勘察設計企業檔案價值分析工作實踐

陳劭婧 中國鐵路設計集團有限公司檔案館

一、引言

習近平總書記在中國共產黨第二十次全國代表大會上指出，“建設現代化產業體系，加快建設交通強國、數字中國”。中國鐵路設計集團有限公司至今成立70年，是以勘察設計類業務為主的高新技術企業。中國鐵路設計集團有限公司檔案館是輔助集團公司生產經營工作的信息服務部門，服務集團公司“交通強國，鐵路先行”的總體工作目標，以“發揮知識管理和數據價值挖掘的智庫作用”為工作定位，致力于面向集團公司職工提供便捷高效、安全可靠的數字化檔案服務，開展檔案管理數字化轉型實踐。集團公司檔案館積累的實體檔案約423萬張（件），檔案存量巨大、類型豐富。在檔案服務數字化轉型的工作中，集團公司檔案館制定了檔案資源“存量數字化，增量電子化”的工作策略，計劃逐步實現檔案資源數字化。集團公司檔案館針對現有館藏展開梳理工作，分析各類檔案價值，為檔案資源整合、價值挖掘的后續工作環節做價值論證。

二、檔案價值理論

檔案是在人類社會實踐活動中形成的原始記錄資料，其價值與社會實踐的主體、客體、活動過程具有密切聯系。檔案學界對檔案價值概念的認識存在三種不同的觀點：第一種觀點為“客體價值說”，認為檔案的價值取決于檔案本身，與用戶對檔案的利用、需求無關。這種觀點肯定了檔案本體的客觀存在具有價值，特別是檔案資料包含的信息具有重要性，因此也被稱為“內在價值說”。第二種觀點為“主體價值說”，認為檔案價值取決于用戶對檔案資源的需求和利用，因此也被稱作“利用決定論”。第三種觀點“主客體價值說”是當前接受度最為廣泛的學說，它吸收、平衡了前兩種觀點的優點，主張檔案價值是主客體間相互作用的結果，既肯定了檔案本身具有價值，又肯定了用戶需求的重要性，強調了檔案管理過程中主客體的相對關系。在分析檔案館現有館藏資源價值的過程中，采用“主客體價值說”，分析檔案內在價值和用戶需求[1]。檔案價值具有客觀性、唯一性、絕對性和相對性。客觀性指檔案價值是由客觀的人類社會實踐活動、檔案資源的客觀存在形式、用戶實際需求共同決定的。唯一性指檔案價值具有自我完整性和獨立性，無法被其他事物替代。絕對性是指檔案價值是絕對存在的。相對性指檔案價值并不是一成不變的，它會隨著時間、用戶群體、保存形式、空間等條件的變化而改變。依據檔案價值的四個特性，認識檔案價值要用辯證、聯系、發展的分析方法，揭示檔案管理的內在聯系和運動規律。檔案價值形態具有多樣性，依照不同標準可劃分為不同的價值形態。從檔案管理形式的角度可劃分為利用價值與保存價值：利用價值強調檔案的存取調閱活動，是對檔案內容的多次利用；保存價值強調檔案的長期存儲。從檔案價值影響的角度可劃分為現實價值與長遠價值：現實價值強調檔案資料對當前社會實踐活動產生的影響；長遠價值強調檔案資料對未來工作、長遠戰略規劃的影響。從檔案利用形式的角度可分為證據性價值與情報性價值：證據性價值是由檔案的形成過程決定的，是檔案作為原始記錄資料的本質價值屬性，如實反映了檔案資料所記錄的社會實踐活動過程、內容、產出，以及社會機構的工作職責；情報性價值指檔案資料所攜帶的信息有可能成為對各項研究有促進作用的情報資料。從檔案利用客體類型的角度可劃分為第一價值與第二價值：第一價值指檔案資料對其形成者具有價值，即對檔案的生產者本身具有價值；第二價值指檔案資料對生產者以外的其他利用者具有價值[2]。對于各種類型的檔案來說，保存價值和證據價值是檔案資料普遍擁有的價值。第一價值、第二價值的區別在于檔案利用者的分類不同，現實價值、長遠價值的區別在于檔案價值實現的時間不同，主要作用是分別提供了客體、時間的價值分析維度[3]。

