不僅比過去的紙質檔案儲存節省空間，更在查詢資料的時候為人民提供了很大的便利，節省很多的時間，還為加大檔案傳信息傳輸和檔案的安全共享提供了安全性和可靠性的支持。所以在當今檔案管理工作中越來越備受重視，其應用也越來越廣泛。

2 數字化檔案信息資源的發展的重要性

基于目前檔案工作的現狀，更充分的履行自身自責，提升對社會信息資源的有效利用是在推進檔案資源發展數字化的過程中的主要需求[2]。要不斷滿足社會各個群體對檔案管理的需求，更好充分整合各個層次，各個方面，各方資源，通過整合人力，財力，物力等多個方面，異域聯盟跨界合作，進一步完成信息數字化建設，規范電子檔案章程，完善升級管理服務。

2.1 加快檔案信息資源共享

在網絡環境下檔案信息的組合和載體具有多樣化，多元和無序是檔案信息呈現的特點，檔案信息質量的參差不齊何所呈現的無序分散狀態，對檔案信息資源的產生了很大的阻礙，所以通過數字化檔案庫信息的整合，能有效實現檔案信息資源共享。

2.2 對采集渠道的拓展

當前信檔案資源信息網絡建設速度不斷加快，有的打破了傳統檔案管理模式。進一步拓寬了檔案信息采集的途徑，保證了信息獲取途徑的多樣化。并且數據庫的建立為檔案共享提供了基礎，保證了進一步增加信息的存儲量和加快檔案信息于其他信息資源的一體化進程，為檔案信息資源的利用與開發奠定了堅實根基。

3 數字化檔案信息資源的開發利用原則

3.1 對信息的優化整合

數字化檔案信息的處理要本著優化整合的原則，對各類文件分門別類的進行相應的歸檔處理，對涉密文件進行標注，單獨管理防止泄密或失密的問題產生。在具體的整合里，要根據相關的規定對可開放的范圍加以區分劃定。保證文檔能切實的被使用者查詢使用到。

3.2 效益原則

在檔案使用過程中，要做到圍繞社會需求出發，在效益原則的指導下，以低投入換取高回報，讓使用者達到利用目標文檔的目的。

3.3 安全原則

所有的檔案文件都有其一定的原始信息，要在開發和使用中保證其安全性，其安全性不僅包含在信息層面，也要注意信息資源載體達到安全標準，以防止泄密和失密等情況。

4 數字化檔案信息資源的發展的方向

4.1 數字化檔案信息資源的開發途徑

在高質量社會的背景下，數字化檔案管理應不斷進行創新和改進，積極學習。數字化技術是指以數字技術為根本，將固有的檔案信息，紙質文件，影音資料通過一定的技術手段有序的數據化。其需要的不光是簡單的數字技術，還需要多方面人力物力的支持和協助。

4.1.1 人才開發。針對現有檔案管理人員來講，不熟悉現代化辦公設備技術是目前最大的一個障礙，人員綜合素質的提升是對工作質量的增強。所以企業須定期組織培訓，促進其工作技能的提升。對專業性人才進行培養的過程中要同時加深其對數字化檔案信息資源管理的重要性的認知，加強意識轉變傳統觀念，增強優化數字化檔案管理的工作理念。在新時期檔案資源的管理與開發過程里，樹立正確的檔案資源開發與管理的理念，有效提升檔案資源利用率。通過對工作的總結，找出不足點以便更好地在檔案資源開發與管理的工作中提供更準確的資源依據。不斷學習先進數字化檔案信息資源的管理及經驗，促使檔案資源開發與管理的工作有效的有序地開展進行。數字化建設離不開人才隊伍的建設，建立一支高素質的人才隊伍是實現信息化檔案數據整合的關鍵步驟，除了需要具備檔案管理知識，還要熟悉和掌握信息管理知識，有這樣的人才加入對建立數據化檔案信息系統工程有著積極的作用。聯系實際的工作，展開多種多樣的培訓，更新管理人員的知識結構，大力培養由懂計算機技術和網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，滿足檔案工作網絡化、數字化、信息化的需求。

