事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新與服務模式的改革研究

馮文萍

（遼寧省營口市老邊區(qū)社會投資與民營經濟發(fā)展中心，遼寧 營口 115005）

引言

事業(yè)單位人事檔案管理應重視公眾權益，對相關信息資源進行充分整合，從而為大眾提供準確可靠的檔案信息服務。但在當前的人事檔案管理中，還存在一些不足，服務模式也需要進一步優(yōu)化完善。只有做好這些基礎工作，才能為事業(yè)單位各項工作的開展奠定良好的基礎，保障事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

一、加強人事檔案管理的重要性

對于事業(yè)單位的工作人員來說，人事檔案是其工作和生活中非常重要的一項內容，所以檔案管理人員應準確記錄所有人員的檔案。這樣才能充分發(fā)揮檔案對員工的監(jiān)督和激勵作用，讓其之中堅持嚴謹認真地開展各項工作，自覺監(jiān)督自覺的言行，樹立正確的價值觀念。由此可見，人事檔案管理對員工的深遠影響，也直接關系著事業(yè)單位的長遠發(fā)展。一般情況下，事業(yè)單位都設有專門的績效考核系統，通過人事檔案管理工作的開展，能夠更加全面地獲取員工的工作表現情況，為績效考核工作的開展提供數據支持，確保人事檔案管理工作的高效開展。在此基礎上，也能實現對所有員工個人發(fā)展的科學規(guī)劃，對人事管理工作的開展有著極大的促進作用，能夠強化其發(fā)展規(guī)劃制定的系統性和全面性。在當前的社會發(fā)展形勢下，各個企業(yè)事業(yè)單位對人力資源管理的要求也更加嚴格，不僅要保障規(guī)劃的合理性，還要確保使用的科學性[1]。因此，事業(yè)單位必須要及時跟上時代的發(fā)展，積極對人事檔案管理工作進行創(chuàng)新，確保能夠符合人力資源規(guī)劃的需求。同時，在實施檔案管理時，事業(yè)單位應做好各項基礎工作，如檔案的儲存和整理等，為之后人力資源規(guī)劃工作的開展提供真實有效的參考數據，才能確保人力資源使用方案的可行性。

二、人事檔案管理與服務模式創(chuàng)新內容

首先，構建數字化人事檔案管理模式。在事業(yè)單位發(fā)展的過程中，各項管理工作的支持非常重要，檔案利用的效率直接關系著事業(yè)單位管理效果。但原有的人事檔案管理模式存在一定的落后性，人事檔案利用率難以提升，不利于檔案管理工作職能作用的發(fā)揮。而數字化技術的應用，能夠實現對檔案信息的實時更新，也能做好相應的分類管理工作，促進人事檔案服務水平的提升。其次，建立體系化人事檔案管理模式。對人事檔案管理模式進行創(chuàng)新時，應將所有內容進行整合，使其形成完善的管理流程。在此基礎上，開展后續(xù)工作。同時利用信息技術，實現對人事檔案的一體化管理。為此，應促進人事檔案管理模式的體系化發(fā)展，確保能夠提高檔案信息的利用率[2]。最后，構建自動化人事檔案管理模式。要想提高事業(yè)單位人事檔案管理效率，就要實現檔案自動化管理，通過利用電子標簽和數字化掃描識別等數字化技術，促進各個環(huán)節(jié)檔案管理效率的提升。

三、人事檔案管理與服務模式運行現狀

1．管理理念滯后

經過長期的人事檔案建設，雖然事業(yè)單位人事檔案管理人員認識到了人事檔案的重要性，但并沒有對人事檔案管理產生較大的影響，仍然停留在檔案接收和保存方面，沒有深入延伸。同時，還有一些管理人員沒有將人事檔案管理加入年度規(guī)劃中，認為其與實際業(yè)務并沒有聯系。所以只是在人員任免或者有其他需求時，才會開展檔案管理服務，使得檔案管理工作只能被動化開展，很難主動開展。

2．缺少健全的管理機制

在當前實際落實人事檔案管理工作的過程中，由于管理層對人事檔案管理工作的認識不夠全面，導致相關管理人員的工作態(tài)度不夠認真，缺少對相關管理機制的建設。在這種情況下，不僅使得檔案管理工作被忽視，相關管理人員難以實現自我價值，也會對人事檔案管理工作質量產生不良影響。雖然部分單位根據自身實際情況，建立了相應的管理機制，但卻沒有得到有效落實，使得答案在轉遞的過程中很容易出現各種問題，阻礙了人事檔案管理工作的高效開展。

