通信建設工程檔案管理的全過程控制

劉青 鄒坤

61623部隊 北京 100036

引言

在通信建設工程的具體建設當中，會有各種各樣的工程項目，要想切實地保障通信建設工程的平穩有序發展，對于每一個工程項目都要嚴格把控其質量。通信建設工程的檔案管理能夠對整個建設工程的流程進行及時的記錄，從而反映整個建設工程的實際情況，這些原始材料對于通信建設工程的建立以及竣工之后的使用情況都有巨大的現實意義。因此，針對上述情況，本文就通信建設工程檔案管理的全過程控制展開分析，希望能夠為通信建設工程的檔案管理提出有效的管理措施，進而推動通信建設工程檔案管理工作的順利開展，這在一定程度上也能夠促進通信建設工程的可持續發展。

1 通信建設工程檔案全過程控制的覆蓋范圍

1.1 前端介入

通信建設工程的開始與檔案的收集工作是同時啟動的，所謂的前端控制介入包括管理體系的建立以及工作要求的提出。管理體系的建立能夠對檔案的收集工作進行一定的規范和約束，對于檔案處理過程當中的一些不規范行為，能夠進行及時的懲罰和處置。這樣能夠在今后有效地避免此類現象的再次發生，因此管理體系的建立工作是十分必要的，不僅能夠推動整個通信建設工程檔案管理工作的開展，還能夠將其檔案收集工作系統化。由于從通信建設工程的開始到最后工程結束需要收集各種各樣不同類型的檔案，這些檔案資料如果不經有效整理，會嚴重影響到檔案管理工作的順利開展，而管理體系的建立能夠對其檔案的收集處理工作進行一定的歸納整理。工作要求的提出是對于通信建設工程當中的檔案管理工作提出相應的工作目標以及具體的工作標準，這樣能夠讓檔案的收集處理工作有一定的工作方向，任何工作只有具備一定的工作方向，整個工作才能有序地進行下去。而且，工作目標還能夠給予其工作人員一定的工作動力。綜合上述因素，在通信建設工程檔案全過程管理當中，前端介入工作，主要包括管理體系的創立以及相應工作要求的提出，這些要求能夠對其檔案管理工作提供相應的便利。

1.2 中期滲透

通信建設工程的實施以及檔案的歸檔工作是同步開始的。在通信建設工程的發展當中，其檔案的管理工作是十分重要的，能夠在一定程度上影響到整個通信建設工程的平穩有序發展。在通信建設工程開始具體的實施之后，相應的施工項目就逐步開始啟動。在這個施工的過程當中，會有各種各樣的資料需要收集歸檔整理，那么此時對于檔案的歸檔工作也就同步開始了，這些檔案的歸檔工作包括開題報告，項目的中期檢查以及項目的實施進度等各種各樣的檔案資料。這些檔案的歸檔能夠對其通信建設工程的實施過程進行相應的文字記載與文字記錄，有助于及時的發現整個通信建設工程當中可能存在的任何問題，以便相關的工作人員采取相應的措施，以不斷地完善通信建設工程。除此之外，在通信建設工程的檔案歸檔工作當中要嚴格把關，首先是形成關，也就是對于其檔案的收集形成工作，進行嚴格的質量把關，對其檔案的收集要有一定的格式和規范，這是檔案管理工作的第一步。其次，就是整理關，對于要進行歸檔的各種檔案資料，要進行一定的編號處理，進行相應的整理工作，讓這些檔案資料能夠有序地排列，以便于后續通信建設工程的順利開展。最后，就是質量關，相關的工作人員要對其檔案資料的真實性和合理性進行把關，確保這些檔案是符合實際施工情況的。

