檔案管理及利用之我見

唐山市房地產(chǎn)交易中心 柴軍榮

一、檔案管理

（一）檔案管理的重要意義

檔案作為記錄人與自然發(fā)展歷史的原始憑證，全面記錄著人類與自然界的融合發(fā)展與變遷，我們的日常生產(chǎn)生活中，檔案在無時(shí)無刻地產(chǎn)生，也在無時(shí)無刻地為我們服務(wù)著。我們每一個(gè)人和團(tuán)體組織，都是檔案的制造者、收集者、整理者和保存利用者。經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，規(guī)律的認(rèn)識(shí)，歷史的延續(xù)，各行各業(yè)的發(fā)展，都離不開檔案的支撐。檔案管理和利用工作是保護(hù)歷史本真、推進(jìn)人類更快更好科學(xué)發(fā)展的重要工作，因此，做好檔案管理和利用工作意義非常重大，需要全社會(huì)共同參與。

（二）檔案管理的范圍

通常我們所說的檔案，是指國家機(jī)關(guān)、武裝力量、組織團(tuán)體、企事業(yè)單位在日常工作中形成的文件、業(yè)務(wù)資料、影像、聲音、實(shí)物等材料。本文認(rèn)為，除上述檔案管理范圍之外，人們?nèi)粘Ｉ钪行纬傻膫€(gè)人歷史資料也可以被列為廣義的檔案管理范疇，比如家庭中各種證件、紀(jì)念品、衣服鞋帽等各種財(cái)物，都可以稱之為家庭檔案，其保存管理都可以引入檔案管理的理念和方法。

（三）檔案管理的方法和程序

一般檔案管理都沿用以下方法和程序。

1.檔案的收集

檔案的收集是檔案管理的最初始階段的工作，需要各部門將有保存和查詢利用價(jià)值的資料進(jìn)行歸集，并移交檔案管理人員或檔案管理部門進(jìn)行存檔備查。這個(gè)階段的工作決定著未來檔案資料的保存價(jià)值，需要?dú)w集人員高度重視，對(duì)保存資料進(jìn)行嚴(yán)格鑒別、甄選、確認(rèn)，確保歸集資料的準(zhǔn)確、完整。

2.檔案的分類

檔案收集完成后，要對(duì)收集材料進(jìn)行詳細(xì)存檔分類，以便存儲(chǔ)、查找。分類人員要做到仔細(xì)認(rèn)真，要確保分類的準(zhǔn)確，以備將來查找的方便、快捷。

3.檔案的整理

檔案的整理是檔案管理工作中最重要、繁雜、細(xì)致的工作，需要工作人員將破損材料進(jìn)行修復(fù)、粘貼，將尺寸不一致材料進(jìn)行剪裁、裱糊，并按保存要求及順序進(jìn)行裝訂，裝飾等，以確保存檔的統(tǒng)一、規(guī)范、整齊。

4.檔案的立卷歸檔

檔案整理完成后，要進(jìn)行立卷，對(duì)檔案進(jìn)行標(biāo)注，賦予唯一編碼，以備查找利用方便準(zhǔn)確，立卷的檔案要進(jìn)行歸檔，按分類歸入檔案柜進(jìn)行永久、長期或短期保存。

5.檔案的索引編目

檔案要進(jìn)行索引編目，將所有檔案分成大類，再分別分成小類，檔案保存要按分類索引進(jìn)行有規(guī)律存放，并在存儲(chǔ)柜上做好索引標(biāo)記，同時(shí)按索引進(jìn)行登記，建立查詢目錄，以備查找方便、快捷。

6.檔案的查詢利用

檔案的保存價(jià)值就在于查詢利用價(jià)值，檔案查詢利用要有嚴(yán)格的制度進(jìn)行制約，以確保檔案不被損壞、涂改、銷毀，始終保持原有價(jià)值。

7.檔案的檢查

檔案管理要進(jìn)行日常檢查、年檢等，定期檢查檔案室溫度、濕度、霉變、蟲蛀、清潔、防火、防盜等情況，以確保檔案永久保存的安全性、可靠性。

8.檔案的銷毀

檔案要依據(jù)保存價(jià)值進(jìn)行保存年限的限定，確定永久、長期、短期保存年限，并依據(jù)檔案銷毀制度，對(duì)不同保管期限的檔案進(jìn)行集中銷毀，以節(jié)省人力、物力、空間等。

