檔案信息化建設(shè)與管理的優(yōu)化措施淺析

姜曉明

（萊陽市檔案館，山東 萊陽 265200）

在信息時代快速發(fā)展背景下，各行業(yè)對信息化建設(shè)的重視程度也隨之不斷提升。通過加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理，能夠為未來穩(wěn)定發(fā)展提供有力支持。為此，檔案現(xiàn)代化管理工作在具體開展中，要對不斷變化的工作需求做出充分考慮，基于對檔案工作發(fā)展新要求的準(zhǔn)確把握來制定出針對性較強(qiáng)，且具有一定特色的數(shù)字檔案管理方案，以此來促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量的不斷提升。

一、檔案信息化建設(shè)與檔案管理內(nèi)容

1．檔案信息化建設(shè)

主要指的是緊跟時代發(fā)展步伐，通過對信息技術(shù)的有靈活引用，檔案管理現(xiàn)代化工作的有效開展提供有力支持，結(jié)合新時期面臨的新問題，構(gòu)建出適合度更高的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境檔案管理服務(wù)框架，明確更適合的檔案管理方法，為檔案信息共享、社會化服務(wù)水平的進(jìn)一步提升提供有力支持。還要積極主動地學(xué)習(xí)、了解不同學(xué)科的知識，只有這樣才可以為之后各專業(yè)實現(xiàn)協(xié)調(diào)配合奠定基礎(chǔ)，以此來促使各部門之間可以構(gòu)建起相互協(xié)調(diào)、多個環(huán)節(jié)為一體的復(fù)雜系統(tǒng)。一般情況下，都是先從局部建設(shè)入手，通過不斷的調(diào)整、完善，逐步發(fā)展成整體建設(shè)，在宏觀體制下，做出更全面的規(guī)劃、實施，再通過和電子政務(wù)建設(shè)的有機(jī)整合，通過對自身優(yōu)勢特點的充分突顯來逐漸發(fā)展成國家信息化戰(zhàn)略的關(guān)鍵組成[1]。

主要是由以下幾個部分組成的：首先，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。簡單來講就是信息網(wǎng)絡(luò)和相關(guān)的設(shè)備建設(shè)，可以確保檔案信息在實際傳輸、交換和共享過程中，可以獲得需要的基礎(chǔ)條件，也只有先落實好檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的各項工作，檔案信息化才能夠取得理想的整體效益；其次，應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。主要指的是對檔案相關(guān)信息進(jìn)行全面收集、管理和靈活利用，保障信息安全。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)水平的高低，會影響到檔案信息化建設(shè)進(jìn)程和質(zhì)量，可以將檔案信息化建設(shè)效益、檔案服務(wù)效果集中體現(xiàn)出來；再次，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。主要指的是針對電子文件的形成、歸檔，以及存儲與查詢等方面制定相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)，同時對實施過程提供規(guī)范指導(dǎo)，就像是“交通規(guī)則”一樣，能夠為計算機(jī)管理信息、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行安全提供一定保障，具有的意義是非常顯著的。作為一項長期工作，檔案信息資源的開發(fā)與利用水平對檔案信息化建設(shè)的成敗有著直接影響。館藏檔案的數(shù)字化建設(shè)，還有電子文件的采集與接收同樣也是開展檔案信息化資源建設(shè)過程中不可忽視的關(guān)鍵內(nèi)容；最后，人才隊伍建設(shè)。檔案管理人才是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，不論是哪一階段的工作都離不開專業(yè)人才的有力支持，這些人才除了要能夠全面掌握檔案管理業(yè)務(wù)，還要實現(xiàn)對信息技術(shù)的熟練掌握，因此，應(yīng)加強(qiáng)復(fù)合型人才的引進(jìn)[2]。

2．檔案管理

檔案管理工作在具體開展中主要是針對本單位在各階段各項工作中形成的相關(guān)文件材料做出妥善的保管與整理歸檔，以此來為檔案文件材料的準(zhǔn)確、完整與系統(tǒng)性提供一定保障。且還要針對不同文件資料來進(jìn)行案卷類目的制定，除了要保障存放的科學(xué)合理性，在利用、歸檔這一方面也要提供一定便捷。通過聯(lián)系實際需求，對檔案做出合理得到分類、整理、編目，并制定出與之相適應(yīng)的檢索工具，可以在之后需要引用檔案的時候，做到快速準(zhǔn)確的查詢，還可以保障文件資料的安全，做好保密工作[3]。

