探討提高學校教務信息管理質量的措施

◇吉林大學萊姆頓學院 范琳含

隨著時代的發展，教育改革的不斷推進，提高學校教務信息管理質量，對于高校的進一步發展有著積極的影響。但是，目前很多高校的教務信息管理工作都或多或少的存在著問題。基于此，本文重點以這些高校教務信息管理工作中存在的問題為切入，對提高學校教務信息管理質量的措施進行了詳細的分析，以供參考。

所謂教務信息管理，指的是運用多種現代化信息技術進行教務管理的過程。在高校教育改革不斷推進，精英化教育逐漸轉變為大眾化教育的形式下，高校的辦學規模越來越大，高校所設專業越來越豐富，每個專業的學生數量也越來越多。這些變化都使得高校的教務管理難度明顯增加。而將現代化信息技術應用到高校教務管理當中，為教務管理提供一個科學、規范、程序化的信息化教務管理平臺，對于高校教務信息管理質量的提升有著積極的作用。在這種情況下，采取何種措施才能提高學校教務信息管理質量，成為各大高校需要深入思考的問題。

一、提高學校教務信息管理質量的重要性

（一）可以提升學校教務管理工作的準確性。

在傳統的高校教務管理模式中，需要使用手工的方式來進行教學計劃的安排、教務的排課以及考試成績的管理，不僅程序繁復，還容易出錯，每一位工作人員的工作任務也非常繁重教務管理是一項非常細致、準確的工作。要想提升教務管理質量，就必須要提升教務工作的準確性。而將現代化技術應用到教務管理工作中，實現教務信息管理，就可以為相關數據的準確性提供保證。例如，通過網絡技術將數據輸入并存儲到數據服務器中，就可以為數據的準確性與有效性提供有力的保證。[1]

（二）為廣大師生查詢信息提供方便。

目前，在實際的高校教務管理工作當中，依然以學分制模式為主。學分制的應用雖然可以增強學生學習的主動性，但是卻也暴露出了成績管理與課程開設等方面的問題。而將現代信息技術應用到教務管理當中，則可以為這些問題的解決提供一個良好的平臺。例如，在教務信息管理模式下，高校的廣大教師、學生以及教務管理人員都可以直接通過信息化平臺，在自己的權限范圍內，不受時間地點限制的，進行相關信息的查詢。這樣一來，信息的傳遞就會變得更加便捷、及時而高效，相應的教學工作效率也就有了明顯的提升[2]。

（三）提高教務管理人員的工作效率。

將現代信息技術應用到學校教務管理工作當中，不僅可以減輕教務管理人員的工作強度，還可以顯著提升教務管理人員的工作壓力。在傳統的教務管理模式中，教務管理人員只能手工完成數據信息的收集、整理、統計以及分析，工作任務量大，出錯率高。而現代信息技術的應用則可以通過計算機來完成數據的一系列處理操作，既減輕了教務管理人員的工作負擔，又保證了最終的工作質量。在這種情況下，他們就可以把更多的精力都集中到教學管理方面。

（四）實現各種數據和信息的交換與共享。

在傳統的學校教務管理模式下，不同的教學管理部門彼此之前是相互獨立的，很多數據信息的傳遞也需要人工進行，所以在處理復雜事物方面的效率就會非常低。而將現代信息技術應用到教務管理工作當中，就可以實現各教學管理部門的數據共享。與此同時，還可以利用計算機網絡的及時性、靈活性以及交互性優勢來進行各種問題的處理與解決[3]。

二、高校教務信息管理過程中存在的問題

（一）缺乏先進的教務信息管理理念。

在高校教務信息管理過程中，缺乏先進的教務信息管理理念的問題，主要體現在以下幾方面。首先，部分教務管理部門已經習慣了傳統的教務管理理念，所以依然在使用手工的方式進行各種信息數據的收集、整理、分析以及發布。其次，部分教務管理部門在管理內容上，缺乏系統的規劃，部分問題比較重視，而部分問題則被徹底忽視。最后，部分高校在教務信息管理的硬件方面投入了大量的財力，而沒有對軟件投入予以同樣的重視。高校教務信息管理是一項系統而長期的工程，涉及到高校教與學的方方面面，如果沒有運用先進的教務信息管理理念，那么整個教務管理工作將會顯得被動而滯后。

（二）基礎信息的準確性得不到保證。

隨著信息時代的發展，越來越多的高校對教務信息管理的重要性與了全面的認識，并且也在教務信息管理建設方面予以了大力的支持。但是，由于標準的不統一，導致基礎信息的準確性得不到有力的保證。首先，由于缺乏統一的建設標準，導致教務信息管理系統的內容設計存在著較大的差異。如果信息名稱不統一、定義不一致，那么最終的數據定義就會出現明顯的差異。在這種情況下，就很難在高校各教學管理部門之間實現信息數據的共享與交換。其次，教務信息管理系統的設計有著相應的規則和要求，必須要保證數據庫關聯性的緊密性。所以必須要準確的提供基礎數據。但是，受到教學計劃臨時調整、專業課程發生變動等因素的影響，各院系在把握基礎信息方面就會出現問題。基礎信息的準確性得不到保證，教務信息系統的使用效果就會大打折扣[4]。

