新時(shí)期機(jī)關(guān)辦公室公文處理面臨的挑戰(zhàn)及破解路徑探索

文/泉州市豐澤區(qū)人民政府辦公室 郭育欣

隨著機(jī)關(guān)單位發(fā)展過(guò)程中內(nèi)外部環(huán)境不斷變化，對(duì)公文處理工作提出了更高要求，因此，在選擇公文處理方法時(shí)，一定要緊緊圍繞實(shí)際，樹(shù)立創(chuàng)新理念，將機(jī)關(guān)辦公室的職能作用充分發(fā)揮出來(lái)，同時(shí)為管理體系建設(shè)提供非常重要的基礎(chǔ)條件。

一、當(dāng)前機(jī)關(guān)辦公室公文處理過(guò)程中存在的問(wèn)題

（一）公文的文種使用不夠規(guī)范。個(gè)別基層人員對(duì)公文處理系統(tǒng)掌握不全面，操作不熟練，影響了辦文質(zhì)量。比如，該用請(qǐng)示的事項(xiàng)用報(bào)告的形式，將部門(mén)、街道申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)寫(xiě)成報(bào)告，實(shí)際應(yīng)該用請(qǐng)示文種；又如，平級(jí)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間的公文通常用“函”，但諸多單位為了表示尊重，向不相隸屬的上級(jí)機(jī)關(guān)用“請(qǐng)示”文體。

（二）公文的審批流程不夠規(guī)范。多數(shù)基層單位雖然建立健全了一套較為完整的公文審批流程，但在文件處理流程中，隨意性較大，未能?chē)?yán)格按照審批規(guī)范進(jìn)行逐級(jí)審核把關(guān)。比如，有的單位公文未經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)審批，便由副職直接簽發(fā)；有的單位的公文未經(jīng)本單位辦公室處理，而直接由承辦部門(mén)簽擬辦意見(jiàn)報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)批示；有的單位未嚴(yán)格審核公文，經(jīng)常出現(xiàn)錯(cuò)字、漏字、疊字問(wèn)題，甚至同一份公文，出現(xiàn)單位名稱(chēng)前后不一致等等，已經(jīng)影響和制約了公文的嚴(yán)謹(jǐn)性、權(quán)威性。

（三）公文的簽發(fā)管理不夠規(guī)范。當(dāng)前，基層單位公文簽發(fā)不規(guī)范問(wèn)題仍然比較突出，一些單位對(duì)系統(tǒng)內(nèi)收文既有通過(guò)公文系統(tǒng)處理的，又有通過(guò)紙質(zhì)文件傳遞簽收的，甚至一些單位應(yīng)該從公文系統(tǒng)下發(fā)的正式文件，只是在局域網(wǎng)進(jìn)行發(fā)布，文件傳遞比較隨意。又如，涉及多個(gè)部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，有些單位在部門(mén)之間未協(xié)商一致的情況下，直接以聯(lián)合部門(mén)的名義對(duì)外擅自行文，這些現(xiàn)象直接影響了公文處理的運(yùn)轉(zhuǎn)效率和法定效力。

二、正確理解和掌握機(jī)關(guān)辦公室公文處理的要求

（一）嚴(yán)把格式規(guī)范要求。目前，黨政機(jī)關(guān)公文處理的文件要依據(jù)中共中央辦公廳和國(guó)務(wù)院辦公廳2012年印發(fā)的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》及2012年發(fā)布的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T 9704-2012）、中共福建省委辦公廳2021年1月修訂的《福建省黨的機(jī)關(guān)文件印制規(guī)范》、省政府辦公廳2012年印發(fā)的《福建省人民政府公文格式細(xì)則》認(rèn)真執(zhí)行，要認(rèn)真對(duì)照條例及政策文件的要求，逐一逐項(xiàng)學(xué)懂弄通，確保公文處理工作始終在政策規(guī)定的軌道上規(guī)范運(yùn)轉(zhuǎn)。

（二）嚴(yán)把職能轉(zhuǎn)變要求。如今，政府將職能轉(zhuǎn)變放在了非常重要的位置，大力推進(jìn)行政審批制度改革工作。對(duì)于各機(jī)關(guān)單位而言，作為非常重要的子系統(tǒng)，在內(nèi)外部環(huán)境不斷變化的背景下，需要加快從微觀到直觀、從直接管理到間接管理的轉(zhuǎn)變，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的行政管理模式，將系統(tǒng)治理方法應(yīng)用其中。基于宏觀視角，要想提升管理工作效果，就需要做到簡(jiǎn)政放權(quán)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想觀念，對(duì)現(xiàn)有的方法進(jìn)行創(chuàng)新與完善。各級(jí)機(jī)關(guān)部門(mén)需要緊緊圍繞目前時(shí)代發(fā)展形勢(shì)，全面掌握新的要求，從而與公文處理工作之間進(jìn)行有效融合。