二、優(yōu)化檔案信息化建設(shè)與管理的必要性

首先，能夠有效降低檔案管理難度。在信息時代高速發(fā)展背景下，若能夠真正擺脫傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的諸多束縛，完善電子檔案的建立，在管理中實現(xiàn)統(tǒng)一數(shù)字化處理，既可以使得以往紙質(zhì)檔案在存儲等方面的問題得到妥善解決，之后相關(guān)信息資料的收集保存處理難度也會顯著降低。且建設(shè)高品質(zhì)的信息化檔案管理系統(tǒng)，也可以大幅度減少因為存儲環(huán)境條件發(fā)生改變，而給檔案資料完整性、真實性等方面帶來的影響，能夠使得檔案系統(tǒng)完整性得到有力保障。

其次，能夠更便捷的查詢檔案信息資料。在以往的檔案管理中，用戶能夠獲取的檔案信息大多時候都是分散的，使用者要想做到對數(shù)據(jù)間因果關(guān)系的準(zhǔn)確把握，就必須要花費一定的時間和精力來分析分散數(shù)據(jù)，但很多時候，只是將這些數(shù)據(jù)單純的結(jié)合，是難以發(fā)現(xiàn)其中存在的內(nèi)涵信息和關(guān)聯(lián)性的，這也是以往大多用戶對檔案信息服務(wù)滿意度不是很高的主要原因之一。就檔案管理部門來講，在信息管理中會有大量檔案信息資源產(chǎn)生，若一直沿用以往的管理操作模式，要想引用電子檔案資料，通常都需要經(jīng)過復(fù)雜、繁瑣的數(shù)字掃描、電子存儲等諸多程度來查詢電子信息，難以從總體上提升管理效率。而通過建設(shè)高品質(zhì)的檔案信息化數(shù)據(jù)庫，結(jié)合管理工作提出的實際要求來對檔案信息化、檔案現(xiàn)代化管理體系做出進(jìn)一步優(yōu)化，既可以高效率的幫助用戶完成檔案信息資料查詢檢索應(yīng)用的任務(wù)，還可以為檔案資料的及時有效查詢、使用、公開借閱提供一定便捷。

最后，檔案管理的途徑發(fā)生了很大變化。隨著大數(shù)據(jù)時代的快速發(fā)展，數(shù)字化建設(shè)也逐漸成為了檔案信息管理發(fā)展的關(guān)鍵組成部分，也為該行業(yè)的改革與創(chuàng)新發(fā)展帶來了新的啟發(fā)，尤其是跨界、跨行業(yè)信息資源整合創(chuàng)造了有利條件。但就以往依然沿用紙質(zhì)檔案信息管理方式的時期來講，一些檔案管理部門掌握的數(shù)據(jù)信息雖然也不少，但數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)形態(tài)給其帶來的影響也是不容忽視的，無法確保其數(shù)據(jù)信息的積極作用可以得到有效發(fā)揮。但通過進(jìn)一步加強(qiáng)社會檔案系統(tǒng)的信息化建設(shè)，之后再實施現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)信息化綜合業(yè)務(wù)模式的時候，就能夠在電子數(shù)據(jù)文件結(jié)構(gòu)化方式的有力支持下，將相應(yīng)的檔案資料更清晰、準(zhǔn)確的呈現(xiàn)出來。巧用信息網(wǎng)絡(luò)平臺，檔案信息內(nèi)容的綜合收集、整理、存儲和使用都實施統(tǒng)一管理。若可以徹底改變檔案管理途徑，整個檔案信息服務(wù)管理行業(yè)工作效率的顯著提升也可以獲得有力支持，檔案信息資料綜合利用率也會得到大幅度提升。

三、檔案信息化建設(shè)與管理現(xiàn)狀分析

1．檔案信息化建設(shè)與管理重視不夠

當(dāng)前，很多地區(qū)在檔案管理發(fā)展中，對信息化建設(shè)的重視程度都有待提升，在推進(jìn)相關(guān)建設(shè)工作時，投入的人力、物力、財力與精力相對較少，不僅會制約檔案信息化建設(shè)發(fā)展，也不利于整體運(yùn)作效率的顯著提升，信息化管理質(zhì)量有待提升。特別是館藏量不斷增加下，檔案管理工作的完成度、難度也會受到影響，因此，在新時期下，相關(guān)部門應(yīng)結(jié)合實際需求，合理增加在檔案管理工作方面的投入。

2．檔案信息化建設(shè)與管理不夠標(biāo)準(zhǔn)

