淺談醫院人事檔案管理中存在的問題及對策

賀 凱

（朝陽市中醫院，遼寧 朝陽 122000）

引言

對于醫院人事檔案而言，其主要就是將內部所有人員的信息涵蓋進來，不僅有具體職工的個人經歷和品德才績，還有實際工作中的獎懲情況，檔案主要呈現形式，就是文字或者是圖片等。我們站在宏觀的層面上來分析，對于醫院本身而言，人事檔案不僅僅是管理員工的最直接證明，也是實現科學人才調動和選拔的最重要依據。將醫院人事檔案的資源信息充分運用進來，可以很好的讓人力資源的配置效率實現大幅度的提升，真正意義的促進醫院的良性可持續發展。

一、醫院人事檔案管理中存在的問題

1．檔案真實性存疑

在醫院可持續發展過程中，人事檔案是極為關鍵的，不論是在具體記錄，還是在編檔的過程中，都會涉及到非常多的信息，而且這些信息不僅內容十分復雜，實際的量也非常大，還具備碎片化的特點，缺乏完整性。那么在進行人事檔案管理的過程中，稍有不慎，就會影響到整體管理效果。我們進一步深入其中，可以發現，很大一部分的信息都無法進行原始資料的追溯，所以，導致檔案的真實性大大降低，也嚴重影響其可信度。不僅如此，對于大部分的醫院而言，在具體保存人事檔案的過程中，仍然是沿用過往紙質的習慣，所以，在整理過程中，一旦受到人為因素或者是外界因素，導致破壞或者是缺漏，都會影響到整體檔案的真實性。還有一部分管理人員，為了減輕自身的責罰，逃避責任，會選擇對一些錯漏檔案，擅自更改或者是自行編撰，目的就是為了應付上級的檢查[1]。

2．檔案內容不完整、不適應需求

現階段，醫院在經營和發展的過程中，會更多的將醫療技術和整體的科研工作放在重要位置上，因此對于人事檔案管理工作，嚴重缺乏重視，導致這一工作進一步邊緣化。在這樣的持續影響下，醫院人事檔案管理過程中，收錄的也是一些陳舊缺乏考究的信息，無法對職工的實際工作狀態進行充分的反映，所以，在對職工的未來發展前景進行判斷的過程中，則缺乏科學依據，導致評判失誤[2]。不僅如此，在過往的檔案之中，我們可以明確發現一個現象，就是針對內部職工的評價，基本都是描述諸多的優點，而且彼此之間的優點還非常相似，在缺點方面，則相對模糊，又或者是毫無缺點，這就導致整體評價缺乏客觀性，沒有體現出個人的特色，所以，人事檔案本身的內容是不夠完整的，也無法對具體人員的特點進行科學辨別，導致人力資源的科學合理配置受到嚴重影響，不利于醫院的可持續發展。

3．檔案管理手段陳舊

對于人事檔案管理工作而言，涉及的信息非常龐大，而且這些信息還具備隱私性的特點，所以不能像其他信息一般，只是進行隨意的管理，而是要進行專門化的管理，針對這些人員信息，還要單獨的存放。在過去發展過程中，一般都是在醫院內部，單獨開設保管室，進行所有人員檔案信息的管理，在整個過程中，雖然管理人員需要進行保密條款和協議的簽訂，但是對于大部分的管理人員而言，其自身嚴重缺乏專業性，而且在開展這一工作之前，并未接受過系統的培訓，更多的是兼任這一工作，導致整個管理過程缺乏嚴格性，實際的管理手段也過于笨拙化和陳舊化[3]。

4．檔案利用效率低下

由于醫院在發展過程中，不夠重視人事檔案管理工作，那么不論是管理的制度，還是實際的信息，都缺乏先進性和完善性，所以，整體的管理效率大打折扣。在日常管理過程中，除了對具體信息進行記錄和存檔以外，要想從這樣龐大的人事檔案之中，抽調出具體的信息，可以說是非常難的，所以，即便醫院開展了人事檔案管理工作，但是整體的實用性非常低。