（三）嚴(yán)把依法執(zhí)政要求。對(duì)于公文而言，本身具有一定的法定效力，所以，機(jī)關(guān)辦公室在處理公文時(shí)，一定要樹(shù)立依法執(zhí)政的重要理念，在對(duì)公文進(jìn)行辦理的過(guò)程中，需要對(duì)行政行為合法性引起重視，保證行政程序滿(mǎn)足一定的規(guī)范性要求，同時(shí)各類(lèi)行政事務(wù)一定要公開(kāi)、透明。同樣，如果公文當(dāng)中的內(nèi)容存在違法現(xiàn)象時(shí)，公文不但不具備法定效力，同時(shí)也會(huì)成為違法行政的重要證據(jù)。

三、做好機(jī)關(guān)辦公室公文處理工作的策略

（一）立足首要前提，準(zhǔn)確把握公文處理的基本原則。在機(jī)關(guān)辦公室公文處理過(guò)程中，需要遵守相應(yīng)的基本原則，具體主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，務(wù)實(shí)性原則。對(duì)于公文處理工作而言，求真務(wù)實(shí)是一項(xiàng)非常基本的工作要求，在公文處理?xiàng)l例中有著明確規(guī)定。比如，公文處理工作要滿(mǎn)足時(shí)效，同時(shí)要達(dá)到一定的目的性以及可操作性。在公文起草環(huán)節(jié)中，一定要嚴(yán)格遵守實(shí)事求是的原則，具體問(wèn)題具體分析，所采取的措施應(yīng)滿(mǎn)足一定的可行性，同時(shí)明確部門(mén)所涉及的相關(guān)職責(zé)，將公文的嚴(yán)謹(jǐn)性充分體現(xiàn)出來(lái)，同時(shí)方便各部門(mén)對(duì)公文內(nèi)容的全面理解，有效防止因?yàn)樾形膯?wèn)題而出現(xiàn)推諉責(zé)任的現(xiàn)象。在公文審核以及簽發(fā)環(huán)節(jié)中，需要對(duì)依據(jù)以及程序引起重視，保證在職權(quán)所規(guī)定的范圍內(nèi)開(kāi)展活動(dòng)，從而有效防止錯(cuò)誤問(wèn)題的產(chǎn)生。第二，精簡(jiǎn)性原則。精簡(jiǎn)是理念的總體要求，并且在操作過(guò)程當(dāng)中，起到了非常重要的指導(dǎo)作用，所以，應(yīng)將該原則落實(shí)到行動(dòng)當(dāng)中，將數(shù)量精簡(jiǎn)作為核心內(nèi)容，從而提升公文處理工作質(zhì)量。另外，對(duì)文件的制發(fā)規(guī)格進(jìn)行合理控制，針對(duì)必須印發(fā)的文件，一定要保證公文的質(zhì)量以及時(shí)效性。公文行為具有一定的權(quán)威性，將行為職權(quán)設(shè)置在比較小的范圍之內(nèi)，在此基礎(chǔ)上明確相應(yīng)的發(fā)文權(quán)限，從而有效避免職權(quán)濫用問(wèn)題的產(chǎn)生。第三，高效性原則。對(duì)于任何一項(xiàng)工作而言，效率都是衡量工作質(zhì)量的重要指標(biāo)。公文處理工作需要滿(mǎn)足一定的高效性，是機(jī)關(guān)辦公室職能不斷完善的重要結(jié)果，同時(shí)也能促進(jìn)辦公室其他工作的順利開(kāi)展。公文處理流程的規(guī)范性，以及各部門(mén)之間是否進(jìn)行溝通與交流，都會(huì)直接影響到公文處理效率。在實(shí)際的操作過(guò)程中，需要對(duì)緊急文件引起高度重視。同時(shí)，在面對(duì)一些不符合規(guī)定的公文時(shí)，一定要在第一時(shí)間退回。要及時(shí)關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)的具體行程，保證第一時(shí)間讓領(lǐng)導(dǎo)審批文件，同時(shí)做好催辦以及督辦等工作，在更大程度上提升機(jī)關(guān)辦公室公文處理工作效率。