1.3 后續跟蹤

通信建設工程的完工與完工資料的歸檔整理工作也是同步開展的。通信建設工程的項目初步完成之后，要對其施工情況進行查驗和驗收，對于其查驗過程當中發現的問題，相關的工作人員要針對其不同類型的問題展開具體的分析與研究，以不斷地完善通信建設工程的具體實施，進而確保其通信建設工程的順利完工。在這個時候，對于完工資料的歸檔整理，包括其工程完工的文件，工程的預算，對于工程的查驗報告以及通信建設工程的技術分析等。通信建設工程的施工項目完成之后，整個建設工程并沒有結束，后續的驗收工作對于整個通信建設工程的發展來說也是至關重要的，后續驗收工作能夠對整個施工情況進行相應的查漏補缺，以不斷地完善通信建設工程的質量。對于其相應的資料進行歸檔也是十分重要的，這些完工的材料能夠對整個通信建設工程進行一定的記錄，而且完工的檔案資料也能夠幫助相關的工作人員及時的發現通信建設工程的完工過程當中可能存在的任何問題。因此，對于后續跟蹤工作，相關的工作人員也不能忽視，要充分認識到完工檔案資料歸檔工作的重要性。

2 通信建設工程檔案全過程控制的實施策略

2.1 建立高效的檔案管理機構和控制組織體系

對于任何工作來說，要想平穩有序地發展下去，首要的工作之一就是建立高效的管理機構以及相應的組織體系。對于通信建設工程的檔案管理工作來說，也同樣如此，要想推動通信建設工程的檔案管理工作可持續發展下去，就必須建立高效的檔案管理機構和控制組織體系，高效的檔案管理機構能夠在一定程度上提高檔案管理工作的效率，而且在檔案的管理工作過程當中，如果出現一些不規范的工作行為，檔案管理機構還能對這些行為進行一定的約束和懲治，從而保障通信建設工程的檔案管理工作正常的開展[1]。高效的檔案管理機構還能夠對其檔案的處理工作進行一定的規劃，讓其檔案管理工作有條理，并且系統性的進行下去。除此之外，控制組織體系對于通信建設工程的檔案全過程控制來說也是至關重要的，控制組織體系能夠將行檔案管理工作體系化，將其檔案的收集處理歸檔以及最后的總結歸納進行有組織的排列，這樣有助于整個通信建設工程的檔案管理工作有條理地進行下去。由于在通信建設工程的具體施工過程當中，其檔案資料的類型有很多，如果對于這些資料不進行一定的分類歸納，那么整個通信建設工程的檔案管理工作就會受到嚴重的影響，綜合上述因素，建立高效的檔案管理機構，以及相應的控制組織體系，對于通信建設工程的檔案管理工作來說具有十分強大的現實意義。

2.2 檔案信息化管理

隨著經濟社會的快速發展，各行各業的發展前景和發展機遇都越來越好，對于通行建設工程來說，也同樣如此。在科學技術快速發展的大環境中，對于通信建設工程的檔案管理工作而言，不斷地融入一定的科技因素能夠推動工作的開展?，F如今，對于檔案的信息化管理工作至關重要，檔案信息化管理能夠在一定程度上提高檔案管理工作的效率，而且有助于資源的共享。在以往傳統的通信建設工程檔案管理工作當中，對于檔案的收集整理以及歸檔工作都需要相關的工作人員嚴格按照工作要求和工作程序來開展相應的工作，而檔案的信息化管理，只需要相關的工作人員將其自己的工作輸入到系統當中，這樣每一個項目的工作人員都能夠及時地接收到相關的檔案信息，而且如果對于檔案的信息可能存在著一些問題，相關的工作人員還能夠在系統上進行及時的更改，從而確保檔案的收集處理工作保質保量地完成。檔案的信息化管理工作在一定程度上減少了相關的人力消耗，能夠將各種各樣的檔案資料進行系統化管理，而且還有助于各個通信建設工程的負責人及時地掌握到相關檔案的信息，在如今這個數字化時代，檔案的信息化管理既順應時代的潮流，又能夠滿足實際需求。

