企業(yè)辦公室綜合事務管理現(xiàn)狀及改進

申羽凡 國網(wǎng)陜西省電力有限公司延安供電公司

辦公室作為企業(yè)管理的靈魂，能夠確保企業(yè)各個職能部門的正常運行，在具體工作中，不僅需要對內(nèi)部工作進行管理，同時需要對接其他部門，這是企業(yè)健康運行的基礎。但是辦公室綜合事務管理質(zhì)量受到多方面的影響，為確保企業(yè)的整體工作效率，應加強對辦公室綜合事務管理現(xiàn)狀的分析，結(jié)合實際問題，對其實施針對性的治理方案，使其能夠充分發(fā)揮自身的職能與效用，不斷提升政治素養(yǎng)以及先進的服務意識，為企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展提供后備保障。

一、企業(yè)辦公室綜合事務管理的實際意義

辦公室日常工作以處理綜合性事務為主，具有一定的服務功能，能夠促進企業(yè)發(fā)展的良性循環(huán)，在管理過程中具有承上啟下的作用，是企業(yè)上級部門以及下級部門之間溝通的橋梁。由于其工作內(nèi)容的廣泛性以及復雜性，辦公室員工需要與各部門之間的員工保持溝通。高質(zhì)量的綜合事務管理工作能夠為員工營造良好的工作氛圍，有效提升員工工作的幸福指數(shù)，強化工作團隊的穩(wěn)定性。在此背景下，不僅可以減少人才流失的問題，同時可以為企業(yè)帶來一定的生機與活力，為企業(yè)發(fā)展進行助力[1]。

辦公室由于其重要地位，根據(jù)工作內(nèi)容的不同，能夠具有不同程度的參謀職能，即在幫助領導展開工作的過程中，可以為其提供相對完整且具有價值的信息。要結(jié)合企業(yè)的任務目標，對于企業(yè)的各項重要事務，從員工以及領導的雙重角度出發(fā)，提出切實可行的參謀意見。同時，在了解各個部門實際工作情況的基礎上，應對其工作內(nèi)容以及工作進度進行全面掌握，以此協(xié)助領導，行之有效地安排工作。

二、企業(yè)辦公室綜合事務管理現(xiàn)狀分析

由于辦公室在企業(yè)經(jīng)營管理中具有不可替代的作用，人事部門在人才招聘的過程中，應加強人才選拔的科學性。通過制定高標準的要求，切實保證辦公室入職人員具有一定綜合業(yè)務辦理能力，能夠良好解決各種突發(fā)事件。現(xiàn)階段，部分辦公室員工經(jīng)驗不夠豐富，對于各項事務處理效率較差，甚至對于基本的表格制作以及辦公軟件的使用都達不到熟練的標準，實際辦公技能有待提高。同時，部分員工自身素質(zhì)水平較低，在無法完成工作任務的情況下，不僅辦公效率低下，還在一定程度上影響了工作進度。且由于辦公室工作的枯燥性，逐漸產(chǎn)生思維定式，對于工作缺乏創(chuàng)新，影響企業(yè)工作氛圍。此外，辦公室員工的工作狀態(tài)能夠影響其他關聯(lián)部門，作為核心管理部門，應確保自身具有強烈的工作熱情，積極主動與其他部門進行溝通。而現(xiàn)階段，辦公室中部分員工由于沒有真正了解該份工作的重要性，逐漸缺乏主動服務的意識。在工作期間，甚至會做出不符合規(guī)章制度的事情。因此，企業(yè)應加強對員工的人格測試，并優(yōu)化辦公室人員配置，將具有一定靈活變通能力的職員分配在該部門，使其能夠充分發(fā)揮自身的工作熱情，從根本上強化企業(yè)內(nèi)部的凝聚力以及向心力。近年來，受員工隊伍建設的影響，企業(yè)內(nèi)部人才隊伍逐漸趨向年輕化，青年員工成為工作開展的主體。由于其缺乏相應的工作經(jīng)驗，在實際工作中，對于辦公室事務處理的責任感較低，切實影響辦公室職能的良好發(fā)揮。

由于辦公室綜合事務較為煩瑣，在處理過程中往往缺乏對規(guī)章制度的落實，規(guī)范制度作為企業(yè)工作開展的基礎，應確保工作目標能夠責任到人，結(jié)合辦公室的具體事務，制定針對性的規(guī)章制度。部分企業(yè)辦公室往往將工作制度形式化，對于工作職能權(quán)限劃分不清晰，導致工作處理水平降低，影響整體工作效率。同時，部分辦公室員工的工作壓力較大，職能分配的不合理性，會產(chǎn)生身兼數(shù)職的現(xiàn)象，對其工作主觀能動性具有一定影響，降低工作效果[2]。

