高職院校學籍管理的困境及對策

陳阿夢

（南通科技職業學院）

高職院校需要不斷完善對學籍管理制度的優化，加強對學生行為、思想的針對性引導和教育促進。學籍管理是高職院校學生管理事務工作的重要環節，能夠實現對學生的入學確認、學習狀態和畢業資格等多個方面的全面動態監控。而學籍管理工作對教育活動有著控制、調節、激勵的基本功能，能夠為院校教育管理工作的科學開展提供規范化的保障。

一、高職院校學籍管理工作的重要意義

學籍管理是高職院校教務部門的常規性工作，是學校教育管理信息的基礎來源，涵蓋了學生從入學到畢業的整個階段。規范化和系統性的學籍管理機制，能夠有效提高院校的教育管理工作水平。首先學籍狀態反映了學生的學習發展情況，體現了學生的學習過程和結果。高職學校可以直接了解學生在學習過程中的學籍異動和課程變動信息，對學生的學習結果進行畢業和結業的結論判定。而且學籍管理作為教育教學的信息來源，能夠有效保證教育管理的科學實施。通過學籍管理的信息分析，進行教學資源的合理分配，滿足學生的實際需求和現實需要。而且學籍管理部門也可以根據學生的人數、性別、錄取批次等信息，對之后的分班、學號編排、成績管理、教學任務實施和教學活動開展提供規范化的組織依據。而且，學籍管理還能為學生提供人性化的服務，對于入伍的學生，可以保留學籍，學生退役后也可根據國家的政策，以及學生實際情況進行專業的調整以及部分課程的調整，而對于有創業意愿的學生，可以為學生休學。高職院校學籍管理工作的創新開展，能夠有效保證從招生到學歷頒發整個流程的科學規范，杜絕冒名頂替和暗箱操作的漏洞。最后，學籍管理工作為用人單位的招聘選擇可提供直觀的數據信息，幫助企業實現對學生的了解，從而進行科學選擇，提升企業和學生的職業適配。高職院校需要做好學籍管理工作，為教育工作的科學開展進行規范化引導，提高院校的教育管理成效。

二、當前學籍管理工作的困境

（一）學籍管理制度落后

隨著教育改革的深入，傳統的學籍管理制度難以適應當前的工作發展要求，以往的管理制度組織有著諸多漏洞，管理形式缺少時代創新，缺乏科學、高效和創新的管理優勢。高職院校往往忽略了學籍管理制度的信息分析，無法圍繞學籍信息的實際情況，設置科學性的教育教學準則，確保院校教育管理工作的科學開展。并且隨著素質教育理念的推行，刻板的管理制度已不符合當前的育人發展方針，同時也限制了學生的個性化發展。高職院校需要結合時代發展趨勢，創新學籍管理制度，為教育教學活動的科學開展進行規范化的實施指導。

（二）學籍管理理念的落后

在學籍工作管理中，很多高校依然選擇以教務部門為主的管理模式，并沒有轉變為二級學院的自主管理模式。在主要以學校教務部門為主的學籍管理中，面對學籍信息的搜集和審核，不同信息數據類型的整理和設計，隨著越來越多的工作任務，導致其在管理過程中出現了不少的錯誤和遺漏。而且在學籍管理工作中，高職院校并沒有認識到二級管理的重要意義，缺乏對教育管理權限的合理分配，導致二級管理系統難以參與到學籍管理工作中。高職院校在學籍管理工作中，需要及時更新管理理念，實現教務部門和二級管理模式的有效結合，提高管理工作的成效。

（三）數據信息資源無法進行有效共享

學籍管理工作涵蓋了學生從入學到畢業的整個過程，對于學生生學籍信息的記錄，必然會涉及到院校的各個管理部門。但是由于缺乏科學的溝通交流機制，各個部門掌握的學生信息無法進行實時共享，導致在學籍信息的搜集和整理過程中，很容易出現信息誤差，難以形成準確、完整的學生學籍信息。

（四）學籍管理隊伍不完善

學籍管理隊伍的專業素質和職業能力，直接決定和影響了學籍管理工作實施成效。學籍管理的工作量巨大，工作流程細致且繁瑣，需要耗費大量時間進行問題的處理。而且隨著學籍管理過程的信息化發展，需要工作人員不斷提高自身的計算機操作能力、統計分析能力，從而適應當前的工作發展要求。但是由于工作量大，薪資待遇也不比其他的教學、教研教師，導致管理隊伍人員流失嚴重。而且管理隊伍中缺乏專業化的管理人才，很多工作人員缺少相應的學習能力和管理能力，限制了學籍管理成效的提升。