4.1.2 基礎完善。在社會信息資源建設的首要工作就是要建立好電子檔案數據庫，數據庫是檔案網絡的信息資源，是檔案信息資源共享體系的建設核心。具備一定的現代化辦公設備是推動企事業單位向著數字化檔案管理轉化的一個基礎[3]。采用現代化的檔案資源管理模式，通過建立檔案資源管理中心充分發揮出信息檔案處理載體的作用。數字化檔案信息資源的整合需要多部門及工作人員的共同努力完成，基礎建設在其中的基本保障也占據核心位置。首先要對網絡建設進行加強，檔案信息資源管理有很強的特殊性，保證數字化檔案信息資源的安全的前提就是有一套安全的健全的檔案室數據網絡系統，還要保證這部分網絡的相對獨立性。從基本上保證檔案室信息安全保障，并對數據信息交換過程保證安全措施。

4.1.3 技術支持。數字化檔案數據庫的建設，現代化辦公設備和連通網絡是硬件基礎，而相應的服務窗口和業務系統是不可或缺的軟件支援。將數據化檔案數據的建設作為立足點，加強各方面的業務員系統與檔案管理的鏈接與互通，可以更好地優化數字化檔案信息的使用便利，確保檔案保管系統在科學，穩定的狀態下維持正常的運營。嚴格執行文檔一體 ，文件保密，網絡安全管理制度，進而促進檔案管理效率的提升。再有就是對相應數字化軟件的合理利用，優化數字技術手段，完善采集錄入步驟和效率，為數字化檔案信息數據庫的建設提供堅實的保障。

4.2 加強數字化的措施

如何有效的加強對信息檔案數字化的發展，這是一個系統的大工程，很多事情不是簡單的一個舉措就能達到目的，要多部門多學科聯手進行，科學地、有效地達成目的。

4.2.1 檔案信息的數據化。想要完善數據化檔案信息，首先要做到的就是檔案文件的數字化數據化，這也是信息時代對檔案管理工作的一項新要求，以往在舊有的檔案管理系統中，大多使用紙質文件，既占空間又不利于保存，給調查工作造成很大的不便，還有一些寶貴的影音文件，因是用器材的和存儲介質的長時間存放，消磁損毀 ，造成了很大的，不可補救的損失[4]。所以檔案管理人要積極與計算機技術部門開展聯動，盡快進行紙質文件的掃描錄入，音頻和視頻文件的微縮轉化錄取，在根據當前人力物力的基礎上，要加緊分期分批的對已有的文件進行保護性的錄入處理，并建立相應標準的電子檔案，對電子檔案的格式進行規范處理。

4.2.2 加強對現有電子文件的歸檔。現有的電子文件文檔的歸檔工作，也是數字化檔案信息工程的一個主要的工作內容，當前各個系統所采用的電子文檔所采用的軟硬件的不同，也造成了電子文檔的不盡相同，不同軟件下生成文件不能兼容，數據不能共享的后果。要通過科學的手段，將各種不同類型的文件信息系統的，分門別類的，有序有效的編纂成庫。并通過合理的步驟完善出一套嚴格的電子文件歸檔程序。進而構建一個統一的，高效的，系統的電子文件收集轉換平臺，更好地滿足大眾的需求。

4.2.3 構建資源豐富的信息數據庫。國家檔案局所頒發的《全國檔案信息化建設綱要》中就明確指出了：“加強檔案信息的建庫入網工作，尤其應當將各地的檔案數據庫建設納入到當地電子政務及信息港當中去。”這是為今后的數字化檔案信息的工作指明了道路，建立一個完善的數字化的檔案信息庫是工作的重點，要將電子檔案數據庫的建設放在首要位置加以重點展開[5]。數據庫的建設是檔案部門采集和收納信息的核心部分，要根據當地的特點建立一個資源豐富，功能齊全的檔案綜合數據信息庫，為檔案信息數據化工程提供堅實的技術基礎。

4.2.4 建立布局合理的檔案館。數字檔案館是在數字信息化檔案資源和信息傳遞與利用的重要場所，它依托電子信息數據庫，為傳遞和采集，收納和整理，電子數據化檔案提供了高效的平臺。為實現檔案館網絡化和信息化的共建共享，各地政府要在同統籌規劃時，考慮到相應的檔案館的建設，并建立下一層次的分布關系體質，保障數字檔案館的順利運營。

5 結束語

數字化檔案信息資源的開發及數字化檔案數據的管理是一項復雜的，知識密集型的工作，它需要檔案工作者為之付出艱辛的努力。信息檔案資源數據化，是今后的趨勢也是必然的發展方向，也是全面提升國家力量的一個重要標準，建設和完善這項工程是每位從業者的工作職責，完善信息庫，完善檔案數字化信息建設，任重道遠。