事業單位檔案管理創新發展思路芻議

辛 麗

（朝陽市120 急救指揮中心，遼寧 朝陽 122000）

引言

事業單位是指以國有財產為主體，從事教育、科技、文化、衛生等活動的公益性組織。這些單位的檔案資料數量龐大，信息量大，涉及到的范圍也比較廣，因而檔案管理工作對事業單位工作的影響很大，直接影響著單位的運作。在信息化時代，傳統的檔案管理工作正面臨著互聯網信息技術的沖擊，而隨著高科技的普及，各個部門的工作都要進行相應的改革和創新，以方便工作人員的工作。當前，事業單位檔案工作還面臨著許多問題，制約著檔案工作的發展，必須對其進行深入的剖析，只有如此才能順利完成轉型。

一、事業單位檔案管理工作的內涵

1．檔案管理的概念

檔案的收集、整理、鑒定、保存、檢索、統計、編輯等都是檔案的管理工作，檔案的價值在于它可以為相關單位的工作提供基礎的信息。作為一個事業單位，由于其所搜集的檔案數量過多，所以質量也是良莠不齊。因此對檔案進行綜合分類，是檔案管理工作的重要內容。隨著檔案管理制度的不斷完善，檔案的科學性和實用性也在不斷提高，利用起來也更迅速，更貼近于社會的需求。再加上現代化進程的加快，我國的檔案管理逐漸向智能化、數字化發展，以往的檔案管理主要依靠人力進行，而在網絡信息時代，則更多地運用信息化的管理模式。所以事業單位進行檔案管理工作的創新，也更有現實意義[1]。

2．事業單位檔案管理工作的特點

2.1 公共性。相比于一般的企業和單位，事業單位二的檔案管理工作更具公共性質。所以，在事業單位的檔案工作中，所涉及到的檔案內容，通常都是具有公益性質的，例如科學、文化、教育、衛生等。

2.2 服務性。公共事業都是具有服務性質的，服務于人民是其根本的目標。如事業單位的檔案，許多內容、資料都是為人民服務的，所以其檔案管理工作也具有服務性的特點。

2.3 保密性。事業單位的檔案，牽扯到很多機密機構，包括科技、教育、文化、國防、軍事等方面，都與國家的安危、民生息息相關。在事業單位的檔案管理工作中，必須嚴格遵循保密原則，否則，檔案資料的外泄，將對國家、對人民造成不可估計的損害。

3．事業單位檔案管理創新發展的必要性

隨著現代科學技術和信息化技術的不斷發展，檔案管理工作也在不斷地變化。尤其是信息技術的廣泛應用，對傳統檔案管理工作也帶來極大的沖擊。檔案管理體制與實踐運用必須順應時代發展，不斷提高檔案的創新意識和服務水準。首先，在事業單位的檔案管理工作中，運用創新的思想和觀念來經營，可以推動檔案工作的現代化。在新時期，檔案管理改革是解決檔案管理發展瓶頸、促進工作管理變革和優化的重要途徑。其次，采用更具創造性的管理方法，可以提高檔案管理工作的工作效率。傳統的文件管理存在很多問題，例如：流程復雜、保存困難、共享困難、查閱不便等。運用新的管理思想和方法，可以縮短檔案工作的時間，使檔案工作更為方便[2]。

二、阻礙事業單位檔案管理工作創新的因素

1．管理理念落后，管理機制不健全

公共服務理論是伴隨著社會整體發展而不斷完善的，在新的公共服務理論中，政府機構的基本宗旨是保護公眾的權益。而事業單位作為公共性質的機構，其工作基本上都是以人民為中心的，因此所涉及的檔案內容也與市民的利益密切相關，檔案管理系統必須要充分反映人民群眾的意愿。但是，從目前的機關檔案管理機制上看，無論是編制程序還是執行程序過程，都屬于機關內部事務，公眾幾乎沒有參與的機會，由此也反映出了我國事業單位檔案管理體制的落后和陳舊。另外，由于許多事業單位對檔案管理的認識比較膚淺，從心底里沒有形成對檔案管理工作的價值認同，因而對檔案管理工作的重視程度也比較有限。比如，檔案管理工作又不能直接帶來經濟效益，從決策管理層到一線工作人員，都會表現出一定的懈怠情緒，管理層不重視監督指導，工作人員的工作態度消極，那么檔案管理質量勢必難以得到保證，很多管理制度也無法得以落實。

