企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心的創(chuàng)建分析

錢紅 重慶城市管理職業(yè)學(xué)院

隨著信息技術(shù)不斷提高，越來越多的大型企業(yè)、連鎖經(jīng)營企業(yè)開始采用財務(wù)共享服務(wù)中心的管理模式。因為它能夠解決企業(yè)在分散模式下的財務(wù)問題，不僅能讓企業(yè)降低成本和提高效率，還可以在財務(wù)流程再造方面取得質(zhì)的飛躍，極大地加強企業(yè)內(nèi)部管理能力。未來，財務(wù)共享服務(wù)中心的范圍將從最初的基礎(chǔ)核算工作逐漸擴展到財務(wù)管理全領(lǐng)域。大數(shù)據(jù)分析為企業(yè)的重大決策提供了有效的數(shù)據(jù)支撐。采用財務(wù)共享服務(wù)中心管理模式的大中型企業(yè)會越來越多，隨著數(shù)字化電子發(fā)票的推廣，發(fā)票不再以紙質(zhì)形式單一存在，不用介質(zhì)作支撐，實行全國統(tǒng)一賦碼、自動流轉(zhuǎn)交付，稅收征管手段更加科學(xué)，而財務(wù)共享服務(wù)中心的管理優(yōu)勢將逐漸顯現(xiàn)出來。

一、財務(wù)共享服務(wù)中心概述

傳統(tǒng)的財務(wù)核算模式是以會計主體為假設(shè)，根據(jù)公司經(jīng)營范圍及規(guī)模，設(shè)定組織管理框架，通常將有獨立考核利潤的企業(yè)分支機構(gòu)或子公司作為會計主體，開展會計核算、報表編制等相關(guān)的財務(wù)工作[1]。在這種管理模式下，通常存在業(yè)務(wù)基本相同的共性財務(wù)部門重復(fù)設(shè)置的問題。由于會計人員水平參差不齊，會計核算和數(shù)據(jù)口徑不統(tǒng)一等諸多問題，造成管理機構(gòu)復(fù)雜，財務(wù)人員冗余，人力成本大大增加，從而制約企業(yè)管理效率的提升。企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)是在一整套IT 系統(tǒng)中，通過重整再造相關(guān)作業(yè)流程，促成調(diào)整組織框架結(jié)構(gòu)、節(jié)約運行成本、提升勞動效率或價值提供目的的一種新型管理模式。具體包含了ERP 信息管理系統(tǒng)、組織框架結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程設(shè)計、組織績效促成及客戶關(guān)系等方面的內(nèi)容。財務(wù)共享服務(wù)中心在全面梳理企業(yè)業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上，將業(yè)務(wù)與信息系統(tǒng)結(jié)合起來，不同區(qū)域的業(yè)務(wù)人員可以隨時隨地提交報銷申請，上傳附件，發(fā)起審批流程。財務(wù)共享服務(wù)中心指定專人專崗審核流程、批量生成憑證、編制報表。一體化的財務(wù)審核流程有利于提高財務(wù)核算效率，統(tǒng)一財務(wù)核算標(biāo)準(zhǔn)，使得企業(yè)的經(jīng)營業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)更加及時、準(zhǔn)確、透明。

二、財務(wù)共享服務(wù)中心的優(yōu)勢

企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)具備運行成本低、專業(yè)規(guī)范、競爭力強等顯著優(yōu)勢，相比于單純的財務(wù)勞務(wù)外包形式，具備信息安全強、內(nèi)部溝通便捷等優(yōu)勢。這些資源優(yōu)勢大大降低了企業(yè)的管理和運行成本，使財務(wù)信息數(shù)據(jù)的靈敏度及妥善處理能力得到進一步提高。這就使財務(wù)共享服務(wù)中心的服務(wù)迅速獲得跨區(qū)域經(jīng)營企業(yè)的認(rèn)同及應(yīng)用，長期來看，企業(yè)可實現(xiàn)降本增效的管理目標(biāo)。其優(yōu)勢主要彰顯在：

