基于RPA的對公報銷掛賬業務流程自動化開發及應用

劉震（高級會計師） 于躍山

（中國石化集團共享服務有限公司淄博服務部 山東淄博 255400）

一、引言

財務共享服務中心通過標準化、規范化的業務流程再造優化，規模化地把企業基礎會計業務集中到財務共享服務平臺處理，分工更細、責任明確，提高了工作效率，節約了企業成本，實現了財務共享價值創造。中石化作為跨國石油化工企業集團，其成員企業分布全球許多區域。面對日益激烈的市場競爭和經濟全球化的巨大挑戰，中石化提出了“建設世界一流能源化工公司”的發展方向和“建設世界一流財務”的工作目標。為了加快實現集團戰略目標，強化集團財務管控，加快財務管理轉型，2014年中石化成立了財務共享服務公司，并開發投用了費用報銷系統（以下簡稱ERS系統）作為財務共享服務的主要運行平臺，較好地支撐了中國石化財務共享業務的正常開展，系統功能和運行效率不斷提升。但在財務報銷對公掛賬業務操作過程中，掛賬環節需要填寫多個輔助核算字段，也經常出現科目與輔助字段的內容不匹配、需要手動修改的情況。對于相同的科目所需填寫的輔助字段的要求基本是一致的，因此掛賬制證的過程都是僅需少量簡單判斷即可完成的大量低附加值、重復性操作，且耗時較長，尤其是在月末業務量急劇上升的情況下，員工短時間內工作強度增大，有可能導致核算質量得不到保證。實際上這些重復填寫的輔助核算字段的手工錄入操作是存在一定的匹配規則或規律的，如果規則明確，就有可能利用流程自動化技術，開發RPA程序自動修改輔助核算字段，制證完成后自動回寫憑證號，完全能夠實現掛賬環節的流程自動化操作。

為了解決上述問題，中國石化集團共享服務有限公司淄博服務部（以下簡稱淄博服務部）組織業務骨干，通過對財務共享上線企業財務核算場景細致的分析，發現雖然各個企業的個性化需求和規則變化比較多，但是通過邏輯梳理，能夠總結出明確的匹配規則或字段值的填寫規律。在保證業務處理準確性和梳理歸納不同企業個性化需求的基礎上，可以針對ERS系統對公掛賬業務進行機器人流程自動化（RPA）程序的開發，以進一步降低員工工作強度，提高工作質量和效率。本文擬對此進行介紹分析。

二、ERS系統對公掛賬業務自動制證RPA開發

RPA 是在人工智能概念基礎上建立起的軟件機器人流程自動化技術，它主要基于計算機腳本語言以及實現用戶界面的軟件工具，通過重復性地執行規則化的任務將包含大量手工操作的流程進行自動化。從特點上來看，RPA有明確的規則操作，對應流程中有明確的、可被數據化的觸發指令和輸入，并保持對規則的高度嚴肅性；可以模擬用戶的手工活動及交互，將用戶手工大量日常基本操作進行一連串的整合，并自動重復地執行；能夠提供較強的管控能力及審核能力，所有流程步驟都能夠做到詳細、實時的記錄及追蹤；作為一種以外掛的形式部署在現有系統上的軟件程序，RPA 具備非侵入性，不會大幅影響企業原有的IT 基礎架構以及財務流程。因此，淄博服務部結合RPA適用的業務特點，梳理核算信息固定、規則明確的財務對公掛賬業務場景需求23項，按照不同公司代碼可適用程度、開發難度大小對需求進行優先級分類，選取試點企業和公司代碼，明確責任人，制定工作計劃，組織專業培訓，推動ERS系統對公掛賬業務機器人開發進程。基于對公費用報銷業務全流程、便于推廣、智能化、自動化、安全性、業務處理準確無誤的原則，設計開發了包含自定義函數、日志模塊、輔助模塊等功能的財務憑證制證自動化機器人，提供ERS系統對公掛賬業務場景的RPA 整體解決方案。

（一）開發工具的選擇

Python是一種解釋型腳本語言，由于Python語言的簡潔性、易讀性以及可擴展性，已經成為最受歡迎的程序設計語言之一。Python還有一個優點，就是它具有極為豐富的庫可供選擇使用，為開發工作提供了極大便利。