二、檔案的利用

人類社會(huì)的發(fā)展就在于不斷研究自然、順應(yīng)自然、改造自然。而這一過程，就是要不斷地把自然界的規(guī)律、改造自然的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行認(rèn)真總結(jié)、歸納，并科學(xué)地運(yùn)用這些規(guī)律和經(jīng)驗(yàn)，讓歷史順利延續(xù)，更好地向前推進(jìn)、發(fā)展。研究自然總結(jié)規(guī)律和經(jīng)驗(yàn)的過程中，要以大量檔案史料為依據(jù)，檔案的主要利用價(jià)值就在于此。

（一）生產(chǎn)生活依據(jù)

人類研究自然，就要把發(fā)展歷史進(jìn)行認(rèn)真研究、剖析，從中發(fā)現(xiàn)共性，總結(jié)出經(jīng)驗(yàn)和規(guī)律，才能制定改進(jìn)方法和措施，去順應(yīng)自然、利用自然、改造自然，讓人類免受和減少自然帶來的災(zāi)害，讓自然為人類所利用。比如人類通過研究自然，發(fā)現(xiàn)了力學(xué)、光學(xué)、電磁學(xué)等物理學(xué)理論，發(fā)現(xiàn)了酸、堿、鹽等化學(xué)變化，發(fā)現(xiàn)了生產(chǎn)力、生產(chǎn)關(guān)系等哲學(xué)理論等，所有這些自然規(guī)律的發(fā)現(xiàn)，都為人類利用自然、改造自然奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。人類利用這些規(guī)律發(fā)明了適合在水、陸、空中運(yùn)行的交通工具，推進(jìn)了人類行進(jìn)速度，節(jié)省了時(shí)間，提高了生活質(zhì)量；利用這些規(guī)律發(fā)明了生產(chǎn)生活的各種器具、食品、藥品，讓人類生產(chǎn)生活更加快捷、便利，身體更加康健、壽命得以延長；利用這些規(guī)律不斷更新思維理念，使人類思維更加明晰、透徹、開闊。正因?yàn)橛辛诉@些規(guī)律和經(jīng)驗(yàn)的合理運(yùn)用和發(fā)展，社會(huì)才得以從原始社會(huì)的鉆木取火、食不果腹經(jīng)過不斷變遷，發(fā)展到現(xiàn)在人類過上科技發(fā)達(dá)、安居樂業(yè)的生活。

日常生產(chǎn)中，小到工作日志、數(shù)據(jù)記錄，大到圖紙、文件、業(yè)務(wù)辦理形成的材料等，無一不需要存檔保存，而這些檔案有些會(huì)對(duì)未來的工作起到借鑒、指導(dǎo)作用，有些則可為本部門或相關(guān)部門提供參考或依據(jù)，有些還可為法律提供證據(jù)。

生活中，身份證、戶口簿、房產(chǎn)證、學(xué)歷學(xué)位證書、職稱證書、獎(jiǎng)勵(lì)證書等證件都是家庭檔案，需要謹(jǐn)慎保管、隨時(shí)備查備用，為出行、辦理業(yè)務(wù)、應(yīng)聘工作等活動(dòng)提供依據(jù)；而物品、衣服等也可算作另一類檔案，需要按類、按季節(jié)、按固定存放位置收藏、隨時(shí)利用，以作為生活有序進(jìn)行的保證。

（二）展覽宣傳

博物館、展覽館、紀(jì)念館、圖書館等場館，是收藏保存人類與自然界歷史實(shí)物記錄憑證的場所，人類通過展覽物品去了解歷史、研究歷史、宣傳歷史、延續(xù)歷史、發(fā)展歷史，這些場館也會(huì)匯總制作出展覽宣傳圖片、視頻、音頻、仿真模擬等，去講解、宣傳歷史，讓更多的人學(xué)習(xí)、了解，對(duì)人們起到警示、教育、引導(dǎo)、幫助等作用。

（三）大事記、志的編寫

檔案場館一般會(huì)將檔案資料進(jìn)行歸類匯總，編寫出某類事件的大事記，以方便人們研究此類事件相關(guān)工作，或給政府、部門做出決策提供依據(jù)。地方志一般每20年編寫一次，編寫中需要查閱大量檔案史料。