（一）提高運行效率

財務(wù)共享服務(wù)中心的建立將對企業(yè)所有經(jīng)濟業(yè)務(wù)按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進行會計核算處理，不僅是對企業(yè)內(nèi)部控制合理性的全面檢驗，也是對企業(yè)內(nèi)部控制實施有效性的全面評估。通過相同業(yè)務(wù)類型，讓系統(tǒng)自動推送，將相同性質(zhì)業(yè)務(wù)處理流程實現(xiàn)線上批量處理。在網(wǎng)絡(luò)化的系統(tǒng)平臺上，為公司經(jīng)辦人員開設(shè)登錄賬號，對方可不受時間、空間的限制，上傳業(yè)務(wù)單據(jù)，傳輸業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，從而減少紙質(zhì)單據(jù)、人力傳遞等低效能工作。同時，相關(guān)審核人員也可以通過線上隨時隨地處理流程，大大提升了工作效率，從而實現(xiàn)無紙化審核，節(jié)約能源資源。在財務(wù)核算方面，財務(wù)共享服務(wù)中心進行批量處理記賬憑證，自動引入原始單據(jù)掃描件，減少了傳統(tǒng)模式下逐筆錄入會計憑證的繁重工作，同時，也大幅提升了會計處理的準(zhǔn)確性。此外，財務(wù)共享服務(wù)中心的核算模式也將大大減少紙質(zhì)憑證保管工作，會計憑證檔案保管的崗位及保管場地也將逐步取消，這些都能有效提升企業(yè)財務(wù)核算工作的質(zhì)量和效率。

（二）降低綜合成本

企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)帶來了多重好處，其中之一是降低綜合成本。這一降低成本的效應(yīng)主要源于以下方面的優(yōu)化和改進：首先，財務(wù)共享服務(wù)中心通過將眾多基層單位的大量重復(fù)性業(yè)務(wù)集中處理，實現(xiàn)了批量一次性完成。這意味著不再需要每個基層單位單獨處理相同類型的財務(wù)事務(wù)，從而避免了多次重復(fù)的工作，減少了資源和時間的浪費。這種標(biāo)準(zhǔn)化的處理方式大大提高了效率，使得企業(yè)能夠更高效地完成財務(wù)工作。其次，財務(wù)共享服務(wù)中心引入了信息系統(tǒng)的使用，極大地降低了財務(wù)人員的手工核算和記賬時間。信息系統(tǒng)能夠自動化處理大量的財務(wù)數(shù)據(jù)，減少了人工干預(yù)的需要。這不僅提高了準(zhǔn)確性和可靠性，還減少了潛在的人為錯誤。由于財務(wù)共享服務(wù)中心的高度自動化，企業(yè)不再需要大量的財務(wù)人員來進行煩瑣的手工工作，因此財務(wù)人員崗位配置可以大幅度減少，職位相對減少，從而實現(xiàn)了財務(wù)部門的人工成本的顯著降低?？傊攧?wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)通過優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、引入信息系統(tǒng)等措施，有效地降低了企業(yè)的綜合成本。這種成本節(jié)約不僅提高了企業(yè)的財務(wù)效率，還有助于提升企業(yè)的競爭力和盈利能力，使得企業(yè)能夠更好地適應(yīng)市場的變化和發(fā)展需求。

（三）強化風(fēng)險控制

財務(wù)共享服務(wù)中心的上線引入了一系列重要的改變，其中之一是強化了風(fēng)險控制。這一變革的效應(yīng)主要表現(xiàn)在以下幾個方面：財務(wù)共享服務(wù)中心將業(yè)務(wù)基層單位的復(fù)核、支付以及會計核算業(yè)務(wù)職能集中上移。這意味著在財務(wù)流程中，核心的決策和執(zhí)行職能被集中管理，而不再分散在各個基層單位中。這種集中化的管理模式有助于降低執(zhí)行誤差，減少了分散式管理中可能出現(xiàn)的人為錯誤。此外，它還減少了暗箱操作的機會，因為所有的財務(wù)活動都受到更嚴(yán)格的監(jiān)督和審查，使得不正當(dāng)行為更難發(fā)生。其次，財務(wù)共享服務(wù)中心的建立使得公司總部以及內(nèi)審職能部門能夠更容易地展開集中監(jiān)測。由于財務(wù)活動集中在一個地方進行，監(jiān)控和審查變得更加高效和便捷。公司總部可以更輕松地跟蹤所有財務(wù)交易，發(fā)現(xiàn)潛在的問題和異常[2]。內(nèi)審職能部門也可以更有效地進行審計和內(nèi)部控制檢查，確保財務(wù)活動的合規(guī)性和透明度。最后，企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心的設(shè)立將企業(yè)管理層級和管理權(quán)限進行重新劃分和重新授權(quán)，帶來了一次全新的組織架構(gòu)變革。這種變革有助于更好地配備管理資源，將管理職能分配到合適的位置，加強了對財務(wù)和風(fēng)險管理的控制。這種全新的管理模式使得企業(yè)能夠更靈活地應(yīng)對不同的挑戰(zhàn)和變化，降低了運營風(fēng)險，并提高了管理效率。