三、優(yōu)化企業(yè)辦公室綜合事務管理水平的措施

（一）提高辦公室員工的招聘標準

辦公室員工作為處理綜合事務工作的主體，自身能力以及專業(yè)素質(zhì)能夠影響實際工作水平，為切實提高服務質(zhì)量，應提高對辦公室員工的招聘水平。相關招聘人員應制定人員選拔標準，優(yōu)化人才管理模式，避免因員工的個人素質(zhì)影響工作進度。在選拔過程中，應結(jié)合崗位需求以及工作內(nèi)容，合理制定硬性標準，對于員工的學歷應加大重視，并在面試階段，對其進行工作內(nèi)容的考核。針對新入職的員工而言，應制定試用期標準，對其該階段的業(yè)務能力以及工作技能進行考核，確保其能夠滿足實際要求，再與其簽訂正式入職合同。

要綜合考量員工的個人能力，善于發(fā)現(xiàn)員工身上的閃光點，結(jié)合其實際專業(yè)技能以及性格特點，對其崗位進行調(diào)整，有效提高崗位以及人才的匹配能力。由于辦公室工作的特點，需要辦公室員工具備一定的服務意識以及全局意識，在試用期內(nèi)，應加強對員工的培訓，使其樹立良好的服務意識，確保綜合事務管理工作的服務質(zhì)量。為迎合企業(yè)發(fā)展需求，要求員工應具備創(chuàng)新意識，不斷勇于探索，結(jié)合實際情況，深入挖掘員工的工作潛力，為企業(yè)經(jīng)濟改革提供內(nèi)在動力。

（二）加強辦公室員工的思政教育

企業(yè)日常工作的高質(zhì)量進行，需要建立在員工的思政教育之上，通過加強員工的思想教育，使其形成健康的心理狀態(tài)，為工作有效開展奠定基礎。現(xiàn)階段，經(jīng)濟全球化導致市場競爭環(huán)境日益激烈，企業(yè)需要加強對員工素質(zhì)的重視，以此增大自身的核心競爭力，通過將員工個人工作業(yè)績與工作態(tài)度協(xié)同管理，有效應對不斷變化的經(jīng)濟市場。就員工而言，應牢記企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略目標，在處理綜合事務的過程中從企業(yè)利益出發(fā)。針對領導的統(tǒng)一規(guī)劃部署，應嚴格落實，樹立全局觀念的同時，以大局為重，提升工作素養(yǎng)水平[3]。

為切實擺脫傳統(tǒng)觀念對員工的束縛，企業(yè)應加大培訓力度，結(jié)合具體的需求，制定學習活動，針對工作內(nèi)容以及企業(yè)文化，科學設計培訓內(nèi)容，使員工在不斷加強業(yè)務學習的基礎上，提升綜合素質(zhì)以及職業(yè)素養(yǎng)。通過建立健全員工培訓制度，促進員工提升創(chuàng)新意識以及專業(yè)技能，幫助其在立足本崗位的知識培訓以外，把握市場趨勢，進一步明確企業(yè)的發(fā)展動向。通過使員工開放思路完善自身知識體系，深入落實綜合性人才培訓目標，強化員工工作態(tài)度的科學性以及嚴謹性，進而高度完成任務目標。

（三）制定科學的辦公室管理制度

企業(yè)應加強對辦公室職能地位的重視程度，在不斷加強工作職能的基礎上，制定嚴謹、科學以及規(guī)范的辦公室綜合事務管理制度。從企業(yè)工作流程的角度出發(fā)，使其能夠為各項工作的開展提供全方位的服務。通過對企業(yè)實際情況具體分析，有效梳理并總結(jié)辦公室綜合事務管理的問題，對于影響企業(yè)管理的問題及時控制并解決，以此確保日常工作能夠準確無誤開展。在高效的管理制度下，可以促進辦公室充分發(fā)揮自身的紐帶作用，加深各部門之間分工協(xié)作的緊密關系。真正做到協(xié)調(diào)有力的同時，增強辦公室工作的約束性以及原則性。

針對日常工作而言，為優(yōu)化工作效率，擴大管理制度的覆蓋范圍，應制定獎懲機制，對于各項業(yè)務的開展應清晰規(guī)范，確保任務分配的合理性。在嚴格落實員工工作職責的背景下，精簡工作流程，有效增強企業(yè)的管理效率。例如，延安供電公司為切實完善辦公室綜合事務管理責任體系，落實各部門責任標準，提升員工對其任務目標的執(zhí)行能力，通過不斷優(yōu)化供電營銷環(huán)境，制定規(guī)范化的管理制度，更加快速地增強企業(yè)實力與競爭力。進一步加深制度的約束作用，學習先進的管理理念，保證管理模式的科學性，確保員工能夠真正認可管理模式，進而深化辦公室綜合事務工作能力。