三、檔案管理和利用的發(fā)展

隨著人類社會(huì)和科技的不斷進(jìn)步，各行各業(yè)都有了突飛猛進(jìn)的發(fā)展，檔案管理和利用工作也發(fā)生了巨大變化，以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化正在不斷向前推進(jìn)。

（一）檔案的數(shù)字化管理

近年來，檔案的記錄形式和管理利用模式不斷改進(jìn)，檔案管理和利用工作也逐步從以前以紙質(zhì)為主的傳統(tǒng)載體管理向以數(shù)字為主的現(xiàn)代載體管理轉(zhuǎn)化。

檔案的數(shù)字化管理，即將原來紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案進(jìn)行保存，而這個(gè)工作是相當(dāng)艱巨和繁雜的。一是要從上至下高度重視，提高認(rèn)識(shí)站位，研究制定數(shù)字化檔案合法依據(jù)、紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案的詳細(xì)規(guī)劃和實(shí)施方案、督導(dǎo)推進(jìn)措施等；二是要從財(cái)政上給予大力支持，配備必要的軟硬件，研究編制必要的數(shù)字檔案轉(zhuǎn)化系統(tǒng)；三是要組織工作人員培訓(xùn)，使工作人員熟練掌握和運(yùn)用轉(zhuǎn)化技術(shù)；四是要監(jiān)督相關(guān)管理部門和單位嚴(yán)格推進(jìn)實(shí)施計(jì)劃，并做好定期督導(dǎo)檢查，以確保各項(xiàng)計(jì)劃措施逐一落到實(shí)處；五是要建立安全防護(hù)制度和措施，并嚴(yán)格執(zhí)行，以確保數(shù)字檔案管理的安全性、可靠性。

（二）檔案的數(shù)字化利用

檔案保存及管理的目的是為了利用更加便捷，為此，要逐步實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化利用，這就需要建立電子查詢系統(tǒng)。一是開發(fā)建立完善的檔案利用電子信息系統(tǒng)；二是錄入數(shù)據(jù)，將原有紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案錄入系統(tǒng)，將后續(xù)檔案以數(shù)字化形式進(jìn)行保存，建立起全面、完善的數(shù)據(jù)庫，并做好備份；三是制定出面向社會(huì)提供查詢利用的制度和工作流程并嚴(yán)格執(zhí)行；四是建立起完善的查詢利用體系，并逐步推向網(wǎng)絡(luò)查詢利用、各相關(guān)部門和單位之間的互聯(lián)互通、實(shí)時(shí)共享，以實(shí)現(xiàn)社會(huì)利用值的最大化。

（三）未來檔案管理和利用工作發(fā)展保障

1.樹立檔案管理和利用工作科學(xué)發(fā)展的新理念

檔案管理和利用工作要想科學(xué)發(fā)展，首先就要從轉(zhuǎn)變思想理念入手，要打破以前固有的老舊觀念，樹立起順應(yīng)新時(shí)代檔案工作科學(xué)發(fā)展的理念，筑牢思想基礎(chǔ)，以發(fā)展的眼光和思維模式謀發(fā)展、促發(fā)展。一是樹立從大局出發(fā)謀服務(wù)觀念。檔案保存的重要意義在于利用其價(jià)值為人類提供服務(wù)，而要發(fā)揮好其服務(wù)保障作用，就必須從決策到執(zhí)行層面的層層重視，制定本行業(yè)、本部門和單位長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃時(shí)，要將檔案管理和利用工作同時(shí)納入，并圍繞要服務(wù)的主干開展工作，以確保檔案工作與主干業(yè)務(wù)同步建設(shè)、同步發(fā)展。二是從效益出發(fā)謀發(fā)展觀念。檔案服務(wù)保障在社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化建設(shè)中均發(fā)揮著重要作用，為此，就要深度挖掘檔案信息資源，使之服務(wù)利用價(jià)值達(dá)到效益最大化。實(shí)現(xiàn)社會(huì)利用率更強(qiáng)、范圍更廣、便利度更大、滿意度更高；經(jīng)濟(jì)投入更少，產(chǎn)生的效益更大；文化傳承和影響更深、更遠(yuǎn)。三是從開放出發(fā)謀協(xié)作觀念。檔案管理和利用工作的一個(gè)長遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)就是開放利用，為此，就要打破原有的僅服務(wù)于本部門和單位閉塞單一的模式，打破行業(yè)和部門之間的界限，建立起上下聯(lián)動(dòng)、平行協(xié)作機(jī)制，營造一個(gè)互聯(lián)互通、信息共享的開放環(huán)境。