（四）專業(yè)化服務(wù)

財務(wù)共享服務(wù)中心體系的建立不僅提升了企業(yè)的會計處理效率，還為財務(wù)管理崗位的員工節(jié)省了更多的時間，使他們有機會深入了解公司的業(yè)務(wù)，并積極參與企業(yè)的經(jīng)營決策過程。以下是這一變革帶來的具體效益：首先，財務(wù)共享服務(wù)中心通過信息化系統(tǒng)實現(xiàn)了對企業(yè)經(jīng)濟活動的快速記錄，可以實時提供會計信息。這使得財務(wù)部門能夠迅速獲取和處理大量的財務(wù)數(shù)據(jù)，而不再需要手動錄入，從而極大地提高了工作效率。這種高效率的數(shù)據(jù)處理有助于確保會計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性，使得企業(yè)的財務(wù)核算工作更加可靠。其次，財務(wù)共享服務(wù)中心的建立為財務(wù)管理崗位的員工創(chuàng)造了更多的時間和機會，使他們有機會深入了解公司的業(yè)務(wù)運營情況。通過參與企業(yè)的經(jīng)營決策，他們可以更好地了解公司的戰(zhàn)略目標(biāo)和市場環(huán)境，從而更好地發(fā)揮財務(wù)數(shù)據(jù)在決策過程中的作用。這不僅提高了財務(wù)部門員工的職業(yè)滿意度，還有助于更好地為企業(yè)提供戰(zhàn)略性的財務(wù)支持。最重要的是，財務(wù)共享服務(wù)中心通過信息化系統(tǒng)的運用，使企業(yè)相關(guān)的決策者能夠及時掌握企業(yè)的財務(wù)狀況。這意味著高層管理人員和其他決策者可以在需要時隨時獲取關(guān)鍵的會計信息，以便做出明智的決策。這對于適應(yīng)市場的快速變化和及時應(yīng)對不利因素對企業(yè)帶來的影響非常重要。

三、財務(wù)共享服務(wù)中心存在的問題

隨著大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)等計算機技術(shù)的不斷突破，智能財稅在新技術(shù)的運用下將對企業(yè)財務(wù)轉(zhuǎn)型產(chǎn)生較大影響，但短期內(nèi)，企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心可能存在以下問題：

（一）財務(wù)共享服務(wù)中心初始投入的資金量較大

眾所周知，財務(wù)共享服務(wù)中心需要功能全面的ERP 系統(tǒng)來支持，前期硬件、軟件和中心機房的建設(shè)以及專業(yè)的維護人員等都需要高額的啟動成本，用于支持共享服務(wù)中心的建設(shè)。比如：財務(wù)報銷系統(tǒng)、單據(jù)影像系統(tǒng)、攝像、掃描等，這些都需要高額投入，也會給企業(yè)帶來一定的經(jīng)濟負(fù)擔(dān)，短期來看，企業(yè)現(xiàn)金流會有所短缺。財務(wù)共享服務(wù)中心還需考慮辦公地點、原人員的安置及新工作人員的聘用、組織架構(gòu)的變化等，需要一定的時間來順應(yīng)和規(guī)范，因此企業(yè)達(dá)到盈虧平衡點的耗時可能會較長。

（二）各地區(qū)政府政策的差異可能會增加稅務(wù)風(fēng)險

財務(wù)共享服務(wù)中心的建立，將不同地區(qū)的會計業(yè)務(wù)聚集在同一個地方進行標(biāo)準(zhǔn)化處理，由于不同地區(qū)的經(jīng)濟水平存在差異，政府給予不同的優(yōu)惠條件，可能會涉及不一樣的稅收政策。在具體處理業(yè)務(wù)時，有可能與當(dāng)?shù)卣邷贤ǖ貌患皶r，或不全面，最終導(dǎo)致企業(yè)失去稅收優(yōu)惠，或增加某些區(qū)域的稅收風(fēng)險。