三、企業檔案價值分析模型

企業檔案指在企業生產和管理活動中形成的原始記錄資料，反映了企業經營管理的全過程。依據檔案在企業活動中發揮的作用，企業檔案價值劃分為歷史憑證價值、經濟價值、管理決策價值、科研情報價值、文化價值[4]。

（一）歷史憑證價值

歷史憑證價值是企業檔案的第一價值。企業檔案是企業從事生產、經營、職能管理等活動直接產生的具有保存價值的歷史記錄，其客觀、真實地記錄了企業經營活動的完整過程，反映了企業發展的歷史沿革，具有原始記錄性。首先，企業檔案是聯系企業的過去、現在和未來的歷史信息紐帶，發揮了追根溯源、正本清源的作用。其次，企業檔案是維護企業核心利益的有力證據，具有法律效力，能幫助企業解決因年代久遠而導致的概念不清等權責紛爭問題。最后，企業檔案是企業職工工作業績的直接反映，為職工在職業生涯中職稱評審、職位晉升、參評技術專家等提供了有力的支撐，是職工勞動成果的重要記錄。

（二）經濟價值

企業檔案中存儲著豐富的信息資源，可以幫助企業解放生產力，提升經濟效益。檔案資料直觀詳盡地將企業取得的歷史成果、資質水平、信譽水平展現給業主，便于業主增加對企業綜合競爭力的整體了解，提升雙方信任程度，促進業務合作[5]。企業檔案是體現企業生產技術和管理智慧的信息集合，其中涵蓋了企業管理過程、相關行業發展、生產技術變革等信息，可以為管理決策、經營發展、產品研發工作提供信息咨詢服務，幫助各部門在已有成果的基礎上推進開發，降低工作成本。

（三）管理決策價值

企業檔案產生于企業發展活動的全過程，記錄了企業管理的既有策略、發展規劃、管理制度、實施情況和各業務板塊統計數據等極具參考價值的信息，為企業管理層決策調整公司發展戰略、為職能部門制定管理制度，為中層各單位制定規劃和工作計劃，為公司各業務板塊發展、科研創新等方面提供真實的數據信息和參考依據，幫助公司各層級進行決策，推進企業現代化管理。

（四）科研情報價值

檔案資料包含的知識可以為企業科技研發提供方向和技術支撐。企業檔案類型多樣、內容豐富，包含文書檔案、科技檔案、會計檔案、歷史實物檔案等。各種類型的檔案在存儲方式上獨立保存，但在內容上相互聯系，互為印證。企業檔案中蘊含的知識具有很大挖掘潛力，加以利用可促進企業技術創新。

（五）歷史文化價值

企業檔案作為企業歷史形成的真實記錄，從不同側面反映了企業發展的歷史脈絡。檔案“存史”“資政”“育人”[6]，其中一個方面就是檔案具有文化價值，能夠發揮宣傳教育作用，幫助企業對外展示形象，對內傳承、弘揚、建設企業精神文化，對展示、傳播企業文化具有重要意義。

四、檔案館館藏資源價值分析

集團公司檔案館現存檔案類型有科技檔案、文書檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案、科技開發檔案、經營檔案。其中科技檔案依據不同載體類型又分為圖紙文件、電子文件、底圖三類。依照集團公司檔案管理辦法對各類檔案的定義、各類檔案的生產方式及用途進行分析，利用企業檔案價值分析模型對各類館藏檔案的價值進行定位。