2.摸索檔案管理和利用工作科學(xué)發(fā)展的新方法

檔案管理和利用工作要想科學(xué)發(fā)展，就要先擺脫原有慣性思維和管理模式的束縛，用辯證的思維去重新審視和思考，逐步摸索建立一套科學(xué)發(fā)展的新方法來指導(dǎo)各項(xiàng)工作，以增強(qiáng)檔案管理和利用工作的時(shí)代性和實(shí)效性。一是吃透精神、創(chuàng)新落實(shí)。認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握國家、省、市相關(guān)法律法規(guī)和各項(xiàng)指示要求，理論聯(lián)系實(shí)際，開拓創(chuàng)新，用發(fā)展和創(chuàng)新的理念貫徹落實(shí)到位；從本級(jí)抓起，調(diào)查研究，科學(xué)精準(zhǔn)落實(shí)政策要求的同時(shí)，以更高的熱情、更積極的工作作風(fēng)、更切合實(shí)際的手段去開創(chuàng)性地開展工作，為檔案工作開通綠色發(fā)展通道。二是以點(diǎn)帶面、全面推進(jìn)。要抓住不利于檔案管理和利用工作發(fā)展的主要問題和問題的主要方面，研究制定突破方法，并統(tǒng)籌推進(jìn)、整體激活；要先抓重點(diǎn)工作落實(shí)，再帶動(dòng)一般工作全面推進(jìn)，綱舉目張、以點(diǎn)帶面，促進(jìn)各項(xiàng)工作科學(xué)持續(xù)發(fā)展。三是創(chuàng)新引領(lǐng)、發(fā)展并舉。各項(xiàng)工作得以發(fā)展，必須以創(chuàng)新為重要抓手和動(dòng)力保障，新時(shí)期新形勢下，必須按照黨和國家的新要求，對(duì)原有的管理和利用方法進(jìn)行審視，認(rèn)真學(xué)習(xí)并熟練掌握檔案管理和利用的新技術(shù)、新手段，廣泛借鑒業(yè)內(nèi)創(chuàng)新發(fā)展新舉措，不斷開拓創(chuàng)新、總結(jié)歸納，探索適合自身管理的新方法。

3.破解檔案管理和利用工作科學(xué)發(fā)展的重難點(diǎn)

檔案管理和利用工作要想科學(xué)發(fā)展，必須先破解制約和影響科學(xué)發(fā)展的重點(diǎn)、難點(diǎn)問題。一是破解檔案開放工作滯后問題。當(dāng)前，有些部門和單位仍然沒有按規(guī)定開放檔案，嚴(yán)重影響和限制了檔案信息資源的社會(huì)及部門間共享利用，為此，要進(jìn)一步制定嚴(yán)格的防護(hù)措施，采取必要的現(xiàn)代化軟硬件安全防護(hù)手段，確保開放工作有序推進(jìn)。二是破解軍隊(duì)和地方檔案管理和利用工作融合發(fā)展問題。軍隊(duì)和地方檔案管理和利用工作都有各自的優(yōu)勢和特色，應(yīng)該打破局限性，研究制定共享機(jī)制、開發(fā)共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢互補(bǔ)、高效實(shí)時(shí)共享，促進(jìn)軍地共同發(fā)展；要加強(qiáng)人才管理和技術(shù)交流，轉(zhuǎn)變思維、相互借鑒、取長補(bǔ)短，實(shí)現(xiàn)檔案人才管理和技術(shù)手段的共同進(jìn)步。三是破解電子檔案與電子辦公一體化推進(jìn)問題。隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，各部門和單位也在逐步推行實(shí)現(xiàn)電子政務(wù)、電子辦公，而電子文件和資料也即成了電子政務(wù)與電子辦公的產(chǎn)物，要將電子文件和資料歸檔納入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)之中，確保實(shí)時(shí)推送、實(shí)時(shí)歸檔；要制定并依據(jù)統(tǒng)一的管理辦法和技術(shù)規(guī)范，加強(qiáng)電子文件和資料的管理和利用工作，為推進(jìn)電子辦公快速發(fā)展提供可靠的依據(jù)和保障。

