基于內部控制智能化的醫院內控建設研究

朱镕甲

河南省人民醫院

衛生健康行業有鮮明的行業特色，特別是公立醫院作為非營利性事業單位，具有業務活動復雜、收支渠道多元、資金規模龐大、資金監管困難等特征，兼備業務活動和經濟活動的管理難度；同時，近年來，隨著醫藥衛生體制改革的深化落實，建立現代醫院管理制度、考核三級公立醫院績效、取消藥品耗材加成、構建新的運行補償機制等，都對公立醫院規范化、精細化管理提出了更高要求。因此，亟需深入推進內部控制建設工作，增強內部控制意識，規范內部經濟和業務活動，強化內部權力運行制約。信息技術為醫院內部控制建設指明方向，通過構建內部控制智能化平臺，可以提升內控效率與質量，為醫院經濟管理有序開展奠定堅實的基礎。基于此，研究基于內部控制智能化的醫院內控建設具有一定的現實意義。

一、基于內部控制智能化的醫院內控建設意義

(一)有利于拓展醫院內控深度及廣度

隨著內部控制智能化的深入，醫院內控智能化平臺逐步完善，貫穿預算管理、支出管理、采購管理、資產管理、合同管理、物資管理等；同時，可以做好資金對賬、會計核算、財務報表、電子檔案等工作，使得整個體系全面智能化，有利于及時發現問題及時調整。傳統醫院內控，側重控制內部審核、資產管理、職責分工等方面，相關信息傳輸不夠及時、透明程度不足，容易出現隱患；內部控制智能化，以智能化平臺為支撐點全面監控所有風險點，尤其在防范重點風險環節方面發揮著巨大的作用，因此，其內控深度及廣度會有明顯拓展。

(二)有利于提升醫院內控成效

傳統醫院內控模式更注重事后監控，很多措施都在事后開展，不僅難以防范，而且可能會造成重大問題，甚至難以挽救。醫院實施內部控制智能化，可實現事前、事中、事后全面控制，以藥品驗收為例，倘若驗收記錄相關信息不完善，那么就無法錄入平臺系統，也就意味著從源頭上規范了驗收環節，可以明顯降低人為因素導致的問題，可充分提升內控成效。

(三)有利于及時溯源醫院內控問題

傳統醫院內控模式下，雖然職責分工較為明確，例如，出納與會計由不同人員負責，但是人員之間互相勾結的可能性始終存在，也就可能控制財務審計、資產盤點等，不僅會引發相關風險，而且也會導致內控失效。基于內部控制智能化平臺，所有業務基于相應授權進行審批、處理，主要由平臺系統控制醫院預算、收支等環節，可謂環環相扣，即使出現問題，可以通過平臺系統快速追溯線索，找到問題所在，并快速解決問題，防止問題變大。

二、基于內部控制智能化的醫院內控建設策略

(一)醫院層面

基于內部控制智能化的醫院內控建設，在實施之前需要打下相關基礎，具體可以從以下幾個方面入手：

1.內控領導小組

領導小組是決策機構，對醫院內控智能化平臺建設與實施全面負責，安排各項實務，包括構建組織制度、審議制度及制定工作計劃、實施方案、管理工作報告，以及做好醫院內控智能化培訓與宣傳，讓醫院內部形成良好的內控氛圍，為內控智能化建設以及常態化實施奠定基礎。

2.內控建設辦公室

對領導小組的決策機制進行研究，結合醫院實際情況，對內控管理制度進行優化與完善，設置關鍵崗位以及制定相應辦法，確保醫院內部控制智能化建設能夠有序推進。

3.內控落實部門

負責落實內部控制智能化建設與管理工作，需要定期召開相關會議，對內控智能化建設、實施存在的問題進行研討并找到解決辦法；同時，制定詳細、完整的醫院內部控制智能化手冊，不僅可以規范相關人員的工作，降低人為因素影響，而且可以推進智能化建設。

4.內控評價工作組

對醫院內部控制智能化實施效果進行評價，重點做好風險評估，能夠提出針對性風險防范方案，為內控領導小組做出決策提供有價值的參考依據。

(二)業務層面

醫院在進行內部控制智能化建設中，考慮到需要涉及預算管理、收支管理、資金對賬、會計核算、財務報表、電子檔案等眾多方面，可以嘗試構建“以全面預算管理為主線”的內部控制智能化平臺思路，然后細化到預算管理、收入與支出管理、采購管理、資產管理、合同管理、物資管理等系統，加強醫院各業務整合與協同運作力度，可以及時同步與共享醫院的“數據流、物資流、資金流、控制流”，將內控貫穿事前、事中、事后。