Selenium是一個瀏覽器自動化操作框架，目前在web自動化領域應用越來越廣泛。Selenium 測試直接運行在瀏覽器中，就像真正的用戶在操作一樣，支持所有基于web的管理任務自動化。在實際應用中主要用到的是Selenium WebDriver。WebDriver是Selenium中一個用來進行復雜重復的web自動化測試的工具，它是通過調用瀏覽器原生的自動化API直接驅動瀏覽器。Python+Selenium WebDriver的組合，是能夠滿足開發需要的最佳選擇。

（二）ERS系統自動制證RPA的工作流程

ERS系統自動制證程序完全參照手工制證時的工作流程進行設計，如圖1所示。自動登錄ERS系統，按照變式設定的條件進行單據檢索，如果檢索到符合條件的單據，則逐條進入制證頁面完成制證，全部完成本次檢索單據后延時等待，進入下一次單據檢索，如此反復循環。

圖1 ERS系統自動制證程序

（三）程序中的主要函數及模塊

Python函數是組織好的、可重復使用的、用來實現單一或相關聯功能的代碼段。為實現上述自動制證工作流程，需要開發設計多個自定義函數和模塊，主要包括：

1.庫和初始化函數。程序設計時，利用了Python具有的極為豐富的標準庫和第三方庫的便利條件，除了前面提到的Selenium庫之外，還使用了用于實現日志功能的logging庫、讀取電子表格的xlrd庫、處理正則表達式的re庫、處理時間和日期運算的time和datetime庫等共10個庫。程序的主要功能是一個名為Ersrpa的類來實現的，在這個類的初始化函數中定義了與瀏覽器驅動有關的chromedriver文件的名稱及路徑，定義了ERS系統的登錄網址，以及自動創建Chrome瀏覽器窗口時所需的一些參數。

2.登錄函數。用于自動打開ERS系統的網址，并填寫用戶名和密碼，完成登錄以便進行后續操作。程序開發的初衷是作為單機版分發給每個制證人獨立使用，由于各個制證人的計算機環境和瀏覽器版本均不相同，所以在登錄函數中增加了自動查找和加載與所用瀏覽器版本相匹配的WebDriver驅動文件的功能，增加了程序的兼容性，降低了運行環境的設置難度。如果以后程序完善并部署到云端進行無人值守式運行后，由于運行環境統一且相對固定，可以簡化或省略瀏覽器版本查找匹配功能。

3.變式選擇函數。為增加程序的通用性和靈活性，在變式選擇函數中設計為程序自動查找并選取名為“ROBOT”的變式作為檢索條件，這樣每個使用RPA程序的制證人都可以根據自己的需要設置ROBOT變式，從而正確篩選出指定公司代碼下符合檢索條件的單據。

在1號機組停機發電機制動風閘投入狀態后，手動分別啟動1號機1號高壓油泵、2號高壓油泵，兩臺高壓油泵均起動運行正常，壓力均穩定在10 MPa左右。經開停機過程中多次的現場檢查，高壓油泵均起動運行正常，對高壓油頂起裝置電機、油泵及其管路進行檢查，均未發現異常現象。高壓油泵運行后油泵出口壓力無明顯下降，1號機高壓油頂起系統機械部分工作正常。對1號機組高壓油控制系統進行檢查，控制柜內部接線牢固，程序檢查邏輯正確，也未發現明顯異常。

4.單據檢索及預處理函數。用于檢索現有單據，同時通過預處理模塊判斷單據是否屬于憑證失敗返回、已被其他人保留或處理等情況，這個環節也能記錄已處理過的單據，避免同一問題單據被反復處理。

5.制證函數。經預處理模塊判斷符合制證條件的單據，由制證函數進行自動制證處理。制證函數首先要讀取制證頁面全部有效字段的值，再把獲取到的各個字段值作為參數分別傳遞給輔助核算信息字段處理模塊中對應的函數進行邏輯運算，根據輔助核算信息字段處理模塊的返回結果在制證頁面進行相應輸入、修改或刪除操作，從而逐一完成抬頭文本及行項目文本的修改以及各輔助核算字段內容的自動填寫。

6.輔助核算信息字段處理模塊。輔助核算信息字段處理模塊目前是由24個靜態函數組成，每個靜態函數對應著制證頁面中的一個輔助核算信息字段，其中包含了該輔助核算信息字段填寫規則和判斷邏輯。根據制證函數傳來的參數值和設定的規則，進行邏輯判斷，確定每個輔助核算信息字段是否需要填寫，正確的輸入值是什么，將判斷結果返回給制證函數，由制證函數在制證頁面進行輸入、修改或刪除等相應操作。

