ERP 環境下財務管理信息系統的風險與防范

歐陽光 孫敦振

（1.南昌交通學院，南昌 330000；2.江西中醫藥大學，南昌 330000）

引 言

近年來，我國中小企業在市場經濟中日益活躍，并逐步形成了一股重要力量。但是，我國的中小企業在發展的同時，也面臨著許多困難和實際問題，尤其是財務管理方面的滯后，已成為制約我國中小企業發展的一個主要障礙。面對日益激烈的市場競爭，國內的中小型企業都在積極地進行財務管理的創新，優化自身的經營能力，并不斷摸索出適合企業發展的先進經營模式。ERP 是一個集成了眾多企業內部管理模塊的系統，它可以實現企業內部的信息交換、傳輸，實現對生產過程的優化和調整，具有高度集成、先進統一、完整開放等特征。另外，ERP 系統能夠對企業的財務信息進行有效的評價與控制。現階段，ERP 系統已廣泛應用于我國的中小型企業。我們應該根據企業發展的實際情況，合理地吸收有關的理論和國外的先進管理思想，從而推動企業的持續、穩定發展。

一、ERP 系統概述

ERP 是一種基于計算機信息技術的綜合管理平臺，其將企業經營理念、業務流程、資源庫存、財務數據等展開匯總集成，是推動企業標準化和規范化發展的一個重要工具。在企業的財務信息管理中，ERP 系統主要是利用計算機/服務器技術、網絡通信技術、數據庫技術等新興信息技術，使企業的財務數據能夠相互交流。通過對財務數據的分析，可以有效地提高企業的財務數據質量，提高企業的財務決策水平。基于ERP 系統的財務數據具有集成性、科學性、即時性等特點，可以有效推動企業的動態管理和協同執行。

從ERP 的歷史發展來看，它可以分為四個階段：第一時期是20 世紀60 年代，為解決存貨的積壓問題，采用訂貨點法，通過及時發出訂單來彌補存貨的損耗。但該算法存在一定的滯后性，也缺少計算機的支持，很難對復雜的數據進行高效的運算。由于計算機的快速普及，這種訂貨點法逐漸被MRP的庫存訂貨計劃所代替，故又稱“MRP期”。第二個時期，市場經濟的迅速發展使人們對MRP 的研究更加深入，這一階段的學者提出了閉環MRP 的新的生產計劃與控制體系。第三個時期是在軟件技術發展的基礎上，實現了企業內部信息的全面共享，逐步形成了一個集成了多個業務、多個模塊的系統管理平臺，也就是“MRPII 理論”。第四個時期是從原來的以企業為對象的綜合規劃管理理念逐漸演變為對企業綜合資源的有效利用和管理，這一階段已經形成了較為完善的ERP 系統。此后，隨著ERP 理論的不斷完善和完善，ERP 模型的不足與缺陷也在不斷改進，這使得ERP 系統模型成為影響企業發展方向的重要工具。

ERP 在國內的應用起步較晚，早期主要是從管理和財務兩個層面完成財務的信息管理。但是隨著我國信息技術的高速發展，在國家政策與市場經濟的雙重作用之下，我國的財務會計信息系統也在飛速發展和完善，在財務會計相關工作的信息化建設方面有了較大的提高。我國絕大部分中小企業對于ERP 系統的重要性都有了深刻的認知，并在自身的運營中，逐步有計劃地完成ERP 系統的引入，也在諸多學者的理論支撐下展開了中國化、本地化的探索。

但是，從目前的實際情況來看，中小企業的ERP 系統還存在著較多問題，且由于企業認識不到位，導致ERP 難以發揮自身的價值，這也造成了財務管理信息系統在財務風險評估中的作用難以實現。

二、ERP 系統環境下財務風險控制和防范的重要性

（一）加強對全面預算的管理

全面預算是指經營活動、投資活動、財務活動的預算總合，其基本涵蓋了企業所發生的所有內外部活動。以往，我國中小企業在進行全面預算時，往往會依據歷史數據和個人的主觀判斷來確定其發展方向，造成預算與現實之間的脫節。ERP 能夠將參與的企業的經營活動進行集成，實現對資金的統一調配和管理，并對整體預算進行全面的統籌，防止出現疏漏、重復的情況，保證預算有跡可循、科學合理，有利于企業更為科學地展開生產活動。

