現代化治理體系下檔案資源管理的SWOT分析

文/石家莊市疾病預防控制中心 朱曉曼

伴隨著我國社會主義現代化進程的不斷推進，檔案管理事業也在逐步自我完善，SWOT分析法被常用于管理學領域，是在全面系統地分析主體內外部優、劣勢的基礎上，以問題為導向提出有利于主體可持續發展的策略。將此種方法應用在檔案資源管理工作中，可以準確抓住當前檔案資源管理的發展契機，實現現代化治理體系下，檔案資源管理的長足發展。

一、現代化治理體系下檔案資源管理態勢分析

（一）S：檔案資源管理自身優勢。近年來，檔案資源管理在不斷自我革新的過程中取得了一定的成果，這為現代化治理體系下推進檔案資源管理工作的進步奠定了相應的基礎。首先，檔案管人員呈現高素質、高學歷和專業化的傾向。據國家檔案局最新統計數據顯示，當前我國檔案工作管理人員中擁有大專以上學歷人員占比90%以上；擁有檔案專業學習背景的人員占20%以上，可見，當前檔案工作隊伍中管理人員的綜合素質較強。其次，在人們精神文化世界逐漸豐富的前提下，檔案資源的歷史記錄和文化傳播功能得到了大眾的認可。檔案資源管理工作在保護公共記憶的過程中也呈現出了公共服務性的特征，這為培育公共治理理念、推進現代化檔案工作管理提供了價值遵循。為滿足社會需求，檔案資源管理自身也在自我革新中不斷成長，充分利用了智能化的資源收集和開放手段，以便為公眾提供更為便捷和高效的服務。這種自我革新的動力來源于社會，也發自檔案管理工作內部，成為傳統檔案資源管理變革的活力。尤其是當前數字檔案資源管理成為檔案工作中的一部分，更加充實了檔案資源，同時也提高了用戶和管理人員的檢索效率。例如，口述檔案實施轉寫技術、文字信息自動歸類技術等均為數字檔案資源管理提供了豐富的技術支持，展現了現代化治理體系下為民服務、為社會服務的核心理念。

（二）W：當前檔案資源管理劣勢。在現代化治理體系中推進檔案資源管理工作的可持續發展，必須擁有堅實的社會基礎，但是在各市、區等相關部門進行檔案資源整合的過程中卻出現了“信息孤島”的現象。不同地域的檔案資源均獨立存在于不同的管理系統中，這使得各地管理系統由于缺乏統一的技術標準而影響了檔案資源的共享。尤其是在社會內外部環境均發生改變的背景下，政府現代化治理體系的改革和對相關檔案管理工作要求的變革，都對傳統檔案資源管理工作的合規性和合法性造成了沖擊。同時，檔案均由專業的技術人員統一管理，對公眾的開發程度較低，一定程度上影響了普通公民對檔案資源的認知，限制了檔案資源采集的范圍，即使人工智能技術在不斷革新，但是因為較低的開放率，檔案資源管理工作也難以做到個人化和大眾化。

（三）O：現代化治理體系下檔案資源管理的機遇。檔案資源管理能力受到社會發展和國家宏觀政策的影響，步入新時代后，法治中國和社會治理格局的改變均為推進檔案資源管理現代化提供了動力。針對當前檔案管理領域的現狀，相關法律法規對具體檔案整理工作作出了相應的規定，使檔案資源管理工作有法可依、有法可循，大大提高了檔案工作的規范性和專業性。同時伴隨著服務平臺和資源整合平臺技術的日趨完善，檔案資源管理受到了學界的廣泛關注，相關領域研究的寬度和廣度都得到了提升。當前，智能歸檔、統計、保管等新技術手段被廣泛應用在現實檔案資源管理工作中，使得檔案資源的利用率不斷提高。截至2021年，其檔案利用的數量較1998年增加了4倍以上，這充分證明了當前檔案資源管理工作在構建現代化社會發展格局中起到了重要的作用。一方面，在市場自由空間進一步擴大的背景之下，我國檔案資源管理工作仍然以“為黨管檔、為民服務”為根本宗旨，這使得在復雜的信息現代化社會中，檔案資源管理工作成為現代化治理體系下實現高質量發展的根本展現；另一方面，檔案資源管理工作在“共建共治共享”的社會格局中，更加凸顯了其社會公眾性與國家主體性的統一，其檔案資源也成為維護公共記憶和歷史文化的重要載體，尤其是在人們對精神文化的需求逐漸提高的過程中，檔案資源的社會需求加大，迫使檔案資源管理體制進行現代化變革，這為自我管理體制提供了根本的源泉和動力。