（三）操作失誤或數(shù)據(jù)出錯導(dǎo)致工作量增加

企業(yè)在運行時，一般會同時選用多套信息管理系統(tǒng)，比如業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、建設(shè)項目管理系統(tǒng)、OA 系統(tǒng)、人事系統(tǒng)等。財務(wù)共享的信息系統(tǒng)是最終用戶交互的門戶，集成所有系統(tǒng)的信息，提供統(tǒng)一的處理平臺，這就要求考慮各個系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)如何有效地串聯(lián)，如何打破技術(shù)壁壘。系統(tǒng)整合問題的決定將最終決定共享中心的效率。在整個業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)過程中，任何一個系統(tǒng)環(huán)節(jié)對接出現(xiàn)問題，都會導(dǎo)致工作量增加和系統(tǒng)二次開發(fā)，從而增加成本和工作量。

（四）財務(wù)核算人員對經(jīng)營業(yè)務(wù)的了解程度降低

在財務(wù)共享服務(wù)中心管理模式下，共享中心的財務(wù)人員主要集中于憑證單據(jù)的合規(guī)性審核，對實際業(yè)務(wù)的了解相對較少，長此以往，可能造成財務(wù)與業(yè)務(wù)的脫節(jié)，財務(wù)審核僅限于上傳掃描資料的查閱，易流于形式上的審核。同時，財務(wù)報表數(shù)據(jù)是一串串冰冷的數(shù)字，這些數(shù)字往往無法真切地表達(dá)企業(yè)目前所面臨的各項財務(wù)狀況。若對業(yè)務(wù)、市場真實情況不了解，很難準(zhǔn)確地進行財務(wù)報告分析，往往僅羅列數(shù)據(jù)的差異，無業(yè)務(wù)本質(zhì)及實際問題的闡述。

（五）財務(wù)共享服務(wù)中心的適用范圍受限

財務(wù)共享服務(wù)中心的適用范圍通常受到一些限制，特別是對于那些經(jīng)營活動范圍廣泛或跨足多個行業(yè)領(lǐng)域的大型企業(yè)來說，可能不太適合建立共享服務(wù)中心。首先，對于經(jīng)營活動范圍限定在單一或少數(shù)的區(qū)域以內(nèi)的小型微利企業(yè)而言，財務(wù)共享服務(wù)中心可能并不是必需的。這些企業(yè)通常在較小的地理范圍內(nèi)從事有限種類的經(jīng)營活動，其財務(wù)管理工作相對簡單，不需要大規(guī)模的共享服務(wù)中心來處理復(fù)雜的財務(wù)業(yè)務(wù)[3]。其次，跨行業(yè)從事多種經(jīng)營的企業(yè)，特別是那些行業(yè)之間存在較大差異的企業(yè)，也可能不適合建立共享服務(wù)中心。因為不同行業(yè)的財務(wù)需求和規(guī)范可能有很大不同，共享服務(wù)中心難以滿足所有行業(yè)的特定要求，這可能會導(dǎo)致服務(wù)的不充分和質(zhì)量問題，反而增加了管理成本和風(fēng)險。

四、企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)的保障

（一）企業(yè)決策層的支持

企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心創(chuàng)建將有利于公司現(xiàn)有管理模式的改革，影響各職能部門、全體員工，不僅涉及企業(yè)業(yè)務(wù)管理活動、會計核算、人員管理等多維度的全新變動，也會影響公司部分員工的切身利益。若想要改變以往的工作方式，將面臨的壓力和挑戰(zhàn)可想而知。企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)中應(yīng)該獲得公司決策層的資金和政策支持，將建設(shè)信息內(nèi)容傳達(dá)到每位員工，做好變革管理，引導(dǎo)工作平穩(wěn)過渡。

（二）系統(tǒng)建設(shè)