3．人員綜合素質有待提升

由于人事檔案涵蓋的范圍比較廣泛，涉及職工的各個方面，如成長信息和工作發(fā)展情況等，具有較高的使用價值，并且要求必須要保密。在這種情況下，對檔案管理人員的綜合素質也有著較高的要求，不僅要具備傳統檔案管理能力，還要能夠熟練應用計算機。但當前檔案管理人員的綜合素質有待提升，不能有效滿足現代化檔案管理工作的需求。并且一些單位從事檔案管理的工作人員還不是專職，不能認真對待自己的工作，對檔案文件的處理缺乏嚴謹性，不能夠有效保障檔案管理質量。

4．信息化建設不足

在傳統的人事檔案管理工作中，主要以紙質檔案為主，而隨著科學技術的發(fā)展，當前已經融入了電子檔案。但在實際開展檔案管理工作的過程中，一些事業(yè)單位的基礎設施比較落后，需要進一步優(yōu)化完善，缺少掃描儀和計算機等設備，不利于檔案管理信息化水平的提升，也對檔案管理工作的長遠發(fā)展起到限制作用。并且一些單位還沒有實現無紙化辦公，仍然存在文字記錄檔案的現象，不利于檔案的完整保持，降低了整體工作效率。

5．服務體系不完善

現階段，人事檔案管理工作在實際服務環(huán)節(jié)存在一系列不完善問題，主要受到檔案工作和公共服務共同作用的影響。如服務制度存在滯后性，不能與時代發(fā)展相適應；檔案服務流程與人員實際利用需求存在失衡，不能提供所需的檔案服務途徑，嚴重阻礙了檔案管理與服務的有效運行。

四、人事檔案管理與服務模式的創(chuàng)新改革對策

1．革新管理理念

在事業(yè)單位開展人事檔案管理工作的過程中，人事檔案也有著不可替代的重要作用，既能為人才選拔提供信息支持，也能為崗位的良性流動提供有效保障。為了實現人事檔案管理工作的創(chuàng)新，事業(yè)單位應先轉變檔案管理理念，樹立主動服務管理理念，對之前個體檔案管理模式進行創(chuàng)新，使其轉變?yōu)閳F隊式檔案管理。并對基本檔案信息管理進行創(chuàng)新，使其能夠凸顯人才成長路線，充分發(fā)揮人事檔案管理的價值[3]。首先，主動服務管理。長期以來，單位人事檔案管理都處于被動服務狀態(tài)，不利于檔案管理工作的開展，所以應及時改變這一觀念，形成主動管理理念。同時，在實際開展人事檔案管理工作的過程中，將其與人才團隊建設和人才引進結合在一起，深入挖掘檔案中的信息資源價值，從信息層面上為事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展提供保障。其次，團隊式檔案管理。在傳統的檔案立卷管理中，主要以職工個體為核心，能夠為職工崗位變動提供有效依據，但這種管理模式與新公共服務理論的基本內容相脫離。因此，應從檔案價值研發(fā)著手，結合管理崗位和行政崗位等方面的團隊梯度建設情況，合理進行信息編制，通過這樣的方式，在制定團隊發(fā)展規(guī)劃時，能夠提供更加全面的參考數據。最后，凸顯人才成長路線。在以往的檔案管理工作中，為了對人信息的真實性進行判斷，主要對其各項社會活動進行簡單匯集，在這種情況下，要想從檔案中提取相關信息，明確人成長路線基本無法實現。因此，事業(yè)單位應原來的基礎上，根據職工團隊的特征和發(fā)展規(guī)劃，在人事檔案中凸顯人員成長路線，為檔案利用者提供更加優(yōu)質的服務。

2．建立健全管理機制

對事業(yè)單位人事檔案管理進行分析，可以發(fā)現具有較強的綜合性，要想取得理想的管理效果，需要部門所有工作人員的努力，并且實現與其他部門的協調合作。為此，事業(yè)單位應根據實際需求，建立完善的人事檔案管理制度，對相應責任進行分級，科學劃分不同部門的職責，高效開展檔案信息的收集和整理工作，促進整體檔案管理工作效率的提升，還能夠減少成本浪費[4]。同時，還需強化制度化建設。事業(yè)單位應根據相關要求，建立從嚴管檔長效體系，對檔案管理工作的各項制度進行優(yōu)化完善。明確檔案管理要求，建立相應的管理考核制度和責任追究制度，通過這樣的方式，增強檔案管理各個環(huán)節(jié)工作的規(guī)范性，這樣才能取得理想的管理效果。如建立調閱登記備案制度，不管任何人調閱檔案，都要做好記錄，在檔案轉遞的過程中，一旦出現錯誤，應在征求本人意見后進行改進。