很多單位都習(xí)慣圍繞自身檔案的具體發(fā)展情況來制定出更科學(xué)適合的檔案、信息化體系建設(shè)方案，在信息化管理體系中，也習(xí)慣沿用傳統(tǒng)較為單一的檔案管理業(yè)務(wù)模式，為檔案業(yè)務(wù)管理、信息化建設(shè)成果的進(jìn)一步優(yōu)化提供有力支持。但就現(xiàn)階段來看，很多單位為未聯(lián)系自身實際，制定出更明確、適合的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，再加上各行業(yè)檔案管理部門在不同時期，面臨的信息化建設(shè)情況也是不同的，導(dǎo)致很多用戶都無法在日常管理工作中實現(xiàn)統(tǒng)籌管理，經(jīng)常會出現(xiàn)多重設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)，極易給檔案信息化建設(shè)流程、系統(tǒng)管理帶來不利影響，難以取得理想效果。如，系統(tǒng)數(shù)據(jù)因為存儲記錄方式、軟件接口技術(shù)存在一定差異，會在一定程度上阻礙檔案信息交換共享利用、傳輸流通，進(jìn)而制約檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)與管理服務(wù)水平的進(jìn)一步提升。

3．檔案管理人員整體素質(zhì)有待提升

部分企事業(yè)單位、地方黨政機(jī)關(guān)等部門對檔案管理工作的重視程度不夠，進(jìn)而導(dǎo)致很多地區(qū)的檔案管理工作人員都存在綜合素質(zhì)能力有待提升、檔案專業(yè)崗位技能掌握不夠，以及信息技術(shù)采集能力有待提升等情況。就現(xiàn)階段來看，很多地區(qū)還未改變以往的檔案管理服務(wù)模式，不僅不利于檔案工作效率的提升，也會在整體上，給檔案事業(yè)的改革與創(chuàng)新發(fā)展諸多制約。另外，檔案管理機(jī)構(gòu)的一線工作人員，業(yè)務(wù)能力也有待提升，缺少規(guī)范服務(wù)意識，各項管理程序的落實也不夠規(guī)范，這也是檔案信息使用效率難以得到顯著提升的主要原因之一。

四、優(yōu)化檔案信息化建設(shè)與管理的對策

1．構(gòu)建完善檔案信息化資源管理體系

作為一項涉及到諸多復(fù)雜環(huán)節(jié)和內(nèi)容的系統(tǒng)工程，檔案信息化建設(shè)工作在實際開展中，除了要考慮到各種基礎(chǔ)設(shè)施，以及信息資源建設(shè)與應(yīng)用系統(tǒng)之外，制度規(guī)范、安全保障體系建設(shè)等內(nèi)容也是不可忽視的。對此，檔案監(jiān)管部門應(yīng)從整體上增強(qiáng)對這一系統(tǒng)工程的重視程度，在實現(xiàn)健康可持續(xù)發(fā)展的同時，將信息化平臺建設(shè)的實際效果充分體現(xiàn)出來。同時還要結(jié)合具體情況來統(tǒng)計分析各檔案管理部門在落實各項工作時遇到的不同情況，然后制定出具有一定的時代性、針對性特點的建設(shè)方案，只有這樣才可以確保各階段檔案管理信息化建設(shè)工作質(zhì)量。通過綜合分析檔案現(xiàn)代化管理方法的實踐成果來進(jìn)一步了解傳統(tǒng)檔案管理服務(wù)工作方式與當(dāng)前信息化建設(shè)情況存在的差異。同時在具體推進(jìn)檔案信息化工作時，對電子、數(shù)字檔案的具體情況也要做出充分考慮，對檔案管理工作內(nèi)容與方式做出合理調(diào)整，進(jìn)行完善科學(xué)化管理體系的創(chuàng)建，以此來促進(jìn)檔案管理科學(xué)化效能的顯著提升。一方面，檔案業(yè)務(wù)管理部門可以基于對信息化系統(tǒng)建設(shè)工作實際需求的考慮來制定出更完善的制度規(guī)范。并基于制度規(guī)范內(nèi)容來制定出與之相適應(yīng)的檔案管理方案，對具體流程做出進(jìn)一步優(yōu)化。針對檔案管理工作中出現(xiàn)的一些問題，可以聯(lián)系實際情況合理調(diào)整管理措施，以免給檔案信息化建設(shè)的完整性帶來影響，妥善解決各類問題。另一方面，檔案業(yè)務(wù)管理與工作單位應(yīng)堅實做出與時俱進(jìn)，對現(xiàn)行檔案信息管理規(guī)范制度做出不斷優(yōu)化，創(chuàng)新不同類型的檔案信息服務(wù)管理工作制度，對檔案信息系統(tǒng)管理、制度框架建設(shè)給予持續(xù)完善，以此來促進(jìn)檔案信息使用效果的顯著增強(qiáng)，為之后共享現(xiàn)代檔案服務(wù)管理信息化建設(shè)成果提供支持。