（一）科技檔案價值

科技檔案是集團公司在勘察設計、生產業務管理等技術活動中直接形成的、具有保存價值的科技文件材料。依據檔案內容分類，科技檔案包含鐵路、城市軌道交通、公路、城市建設等不同項目類型；依據檔案形式分類，科技檔案包含設計圖紙資料、設計文件資料、蠟紙底圖資料、電子檔案資料。科技檔案是集團公司檔案館體量最大、類型最豐富、使用率最高的檔案資源。

（1）科技檔案具有歷史憑證價值。科技檔案記錄了集團公司勘察設計、科研生產工作的具體產出，反映了企業在某一階段內的工作成果，為上級部門、業主、合作單位信息查詢和工作監督提供了憑證。（2）科技檔案具有經濟價值。科技檔案是集團公司全體職工勞動和智慧的結晶，是積累資料、參考利用、減少重復勞動和不斷總結經驗、提高勘測設計水平的重要手段，能幫助企業節約勞動成本、解放生產力[7]。（3）科技檔案具有管理決策價值。科技檔案記錄了勘測設計、技術研發、工程成本效益等情報，為管理層研究已有技術方案、總結經驗、制定技術策略和經營管理策略提供信息咨詢服務。（4）科技檔案具有科研情報價值。科技檔案中記錄的技術規范、勘測數據、設計成果為全院職工提供信息資源共享，為科研創新提供助力。科技檔案是保護、管理知識產權的重要手段，如實記錄了組織或個人對新技術研發的貢獻，有助于提升職工創新的積極性。（5）科技檔案具有文化價值。科技檔案直觀展示了集團公司勘測設計業務的工作成果、技術水平，有助于維護提供優質產品服務、值得客戶信賴的品牌形象。

（二）文書檔案價值

文書檔案產生于企業各部門的職能管理活動，展示了企業發展戰略的歷史變化，為企業依法維權提供憑據，為企業優化管理、戰略決策提供經驗支持，具有歷史憑證價值、管理決策價值、文化價值。文書檔案在一定程度上反映了企業的管理風格、工作作風，記載并展示了企業氛圍與文化。

（三）會計檔案價值

會計檔案記錄了歷年來集團公司的會計核算工作成果，如實反映了企業經濟業務發生情況和財務狀況，受上級單位的監督、檢查，是體現集團公司過去經濟活動的重要憑據，具有歷史憑證價值。

（四）聲像檔案價值

聲像檔案記錄了集團公司重要會議、重要活動、重大事件或事故、重點工程、重點科技開發項目、先進人物典型活動的即時狀態。聲像檔案是企業大事記的重要補充，為宣傳勞動模范、先進人物及典型提供了一手資料，具有歷史憑據價值和文化價值。

（五）實物檔案價值

實物檔案即歷史實物檔案，是集團公司在日常生產、經營、管理、科研及對外往來等活動中產生的重要器物、交往饋贈品，或者征集到的具有長久保存利用價值，能形象直觀反映承載集團公司歷史的特定有型物品。實物檔案包含集團公司榮譽證明、重大活動或重要節點的紀念實物、獲贈紀念實物、不同時期內具有代表性的生產類歷史器物和其他具有重要保存價值的實物，反映了業內對企業綜合實力的認可，展示了集團公司在承擔社會責任方面獲得的社會贊許。實物檔案為研究企業的歷史沿革和發展脈絡提供資料，具有歷史憑證價值、經濟價值、文化價值。

（六）科技開發檔案價值

科技開發檔案形成于科學技術研究、標準規范、標準設計、信息技術開發、業務建設活動，記錄了科技開發工作的階段性成果、項目最終成果、申報評優情況，對內提供知識服務，對外展現集團公司技術競爭實力，具有歷史憑證和科研情報價值。

（七）經營檔案價值

經營檔案指生產經營活動中形成的、具有保存價值、并按照規定程序歸檔的各類文件材料。經營檔案是集團公司生產經營管理和業務洽談活動中不可缺少的依據，也是維護公司合法權益的重要憑證，具有歷史憑證價值和經濟價值。