4.建立健全檔案管理和利用的制度體系

《檔案法》的修訂為檔案管理和利用工作提供了可靠依據(jù)和保障，但各地各部門相應(yīng)的檔案管理辦法及實(shí)施細(xì)則大多尚不完善，需要自上而下研究建立完善的制度體系，制定更加細(xì)化、更具操作性的實(shí)施細(xì)則，設(shè)置規(guī)范的管理機(jī)構(gòu)組織，確保管理利用工作的流程規(guī)范、有序、暢通。

5.強(qiáng)化檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理者是檔案管理的主體，決定著檔案管理利用的質(zhì)量和效率，這就需要強(qiáng)化檔案人才隊(duì)伍建設(shè)。一是加大檔案管理專業(yè)人才培訓(xùn)力度。切實(shí)貫徹落實(shí)檔案管理專業(yè)人才繼續(xù)教育制度，幫助各級(jí)各部門和單位檔案管理人員強(qiáng)化檔案管理意識(shí)、保密意識(shí)、安全意識(shí)，使之不斷學(xué)習(xí)和掌握新理論、新知識(shí)，通曉檔案專業(yè)相關(guān)法律法規(guī)及業(yè)務(wù)理論，掌握各項(xiàng)管理的新技術(shù)新手段，不斷提高綜合素質(zhì)和能力，履職盡責(zé)、甘于奉獻(xiàn)，積極推進(jìn)檔案工作更快更好科學(xué)發(fā)展。二是大力推進(jìn)檔案專業(yè)職稱評(píng)聘工作，培養(yǎng)更多更高級(jí)檔案管理專業(yè)人才，充實(shí)檔案管理工作人才隊(duì)伍，使這項(xiàng)工作更專業(yè)，管理更規(guī)范。三是制定完善的檔案管理獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)機(jī)制，加大檔案管理工作宣傳力度，提高社會(huì)認(rèn)知度，讓更多的人主動(dòng)獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，自覺參與或配合做好社會(huì)檔案管理和利用工作，以不斷提高我國檔案管理和利用工作水平。

四、檔案管理利用方法的發(fā)展和延伸

檔案管理利用的方法具有條理性、規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性的特點(diǎn)，隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，又增加了快捷性和便利性等特點(diǎn)，這種管理利用方法可以延伸到工作生活的各個(gè)領(lǐng)域各個(gè)方面。工作中，人們可以利用這種管理利用方法，制定出規(guī)范的工作流程、管理流程等，并進(jìn)行合理的工作分工，使各項(xiàng)工作完成起來更加有序、高效。生活中，人們可以利用這種管理利用方法，去整理家庭用品，使其保持整潔、完好，并保存在固定位置，以節(jié)省大量生活成本、時(shí)間和空間，使家庭保持整潔、有序的生活，騰出更多閑暇時(shí)間去享受生活。在這方面，日本人的做法非常值得借鑒和學(xué)習(xí)，比如他們對(duì)家庭物品都進(jìn)行分類保存，并進(jìn)行標(biāo)記，甚至還在家里安裝攝像頭、建立家庭物品電子化管理，甚至將生活管理細(xì)化到對(duì)各類數(shù)據(jù)線的保存都做出詳細(xì)標(biāo)注，這使得查找相當(dāng)方便，節(jié)省了大量平時(shí)整理和查找物品的時(shí)間，使煩瑣的生活變得更加簡潔、便利。

五、總結(jié)

檔案管理和利用的方法是經(jīng)過歷史檢驗(yàn)流傳下來的最規(guī)范、最科學(xué)的管理方法，這種管理方法應(yīng)該被廣泛的運(yùn)用于生產(chǎn)生活，以為人類提高生活質(zhì)量和管理水平服務(wù)。為此，人們應(yīng)該深入總結(jié)檔案管理和利用的方法，使之形成規(guī)范可借鑒的管理利用模型，讓人們更容易學(xué)習(xí)理解、更容易發(fā)展利用，讓未來人們的生活變得更簡潔，更方便、更輕松。