5．人檔分離現象嚴重

從現實發展角度來分析，如今是以人才為主要競爭力的一個時代。在醫院發展過程中，將最為先進和優質的醫療服務提供進來，可以實現可持續發展，這就使得管理型人才和科學人才顯得尤為可貴。不論是任何一個領域，內部人才都是處于持續不斷流動的狀態，為了將更多優質的人才留下來，大部分醫院會采取這樣的下策，就是將人事檔案資料扣押下來，這一行為不僅嚴重損害人才本身的利益，對于醫院發展而言也是極為不利的。在這樣的情況下，一部分人才會選擇直接拋棄自身檔案，離開原本工作的醫院，這對于醫院自身的口碑和聲譽都會造成很大的影響。此外，還有一部分職工在離職之后，沒有第一時間進行檔案轉遞的手續，也在無意之中導致了棄檔的現象[4]。

6．檔案管理體系不夠規范

現下，大部分醫院由于對人事檔案管理工作缺乏重視，所以基本上都在沿用過去的檔案管理方式，也就是依靠人力，進行人事檔案的記錄和整理，但是對于醫院而言，日常更新和整體檔案整理的工作量極為龐大，這就導致工作難度進一步增加。在這樣的持續影響下，醫院內部檔案管理體系也未能緊隨時代潮流，進行持續性的完善，針對人事檔案的電子管理系統缺乏進一步的開發，導致實際的檔案管理工作停滯不前[5]。

7．檔案管理信息化水平較低，缺乏管理經驗

在醫院發展過程中，更多的將注意力放在了醫療服務層面上，所以，對于人事檔案管理設施方面，缺乏更新，也未能將一些先進的技術深化引入進來。雖然一部分醫院已經將計算機和相關管理系統配備了進來，但是由于整體缺乏重視，對于管理系統的進一步開發未能實現，很多現有的系統，只能實現簡單的存儲，和單一的檢索，而無法對醫院內部非常復雜的人事變動信息進行第一時間更新和維護。導致整體人事信息歸檔缺乏時效性，降低更新速度。檔案管理信息化水平過低，嚴重制約醫院的可持續發展。

二、醫院人事檔案管理對策

1．提高人事檔案管理專員的素質

首先，醫院層面必須要對人事檔案管理工作加大重視力度，同時重視管理人員這一職位，在具體人員安排上，不能隨隨便便就找一些非專業人事，開展這一工作，而是要將專業素質過硬，且具備較高責任心的專業人員招聘進來，開展專職的人事檔案管理工作。對于負責人事檔案管理工作的人員而言，還要具備較高的責任素養。其次，我們站在醫院的可持續發展高度來分析，為了進一步完善人事檔案管理工作，需要深入到人事檔案管理專員內部，開展系統的培訓工作，加大人才培養力度，這樣才能進一步提高其專業素養，針對不同問題和情況，可以第一時間解決，提高人事檔案管理質量[6]。

2．加大管理設備的投入

在醫院發展過程中，管理設備是最為重要的一項基礎內容。而且不論何時，我們都要清楚的認識到一點，就是人事檔案極為重要，需要跟隨一個工作者很多年，所以，只是進行普通的保存是非常不負責任的，必須要精心管理，同時避免出現任何損壞或者是泄露的情況[7]。首秀按，對于管理人員而言，必須要做到時刻認真負責；其次，就是醫院方面必須要加大投入力度，進一步采購更多先進的管理設備，為人事檔案管理工作的高效進展奠定堅實的基礎。針對檔案管理方面，相關設備需要不斷更新和完善，以提高整體檔案的安全性和完整性。此外，對于檔案管理人員而言，不僅要在檔案管理方面，表現出較強的嫻熟性，還需要具備較高的技術素養，也就是針對管理設備出現的一些問題，可以第一時間解決，避免數據的遺失。此外，針對具體的設備，還要將專門的設備管理人員安排進來，對具體設備的實際更新情況進行定期的檢查，還要將數據審核和備份等工作全面做好。那么針對一旦出現數據丟失的情況，也需要提前制定好應急措施，利用科學的數據恢復方法，當然，實際備份的文件也要提高整體的安全性和保密性，不可以隨意泄露[8]。