3．提高人員的綜合素質

人才能夠為事業(yè)單位的發(fā)展提供源源不斷的推動力。所以，在事業(yè)單位實際開展檔案管理工作的過程中，應加強對人才的重視，明確其在檔案管理工作中的主體作用。為了提高人事檔案管理工作的效率，確保事業(yè)單位能夠得到長遠穩(wěn)定發(fā)展，就需要打造一支綜合素質較高的檔案管理團隊，促進檔案管理人員專業(yè)能力的提升，引導其形成正確的職業(yè)素養(yǎng)。通過教育培訓和考核的方式，幫助檔案管理人員實現自我成長，確保能夠滿足當前檔案管理工作的需求。為了實現這一目的，需要加大教育培訓力度，在組織專業(yè)培訓的基礎上，邀請專業(yè)檔案管理專家到單位開展講座，了解學習優(yōu)秀的工作經驗，學習先進的檔案管理理論知識，幫助其掌握更加規(guī)范的管理技能，并對新型理論和方法進行探討分析，促進檔案管理人員綜合素質的提升，實現檔案管理工作的高效優(yōu)質開展。在當前的信息化時代背景下，還需幫助檔案管理人員加強對信息技術的學習，能夠適當信息化檔案管理工作的開展。同時，在人才選用的過程中，要加強把關，確保選擇的人才具有過硬的專業(yè)能力、較強的責任心以及優(yōu)良的工作作風，在此基礎上，做好上崗培訓工作，確保選用人才能夠在短時間內適應工作崗位[5]。另外，還需完善績效考核激勵制度，將檔案管理人員的薪酬與績效考核相聯系起來，充分激發(fā)其工作積極性，促進檔案管理效率和質量的提升。

4．加強信息化建設

在當前的信息化時代背景下，事業(yè)單位必須要緊跟時代發(fā)展，不斷完善基礎設施建設。如在建設檔案庫房的過程中，應有效把控庫房空間大小、硬件設備的質量以及通風條件等，并做好隔斷處理，降低其他危險因素對人事檔案的影響。在信息化技術不斷深入發(fā)展的過程中，人事檔案電子化管理是必然趨勢。由于人事檔案涵蓋的范圍比較廣，所以儲存量也比較大，具有較強的管理難度，僅僅依靠人力難以高效完成工作。因此，在實踐過程中，事業(yè)單位應加大資金投入，根據實際檔案管理需求，配備相應的電子設備，并實現對先進信息技術的有效應用。通過電子化檔案管理系統的建立，實現對所有檔案的統一化管理，以電子化的形式開展檔案管理工作，能夠緩解工作人員的壓力，也能保障檔案數據信息收集的準確性和高效性。同時，網絡時代帶來便捷，也會面臨更大的威脅，在傳輸電子檔案的過程中，很容易受到計算機病毒的感染，并且一些不法分子也會攻擊信息化檔案管理系統，一旦出現信息泄露的情況，將會造成負面影響[6]。因此，在建設信息化檔案管理的過程中，事業(yè)單位應加強安全防范，通過提高檔案管理人員的安全意識，促使其認識到安全防范的重要性，并根據相關規(guī)范要求，制定完善的安全保密制度，起到人員行為的約束作用。并明確所有人員的工作職責，以免由于人為失誤導致原始樣本出錯。加強對電子檔案的查詢管理，監(jiān)督其使用情況，防止出現資料泄露問題。從技術層面出發(fā)，強化對信息化檔案管理系統的保護，有效應用芯片智能識別技術和加密技術等，確保檔案信息的安全性。

5．完善服務體系

對于事業(yè)單位人事檔案管理工作來說，完善的服務體系有著重要的影響，涉及服務流程、制度以及方式等方面。對于事業(yè)單位服務部門而言，應根據相關法律規(guī)定對服務體系進行完善。首先，對服務流程進行規(guī)范。對于人事檔案線下服務行為和線上管理模式，為了實現二者的同步，事業(yè)單位應編制規(guī)范性文件，為服務流程規(guī)范奠定良好的基礎。基于此，開展相關培訓工作，提高檔案管理人員的服務水平，實現標準化服務，為檔案服務對象帶來更加舒適的體驗。其次，對服務方式進行創(chuàng)新。加強各檔案部門之間的聯系，全面收集利用率較高的人事檔案，為后續(xù)服務方式的創(chuàng)新提供相應途徑，主要包括開通“就地查詢”“館社聯動”等功能。并加強與其他人事檔案管理機構的合作，進一步拓展檔案服務網絡范圍，提高人事檔案數據利用率。最后，對服務制度進行優(yōu)化完善。根據人事檔案規(guī)范要求，事業(yè)單位應根據相關法規(guī)要求，科學建設服務制度，如建立檔案利用體系等，增強服務制度的科學性和合理性。

結語

總之，隨著時代的發(fā)展，對事業(yè)單位人事檔案管理工作提出了更加嚴格的要求，相關管理人員應明確當前管理中存在的不足，結合單位實際情況，革新管理理念，建立健全管理機制，提高人員的綜合素質，加強信息化建設，完善服務體系，從根本上實現對事業(yè)單位人事檔案管理工作的創(chuàng)新，促進相關工作的高效優(yōu)質開展。