（二）聚焦關(guān)鍵環(huán)節(jié)，準(zhǔn)確把握公文處理的寫(xiě)作技巧。在機(jī)關(guān)辦公室公文處理工作中，公文寫(xiě)作屬于一項(xiàng)非常重要的基礎(chǔ)工作，為了在更大程度上提升公文寫(xiě)作質(zhì)量，將公文本身的價(jià)值作用充分發(fā)揮出來(lái)，辦公室人員必須掌握靈活以及多樣化的寫(xiě)作方法，保證與公文使用以及機(jī)關(guān)單位發(fā)展相適應(yīng)。因此，在公文寫(xiě)作環(huán)節(jié)中，需要對(duì)以下幾個(gè)方面引起重視：第一，正確理解領(lǐng)導(dǎo)意圖。機(jī)關(guān)單位在部署各項(xiàng)工作時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)意圖起到了非常重要的指令作用，同時(shí)也明確出了所希望達(dá)到的具體目標(biāo)。因此，在公文寫(xiě)作環(huán)節(jié)中，只有緊緊圍繞領(lǐng)導(dǎo)意圖，才能更好地傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的思路與精神。在獲取領(lǐng)導(dǎo)意圖時(shí)，可以采取多種方法，比如，主動(dòng)詢(xún)問(wèn)領(lǐng)導(dǎo)，或在領(lǐng)導(dǎo)的批示中領(lǐng)悟，或者是在交談過(guò)程中獲取重要的內(nèi)容。把握領(lǐng)導(dǎo)意圖一定要保證準(zhǔn)確性，嚴(yán)格遵守實(shí)事求是的原則。第二，在公文寫(xiě)作階段，還應(yīng)該嚴(yán)格遵守相應(yīng)的寫(xiě)作規(guī)范流程，明確公文構(gòu)成要素以及對(duì)于首尾部門(mén)內(nèi)容的有效連接。正式起草成文，嚴(yán)格遵守文以載道的基本原則，正確把握核心思想，在寫(xiě)作過(guò)程中，做好相應(yīng)的修正工作，從而更好地滿(mǎn)足領(lǐng)導(dǎo)決策以及機(jī)關(guān)單位發(fā)展需求。

（三）緊盯辦文質(zhì)量，準(zhǔn)確把握公文處理的程序規(guī)范。基于新時(shí)期發(fā)展背景下，機(jī)關(guān)辦公室工作效能實(shí)現(xiàn)明顯提升，從而對(duì)于公文處理工作質(zhì)量提出了更高要求。要想從根本上提升機(jī)關(guān)辦公室公文處理工作質(zhì)量，就必須保證處理工作滿(mǎn)足一定的嚴(yán)謹(jǐn)性與規(guī)范性。第一，嚴(yán)格把握程序，提升公文處理水平。對(duì)于機(jī)關(guān)辦公室公文處理工作來(lái)說(shuō)，其擬定、辦理到最終管理，各項(xiàng)流程之間有著非常密切的聯(lián)系，從最開(kāi)始的起草到貫徹落實(shí)，再到最后的立卷歸檔，需要經(jīng)歷非常多的程序，這些程序之間彼此聯(lián)系，形成了一個(gè)系統(tǒng)的整體。在開(kāi)展日常處理工作時(shí)，機(jī)關(guān)辦公室工作人員需要對(duì)程序進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，從而在根本上提升公文處理水平。第二，嚴(yán)格辦理程序，保證公文處理形式規(guī)范。保證公文辦理的準(zhǔn)確性，是提升公文質(zhì)量的基礎(chǔ)條件，同時(shí)也是首要要求。比如，在公文擬定以及審核環(huán)節(jié)中，無(wú)論是從思想還是公文結(jié)構(gòu)上，都必須對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，避免在內(nèi)容上出現(xiàn)差錯(cuò)，尤其是在公文起草以及審核等工作中，一定要緊緊圍繞領(lǐng)導(dǎo)思路，所撰寫(xiě)的公文應(yīng)該將領(lǐng)導(dǎo)的意圖充分體現(xiàn)出來(lái)，才能準(zhǔn)確執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的決策部署。在公文處理過(guò)程中，需要對(duì)時(shí)效性進(jìn)行全面掌握，任何公文的辦理都有具體的時(shí)限，同時(shí)具有最佳辦理時(shí)期。因此，機(jī)關(guān)辦公室工作人員在對(duì)公文進(jìn)行處理時(shí)，應(yīng)該準(zhǔn)確把握時(shí)間，在合適的時(shí)間范圍內(nèi)對(duì)公文進(jìn)行處理，不能延誤時(shí)間，更不能出現(xiàn)盲目超前現(xiàn)象。現(xiàn)如今，機(jī)關(guān)部門(mén)已經(jīng)制定出了完善的工作制度，同時(shí)形成了比較便捷的公文處理流程，保證公文處理各細(xì)節(jié)之間實(shí)現(xiàn)密切聯(lián)系，從而實(shí)現(xiàn)各政策的準(zhǔn)確傳遞。第三，嚴(yán)格審核程序，科學(xué)處理公文內(nèi)容。公文作為機(jī)關(guān)單位比較普遍的文件形式，在不斷宣傳精簡(jiǎn)公文的環(huán)境下，在公文辦理程序開(kāi)展之前，需要對(duì)擬定的文件初稿進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，保證最終下發(fā)的文件能直接反映出實(shí)際問(wèn)題，避免形式主義的存在，同時(shí)也有利于提升公文的嚴(yán)肅性以及權(quán)威性。第四，嚴(yán)格督辦程序，保證公文處理效能提升。在機(jī)關(guān)單位日常管理工作中，經(jīng)常會(huì)遇到會(huì)上討論過(guò)的事項(xiàng)，在面對(duì)這種問(wèn)題時(shí)，需要在保證公文有效處理的基礎(chǔ)上，全面做好督辦工作，從而保證各項(xiàng)工作順利開(kāi)展。