3．完善關于檔案記錄的規章制度

首先，必須要做到一人一檔，更加具體的來講，就是檔案要隨著人走，應體現出檔案的時效性。舉例來講，醫院應針對一些變更職位，或者是人事調動的情況，限定在一周時間內，就要完成檔案的遷移工作。不僅如此，針對新入職的人員，也需要根據規定和要求，對其檔案進行全面審查和分析，針對一些不完整或者是丟失的部分，需要第一時間通知當事人，或者是通知其所在的學校或者是單位，盡可能的補充；其次，就是針對檔案的記錄工作，所有人員在填寫檔案的過程中，都必須要根據實際情況來看，不可添油加醋，不僅要明確自身的優點，更要明確自身的缺點，在后續審核過程中，也需要對管理人員進行嚴格審核，如果出現任何作假的情況，需要將作假這一問題記錄在檔案之中。所有工作人員都必須要時刻謹記一點，針對作假問題絕不容姑息，需要從源頭杜絕；再次，就是醫院層面，需要針對人事檔案方面加大監督和檢查力度，需要將專業的監督和審核人員安排進行，對人事檔案進行定期的審核，在審核過程中，如果發現問題，相關檔案管理人員需要第一時間整改，針對一些檔案不清晰或者是涂抹等重大問題，應根據實際要求和規定，開展系統的調查，進行進一步核實；最后，就是針對人事檔案管理工作人員而言，也要開展全方位的管理工作，如果檔案管理人員在具體開展工作的過程中，是由于自身的疏忽，導致檔案缺失，又或者是出現的損壞的問題，則需要追究其法律責任，所以，不論是任何檔案，都需要全面做好管理工作，所有涉及到的人員，都要嚴格遵循相關規章制度，不容馬虎，更要針對嚴重問題帶來的后果追責，然后給予嚴肅懲處[9]。

4．提高信息技術水平，保障管理效果

現階段，我們已經全面進入到了信息化時代之中，那么對于醫院這一重要的公共服務場所而言，勢必也要緊隨時代潮流，不斷深化運用信息技術，尤其是在人事檔案管理工作之中。醫院應在信息化技術投入方面，加大重視力度，將專業人才積極引進來，然后結合醫院的實際發展特色，將一個獨屬于自身，且具備較強特色的人事檔案信息系統管理軟件建立進來，并且實現不斷地技術完善。首先，就是要將整個醫院內部所有的人事檔案全部整理在一起，然后將科學的人事信息數據庫全面建立進來，為后續人事信息系統的信息采集工作，奠定堅實的基礎；其次，要站在醫院的可持續發展角度，對整體軟件開發預算，進行科學評估，針對實際軟件開發需要的資金，提供必要的資金支持。在具體開發過程中，如果遇到一些棘手的問題，還需要進一步改進軟件，給予更多的技術補充，這就需要提供更多的資金支持；最后，就是要對軟件配套進行完善的過程中，醫院層面應積極借鑒一些先進醫院或者是發達國家的先進技術和理念，整合自身發展需求，進一步更新和完善，與此同時，針對具體人事檔案管理工作而言，還需要將具備較強信息素養和管理能力的人才引進來，開展全方位的人事檔案管理工作，這樣才能游刃有余的操作各種新的軟件系統，保證人事檔案管理實效，促進醫院的可持續發展[10]。

結語

總而言之，在醫院發展過程中，最為重要的一項管理工作內容，就是人事檔案管理工作，將這一工作做好，可以保證內部工作體系按部就班進展，還能實現內部職工的規范化管理，提高整體工作實效。但是從現實情況來看，當下各大醫院在人事檔案管理工作方面，缺乏重視力度，又或者是整體的信息化技術水平不夠高，人員素質未達到要求，所以，醫院層面應站在全局的角度，進行逐一完善，在該工作領域應加大資金投入力度，給予更多的信息化技術支持，確保人事檔案管理工作可以進一步朝著信息化和智能化的方向不斷發展，不僅如此，針對相應的管理體系和制度等各個方面也要持續性完善，才能真正意義促進醫院的長效持久發展。