五、檔案館館藏資源使用情況

（一）近三年各類檔案使用情況匯總

2020 年至2022 年全年各類檔案的借閱情況如下：使用數量方面，三年內使用量最多的檔案資料為科技檔案，其次是聲像檔案、會計檔案；服務人次方面，科技檔案的服務范圍最廣，其余檔案的使用頻次均不高。科技檔案服務中，紙質檔案的使用量基本保持平穩狀態，但有下降的趨勢；電子檔案的使用量波動很大，整體呈快速上升趨勢。這反映了職工對電子科技檔案的需求量很高，有待進一步開發電子科技檔案服務。2020 年至2022 年，集團公司積極貫徹落實安全生產，響應政府號召，鼓勵職工居家遠程辦公，職工對電子科技檔案的利用顯著增高。2021 年集團公司組織職工有序恢復集中辦公生產，檔案資源齊全、歸檔質量優良的紙質科技檔案成為職工借閱利用的首選。電子檔案作為可被線上傳遞的信息資源載體，充分發揮了使用便捷、安全高效的特征，保障了集團公司有序生產。加快建設電子檔案資源，是廣大職工的迫切需求，也是保障企業在特殊時期正常生產的必要要求。

（二）科技檔案使用情況

對2020 年至今的圖紙文件科技檔案借閱統計數據進行分析，可以得到使用率較高的部分科技檔案的特征。從設計階段的角度分析，施工設計階段資料借閱量最高，其余設計階段檔案的借閱量低且較為平均。從文件類型的角度分析，設計圖紙類科技檔案使用率最高，其次為原始資料、設計文件。從設計專業的角度分析，D、Q、X、F 專業的設計檔案使用量極高。綜上所述，在開發科技檔案利用的工作中，可以關注使用率較高的部分，集中力量優先數字化該類檔案，以提高工作效率。需重點開發的科技檔案包括：施工設計階段檔案，設計圖紙檔案，D、Q、X、F 專業科技檔案。

六、檔案館館藏資源價值評價

檔案館館藏類型多樣、內容豐富，各類檔案的價值不同但相互補充。（1）從檔案價值來看，科技檔案的價值體現最為全面，完整擁有五個方面的價值屬性，且借閱量遠遠大于其他類型檔案資料，最具有資源開發的潛力。（2）從檔案使用的數據來看，科技檔案服務范圍最廣、使用數量最大，電子科技檔案的瀏覽量與下載量尤其可觀且整體呈增長趨勢，是職工更為偏好的檔案資源類型。（3）從檔案使用場景來看，科技檔案的應用場景最為豐富，支持集團公司招標投標、方案研究、設計參考、施工配合、項目審查、協助合作單位進行項目檔案驗收、歷史成果展覽等多項工作；其他類型的檔案則使用場景單一，檔案服務的受眾面窄。例如聲像檔案的服務對象主要為宣傳部、工會等職能部門，檔案資源被用于集團公司重大宣傳活動、展覽等；會計檔案僅支持巡視、審計、對賬等與財務狀況核查相關工作。因此以聲像檔案、會計檔案為代表的其他檔案資源使用情況呈現借閱數量不穩定、使用需求彈性大、服務對象固定且單一、借閱頻率低但單次借閱數量大的特點。科技檔案則呈現檔案借閱量穩定、電子檔案需求穩定增長、使用需求大、服務對象廣泛、借閱頻率高的特點。綜上，科技檔案的檔案價值最高、使用需求最大，是檔案館館藏服務的核心業務，具備優先開發的價值。

七、結語

檔案價值分析工作為后續開展電子檔案資源建設工作提供了充足的理論驗證，指明了工作重點和發展方向。下一步集團公司檔案館將以利用率最高的科技檔案為工作抓手，從檔案管理制度建設、檔案管理信息技術創新、歸檔流程升級、檔案整編工作模式優化等方面推進檔案管理數字化轉型，提供支撐集團公司高質量發展的智慧型檔案服務。