7.日志模塊。日志模塊能夠自動創建日志文件并記錄制證信息和程序運行的相關信息。為便于管理和查詢，程序設定為按月創建記錄文件，每個月自動生成制證信息和錯誤信息兩個日志文件，分別記錄制證信息和程序運行中的錯誤和異常信息。

8.其他輔助模塊。在RPA實際運行的過程中，當網絡狀況不佳時，制證頁面操作過程中會出現表示“正在加載”的DIV遮罩層，此時制證頁面的元素是不能被選中或點擊的，導致出現程序異常。這種情況下簡單地增加sleep等待時間會嚴重影響程序效率，設置隱性等待時間也對這種情況無效，因此設置了一個輔助模塊來檢測遮罩層是否存在，用來輔助判斷頁面加載是否完成。另外，程序運行需要簡單的交互按鈕，因此采用了Python中簡單實用的EasyGui庫編寫了按鈕模塊，用于實現觸發RPA可控的“提交”“取消”“保存”等操作的按鈕功能。

9.規則表。程序采用了常用的Excel電子表格文件作為規則表的文件載體，便于使用中編輯修改。規則表中包括多個具有一對一或多對一的對應關系的規則數據表單，例如科目代碼和原因代碼表、成本中心與利潤中心對照表、費用科目與成本中心對照表、統計型訂單與成本中心對照表等。RPA程序在運行時會讀取這些表單數據，并將之作為輔助核算信息字段的校驗或判斷依據。

（四）實現的功能

1.自動規范文本，刪除非法字符。自動判斷抬頭文本中是否包含空格和某些特殊字符，自動過濾發現的非法字符。

3.根據預設規則自動檢查、修改各個核算信息字段值。對于不符合填寫規則的已有字段值，RPA程序能夠根據預設規則自動校驗并修改糾正。

4.可選擇設置為手工提交或自動提交模式。通過簡單地修改規則表中的設定值，可以方便地切換RPA程序的工作模式。現有兩種模式可選，手工提交模式是在自動完成一筆制證后，彈窗提醒制證人選擇檢查確認后手工提交或者取消操作；自動模式可以選擇完全由RPA自動運行，自動完成的制證可以自動提交或自動保存。

5.實現智能邏輯判斷，避免制證錯誤。針對不同公司、不同對公報銷業務輔助核算信息多、差異多、報錯情況復雜等問題，設置了錯誤警告彈窗檢測功能，程序對系統提示的錯誤信息進行記錄，寫入日志文件，同時提示財務核算人員進行人工干預，避免制證錯誤。

6.操作可監控，安全性能得到加強。RPA具備日志功能，機器人的每個步驟可被監控和記錄，自動記錄制證信息，包括自動過賬成功單據的基本信息和過賬失敗單據的系統返回信息，便于集中查找錯誤、統計分析，業務中斷故障能夠及時發現，制證過程能夠全程監控，從而有效確保信息系統運行和數據安全。

三、應用效果分析

2021 年5月，ERS系統對公掛賬業務RPA研發完成，在淄博服務部財務共享上線的煉化企業2個公司代碼試點成功后，不斷完善功能，逐步推廣至其他公司代碼。截至目前，對公掛賬業務RPA已在服務部財務共享上線的煉化企業53個公司代碼應用，剔除其中因缺少預算導致的憑證生成失敗因素，自動制證成功率達到97.4%，取得了顯著效果。

（一）工作效率提升

一是RPA程序自動運行，及時抓取需要處理的單據。根據需要設置運行的間隔時間，可持續自動運行，確保及時發現和處理單據。二是速度快，效率高。自動制證RPA的處理速度為平均12—15秒運行一筆，運行自動制證RPA后，減輕了員工在制證環節的簡單重復勞動，顯著提高了制證速度和效率，每月可節省工時130小時,尤其是月末業務量集中時的工作強度也大大降低。