（四）T：現代化治理體系下檔案資源管理的挑戰。伴隨著人們物質生活和精神生活水平的提高，大眾對檔案資源管理的需求不再局限于單位內部，簡單的檔案資源借閱和查詢已經被集成化、智能化的服務需求所取代，多元化的智能檔案資源管理模式成為現代化治理體系下的必然趨勢，傳統的檔案資源管理模式受到了挑戰和沖擊。而現實中檔案資源工作的環境適應性能力較差，難以在技術和社會體制快速變革的現代化社會中及時破解體制沖擊和制度運行難題。另外，智能和現代化的檔案資源管理技術層出不窮，在為工作帶來便利和高效服務的同時，也出現了用戶隱私安全隱患，在用戶隱私信息管理系統并不規范的背景下，信息邊界變得模糊。如何處理智能信息收集系統和用戶隱私之間的關系成為當下檔案資源管理現代化轉型過程中，迫切需要解決的問題。

二、現代化治理體系下檔案資源管理策略

（一）優勢機會策略（SO）。在現代化治理體系下牢牢抓住“檔案治理智能化”這把降落傘，成為新時代檔案資源管理變革的重要突破口。當前，在高校和社會層面，檔案資源管理研究領域方興未艾，應依托交叉學科之間的優勢來打造檔案資源研究的專業領域，進而培養檔案技術研究的復合型人才，例如，引進人文社科類和工科類的人才，充實檔案資源管理工作的力量。要在鼓勵檔案資源管理領域專業人員研究的過程中，牢牢抓住國家政策的現實優勢，建立學科融合課程，以校企合作的模式推進各高校畢業生進入檔案管理工作領域。同時，建立跨學科的專業化研究平臺，鼓勵高校大學生和檔案管理工作人員進行現實技術層面上的溝通。另外，在檔案管理工作層面，瞄準檔案治理智能化技術，設立需求收集和受理的窗口，鼓勵廣大普通民眾對檔案工作提出意見。并設置專門的負責人收集當前社會中對檔案資源管理智能化的需求，以需求帶動研究，將管理人員分為兩種類型：第一類是研究人員。在整理需求基礎上形成規模化的檔案資源管理研究方向。以現代化治理理念為核心，考察當前政府和現實檔案資源管理工作中的戰略需求和問題，將國外檔案資源管理中的數字人文、數據圖形等分析模式應用其中，第二類為技術應用人員，在研究人員理論層面基礎上進行現實技術實驗的推進，保障檔案資源的可持續性輸出。

（二）劣勢機會策略（WO）。在現代化治理體系的春風下，檔案資源管理仍面臨諸多問題的關鍵在于檔案管理工作的基礎薄弱，學科和技術邊界較為模糊，以問題為導向實現傳統檔案資源管理的華麗轉型要從抓住高素質的復合型人才入手。新時代，人們的學歷水平得到了提升，在國家政策引導和社會發展大潮中，涌現出越來越多懂得管理和技術的雙復合型人才。但是由于檔案資源管理的人才基礎薄弱，很少會有檔案專業和管理專業背景的人才出現，這樣的人才缺口阻礙了檔案資源管理現代化轉型的進程。所以在搭建檔案專業人才培養的過程中，要分為兩個層面：第一個層面，要以補齊該領域人才短板為目標，提升復合型人才的物質保障，以吸引公共管理學、檔案學和計算機等學科的人才，同時建立職工終身培養制度，將各類不同的學科體系融入其中，轉變傳統檔案培訓過程中的單一授課局面，使得檔案學專業的管理人員，也可以學到其他專業領域的知識，在實踐和復合型學科教學過程中培養檔案資源管理人員的科學思維。第二個層面，是依托產學研教學基地和現有的檔案資源管理領域的理論基礎，整合單位內部、高校內部和社會中的資源，建立實踐學習模板，讓老員工、新人才都可以接受專業化、系統化的技術培訓，以解決在檔案資源管理過程中技術人員稀缺等問題，鼓勵老員工學習新技術，并將其成果納入年終考核。同時產學研教學基地可以從高校入手擴大檔案資源管理工作的接觸面，使得檔案工作接觸到更多的高校生。最后，將具體實踐中的問題和需求轉化為相應學科的研究方向，圍繞為社會服務的核心理念，以建立高效簡潔的檔案資源管理模式為目標，將區塊鏈技術、人工技能技術應用其中，將新型的技術和傳統的信息整合，提升管理和技術效率。