（四）優(yōu)化企業(yè)辦公室人員的配置

在市場競爭日益白熱化的背景下，為實現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標，應優(yōu)化企業(yè)辦公室人員的配置，加大人才的引進力度，改善辦公室人員結(jié)構(gòu)，以此增強辦公室隊伍建設水平。從企業(yè)角度出發(fā)，為更好地完成辦公室的工作任務，應不斷創(chuàng)新崗位管理體系，根據(jù)工作內(nèi)容，制定工作流程標準，將分工與合作有機結(jié)合。加大崗位的監(jiān)督力度，結(jié)合管理模式，制定具體的崗位細則，使員工能夠充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢，切實服從企業(yè)的統(tǒng)一調(diào)度[4]。

針對人才引進工作而言，應積極統(tǒng)籌辦公室人才管理，堅持以人為本的原則，明確人才需求，發(fā)揮高質(zhì)量人才對于企業(yè)管理的重要作用。結(jié)合企業(yè)的發(fā)展實際情況，強化對綜合性人才的重視。目前，科學技術的深入改革有效改變了企業(yè)的工作模式，導致企業(yè)對于復合型人才的需求較大。因此，為滿足行業(yè)變革需求，企業(yè)應建立健全人才培養(yǎng)機制，優(yōu)化人才交流制度，通過運用相關手段，培養(yǎng)綜合管理人才，為辦公室的工作注入新鮮血液。同時，應嚴格堅持以崗選人的原則，積極爭取作風優(yōu)良且業(yè)績能力較高的人才。要加大對辦公室青年群體的管理，構(gòu)建人才競聘機制，結(jié)合業(yè)務培訓活動，開展辦公室技能競賽，深入挖掘企業(yè)的綜合型人才，使其能夠提升企業(yè)人才儲備的質(zhì)量。

（五）突出辦公室管理的職能定位

在發(fā)展全局中，辦公室作為不可或缺的部門，需要維持企業(yè)內(nèi)部日常工作秩序，對整體員工的行為標準良好約束，保證各項發(fā)展任務的深入落實。為切實增強辦公室綜合事務管理水平，應著重突出辦公室管理的職能地位，通過使其發(fā)揮自身的參謀協(xié)調(diào)權(quán)力，為企業(yè)工作流程的規(guī)范性提供保障。適當強化職能價值，可以確保其能夠積極主動參與到?jīng)Q策工作中，有效協(xié)調(diào)上級部門與企業(yè)基層之間的工作關系，在深入了解形勢政策的情況下，深化決策參謀的質(zhì)量與效果。同時，應強化收文管理，落實各項文件處理流程，細化辦公室崗位的責任。

要結(jié)合新形勢以及新要求，深入學習公司的制度政策，熟悉企業(yè)的運作機制，厘清各部門職責，真正做到依法合規(guī)地開展工作。辦公室綜合事務管理水平作為企業(yè)發(fā)展狀態(tài)的實際反映，能夠直接折射企業(yè)的綜合實力以及發(fā)展方向。應對企業(yè)核心機密文件以及發(fā)展戰(zhàn)略內(nèi)容實施保護，避免資料泄露。針對辦公室員工而言，應確保責任與能力的相互促進，通過制定完善的應急預案，有效處理各項突發(fā)事件。要具備一定超前的思維意識，為處理突發(fā)事件提供保障，切實增進自身的應急處理能力。企業(yè)應結(jié)合內(nèi)部情況，組建應急小組，優(yōu)化處理方式，促進處理流程的標準化、系統(tǒng)化，確保各個問題能夠得到及時解決。

（六）完善辦公室人員的考核制度

制定科學的辦公室考核制度，能夠保證企業(yè)工作開展的質(zhì)量。現(xiàn)如今，在新形勢下，企業(yè)應完善考核制度，通過設立相應的獎懲機制，有效實現(xiàn)對員工的激勵效果。要綜合考量辦公室管理工作的特征，分析員工的心理活動，進而制定詳細且有效的績效考核指標。為實現(xiàn)對辦公室人員績效的全面考核，應量化實際標準。結(jié)合制度建設、后勤管理以及行政工作等方面的工作內(nèi)容，促進崗位設置的科學性。針對工資構(gòu)成而言，應按照不同崗位的實際工作標準，合理分配，有效保證員工對于企業(yè)的付出與收獲成正比[5]。