（二） 工作質量提升

一是制證準確性高。制證頁面上需要填寫的所有字段信息，只要財務初審無誤、相關邏輯或者規則表梳理正確，就能保證制證結果準確，避免因制證人的疏忽遺忘等原因而導致的人為錄入信息錯誤，大幅降低了業務差錯，提高了準確率，共享服務質量獲得企業認可。二是能夠自動檢查修正單據提報而初審又未能發現的錯誤和疏漏。RPA在制證過程中可以根據規則表自動檢查成本中心與利潤中心、費用科目與成本中心、費用科目與統計型訂單、統計型訂單與成本中心之間的對應關系，有提報錯誤或缺失的自動更改或補充。

（三） 企業滿意度提升

ERS系統自動制證RPA項目的實施推廣，將賬務處理規范化要求由耗時耗力的簡單機械制單環節轉移到財務初審環節，通過制定共享業務初審操作規范、問題單據協調方案，強化共享初審力量，促進了員工責任意識和財務專業能力提升。通過嚴把前端業務初審質量關，確保后端RPA自動制證的準確率，不斷提高共享業務核算質量。進一步推動企業取消ERS系統財務后置審核節點，減輕企業財務人員工作量，騰出更多的精力和時間參與到生產經營的全過程，向預算管理、效益分析、風險管控等高價值管理工作轉型，增強了服務企業的滿意度。

（四） 業務標準化程度提升

為使財務信息客觀真實地反映經濟活動的全過程，在財務共享模式下，統一會計核算輸入的輔助核算信息字段是規范核算業務的重點之一，淄博服務部借助自動制證RPA程序開發之際，梳理企業業務場景和輔助核算信息字段，主動聯系上線企業，在滿足企業內部管理的前提下，實現了15家企業、36個公司代碼的會計核算輔助信息部分字段的統一，減少了企業核算個性化需求，提升了業務處理的標準化水平，推動了集團公司財務業務標準化的落地實施，也提高了共享服務工作效率。

（五） 價值創造能力提升

共享服務是中石化集團公司推動數字化轉型的重要基礎和突破口，“智能共享”是財務共享的建設目標之一。ERS系統自動制證RPA可在夜間非工作時段和月末工作量高峰期實現無人值守，大大減輕了員工工作強度，節約了人力和物力，釋放出部分基礎業務核算人員轉型至高附加值的項目和崗位，在優化人員配置、引導人員轉型、實現價值創造方面發揮了積極作用。

四、下一步設想

基于上述實踐應用，淄博服務部計劃下一步從以下三個方面進行優化完善：

一是進一步優化程序。目前的RPA自動制證過程，對于業務前端財務初審結果的準確性具有極高的依賴，因為初審問題導致制證頁面字段內容錯誤，通常不會被預設規則涵蓋，因此難以被自動鑒別出來，容易導致生成的憑證發生錯誤。因此可以進一步優化程序，自動讀取ERS系統增值稅管理模塊中OCR影像識別數據、費用報銷申請數據、掛賬頁面數據，實現供應商信息、稅率、金額等關鍵數據的自動對比校驗，快速準確判斷識別問題單據，進一步提高自動制證的正確率和可靠性，推進共享服務高質量發展，實現財務共享服務的價值創造。

二是擴大RPA的應用范圍和業務場景。目前該RPA程序僅限于應付模塊對公費用報銷掛賬業務的自動制證，還有部分總賬、資產模塊對公費用報銷掛賬業務場景暫時未能實現自動制證，如福利費報銷、勞動保護費報銷、租賃費報銷等，淄博服務部將總結程序運行中存在的問題，不斷完善功能，拓寬應用范圍。同時考慮該RPA程序的跨模塊業務推廣應用，如ERS系統資金對公支付并清賬業務，提升更多業務場景的自動化、智能化水平。在財務共享內部應用穩定、成熟后，探索在應用ERP 的外部企業中推廣應用的路徑，進一步降低運營成本，實現財務共享增值服務和外部市場價值創造。

三是完成RPA程序的遷移。淄博服務部落實中石化集團公司打造技術先導型企業部署，積極融入共享服務有限公司“享當當”智能生態圈，持續推動數字化賦能和智能化創效。“享當當”平臺的建成和云桌面的投用，為RPA搭建了更加適合的運行環境，非常適合部署無人值守式運行RPA。淄博服務部將盡快完成自動制證RPA向“享當當”平臺的程序遷移，充分利用“享當當”平臺的優勢，進一步規范RPA的使用，提高安全性、穩定性和運行效率，避免出現網絡安全事故。