（三）優勢威脅策略（ST）。伴隨著我國現代化治理體系的深入發展，檔案資源管理的高質量發展已經成為必然趨勢。首先，要深入了解我國針對檔案資源管理制度推出的最新政策，根據當前檔案資源管理工作開放度不夠的問題，搭建與最新檔案法配套的開放制度作為支撐，在遵循“為民服務”這一根本宗旨的同時，不斷優化開放檔案資源的工具，形成開放包容、標準規范的工作體系和資源開放流程。例如，集中檔案工作人員進行新《檔案法》的學習，建立學習小組，實現自身實際和社會服務的融合，尤其是針對技術層面上的人員，幫助其將檔案制度工作與國家大政方針相貼合，以互相交流和學習帶動技術層面上的研究。其次，面對互聯網和人工智能給予檔案資源管理工作的改變，要積極吸收相關技術崗位的人才，避免出現技術人員斷層、科研成果轉化能力弱的情況出現。同時，在信息自動化收集的過程中，提高社會公眾對檔案資源收集技術的認知是推進數字時代檔案資源管理工作回歸人本主義的關鍵。要在檔案資源管理工作過程中使用現代化智能手段，例如，防火墻技術、智能安全數據保障技術、身份密碼驗證技術等。在各大媒體中建立數據，完善本單位的個人賬號，更新各信息檔案資源的具體流向，實現檔案管理工作的公開透明，以短片宣傳等形式來增強公眾對信息資源管理智能手段的信任，技術人員也應強化相應學科內容的研究，增強安全儲存和數據風險預警技術，形成與公眾之間的良性互動。

（四）劣勢威脅策略（WT）。進入新時代以后，社會變革的腳步加快，檔案資源管理工作面臨著內部和外部的雙重風險，而由于其規范性和社會公眾性的鮮明特性，為保證其檔案資源的真實性和有效性，必須在現代化治理體系下實現制度和相關技術的攻堅，做好檔案管理工作中安全和風險的有效評估。深入研究最新修訂的檔案法中的規定，落實自上而下的開放政策和制度，不斷加大在檔案資源管理工作相關領域的物質投入和基礎研究的支持，爭取在現有水平上，提高5%的財政支出。伴隨著檔案工作在現代化治理體系中地位的提高，在相關基礎性研究逐漸增多的情況下，要以有力的政策和資金作為支撐，避免由于成本缺陷給相關研究帶來的消極影響。而在檔案資源開放程度逐漸加大的背景下，要時刻以公共利益作為根本遵循，不斷優化檔案資源在開放和整合過程中的技術和流程。例如，設置專門技術相關層面的公眾在線咨詢窗口，保證社會普通群眾在檔案資源管理過程中的知情權，以電話連線、網絡線上咨詢和線下解答等方式，尊重資源收集過程中社會力量的表達權。要照顧到老年人對新技術不熟悉的現狀，創新大數據檔案資源治理的新模式，改變在檔案資源管理過程中普通群眾在公共事務管理中話語權較弱的現象。同時借助相關技術的便捷化操作擴大檔案資源管理工作在社會公眾中的接觸面，借此為現代化的資源管理工作注入新的活力。針對當前檔案信息資源管理工作存在“信息孤島”的現象，要聯合不同地域之間的檔案資源整合系統，建立統一且規范的輸入與輸出模板和統一網絡交流平臺，為管理工作人員賦予更多的操作權限，保證同一專業、同一學科之間的信息共享模式的實現。對不同區域之間的管理和技術人員進行統一培訓和交流學習，以便相關專業人才可以擁有新理念新技術的交流平臺，由此解決不同區域由于信息不對稱導致的數字資源異構問題的產生，推進檔案資源管理工作形成“共治共建共享”的局面。

三、結語

現代化治理體系和相關管理理論的發展，為檔案資源管理工作提供了新的契機，在現代化治理體系背景下，檔案資源管理工作要實現“為人民服務”的理念、現代化治理體系和智能技術的交融。三者之間有著不可分割的關系，也是構建現代化檔案資源管理工作策略的邏輯起點?！盀槿嗣穹铡钡母緝r值理念，體現著檔案資源管理工作的服務性，為建立相應管理制度指明了方向，而現代化的管理制度又為智能化技術提供保障。對當前檔案資源管理進行SWOT的分析，有助于構建檔案資源管理工作的框架，從國家、社會和管理工作本身出發，深入了解當前檔案資源管理工作的現實處境，不斷豐富檔案資源管理的研究內容，為破解現代化檔案資源管理中的難題提供實踐方向。