1.預算管理系統

“以全面預算管理為主線”的內部控制智能化平臺思路(如圖1所示)。

圖1 公立醫院經濟運營管理體系建設思路(圖片源于網絡)

預算管理系統包括編制、執行、核銷、分析等流程；同時，預算應與績效考核掛鉤，使其成為指標考核的重要依據，也就可以形成一個完整的閉環管理機制。在該系統的支持下，預算三級編審機制可以實現，即：“業務部門→歸口部門→預算委員會”，全科室可以全過程參與預算編制，讓預算與業務充分結合，避免傳統模式下業務部門未能參與預算而出現的預算不精準、不合理的問題。預算管理系統能夠充分實現“無預算不支出、超預算不支出”的管控目標。在內部控制智能化平臺中，預算管理系統是核心，平臺控制預算流程全面、有效執行，讓預算所有數據可溯源，確保編制、審核、分解、下達、執行、調整等各個環節能夠規范化進行。此外，預算管理系統會對資金流動與預算指標進行動態追蹤與管控，可以及時掌握預算項目執行的實際情況，進而有效避免出現沒有按照預算指標執行的情況，能夠從源頭預防重大預算偏差。最后，將預算系統與會計核算系統等進行業務打通，實現預算控制報銷、報銷直聯支付、支付自動核算等。

2.收入與支出管理系統

(1)收入管理系統

收入管理系統需要結合醫院實際收入信息、運營情況進行構建與完善，包括收費標準、住院患者預交金、醫療收費票據、退費環節信息管理、收費系統的校驗與核對、醫療收入結算中的報告控制與管理等，確保醫療收入資金能夠及時的入賬，并通過核算得出醫院的凈收益。

(2)支出管理系統

支出管理系統圍繞預算管理系統運行，任何開支與預算指標密切相關，也就是醫院每一筆支出的前提都會有相應的預算指標作為保障，當某一筆經費額度超出預算可用額度，就必須嚴格按照內部控制智能化平臺規定程序以及結合預算指標限定支出，又或者是基于特殊情況調整預算指標適度增加額度，總之需要確保支出在可控狀態之中，避免出現超預算支出或者是不合理預算支出的情況。

此外，考慮到醫院實際業務的需求，支出管理系統內需要設置多套支出標準，與費用報銷環節密切結合，目的是強制控制某些經費申請以及支出；同時，提升經費使用的事前申請、審核、審批等控制力度，讓費用控制的關口實現前移，有利于提升資源資金管控效果以及資金使用率。支出管理系統會將支出事項審批流程全面固化與規范，所以整個審批流程的關鍵信息會做到留痕，可以有效解決經費支出管控力度不足、虛構支出等問題。結合不同費用管控要求，系統設置相應的業務表單，并有著明確的開支標準以及開支范圍，不僅能夠保障支出審核的準確性以及效率，而且可以幫助工作人員降低人工審核工作量。最后，系統會對每一筆支出信息進行實時跟蹤、分析以及處理，可以快速完成會計核算，生成財務報表以及完善電子檔案，從而為醫院領導層制定決策提供有價值的參考依據。

3.采購管理系統

內部控制智能化平臺中設置采購系統，可以分類管控醫院不同采購業務，包括采購計劃、申請、實施、支付、驗收以及供應商管理，有利于醫院采購業務管理效率與質量。具體來講：首先，采購系統以采購預算、采購計劃控制為基本依據生成采購管理體系，系統會嚴格按照“采購預算→采購計劃→采購實施”的基本原則，確保醫院所有采購活動與業務密切相關，從而實現“誰的經費申請采購就由誰的指標支付”的目標，能夠對專項資金在采購方面資金管控難度較大的問題進行有效解決，一定程度上能夠避免資金出現閑置或者是浪費的情況。其次，實現采購集中管理與規范管理。在采購系統的限制下，醫院所有采購必須按照系統程序進行申請，讓傳統內控模式下的線下申請轉化成為線上申請，統一由醫院物資管理部門按照申請需求生成相應的采購訂單、采購項目；同時，采購目錄口徑必須統一，便于后續規范采購與管理，可為查詢與管理各類采購數據提供巨大的便捷性，不會出現數據、格式、目錄等不統一而影響業務開展的情況。第三，集中管理供應商。采購系統將供應商信息全部錄入，可以動態查詢、掌握以及管理供應商實際情況、證照、資質，進而保障相應信息的有效性。同時，實施采購時，按照采購訂單、供應商信息等，系統還可以評價管理供應商，可以快速做出最佳選擇，保障采購質量。最后，采購系統會結合實際情況自動生產相應的項目臺賬，并支持按照采購項目、部門、單號等，對采購項目進行追溯、管理，對于監督采購業務非常有利。