（二）優化風險控制的管控流程

在財務管理方面，采用統一的會計核算，可以最大限度地優化風險管理的過程。在進行財務管理時，企業要對上游和下游的供應鏈進行信息數據的核對，以保證每個生產環節都能保存所需的生產資料。ERP 系統能夠追蹤、查詢企業各部門資金的流動情況，掌握企業運營過程中的資源消耗情況、資金配置情況，并能夠據此實現實時的風險管理，防范資金風險的發生。

（三）加強財務分析與財務預算

企業傳統的財務管理依賴于人工進行，財務預算及信息分析都需要從業者依賴自身的專業能力與素養展開計算，將耗費大量的資源。在ERP 系統中，可以通過財務管理模塊對企業的經營狀況進行分析，系統中的數據均來源于日常經營中所產生的真實數據，可以準確反映企業日常運營狀況，且能根據市場變化，構建預測分析模型，從而使企業的預算更具科學性，更能滿足企業發展的需要，從而降低財務人員的工作壓力，增加數據的準確率，同時還可以對去年同期的財務報表進行自動分析，使決策者對全年的生產活動有一個清晰的認識，從而為企業的發展戰略提供科學的依據。

三、ERP 環境下財務管理工作中存在的風險

（一）系統兼容風險

在國外，盡管ERP 系統已經非常成熟，能夠為許多企業的財務處理提供有效的解決辦法，但是在ERP 系統的使用中，企業必須從自身的實際出發，同時將所需的信息和管理信息集成到ERP 系統中，又要與上下游的供應鏈保持緊密的聯系，確保信息化的暢通，同時也要避免盲目操作。因此，ERP 系統的運行必須與企業的現實相結合。但是，由于國內一些中小企業在管理、經營觀念上與世界領先水平存在較大的差距，如果企業不能正確認識到這些差異，勢必會導致ERP 的不兼容，從而影響相關的會計信息的處理與決策的客觀真實性[1]。

（二）權重分配風險

在我國中小型企業ERP 系統的應用中，存在著許多權重分配問題，尤其是在思想管理方面的權重分配問題。一方面，企業寄望于ERP系統，期望它能提高企業的管理能力，為企業的財務管理做出貢獻，但如果只把控制權交給系統，就會讓決策人員松懈，從而影響企業的發展。另一方面，一些中小型企業在實施ERP 系統時，由于受到傳統觀念的影響，不愿意進行較大的變革，致使ERP 系統無法充分發揮其科學性的管理潛能，從而使企業的核心競爭力處于滯后狀態。所以，要正確地分配權重，從全局出發，充分利用管理手段，提高工作效率。

（三）軟件選擇風險

目前，市場上提供ERP 系統的企業有很多，不同企業的ERP 系統都是不同的，這些系統都是根據不同的行業、不同的業務而進行的，它們能夠滿足不同的行業和業務，同時也會帶來一些問題。首先，企業處于發展的初期，ERP 系統能夠適應當前的發展需要，但是隨著企業的規模越來越大，勢必會出現一些新的、不適應的問題；其次，目前市場上ERP 系統較為雜亂，成本效益低，很多企業搭建ERP 都是為了“面子工程”，應用深度不足，缺乏必要的應用能力；最后，ERP 系統是由眾多模塊、子系統組成的平臺，它們相互聯系，功能錯綜復雜，要使其發揮應有的功能，需要專門的人才來進行有效的管理與控制[2]。

（四）內部控制風險

ERP 是一種具有外部防范功能的安全保護系統，其應用可以有效抵御外界的入侵，而對于企業的內部風險則主要體現在管理人員的控制上。在企業生產經營過程中，由于人員的流動和管理，內部控制不到位，勢必會增加企業的內部控制風險。比如，由于沒有及時更新已離職員工的職位或者更改其權限，很可能會造成信息泄露等問題。另外，在新舊管理員更換過程中，管理上的漏洞也會因為新管理員的不熟悉而產生。

（五）信息安全風險

ERP 是一種以各種形式的信息為基礎的系統。對企業而言，企業的資產是企業發展壯大的重要保證，而在網絡時代，信息資料有可能被篡改、被盜。與傳統的紙質辦公不同，在ERP 中，一旦數據被修改，就很難找到被篡改的數據。另外，由于企業的財務管理體系與現代科學技術的關系還不密切，在數據輸入的時候，一旦操作失誤，就可能導致信息安全方面的問題。這些問題都要求企業在實踐中不斷進行研究和改進，以確保ERP 系統可以滿足自身所需。