（五）對學籍管理工作的認識不夠

在高職院校的工作中，學籍管理工作繁瑣，工作成效在短時間內很難發現。部分教師對學籍管理工作的態度也較為隨意，沒有及時核實并上報學生的異動情況，導致學生實際學籍信息和院校學籍學歷管理信息不一致，常常到畢業審核時才能發現問題，影響了學生的畢業與發展。學校則將教務工作的重心集中在了教學管理工作、教學創新等方面，疏于對學籍管理工作應有的重視。學校缺少對學籍管理系統的資金投入，無法及時升級更新學籍管理系統，使得部分學生數據在導入到系統時丟失且在系統使用過程中出現錯誤數據等問題。高職院校需要加強對學籍管理工作的重視，讓師生認識到學籍管理的重要意義。

三、高職院校學籍管理的對策

（一）建立完善的學籍管理制度

穩定、科學的組織制度，是實現學籍管理科學化和規范化的重要抓手。高職院校圍繞教育部的政策制定，根據學校的原有管理制度，并結合時代的發展特征，建立完善的學籍管理制度。高職院校可以學習先進的管理制度和工作經驗，在學籍管理工作中進行試點運行。借助現代化教育發展理念，圍繞科學化、規范化和人性化的管理原則，在工作中不斷優化各項管理工作的細則，從而建立完善的學籍管理制度[1]。例如圍繞國家規定作為工作管理標準，嚴格學生的入學和注冊手續。在新生入學報到時，對學生的入學資格進行初步審查，圍繞錄取信息、考生資料等證明材料對新生進行復核，對于違反招生考試規定的，取消學生的入學資格。在入學之后，對學生進行綜合復查，根據錄取手續、錄取資格、學生的證明材料和身心健康等多個方面進行深度復查，對于復查不合格者則取消學籍。通過國家的規定指引，學校在學籍管理工作中，可根據遇到的真實情況對管理制度進行相應的修改和增加，從而有效應對在學籍管理過程中遇到的問題。對此，高職院校在制度管理完善的階段，需要及時根據國家政策的變化，調整學籍異動的管理制度，優化學生的考核和成績管理制度等方面。高職院校在實踐工作中，立足國家的法律法規和政策導向，圍繞院校的實際情況，創新優化完善學籍管理制度，并在日常的管理實踐和工作應用反饋中，對管理制度進行針對性的改進、優化和創新，保證學籍管理工作的科學實施。

（二）更新學籍管理觀念

面對繁瑣、工作量巨大的學籍管理工作，學校需要及時更新學籍管理理念。在學籍管理工作推行的過程中，實現各個管理系統的有機協調和相互合作，提升學籍管理的質量和效率。高職院校需要加強對二級管理體制的建設，對教務管理部門和二級管理系統進行分工、職責和權限的合理劃分，實現兩者的工作協調、形成統一領導和分工協作的管理機制[2]。在具體的學籍管理工作中，由教務管理部門負責對學籍管理規章制度進行制定，對二級院校學籍管理員進行操作流程的解釋說明，并對整個學籍管理工作過程進行監督、平衡和協調，圍繞學籍管理問題進行決策優化，在宏觀把控上，實現對學籍管理工作的科學統籌和合理規劃。同時推動二級學院的自主管理模式，對于學籍管理過程中存在的各種細則問題，則由二級管理人員進行具體工作的日常落實。根據教務管理部門的工作指導和學校的規章制度，在日常工作中，為學生解決實際生活中遇到的學籍問題。例如，在學籍管理工作中，教務管理部門根據學生轉專業的學籍問題，制定相應的轉專業的管理辦法和轉專業的條件，并對具體工作流程和后續管理進行文件的制定說明。隨后由教務處對學籍管理工作人員進行講解培訓，對轉專業的學習問題進行重點分析和說明，幫助工作人員了解相關的工作流程。在轉專業的時間段內，由教務處進行統一通知，而二級學院在收到通知之后，根據實際情況進行科學合理的工作計劃安排，實現對具體學籍管理問題的落實和解決。教務管理部門還可以制定完善的監督、協調、考核的工作機制，針對日常學籍管理問題進行案例分析和主題情況通報，并建立完善的考核管理機制，針對日常的工作管理進行積極激勵，保證學籍管理工作的科學規范，提升工作效率。