2．從業人員的專業素養有限

在我國，事業單位歷來被稱為“鐵飯碗”，很多員工在一個崗位就沒有調動過，直到退休。然而如此死板的體制也造成工作人員比較安于現狀，目前我國的事業單位職工年齡普遍偏大，對新技術的接受度不高。比如，在互聯網時代的檔案管理工作中，電腦也被廣泛地運用，因此，它也包含了大量的網絡技術、程序設計技術。然而，由于我國的事業單位人員隊伍結構不均衡，許多工作人員對這種新的管理技術不熟悉，也不愿意主動去學習，因此，許多檔案管理工作仍然沿用傳統的管理方式。雖然有些員工發現了現代化管理方式的優越性，但是因為自身的能力有限，只能應用簡易的軟件或者技術，無法將其真正的利用起來。再加上事業單位對員工開展的業務培訓不夠完善，致使許多檔案管理人員缺乏相應的技能和素質[3]。

3．檔案資源使用效率低

檔案的核心價值，就是為了讓人能夠進行使用，因為它涉及到了很多隱秘的信息和細節資料，所以它的價值很高。但是我國事業單位的檔案資源利用率一般都比較低，這主要表現在以下幾個方面：首先，網絡信息技術的不斷進步，檔案的形式和內容的更新速度也越來越快，因而也出現了許多新的文件資源，而且與其他行業的檔案資源相比，事業單位的檔案信息量更大，雜亂無章，檢索起來也比較困難，在這種情況下，許多人都會在網上搜索，從而導致檔案資源被替代，使用價值大打折扣。其次，就我國的檔案管理技術發展程度而言，目前尚不能做到一對多的檔案服務，也就是說，如果有人想要查閱事業單位的檔案，在為使用者服務時，其他人則不能進行查詢。這都導致我國事業單位的檔案資源利用率較低，不利于檔案管理。

4．資金投入有限

在當前的信息化時代，為了更好地滿足人民群眾的公共服務需求，事業單位檔案管理的建設也需要引進更多的高端電子和通訊設備，而這些設備通常也都是非常昂貴的，以目前我國事業單位在檔案管理方面的投入來看，還不能有效滿足建設需求。首先，就我國事業單位經費的來源而言，以政府財政為主，社會團體所提供的經費占比則很少。地方政府更傾向于將資金投入到能夠促進當地經濟發展的領域，或者是與社會的生產、生活息息相關的項目，因為檔案管理本身就是一種行政性的工作，特別是事業單位的檔案管理，并不能直接產生經濟效益，綜合因素之下，也導致政府和事業單位都不愿在檔案管理建設中投入過多的資金，所以事業單位檔案管理工作的創新發展也缺乏保障和動力。

三、事業單位檔案管理創新的策略分析

1．升級管理理念，推進檔案工作改革

在事業單位的各種工作中，檔案一直沒有受到足夠的重視，其常常擔負著基礎保障性的任務。檔案管理工作既要求員工有體力，又要有智力。在檔案管理工作中，要注意搞好各部門間的關系，以促進檔案管理的創新[4]。比如，除了需要對傳統的紙質檔案形式進行管理，也要重視電子檔案的管理，落實雙重管理方式，推進檔案管理信息化的改革。不過在管理實踐中，有些單位雖然在實行“雙軌制”時，但是并沒有了解到雙重管理模式的核心，往往會將紙質文件直接丟棄，從而導致原有的文件遺失，影響檔案的正常運行。因此，在創新工作理念的同時，還應注重方法和手段的有效使用，在確保檔案真實性和完整性的基礎上，進行檔案管理的創新。

2．完善檔案管理制度

在建立有關制度法規時，可以參考國外先進的管理經驗，并在管理實踐中嚴格遵守有關規定和措施，確保檔案資料的完整性和真實性。比如某些類型的電子文檔必須長時間存放，必須與同一內容的紙質文檔一起存檔，而對具有機密性的電子文檔，應采取安全措施，并對涉及機密的電子文檔實行全套密碼管理，禁止對外公開，定期檢查網絡環境和信息系統，防止黑客或病毒侵入。在進行系統建設時，可以從信息收集、檔案保管等多個環節來完善流程，讓所有的管理工作都能參照相應的管理制度來進行，從而防止因工作人員的疏忽而導致不規范[5]。