4.資產管理系統

醫院內部控制智能化平臺中，資產管理系統可以全生命周期管理資產采購入庫、卡片登記、變動、折舊、盤點等相關內容。系統借助資產卡片檔案，可以全過程跟蹤管理與醫院有關的資產購入、合同、審批、付款、維修、調入調出、報廢、采購驗收轉固、提取折舊等，整個過程會形成相應的電子檔案，包括與資產有關的發票、說明書、資料、文檔等。

資產管理系統能夠對醫院各項資產的基本信息、管理信息進行完整記錄。與資產有關的活動，例如，資產調撥、處置、維修維保、原值變動等，均需要通過系統在線申請與審批，整個審批流程會有痕跡保留，可以按照資產變動、盤點等各種情況快速生成相應的管理臺賬，能夠充分做到賬實相符，從而有效規避資產管控不當、使用不當、維護不當等問題，讓資產能夠充分發揮價值。此外，資產管理系統可以全過程管理資產盤點，例如，資產盤點計劃制定、執行、復查等均可以在線實施與記錄，實現移動盤點，可提升盤點成效。

5.合同管理系統

該系統能夠全生命周期管控合同，從簽訂前到合同支付、變更、歸檔等，具體包括工程合同、科研合同、一般合同等，可以對不同類型的合同進行統一備案以及管理。系統會依據合同類型實施歸口管理，對合同審批程序進行規范，對權責分配進行優化，最大限度保障合同是經過醫院相關部門與負責人審批或者是審核過的，可以避免超權限簽訂合同、合同管理混亂等現象。其中，合同智能監管模塊可以全過程跟蹤合同執行進度，對合同履行過程中出現的逾期等風險自動預警，從而保障合同付款的及時性、準確性，讓合同盡量“不違約”“不冒進”。

此外，系統會根據合同數據形成合同電子檔案，會記錄、展示、統一管理合同流轉的全過程信息，為相關工作人員溯源提供便捷，可有效規避因為丟失資料影響合同繼續履行、造成合同糾紛等情況的出現。

6.物資管理系統

該系統涵蓋醫院各種各樣的醫療耗材、辦公用品、網絡耗材等，需要實現采購、庫存、領用、配送、結算全過程管理的目標，達到“以最經濟的資金占用率，充分保障物料充分供應”的目標。系統可以對同一種物資構建唯一編碼，例如，某一種物資，其需求、采購、庫存等均用同一個編碼，目的是讓物資需求與庫存達到匹配，這樣呆滯庫存的情況會得到改善。基于系統的支持，醫院統一管理物資，也就是醫院的所有科室會共用該系統，目的是統一物資信息歸集口徑，可以避免混亂管理出現浪費成本與資源的現象。

此外，系統可以設置最低、最高庫存限額以及安全庫存限額，當超過限額，系統會提醒相關人員進行管理，可以避免物資短缺、物資過多占用成本等現象。同時，系統會結合不同科室的實際情況設置合理的領用金額，目的是規范物資領用，強化醫護人員成本意識，特別是對于部分高值計價耗材，系統會賦予醫院內部條形碼，對其進行全過程跟蹤管理，達到“實耗實銷”的目的。

三、結語

現階段，很多公立醫院面臨收支渠道愈發多元、資金風險不斷增加、經濟管理難度攀升等問題，這就需要更全面、更精準、更有力地通過各類內控智能化手段，保障醫院的經濟制度有章必依、財務流程貫通高效、資金安全不受侵蝕。本文嘗試從醫院層面與業務層面提出建議，特別是業務層面方面提出了預算管理、收入與支出管理、采購管理、資產管理、合同管理、物資管理等系統，以期望助推醫院內控智能化發展，并進一步實現精細化管理。