要建立分級考核機制，在明確考核結(jié)果的基礎上，將其與員工自身的工資實施掛鉤，針對不同崗位合理制定崗位職責績效考核表，針對績效指標以及員工綜合素質(zhì)指標雙方面實施考核，切實擴大考核覆蓋范圍，增進考核結(jié)果的參考性。在落實考核制度的過程中，應確保考核工作的公平性以及公正性，通過對工作情況以及工作效率等方面全面評定，形成健全的績效考核體系。要積極引導員工調(diào)動自身的工作積極性，使其能夠明確自身的職責。針對表現(xiàn)欠佳的員工而言，應對其實施懲罰措施，貫徹落實獎懲機制，深化對員工的約束效果，降低工作失誤概率，為整個部門的工作效能提供保障。

（七）推動企業(yè)辦公室工作自動化

現(xiàn)階段，我國數(shù)字化辦公的市場規(guī)模在不斷擴大，在此背景下，推動企業(yè)自動化、數(shù)字化發(fā)展已經(jīng)成為必然的趨勢。為提升工作效能，應增強對數(shù)字化技術的應用。通過加大對辦公系統(tǒng)的研發(fā)與應用，有效保證辦公品質(zhì)。企業(yè)應結(jié)合實際需求，運用數(shù)字化辦公系統(tǒng)，充分利用信息資源，實現(xiàn)科學決策。通過增加經(jīng)濟投入，引進質(zhì)量較高的硬件設備，積極整合多樣化的信息技術，促進綜合事務辦公內(nèi)容的集成管理，實現(xiàn)辦公資源利用最大化的同時，提高工作效率。

為保證辦公室綜合事務管理工作的實際效能，應逐步探索在線辦公的數(shù)字化模式，充分采集工作信息，并對其實施高效處理與加工，拓寬信息采集渠道，充分發(fā)揮信息的實際價值。在網(wǎng)絡辦公環(huán)境中，可以強化業(yè)務辦理效率，有效降低人力資源成本，有效縮短信息傳播以及接收的時間。同時，應積極開發(fā)數(shù)字化辦公模式的功能，增加對遠程視頻會議以及在線協(xié)同辦公等功能的運用，切實促進辦公模式的多樣化發(fā)展，增強工作信息的整合性以及準確性，充分發(fā)揮辦公室的管理協(xié)調(diào)職能，為企業(yè)的高效運行提供技術支撐。

（八）加強企業(yè)的辦公室隊伍建設

從根本上來說，辦公室作為中樞機構(gòu)，企業(yè)應落實對辦公室隊伍的建設，通過了解員工的迫切需求，解決發(fā)展過程中的現(xiàn)實問題。要強化其對于管理層的服務意識，使其加大對檔案工作以及信息傳達等工作的管理力度，發(fā)揮其領導參謀助手的作用。文字能力作為辦公室員工開展工作的必要條件，應確保辦公室員工具備一定的文字功底，通過嚴格落實文書工作的實際要求應對各種場合下的工作強度。辦公室員工應在日常工作中不斷深入學習，不僅需要增進自身文字輸出的能力，同時需要不斷積累知識，增進獨立思考以及分析的能力，以此更好發(fā)揮自身的輔助功能。

辦公室工作人員應充分認識到自身作為領導智囊團的地位，切實加深智庫能力建設水。針對管理工作的有效創(chuàng)新而言，應在不斷改進的過程中善于反思，不斷實施記錄，對各項工作問題從客觀的角度展開分析。從企業(yè)的經(jīng)濟利益角度出發(fā)，善于捕捉領導團隊的觀點，通過發(fā)揮自身對于企業(yè)內(nèi)部信息的掌握能力，切實提出針對性的建議，強化參謀服務的水平。另外，應注重數(shù)字化辦公能力建設，在新時代背景下，應增強自身對信息的敏感性，高效使用數(shù)字化辦公系統(tǒng)，實現(xiàn)對各種辦公數(shù)據(jù)的深入整理。

四、結(jié)語

綜上所述，目前，部分企業(yè)在對綜合事務處理時，缺乏相應的管理制度，且員工工作熱情較低。企業(yè)應實施規(guī)范化管理，從根源上分析問題，并制定解決方案。通過提高辦公室員工的招聘標準、加強辦公室員工的思政教育、制定科學化辦公室管理制度、優(yōu)化企業(yè)辦公室人員的配置、突出辦公室管理的職能定位、完善辦公室人員考核的制度、推動企業(yè)辦公室工作自動化、加強企業(yè)的辦公室隊伍建設，結(jié)合對國際發(fā)展形勢的分析，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展奠定基礎。