2.3 智能化發展

在以往傳統的通信建設工程檔案管理工作當中，對于各種檔案資料的收集歸檔工作通常是按照相關的工作標準一步一步開展的。而如今，在數字智能化時代，各個行業的智能化程度都逐漸地提高[2]。在通信建設工程的檔案管理工作過程當中，智能化程度也在不斷地提高，對于一些檔案的文書整理工作，一些電子系統能夠快速的幫助完成這些工作，從而推動整個通信建設工程的檔案管理工作平穩有序地發展下去。除此之外，智能化程度的提高還有助于不斷地創新通信建設工程的檔案管理工作方法與工作模式，這在一定程度上能夠促進通信建設工程的持續發展。在如今這個數字智能化時代，如果通信建設工程的檔案工作還停留在以往傳統的工作模式當中，那么整個通信建設工程的發展就會受到嚴重的阻礙，只有不斷地順應時代潮流，才能夠不被時代拋棄，而智能化的發展就是順應時代潮流的發展，能夠為通信建設工程的檔案管理工作注入新的生機與活力。因此，對于智能化發展，相關的檔案管理工作人員必須予以充分的重視，要不斷地提高其智能化程度，以提高其檔案管理工作的工作效率，這對于通信建設工程的檔案管理工作來說具有十分強大的現實意義。

2.4 可視化發展

對于通信建設工程的檔案管理工作來說，其最終的目的是對于通信建設工程的整個施工情況進行一定的記載和記錄，便于后續的查看，在以往傳統的檔案管理工作當中，對于這些檔案的收集處理以及歸檔工作，都是相關的工作人員人工開展的。當這些檔案資料歸檔之后，其他的相關人員要想查看這些檔案，需要經過很多復雜的程序，這在一定程度上會影響到這些檔案的查看。而現如今，在經濟社會快速發展的大環境當中，通信建設工程的檔案管理工作逐漸走向可視化發展，對于相應的檔案可視化程度不斷地提高，相關的工作人員可以在系統上就能查看到檔案的資料，而不是像以往那樣需要經過各種審核才有資格查看相關的檔案材料[3]。檔案管理工作的可視化發展為其工作帶來了極大的便利之處，在一定程度上避免了各種復雜的程序，有助于推動通信建設工程檔案管理工作的可持續發。由于一些工作的需要相關的工作人員必須查看相應的檔案資料，那么這些檔案資料能否查看就顯得至關重要，可視化程度的提高就為此提供了便利。可視化的發展不僅能夠讓相關的工作人員盡早地查看到檔案資料，還有助于提高檔案管理工作的系統性。

2.5 數字化發展

在通信建設工程的檔案管理工作過程當中，數字化發展就是對于各種各樣的檔案資料進行一定的編號，讓每一位數字都有其實際的含義，這樣能夠在極大程度上便利相應的檔案管理工作。由于在通信建設工程當中收集歸檔的檔案資料有很多，如果不采取一定的工作方法將這些檔案進行一定的歸納整理，那么其檔案管理工作將很難有序地開展下去。而數字化發展能夠將其檔案的資料進行有組織的排列，每一種檔案資料有其各自的數字之后，相關的工作人員應當將其輸入到相應的系統當中，這樣就將檔案資料的歸檔整理工作同步到網絡當中，有助于相關的工作人員及時地查看到檔案的收集歸檔情況，數字化發展能夠在一定程度上提高整個通信建設工程檔案管理工作的工作效率，除此之外，還能夠為其檔案管理工作注入新的發展動力，相關的工作人員必須對于其數字化發展給予充分的重視。在如今這個時代，數字化程度的提高能夠推動通信建設工程的檔案管理工作邁向新的發展階段，有助于其檔案管理工作公開化透明化。

3 結束語

綜合上述因素，通信建設工程的檔案管理工作對其通信建設工程的發展起著至關重要的作用，對此，相關的工作人員應當充分認識到檔案管理工作的重要性，并且，在如今經濟社會快速發展的大背景下，要不斷地提高通信建設工程檔案管理工作的智能化，可視化以及數字化，這些有助于提高檔案管理工作的效率，從而推動檔案管理工作平穩有序的發展下去。