2．優(yōu)化檔案管理信息化技術(shù)體系

教育對檔案管理工作信息化平臺建設(shè)是必然發(fā)展趨勢這一現(xiàn)實背景的考慮，檔案管理部門在日常工作中，要對檔案管理工作的有效開展需要數(shù)字化信息技術(shù)力量的大力支持這一方面有充分認(rèn)識。通過對館藏檔案信息管理工作手段的改革、創(chuàng)新探索，引進(jìn)更新穎、先進(jìn)的數(shù)字化管理運(yùn)作方式，既可以確保數(shù)字信息資源可以得到充分利用，也能夠為檔案業(yè)務(wù)工作、信息化建設(shè)的一體化發(fā)展帶來一定的推動作用。為此，檔案管理部門應(yīng)緊跟時代發(fā)展步伐，結(jié)合實際工作需求，加強(qiáng)對高素質(zhì)信息化技術(shù)人員的引進(jìn)，這樣在獲得更多專業(yè)人才的有力支持后，檔案管理工作的信息化技術(shù)體系也可以得到進(jìn)一步優(yōu)化，為檔案管理工作信息化程度、安全性提供有力保障。另一方面，可以對檔案管理工作實際需求的綜合考慮來加大技術(shù)研發(fā)力度，確保每個階段的檔案信息化管理工作都可以獲得先進(jìn)技術(shù)手段的有力支持，為工作科學(xué)性、高效性的實現(xiàn)提供支持。同時，還要聯(lián)系檔案綜合管理發(fā)展的實際進(jìn)展情況來進(jìn)行檔案館信息化技術(shù)管理與相應(yīng)體系的構(gòu)建，這樣既可以為檔案信息化專業(yè)水平的不斷提升創(chuàng)造條件，也能夠確保檔案技術(shù)管理工作的信息化發(fā)展可以獲得有力支持。

3．注重檔案管理工作者的教育培訓(xùn)

檔案信息化管理工作在具體開展中，涉及到的程序較為復(fù)雜、瑣碎，對參與檔案信息化建設(shè)與管理的工作人員來講，具有一定的技術(shù)難度要求，同時還需要面對較高的安全風(fēng)險。所以，檔案信息化管理體系建設(shè)往往都離不開技術(shù)人員的有力支持，強(qiáng)調(diào)其工作人員要做到對信息專業(yè)理論知識的扎實掌握，還要不斷提升信息化應(yīng)用管理技術(shù)水平。基層檔案管理工作人員也不例外，只要正確認(rèn)識到了加強(qiáng)檔案信息化管理建設(shè)的重要性，才能夠全身心參與到實踐探索當(dāng)中，為檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程帶來一定的推動作用。就現(xiàn)階段實施的檔案業(yè)務(wù)信息化系統(tǒng)建設(shè)服務(wù)工作流程來講，還要從整體上提升工作人員的業(yè)務(wù)能力，還需要組織管理人員定期參與相關(guān)制度的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，以確保在職工作人員可以學(xué)習(xí)到最新的專業(yè)重視，及時更新自身工作理念，增強(qiáng)主動服務(wù)意識。為此，要對各部門檔案資源需求做出深入分析，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作服務(wù)體系，以確保檔案管理工作具有的綜合效能可以得到充分發(fā)揮。同時，通過定期組織相關(guān)工作人員參與業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，以此來促使專業(yè)隊伍可以在密切聯(lián)系實際情況的基礎(chǔ)上科學(xué)落實各項檔案管理工作。另外，各業(yè)務(wù)單位領(lǐng)導(dǎo)也要結(jié)合實際需求，組織大家及時的參與檔案系統(tǒng)工作的指導(dǎo)交流活動，這樣既可以引導(dǎo)檔案人員在日常工作中始終保持積極進(jìn)取的態(tài)度，也能夠加強(qiáng)創(chuàng)新探索，為檔案管理工作的長久、穩(wěn)定發(fā)展提供有力支持。

結(jié)語

總而言之，在檔案信息化管理中，要想促進(jìn)管理技術(shù)應(yīng)用水平的不斷提升，就要增強(qiáng)對信息化建設(shè)的認(rèn)識，通過對現(xiàn)有資源條件的有機(jī)整合與充分利用來提升信息化管理水平，為電子文件管控工作的高效開展提供有力支持，以此來顯著提升檔案管理活動中信息技術(shù)的應(yīng)用成效，為檔案信息化建設(shè)工作的順利開展創(chuàng)造更多條件，通過對各項管理措施的進(jìn)一步優(yōu)化來為檔案信息化管理成果提供一定保障。