水利工程檔案收集歸檔的問題和對策分析

劉 卉

（連云港市市區水工程管理處，江蘇 連云港 222000）

引言

水利工程檔案是指水利工程建設和運行管理中形成的各種載體的記錄，不同的水利工程在運行和建設的過程中會產生不同的數據和信息，而這些數據和信息都需要進行分類和整理，然后收集歸檔，在之后的工作過程中，如果想要調取某一時間段的水利工程資料及信息，可以通過信息庫或資料庫進行翻閱。不同地區的管理綜合檔案室有關所轄水庫及渠道建設的各種類型的檔案資料共計千余卷，甚至在大型城市中，檔案管理室存在的資料和檔案共計萬余卷，這對于檔案管理師的工作人員來說是一項非常大的工作內容，也是工程建設管理工作者的成果和成就的體系，在一定程度上反映了工程建設者的成績，因此，水利工程的檔案收集和歸檔工作是非常重要的。基于此，本文針對水利工程檔案收集及歸檔的工作進行分析，并闡述相關的解決措施來保證水利工程檔案收集及歸檔完整性和準確性。

一、水利工程檔案的相關特點

1．水利工程檔案的復雜性和可變性

水利工程在建設和運行的過程中數據和信息非常復雜，而且數量非常多，如果需要形成檔案的話，則需要投入大量的人力和財力，因此，水利工程的檔案具備復雜性與可變性。可變性指的是水利工程涉及到社會的各個方面，從水利工程設計的初期以及到中期都會涉及到投資情況和規劃方向的改變，除此之外，群眾的利益等各種因素也會導致鼓勵工程規劃整體性發生改變，有時候一些項目已經開始啟動，但是由于一些新的因素出現或者是現實情況，水利工程的圖紙也會進行變更。不僅如此，水利工程再建設的過程中，很有可能會因為一些細小的因素，則導致設計圖紙發生變化。因此，對于水利工程的檔案資料來說，復雜性和可變性成為了水利工程一項非常突出的特點之一[1]。

2．檔案資料內容比較廣泛且復雜

水利工程涉及到了多個專業和學科，進行水利工程建設及運行管理需要各個專業共同進行，而不同專業所涉及到的資料也不同，所以對于水利工程的建設和開發來說，在最后檔案形成的時候，會發現檔案中涉及到了許多個學科和專業。在工程建設的過程中，項目建設過程的各個階段，會形成不同的設計文件以及招標文件，除此之外也會有各種施工照片和施工圖紙，而監理單位也會對水利工程的建設單位進行信息和資料的遞送，而這些資料往往包括報告和音像錄像等。另外，購買和安裝工程設備的材料，包括工廠資質證書和規格證明等各種報告，這些內容都屬于水利工程的資料和信息，在水利工程建設和運行的過程中，都會將這些資料整合成為檔案，存入到檔案庫中。而這些資料能夠充分反映水利工程建設過程中各個階段的實際發展情況，也是水利工程建設和運行管理中的重要記錄。

3．檔案原始資料具有很大的價值

水利工程建設和運行的過程中會產生許多的資料和信息，而原始資料和信息與復印的資料和信息來說價值完全不同，原始資料和信息具有很大的價值。檔案收集整理和積累的過程中，應從項目建立之初開始，在施工進程中，監理單位形成的各種評定材料以及施工圖紙，或者是購買的安裝材料和文件都是水利工程在建設過程中形成的原始資料，這些原始資料會隨著水利工程的不斷建設而持續性增加，這些材料通常會具備及時性和重要價值，如果一旦遺漏或缺失無法彌補，同時也會給水利工程的建設和整個企業帶來不可挽回的損失。

4．檔案形成的時間很長

一般來說，水利工程項目在建設之初需要對整個地區進行細節的勘測，同時還需要對各項項目進行規劃和設計，由于水利工程項目在設計之初資金的控制以及技術等條件因素，經常會出現跨年度實施的情況，簡單來說，一項水利工程項目在設計之初，到最后完工甚至會停留幾年，在這幾年中，每一年都會完成不同的工作內容，而這種跨年度的設計周期，導致檔案形成的時間越來越長，如果是紙質版檔案，那么時間一長紙質版檔案會出現破損或遺失的情況，這對于水利工程的項目建設來說非常不利。除此之外，水利工程的施工和驗收等各個階段的周期非常長，而這些情況都會對檔案資料的收集整理帶來一定的影響，相關工作人員在進行檔案歸檔和整理的過程中有可能會出現紕漏[2]。

