基于用戶體驗的移動辦公產品色彩研究
——以“飛書”產品為例

孫贊玉 / 上海大學上海美術學院

1 移動辦公產品的研究現狀

移動辦公意味著組織中的成員可以協同工作，可以遠程參與，不受物理空間的限制，最大限度地提高組織成員的效率，幫助高效地實現組織目標。移動辦公產品的發展至今經歷了三個發展階段 ，第一階段主要以流程審批為核心，以辦公自動化、流程審批、文檔管理為主要功能的OA軟件時代。第二階段以任務管理為核心，第三階段以通信和協作為核心。目前移動辦公產品用戶的需求正處于協同需求階段，即個人和部門之間需要更加及時的支持和配合。[1]移動辦公產品實施的關鍵在于用戶的需求，然而用戶的需求不是一成不變的。與馬斯洛的人的需求層次理論類似，隨著協同辦公應用的深入，用戶的需求將向更高層次進化。除了產品的功能設計外，產品的色彩定義是提升用戶體驗的重要環節，各移動辦公產品在用戶視覺與操作習慣上不斷更新迭代，如產品在視覺上通過色彩搭配、更合理的功能分區讓界面更加美觀，通過不斷探索新的交互方式讓用戶體驗更順暢[2]。

2 移動辦公產品用戶需求分析

馬斯洛需求層次理論是行為科學的理論之一，由美國心理學家亞伯拉罕·馬斯洛在1943年在《人類激勵理論》論文中所提出。他認為，人的需求按照層次依次分為生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我實現需求，一般來說，人們在滿足低層次的需求之后會向高一層次的需求發展 。因此，一個用戶體驗好的產品在滿足用戶基本需求的同時也要考慮為用戶帶來更高層次的產品體驗[3]。因此，在分析了移動辦公產品的已有功能基礎上，結合馬斯洛的需求層次理論，將移動辦公產品用戶群體的辦公需求分為基本辦公需求、高效辦公需求和情感辦公需求（圖1），具體分析如下：

圖1 馬斯洛需求層次理論（圖片來源：網絡）

基本辦公需求。辦公期間的工作聯系方式包括信息傳遞、會議和文件集成服務。整合所有渠道，加強團隊交流，加強合作。

高效辦公需求。工作環境中有很多溝通的情況，常常要同時使用郵件、知識工具等多個應用程序，頻繁地切換應用程序會浪費大量的時間和精力。需要將企業的各種溝通場景與可以利用的第三方工具結合起來，有效提升用戶工作效率[4]。

情感辦公需求。在繁忙的工作中，人們需要有一種感情上的互動，以增進他們的滿足感、愉悅感和舒適感。所以企業辦公除了工作效率之外，還要注重員工的情感訴求。且用戶需長時間使用辦公產品，眼睛的抗疲勞性需重點關注，除了交互設計上的流暢性，產品的視覺色彩應用是緩解用戶眼睛疲勞、滿足用戶情感需求、提升用戶體驗的重要因素（圖2）。

圖2 移動辦公產品用戶需求層次（圖片來源：筆者自制）

3 飛書產品界面交互設計及視覺色彩應用

3.1 飛書主要功能界面交互設計分析

飛書當前主要分為標準版、企業版和旗艦版；針對不同量級組織做差異化設計；針對中小企業，提供更大容量、更多功能和原廠服務，包括工作臺定制、企業效能顧問等。旗艦版主要針對大型企業，提供適合大型組織的數據安全級組織架構解決方案、企業文化整體落地方案，是三個版本中最強大最完整的功能集合體。本次以旗艦版作為例進行分析，其功能頁面包括消息、日歷、云文檔、視頻會議、郵箱、工作臺、通訊錄、更多功能、個人中心信息界面，不同的界面都會有不同的色彩來標識。以下選取其中主要功能的界面交互做詳細分析[5]。