（三）加快信息化建設的資源共享

在學籍管理工作中，涉及大量的數據信息處理，傳統的人工處理已經難以滿足當前的工作發展要求。而且以往各個部門之間彼此缺乏信息資源的共享，導致進一步增大了對學生的學籍管理難度。對此，高職院校在創新學籍管理的過程中，需要結合現代信息技術的應用，推動學籍管理的信息化建設。高職院校依靠校園網，打造學籍信息管理系統，實現各部門之間的平臺互通和資源共享。借助信息技術實現對整個學籍系統的數字化管理，構建完善的數據資源庫。高職院校在學籍管理系統的建設中，需要構建明確的組織體系架構。明確學籍管理工作信息化建設的根本導向，圍繞建設目標、技術標準和主要內容進行一一明確，保證在信息化建設過程中的有序推進。在明確信息化建設的基礎上，細分三個主體環節，實現對學籍管理信息化發展的整體建構[3]。首先，加強基礎設施建設，完善軟硬件的基本設施，加強對電腦、辦公場地、網絡建設、學籍管理軟件的經費投入，從而配置完善的基礎設施。其次是，學籍管理系統的應用建設。高職院校可以進行組織培訓，讓工作管理人員了解基本的軟件操作和應用，利用信息技術實現對學籍信息的數字化管理。最后是信息安全建設，實現對學生學籍信息的數字化加密儲存，通過防火墻、網絡檢測等安全保障，保證學生的信息安全。相較于以往繁瑣的人工處理，學籍信息系統能夠依據程序，實現對學籍管理的高效處理。高職院校在學籍管理工作中，定期對管理系統進行升級和優化，完善學籍管理系統的信息化發展。實現對學籍業務管理流程的重構，做好和各個部門的信息對接，實現各個部門的數據共通，提升學籍管理工作的效率。

（四）加強專業化管理隊伍的建設

高職院校需要優化管理隊伍的結構，打造一支專業化的管理隊伍。高職院校可以擴大對專業人才的吸納渠道，從企業、公司招收專業化管理人才，軟件操作人才作為兼職教師。同時加強對原有管理工作人員的專業培訓，培養工作人員對學籍管理規章制度的理論認知、工作數據信息的統計分析，處理專項問題的業務能力。在系統性的教學培訓中，提升工作人員的基本能力[4]。在專業隊伍結構中，實現專職工作人員和兼職教師的相互學習和相互彌補，不斷完善自身的理論知識和實踐操作應用能力。高職院校利用專兼結合的隊伍結構，在內部的統一培訓和相互學習中，提升工作管理人員的專業素養和職業能力。同時定期開展校外的主題研討，學習對方的先進管理經驗，通過交流、培訓、進修的形式，提升管理人員的職業素養和職業能力，并設置完善的福利待遇和激勵考核機制，保證人員的穩定性。通過專兼結合形式，建設一支專業化的學籍管理隊伍，保證學籍管理工作的科學實施和有序推進。

（五）推動學籍管理的宣傳

高職院校需要加強對師生學籍管理認知的宣傳，讓學生和教師認識到學籍管理的重要意義。院校應加強對學籍管理工作的宣傳，一方面讓學生認識到學籍管理和自身的內在關聯，另一方面，讓管理人員能夠認識到自身工作管理對學生造成的影響。借助學籍管理的校園宣傳，讓管理工作人員和學生能夠主動關注和重視學籍管理工作。高職院校需要借助多個渠道實現對學籍管理問題的主題宣傳和學籍問題的講解，借助校園公示欄、廣播進行理論講解，讓他們了解到學籍管理的操作流程、各項規章制度，以及學籍問題的處理程序。同時，還可以借助網絡新媒體平臺的優勢，借助校園公眾號、社交平臺進行影視音頻、文字圖片的信息化傳播。讓師生可以根據自身的實際需求，進行對應的拓展學習[5]。在學籍管理的校園宣傳中，高職院校能夠讓師生認識到學籍管理的重要意義，從而主動配合進行學籍管理工作的開展，在師生的共同管理中，提高學籍管理的工作質量。

四、結束語

隨著教育改革的深入，對于學籍管理工作提出了更多的要求。在高校的學籍管理工作開展中，需要結合時代發展趨勢創新學籍管理工作。在實踐應用中，明確日常工作中存在的困境和問題，不斷優化完善管理制度，促進學籍管理工作的科學化實施，提升學籍管理的工作效率。