四、ERP 環境下財務管理信息系統的風險防范策略

（一）基于企業財務管理需求建設ERP 系統

企業ERP 系統的建設，需要對自身的經營狀況進行全面的梳理，明確其目前的狀況，以便更好地發揮ERP 系統的作用，為企業可持續發展提供協助，增強財務資源的利用率。在ERP 系統的構建中，需要企業根據已有的資源，確保信息的暢通，要建立健全財政預警系統，對預算與費用進行實時、準確的監控，并及時發現問題，展開有效處理，在最短時間內解決問題，避免損失增加[3]。

（二）健全企業財務管理工作的內部控制制度

ERP 系統的數據輸入、輸出、處理等是ERP 系統的重要組成部分，因此需要對這部分展開重點管理與控制。相關人員在信息處理中，要對入庫信息進行反復核對，確保數據的真實、完整，避免數據重復，在錄入后也需要完成備份工作，確保數據的安全性。企業的財務數據錄入、管理均需要由專人負責，保障數據信息的正確性、安全性，確保ERP 系統中的數據可以對企業的財務工作起到正面影響。企業要建立必要的評估標準，并及時反饋、分析、總結ERP 系統的使用狀況，確保ERP 系統對在實施過程中出現的問題能夠及時加以修正，并與相關部門、員工的工作表現掛鉤，并將其作為年終考評的一個重要指標。

（三）依據企業過往財務信息選擇合適的軟件

企業在ERP 系統的選擇中，需要依據行業及業務的實際需求，選擇恰當的供應商，挑選適合自己企業發展的ERP 系統。過往財務信息是下一階段決策的重點，財務信息系統的選擇也不例外，需要根據過往的財務數據，選擇合適的功能與項目，也可通過自主研發，建立起適合于企業財務需求的ERP 系統，強化對企業的經營行為、財務信息的監控與監控，使企業各部門都能充分發揮作用。

（四）提升企業財務人員的信息水平與安全意識

企業的信息安全，特別是財務信息的安全，是一個企業的生存和發展所必需的。在ERP 系統中，為了應對各類網絡攻擊和威脅，企業必須加強安全防范意識。首先，需搭建起完善的信息安全防范機制，做好備份工作，在進行數據調用時，需要展開核對，避免出現數據篡改問題。此外，也要控制管理員賬號權限，嚴格區別存取資料。對重要資料進行存取注冊，并向主管報告。其次，也要增強財務人員的信息安全意識。當管理員登錄系統時，要對自己的賬號與密碼進行嚴格的保密，并實行“一人一密”，不得代替他人登錄，并嚴格遵守安全手冊的規定，建立信息安全的跟蹤機制，對所有的印刷數據添加水印，對每個數據進行追溯。同時，對ERP 軟件和硬件的缺陷進行定期評估，并對其進行及時的修補[4]。

（五）培養具備會計信息復合型能力的人才隊伍

隨著市場經濟的發展，中小企業的財務人員必須具有較高的業務能力，特別是在ERP 環境下，能夠有效降低企業的財務風險。另外，由于計算機的普及，會計從業人員要有一定的計算機技能，這就要求企業持續不斷進行培訓。首先，要把ERP的基礎理論、中小企業會計制度和相關準則、計算機網絡的應用、ERP 系統的應用等推廣到日常工作中。其次，要不斷吸收國外先進的財務信息管理思想與經驗，確保財務人員掌握最尖端的金融知識。只有具備金融和信息技術的綜合素質的人才，才能更好地利用ERP 系統為企業提供全面、系統、科學的服務，以促進企業的信息化發展。

結 語

本文對ERP 環境下的財務管理信息系統風險及防范策略展開了論述，要求企業可以根據自身的信息化水平，搭建起與企業發展相適應的ERP 財務管理系統，并不斷提升人員意識、優化內部控制制度、搭建人才隊伍，從而實現ERP 環境下財務管理信息系統的有效應用。總的來說，ERP 系統的應用將有效提升企業的財務管理能力，優化財務控制水平。