3.1.1 云文檔功能界面交互分析

在線文檔多人實時編輯對于移動辦公產品來說是必備功能，飛書在線文檔功能的特點在于可在文檔內評論或者批注，同時用戶可在文檔中@協作者，協作者會同步收到消息提醒?？刹榭次臋n的歷史修改記錄，并且文檔創建者可從多維度設置協作者的權限，如評論、共享、離線編輯、創建副本、打印、導出、復制等權限。且文檔信息中支持查看字數統計和互動統計，如訪問人數、訪問次數、點贊總數等；云文檔功能下還包括一個特色功能即“云文檔助手”機器人，當用戶文檔被分享或被點贊、評論后，會給用戶提示；且會總結昨日點贊次數在次日推給用戶，此處的交互設計會讓用戶感受到自己的被關注度、以及自身工作價值的體現，會給用戶更多正向激勵[6]。

3.1.2 會議功能界面交互分析

區別于釘釘與企業微信，飛書將音視頻會議合并，用戶可在會議中自行選擇開啟或關閉視頻；縮短了啟動會議的鏈路，更加高效便捷。會議彈幕與字幕：會議彈幕首先滿足了在無法視頻與語音的情況下參與會議的需求，同時增加了會議的互動性，讓參會人員在會議中積極討論，頭腦風暴。[7]會議字幕功能的出現能夠幫助用戶時刻清楚會議的內容與進程。且會議功能增加了音頻轉文字功能，在會議、培訓、訪談等不同場景下，幫助用戶會后高效整理會議紀要、沉淀會議重點內容，助力提升用戶工作效率。

3.1.3 消息功能界面交互分析

此功能主要通過私聊與群聊的方式進行溝通交流，并且通過應用及機器人進行相應的通知提醒，比如會議提醒、日程提醒等。飛書的消息功能聚焦在消息的極致“降噪”：用戶可單獨針對某一條信息進行回復，避免多個話題討論產生錯亂；同時擁有快捷表情回復功能，減少了消息刷屏。消息高效觸達：通過“語音＋文字”“純語音”“語音轉文字”3種語音模式，滿足發信息方語音輸入的溝通場景。[8]同時，飛書在語音信息中加入了進度條的交互設計，面對大段語音，用戶可以通過拖拽快速定位關鍵信息。用戶可使用“PIN”功能對群聊中的重點信息進行專區展示，群內所有用戶也將收到Pin提醒。對于緊急且重要的信息，用戶可通過加急功能，對信息進行加急操作。

3.2 飛書視覺色彩運用分析

3.2.1 色彩對于產品用戶體驗的重要性

顏色是視覺設計中一個非常重要的因素。首先，視覺色彩是傳遞產品識別和記憶的重要媒介，對使用者的整體使用體驗起到了很大的作用。除了從整體上看，顏色對使用者的感官有很大的影響，在功能層面上，顏色的選擇也會讓使用者的使用體驗變得更好。另外，擁有品牌認可度是一款成功的產品追求的目標，也是使用者對其品牌內涵價值認可度的一種體現，而 B端的公司服務類產品，其顏色的選擇也會影響到消費者的品牌意識，進而影響到消費者的使用體驗[9]。

其次，色彩在用戶的行為引導、情感傳遞中也有著重要影響 。在產品的交互設計中色彩起到了重要的引導作用，提升用戶體驗的關鍵一點在于用戶可以在既定場景下更加輕松地找到與產品交互的機會，使整個操作流程更流暢，比如輸入信息后通過綠色和紅色給予正確和錯誤反饋、通過區分不同顏色按鈕引導用戶快速作出選擇等。隨著用戶需求的不斷提升，產品功能更傾向于滿足用戶內在的精神需求和心理需求，色彩作為用戶接觸事物后的第一感受，往往會在此時產生較深刻的印象，比如藍色給人以信任、安全的感覺，紅色給人以活力、熱情、自信的感覺，不同顏色所具有的色彩感情，帶給用戶的感受也各不相同，都蘊含著各自意義和給予用戶不同的情感表達[10]。