二、目前水利工程檔案收集和管理存在的問題

1．沒有落實檔案跟蹤和管理工作

在水利工程建設和管理運行的工作期間，由于不同的工作時間段會產生不一樣的數據和信息，再加上設計人員并不具備檔案管理和收集的理念，所以設計管理人員在進行即工作的時候并沒有意識將數據信息整理起來，而相關的工作人員也沒有做好實時的跟蹤工作，所以在工程建設期間，各個階段的檔案資料并不能根據階段要求同步進行收集管理。

2．檔案管理硬件設施比較差

檔案資料的保管條件非常簡陋，檔案室儲存和管理紙質版檔案資料的設備及環境也比較差，很多時候，如果檔案資料長期儲存在檔案室，有可能會出現損壞或者是遺漏的現象。除此之外，由于現如今大部分的水利工程檔案是紙質版的，所以紙質版檔案的儲存室里需要存在著存檔設備和空調以及干燥設備，這些設備是為了保證紙張不被腐蝕，而相關工作人員并沒有對檔案室的室內環境進行有效的控制和檢查，長期以來不利于檔案的管理，甚至會造成檔案的損毀和遺漏。

3．缺少管理安全性

水利工程檔案的信息化管理實際上就是將紙質版的檔案變成電子文檔，相關工作人員會將紙質版的檔案上的內容進行數據化，然后將所有的數據和信息放在網絡當中進行儲存，電子檔案可以有效地延長檔案的儲存時間，同時也不容易遺漏檔案的數據及信息，在電腦中錄入重要的內容，并且采用管理軟件加以管理可以有效的保證檔案的安全。但是，電腦和網絡的安全性卻無法得到保證，其中存在著系統性的漏洞，有時候因為停電或者是電子設備出現了問題，會存在電子檔案丟失或被泄露的風險。大部分水利工程都屬于民生工程，如果檔案數據被泄露，這些內容落到了不法分子的手中，不僅會影響我國的民生安全，時也會威脅著社會的穩定發展和國家的利益。

4．管理制度不健全

雖然在一些規章制度中明確指出了檔案信息建設的重要性，但是大部分的水利部門在進行水利工程建設和管理的過程中當然沒有將檔案信息建設提上日程，很多工作人員也并不夠重視檔案信息的建設及管理，沒有制定符合水利工程實際情況的檔案管理制度，在這種情況下，大部分的管理工作人員工作責任意識低下，在進行檔案配合整理的時候比較隨意，不重視檔案的分類整合，因此造成了水利檔案資料的丟失和損壞[3]。

三、水利工程歸檔材料不完整的原因

由于工程設計市場的競爭非常激烈，而且設計的時長非常短，所以在設計人員接到設計任務之后會在短時間之內對圖紙進行設計，同時對工程的文件進行批復，然后根據一些提供的主要的原始資料用于工程設計，在項目結束之后與工程設計相關的基礎性文件，卻沒有得到及時的整理和歸檔所以很容易造成水利工程歸檔材料不完整。除此之外，很多設計人員為了趕工期，減少設計的時長和建筑的時長，所以往往會在設計的過程當中產生大量的計算數據，計算結果得出之后，在計算的過程中又會形成計算材料，這些設計人員并不會對計算材料進行有效的分類和整理，有時候會進行隨意的擱置，有的時候也會丟棄，所以很多時候水利工程的歸檔資料不完整，也是因為計算過程比較隨意所造成的。另外，工程項目的設計和修改也會導致歸檔資料不完整，設計人員只是按照業主的要求進行反復的變更和修改，并不會按照歸檔制度進行執行，所以對于一些修改或變更的數據和記錄并不重視，很多已經修改的數據，并不會記錄在原先的檔案當中，因此檔案也會不完整。由于設計人員的檔案意識不強，很多設計人員在進行設計之后認為保證工程質量即可，對于檔案資料的完整度認識缺乏，是由于大部分設計人員存在著傳統的觀念要保守的思想，認為如果一旦數據形成了檔案，很有可能會被有心之人利用，所以并不會將所有的檔案全部交給檔案室管理，還有一些人認為將檔案放在檔案室，如果之后用到檔案和數據的話翻閱的時候不方便，造成了歸檔檔案和文件不完整。再加上部分檔案人員對水利工程專業的知識并不全面，也不完善，同時也存在著對收集工作不積極主動的現象，所以一旦完成了設計工作，部分設計人員都不會進行檔案的分類和整理工作，是被動的接收檔案材料，沒有把工程項目同工程技術資料的歸檔進行有機結合，直接影響了檔案歸檔的完整性[4]。