（四）突出安全保障，準(zhǔn)確把握公文處理的保密要求。機(jī)關(guān)辦公室在對(duì)公文進(jìn)行處理時(shí)，保密性屬于一項(xiàng)非常重要的工作準(zhǔn)則，辦公室工作人員在對(duì)文件進(jìn)行處理的過(guò)程中，應(yīng)該做好保密以及回避等工作。一般機(jī)關(guān)辦公室人員會(huì)面臨非常多的緊急以及重要性文件，一定要對(duì)文件內(nèi)容做好保密性工作，嚴(yán)格按照相應(yīng)的規(guī)范要求，將保密制度進(jìn)行全面落實(shí)。同時(shí)，不但要提升工作人員自身專(zhuān)業(yè)性與素質(zhì)水平，同時(shí)還需要做好保密檢查工作，將保密工作中的安全防護(hù)工作進(jìn)行全面落實(shí)，在此基礎(chǔ)上制定完善的安全防范制度，保障公文處理的安全性與保密性。比如，設(shè)置總負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)各對(duì)口責(zé)任人，將業(yè)務(wù)與保密工作列入重點(diǎn)管理項(xiàng)目中制定安全使用流程，重視公文的保存、使用方法完善等，對(duì)正文的存儲(chǔ)傳遞以及銷(xiāo)毀等工作流程進(jìn)行細(xì)化管理，加強(qiáng)公文跟蹤定位以及重點(diǎn)分管等工作。對(duì)于年度辦結(jié)完成的文件，應(yīng)該在公文管理規(guī)定的時(shí)間范圍內(nèi)，移交本單位檔案管理部門(mén)進(jìn)行保存。

（五）注重創(chuàng)新前行，準(zhǔn)確把握公文處理的發(fā)展變化。隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)在公文的糾錯(cuò)防范、規(guī)范管理、運(yùn)轉(zhuǎn)效率等方面發(fā)揮著日益重要的作用。對(duì)此，要順應(yīng)形勢(shì)發(fā)展變化的新要求，在公文處理信息化管理水平方面下功夫。第一，應(yīng)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)知識(shí)普及工作，每位工作人員應(yīng)結(jié)合自身崗位要求，掌握先進(jìn)的計(jì)算機(jī)知識(shí)，為實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化提供良好的基礎(chǔ)條件。第二，加大對(duì)信息化建設(shè)的投入力度，進(jìn)一步健全完善OA公文辦理系統(tǒng)，切實(shí)發(fā)揮智慧管理系統(tǒng)在流程審批、個(gè)人辦公、文件資料、信息發(fā)布、行政人事、即時(shí)通信等功能，全面提高公文質(zhì)量和辦理效率。第三，加快打造一套標(biāo)準(zhǔn)化的操作規(guī)程，借力現(xiàn)代信息手段，對(duì)公文種類(lèi)、公文格式、行文規(guī)則、公文擬制、收文辦理、公文歸檔、公文管理等各要素各環(huán)節(jié)逐一、分項(xiàng)建立規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的借鑒模塊，確保公文處理各項(xiàng)工作有規(guī)可依、有章可循。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，機(jī)關(guān)辦公室公文處理工作，具有非常明顯的復(fù)雜性與系統(tǒng)性，所以對(duì)于公文處理工作方法有著非常嚴(yán)格的要求，在操作過(guò)程中應(yīng)該嚴(yán)格遵守相應(yīng)的基本原則，同時(shí)做好總結(jié)性工作，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)公文處理過(guò)程中存在的不足。現(xiàn)如今，基于現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展背景下，傳統(tǒng)的公文處理方式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足機(jī)關(guān)單位發(fā)展要求，需要轉(zhuǎn)變思想觀念，對(duì)現(xiàn)有的公文處理方式進(jìn)行創(chuàng)新與完善，不斷提升機(jī)關(guān)辦公室工作人員綜合素質(zhì)水平，同時(shí)樹(shù)立責(zé)任意識(shí)，才能將公文文件的價(jià)值作用充分發(fā)揮出來(lái)。