3.2.2 飛書產品中色彩的具體應用

飛書以藍色作為主視覺顏色，藍色被視為信賴、專業可靠的象征，同時作為天空的基本色，給人專業、自然之感。與此同時，藍色也是數字科技的色彩主旋律，是大眾對科技的色彩認知，這也非常符合飛書信息連接、助力團隊無縫協作、推動先進工作方式的企業服務的產品定位及面向B端的行業屬性。綠色的加入，也為品牌增添了平衡與生機，藍色與綠色的雙色搭配組合構成了飛書專業且充滿活力的獨特表達。此外在主視覺顏色之外，飛書也通過更多的輔助色彩探索視覺上與各行各業適配的無限可能，以提供更多個性化體驗為更多行業和領域賦能。除此之外，飛書也在情感化設計上帶來了新的更優體驗，PC端上線了主題換膚功能，分別可選經典藍色皮膚模式、簡約派黑灰色模式，以及深色模式；在深色模式下，界面背景得到弱化，能夠幫助用戶專注于瀏覽內容，降低眼睛疲勞的同時也給暗光環境下的使用者帶來了更好的體驗（圖3）。

圖3 飛書產品色彩應用（圖片來源：網絡）

4 對移動辦公產品的用戶體驗提出優化建議

通過對主流移動辦公產品的分析、以及飛書產品界面功能交互設計、視覺色彩應用的分析，結合以馬斯洛需求理論[11]為基礎提出的移動辦公產品用戶群體的分層需求，對移動辦公產品的體驗優化提出以下建議：

4.1 簡化復雜交互流程，提升功能易用性

提高使用者的使用體驗，最重要的是產品的交互設計具有足夠的流暢性。PC端擁有超大型的顯示屏，具有靈活的鼠標和鍵盤互動方式，功能也更多樣、復雜，使用者可以使用鼠標來實現多種操作。在手機應用程序的交互操作方面，要充分體現用戶至上的理念，遵循一致性，允許用戶使用快捷鍵，提供信息反饋，設計對話，提示任務完成，避免錯誤并幫助用戶快速修復錯誤，允許用戶“撤銷”，讓用戶有一種掌控快速響應系統、減輕短期積極壓力的錯覺[12]。

4.2 加入情感化交互設計，提升用戶辦公愉悅性

產品應該在滿足用戶可用性和易用性的基礎上盡可能地實現愉悅性的體驗。隨著年輕一代用戶進入工作崗位，他們的工作態度和對企業文化的感知也發生了一些改變，年輕人想要在工作中保持一種更加有效、更加有趣的溝通方式，而在工作環境中，只限于文字交流、文檔協作，會顯得有些無聊。應該在信息功能頁面加入適當的聊天輔助工具，如符合工作場景的表情包；在工作的不同時間階段、節日、員工生日等節點給予更多情感化設計，比如通過空白頁的視覺圖案、文字給予肯定、鼓勵、關懷及價值認同；同時可適當設置數據化的反饋設計，讓員工感受到可量化的反饋，增強工作價值感[13]。

5 結語

移動辦公產品一直秉承著幫助企業提升辦公效率的產品理念，且隨著近幾年的發展和市場同類優質移動辦公產品的競爭，移動辦公產品在組織協作、效率提升的體驗上都有了明顯提升。隨著協同辦公應用的深入，移動辦公產品個體用戶的使用體驗也尤為重要。本文通過馬斯洛需求層次理論分析總結出企業用戶辦公的深層次需求，通過分析優秀移動辦公產品的交互設計、視覺色彩對于用戶體驗的影響，進而對移動辦公產品用戶體驗設計提出優化建議，本文希望對移動辦公產品的發展起到積極的促進作用，未來的移動辦公產品在功能設計上更注重用戶的辦公需求和心理需求，更加注重用戶的愉悅、輕松、高效、便捷的移動辦公體驗。