四、水利工程檔案管理工作的相關建議

1．加強檔案信息化建設意識

傳統的紙質版檔案已經不符合新時代的水利工程建設工作，紙質版檔案的保存時間比較短，且不利于人們翻閱，所以，需要加強工作人員檔案信息化的意識建設。如果想要實現水利工程檔案管理的信息化建設應當注重相關人員的信息化意識培養，只有讓每一個工作人員從根本上轉變對檔案建設的看法，才可以逐漸的提升信息化檔案的建設。對于檔案管理工作來說，檔案的分類和管理可以有效的組織和開展水利工程的檔案工作。除此之外，不斷優化組織機構，為檔案管理信息化建設提供相應的保障，充分滿足檔案信息化建設工作的相關需求，調動管理工作人員的積極性和熱情，讓檔案工作管理人員對檔案工作產生責任意識。比如，為了可以保證某城市的水利工程檔案管理工作，可以發揮檔案管理工作在經濟當中的重要作用，一定要針對某城市檔案管理工作人員進行培訓，使工作人員能夠從意識方面轉變自身，對于檔案管理工作的看法，要求管理人員在科學技術的背景下，采用圖像和文字等形式完成水利檔案的收集工作。在這種情況下，工作人員不僅可以轉變自身對于檔案工作的看法，同時也可以加強管理人員對檔案工作的認知程度。

2．完善檔案管理相關設備

水利工程建設和管理運行過程中的施工設備非常重要，除此之外，有關于水利工程的檔案分類和管理的施工設備也非常重要，對于檔案的分類和整理來說，具有重要的意義和作用。比如電子閱覽裝置及計算機，這類技術型的設備可以有效的對檔案和信息進行分類處理，同時也可以減少人力勞動，解放相關工作人員的雙手。具有一套完整的系統設備，不僅可以給檔案管理和收集的工作提供一個良好的信息化平臺，而且還可以提高檔案管理工作的效率。在水利工程項目的持續發展過程中，水利工程檔案數量不斷上升，水利檔案管理部門的壓力越來越大。不僅可以緩解檔案部門人工管理的問題，同時也可以提高答案管理和歸檔的效率，為相關工作奠定基礎[5]。

3．強化信息化人才培養

信息化人才是目前來說非常重要的人才種類，由于科學技術的快速發展，各行各業開始將信息技術融入行業的發展進程中，取得了不錯的成績。水利工程項目在建設和管理運行的過程中，也應當將信息化融入其中，利用信息化管理提高工作效率和檔案分類及整理的效率。現如今，人才是開展各項工作的基礎，也是在水利工程檔案管理信息建設中需要注重人才的培養，可以通過各種業務的開展和培訓活動的開展提高管理人員，信息化的管理水平。水利工程的檔案信息化管理工作非常重要的一項工作，工作人員不僅要掌握相關的管理知識，這還需要對水利工程具有透徹的了解，所以對于水利工程檔案管理部門的人員來說，一定要在日常生活和工作過程中加大培訓力度，構建一支高素質高技術的檔案隊伍，不斷提高管理人員的綜合素質。除此之外，水利部門還應當為各個工作人員提供專業的培訓，拓展工作人員的知識面，引進檔案專業人才，為群眾提供有效的服務。

4．提高檔案收集管理工作信息化水平

傳統的紙質版檔案已經不符合現如今快速發展的水利工程建設，因此，將紙質版檔案改成電子檔案，提高檔案管理工作中的信息化水平以有效地將數量龐大和范圍廣大的數據資料融入其中。

結語

一直以來，水利工程項目的建設和運行工作是非常復雜且繁瑣的，所以每個階段都會產生大量的數據和信息，因此對于水利工程項目的建設來說，檔案管理和歸檔工作至關重要。而信息化建設融入到檔案管理和歸檔工作中是必要的程序之一，不僅可以解放工作人員的雙手，提高工作效率，而且還可以降低檔案丟失和遺漏的頻率，提高檔案管理工作的水平。