（三）系統的靈活性有待提升。

分析絕大多數的高校教務信息管理系統，發現均是以一次性開發為主，后期的升級工作與配套服務存在著明顯的滯后性。在信息時代下，各種信息技術的更新迭代速度非常快，如果高校教務信息管理系統的升級速度較慢，那么系統漏洞將無法被修復，相關軟件的設計缺陷也就會暴露無遺，系統運行的穩定性就會越來越差。在這種情況下，教務信息管理系統的作用將難以充分的發揮出來，高校教務管理工作的正常開展也會受到一定的影響。另外，教務信息管理系統的設計人員和使用人員對于系統的認知是不同步的。如果設計人員沒有結合使用者的具體使用需求來設計，那么即便是賦予了該系統各種各樣的功能，也將毫無用武之地，系統的靈活性與人性化特點就會顯得性對較低[5]。

（四）教務管理人員缺乏較高的信息素養。

在高校教務信息管理工作中，如果教務管理人員缺乏較高的信息素養，那么即便是硬件系統和軟件系統多么先進，也很難做到物盡其用。目前，很多高校的職能部門認為教務管理工作以日常的事務性管理內容為主，無需使用到信息化技術，教務管理人員也不需要具備較高的信息管理能力。在這種情況下，在引進教務信息管理人員的時候，就沒有對其信息素養進行嚴格的把關，只要求他們能夠處理日常事務性工作即可。然而，這樣的教務管理人員，其實很難適應信息時代下高校教務信息管理的實際工作需求。

三、提高高校教務信息管理質量的措施

（一）對現有的教務信息管理理念進行更新。

在信息時代下，教務信息管理是提升高校管理質量，促進高校進一步發展的關鍵。要想顯著提高高校教務信息管理質量，就必須要先讓教務管理人員樹立先進的教務信息管理理念，并將全新的管理理念、管理思維、管理原則應用到實際的教務管理工作當中。首先，高校要摒棄傳統的教務管理理念，并對新時代下高校的具體發展需求進行詳細的分析，然后借鑒國內外高校的成功教務信息管理經驗和案例，探索出一條適合本校實際情況的教務信息管理理念。其次，對加強數字化管理技術與信息化管理技術的應用，結合高校的特點和發展需求，統一規劃、分類指導、上下協調，務必完善教務信息管理系統的各項功能，確保其可以高效的運轉起來。最后，對廣大師生人員進行引導，使其積極主動的配合教務信息管理系統的建設，主動營造一個濃厚的信息化環境[6]。

（二）完善各類教務信息管理規章制度。

要想有效提高學校教務信息管理質量，必須要對各類教務信息管理規章制度進行完善。首先，教務管理人員要端正自身的工作態度，凡事按章辦事，不能根據自己的經驗或者喜好隨意更改。尤其是在應用計算機信息技術的過程中，一定要嚴格按照相應的程序進行操作，否則將可能出現數據偏差問題，降低數據的準確性。其次，教務管理人員要定期總結，確保及時發現教務信息管理工作當中存在的問題，了解這些問題存在的原因，然后以此為基礎對規章制度進行完善，提升教務信息管理系統的規范化運行[7]。

（三）提升基礎信息的準確性。

目前，不同高校所使用的教務信息管理系統有著不同的來源渠道，其系統內容的設置也有著巨大的差異，信息名稱不同、定義不一致，數據標準不統一，所以校內、校際間的信息系統存在著嚴重的不兼容問題。而這也是無法實現信息共享的主要原因。要想解決這一問題，就必須要將數據交換標準進行統一，讓各大高校按照統一的標準構建一個相對完善的、標準的數據庫，進而實現各大高校之間數據與信息的靈活交換。另外，高校還需要在提升“課表準確性”“學籍準確性”以及“成績準確性”方面做足功課，提升信息搜集、數據上報以及修改等工作的嚴謹性與謹慎性。

（四）提升教務信息管理系統設計的靈活性。

教務信息管理系統由設計人員設計，由教務管理人員使用。如果設計人員不了解教務管理人員的具體工作需求，那么將很難保證設計出來的系統功能滿足實際的教務管理工作需求。要想改善這一問題，需要注意以下幾方面。首先，要組建一支優秀的教務信息管理團隊，引進一些在信息技術專業方面頗有建樹的教務信息管理人員，使其參與到系統的設計當中。這部分人員對教務信息管理工作十分了解，所以可以為提升教務信息管理系統設計的人性化和靈活性提供有效的建議。其次，當高校決定購買教務信息管理系統時，一定要對后期教務信息管理系統的使用、維修等售后服務予以重點關注，確保不會因為教務信息管理系統后續升級困難，售后服務跟不上而影響教務信息管理系統應用的長期性與穩定性[8]。

（五）提升教務信息管理人員的綜合素質。

要想提升教務信息管理質量，還需要提升教務信息管理人員的綜合素質。首先，高校要引進一批具有較高信息素養的人才，提升教學管理隊伍的整體素質。其次，對現有教務管理人員的信息素養進行重點培養和提升，引導其將科學有效的管理模式與先進的信息化技術進行結合，提升各種教務工作的處理效率。最后，構建相應的信息管理規范，制定相應的激勵機制和考核制度，激發教務管理人員使用信息技術的積極性與主動性[9]。

四、結束語

綜上所述，鑒于當前高校教務信息管理現狀不甚理想，要想提升高校教務信息管理質量，就必須要對現有的教務信息管理理念進行更新、完善各類教務信息管理規章制度、提升基礎信息的準確性、提升教務信息管理系統設計的靈活性、提升教務信息管理人員的綜合素質。只有采取以上措施，才能夠將教務信息管理的作用充分的發揮出來，促進高校的系統化發展與信息化發展。