目前，我國的事業單位檔案管理體制還處于封閉狀態，從檔案管理體系的構建上來看，機關機關與公民之間的交流并不多，市民的意見難以吸收、借鑒，工作成效也不能得到客觀的評價。工作人員長期得不到有效的約束，自然而然地就會產生一種松懈的心態，因此，他們的檔案管理水平也相對較低。推進事業單位檔案管理工作的創新，也需要充分發揮公民的監督作用，吸收公眾的意見，并不斷完善其監督機制。首先要從檔案管理體系的建設入手，加強對檔案的內部監控。強化內部監管要求建立一支監管團隊，規范監管的內容與標準。而在強化外部監管方面，事業單位要對公民進行檔案管理的宣傳教育，首先要讓公民認識到其內涵、特點，從而使其對事業單位檔案管理的水平做出客觀的評價，督促事業單位開展高質量和高效率的檔案管理工作。

3．加強培訓，強化檔案工作人員的職業素養

目前，隨著信息化技術的不斷發展，檔案管理工作的信息化水平也在不斷提高，檔案管理工作也逐漸進入到了一個新的高度。提高檔案管理人才的專業化水平，是實現檔案工作優化的關鍵。具體來說，可以從以下幾個方面著手：一是要重視優秀人才的引進，在招錄階段要注重資質審查，按照檔案工作的發展趨勢，優先選用信息化管理人員，并通過提高福利待遇，增加對高層次人才的吸引力；第二，要加強對檔案管理人才的培養，從理論和實際兩個方面加強檔案管理人才的綜合素質；第三，加強對檔案管理員的評價，并對其進行不同程度的獎勵和懲罰，這是一種有效的激勵機制，但在考核前，要明確評價的標準，保證評價的客觀公正。

4．加強信息化管理模式的建設

4.1 做好信息化管理系統的規劃。編制檔案管理信息系統，可以為檔案工作的信息化管理提出具體的實施方案，明確工作的方向，為單位的可持續發展提供良好的服務。在全面、系統地分析了事業單位的發展特征與發展目標后，要對事業單位信息化建設的基本需求進行科學的規劃，并在技術層面上對事業單位的管理制度進行進一步的改進，以推動事業單位檔案信息化管理的長期發展。在檔案規劃方面，要強化各部門之間的合作，增強檔案管理模式的適應性、靈活性，并不斷拓展檔案管理的范圍。在推進檔案管理信息化的工作中，要有一個綜合性的規劃，為今后的檔案管理工作打下良好的基礎[6]。

4.2 健全檔案管理網絡系統。通過構建完善的檔案管理網絡系統，為開展信息化的管理實踐奠定基礎。尤其在新的發展階段，事業單位更需要強化信息化的管理意識，以公眾的檔案需求為導向，不斷完善檔案的查閱和共享功能，為檔案管理工作的長遠發展形成支持。同時，要將檔案管理與事業單位的體制建設相結合，促進檔案資源的共享，促進檔案工作的社會和經濟效益。

4.3 加大資金投入，升級信息管理設備和技術。要真正提高事業單位檔案管理工作的信息化水平，就要充分認識到檔案工作的重要性，確保檔案工作的開展具有足夠的資源基礎。事業單位應摒棄傳統的檔案管理觀念，在解決問題時應借鑒先進的信息管理思想，而非僅憑人力來實現。另外，要增加資金投入，從而引進更多的先進設備，同時還要重視技術升級。需要注意的是，為了提升資金的使用效率，也需要結合具體的工況選擇合適的設備和技術，避免造成資源的浪費。同時，還可以通過引入高科技手段來加強檔案工作的整體管理職能。此外，檔案管理的安全性也需要得以保證，可以引入相應的安全軟件，為檔案管理的信息化建設以及模式創新形成有力的保護[7]。

結語

事業單位檔案管理工作具有公共性、服務性和保密性的特征，為了進一步發揮事業單位檔案的價值，進行檔案管理創新也極具必要性。不過在創新發展的過程中，也受到了多方面因素的阻撓，比如：當前我國事業單位的檔案管理理念落后，管理機制不健全；從業人員的專業素養有限；檔案資源使用效率低；及資金投入有限等。因此，為了提升事業單位檔案管理的創新效果，也需要不斷升級管理理念，推進檔案工作改革；完善檔案管理制度；加強培訓，強化檔案工作人員的職業素養；最后，還需要加強信息化管理模式的建設。只有如此，才能保證我國事業單位檔案管理工作的質量，才能更好地體現出服務職能。