1.調(diào)研籌備階段。企業(yè)在組建財務(wù)共享服務(wù)中心前，要深入分析企業(yè)經(jīng)營活動的范圍、業(yè)務(wù)類型、經(jīng)營模式、客戶服務(wù)、生產(chǎn)供應(yīng)商等，結(jié)合“企業(yè)管理制度”以及“企業(yè)會計準(zhǔn)則”，進行建設(shè)需求的詳細(xì)調(diào)研，從而搭建企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心框架，提出切實可行的實施方案。在前期論證階段，需明確工作崗位職責(zé)及工作具體內(nèi)容，這對系統(tǒng)建設(shè)非常關(guān)鍵，應(yīng)該通過調(diào)研學(xué)習(xí)，結(jié)合本企業(yè)的工作實際，確定項目建設(shè)的具體內(nèi)容，明確及關(guān)鍵點。企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心系統(tǒng)建設(shè)的核心和關(guān)鍵點主要包含以下幾個方面：第一，成立企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)工作組，由公司負(fù)責(zé)人任組長，財務(wù)負(fù)責(zé)人任副組長，小組成員由各職能部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任；明確組織構(gòu)架和各自工作職責(zé)。第二，吸收專業(yè)技術(shù)人員加入，組織調(diào)研學(xué)習(xí)，參觀或訪談已建成共享財務(wù)服務(wù)中心的優(yōu)秀企業(yè)，深入交流學(xué)習(xí)，借鑒對方成功的經(jīng)驗、失敗的教訓(xùn)。第三，搭建適用本企業(yè)的業(yè)務(wù)流程體系，明確具體建設(shè)內(nèi)容，設(shè)計信息管理系統(tǒng)技術(shù)手段框架，推行優(yōu)化，分步進行，層層推進，擬定實施計劃，有序進行，不斷完善。第四，系統(tǒng)測試效果后，組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并在過程中進行全方位指導(dǎo)，出現(xiàn)問題，限定日期及時解決。第五，招聘新員工，以及內(nèi)部人員轉(zhuǎn)崗，確保各項交接工作順利進行。擬定內(nèi)部管理機制，包含工作監(jiān)督機制、現(xiàn)場管理機制、績效管理機制等。在系統(tǒng)建設(shè)階段，與各職能部門之間的及時溝通、內(nèi)部相互協(xié)作是非常重要的。財務(wù)共享服務(wù)中心的建立，人力資源和系統(tǒng)支撐是重點，也是難點，應(yīng)該積極發(fā)揮專業(yè)工作人員的作用。企業(yè)財務(wù)管理、人力資源管理、績效考核等企業(yè)管理制度的建立，有利于推動財務(wù)共享服務(wù)中心的順利實施。

2.運行實施階段。企業(yè)根據(jù)前期調(diào)研，設(shè)計規(guī)劃，正式設(shè)立企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心，在人員、場地、軟硬件設(shè)施設(shè)備等到位之后，開始進入運行階段。為了檢測系統(tǒng)效果，減少運營風(fēng)險，先選擇小范圍試行，選擇有典型性的兩到三個二級企業(yè)進行試點，再全面推行。實施過程期間，需要不斷復(fù)盤總結(jié)、優(yōu)化、調(diào)整等，最終實現(xiàn)財務(wù)共享服務(wù)中心的既定目標(biāo)。

（三）人員的重要性

企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心能否高效運作和企業(yè)員工的素質(zhì)大有關(guān)聯(lián)。共享中心的建立，將改變傳統(tǒng)的職業(yè)思想觀念，原有財務(wù)部門的人員整合到共享財務(wù)服務(wù)中心工作，從事標(biāo)準(zhǔn)共享作業(yè)。而另有部分財務(wù)人員將向企業(yè)財務(wù)管理方向轉(zhuǎn)型，他們面臨不小心理壓力，可能會在革新過程中產(chǎn)生消極、抵觸的情緒。這時決策層應(yīng)該加強管理層與職工的溝通，幫助員工找到未來職業(yè)發(fā)展方向，并通過專業(yè)的培訓(xùn)提高員工職業(yè)技能，協(xié)助員工樹立信心，迎接挑戰(zhàn)，在財務(wù)共享服務(wù)中心啟動運營期間，實現(xiàn)公司人員的平穩(wěn)過渡、公司業(yè)務(wù)的正常開展。

五、結(jié)語

在全球化和新一輪信息化的背景下，企業(yè)積極加速全球化布局，積極實施全球化戰(zhàn)略，推動財務(wù)部門主動轉(zhuǎn)型，從核算會計轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾頃?，提供有深度的?shù)據(jù)支撐，作為決策依據(jù)，進一步融入企業(yè)價值鏈的各個環(huán)節(jié)之中。財務(wù)共享服務(wù)中心是財務(wù)轉(zhuǎn)型的首要措施，它包含了觀念更新、流程優(yōu)化、機構(gòu)重組、系統(tǒng)升級等各個方面，為企業(yè)管理的迭代升級提供了組織基礎(chǔ)、管理基礎(chǔ)和數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，適應(yīng)社會發(fā)展的需要。當(dāng)今大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)、云計算和人工智能的不斷創(chuàng)新，必將推動財務(wù)共享服務(wù)中心向自動化和智能化的方向邁進，傳統(tǒng)財務(wù)管理模式將全面升級至共享財務(wù)服務(wù)中心的全新管理模式。