淺談失業保險業務檔案的管理與利用

李全喜

（山東省濱州市公共就業和人才服務中心，山東 濱州 256600）

引言

在我國的社會保障系統之中，失業保險是其中十分重要的組成部分，因此對于其業務檔案的管理與利用一直都是相關部門工作的重心。近些年，我國社會保障系統不斷健全完善，對失業保險業務檔案的管理與利用工作要求越來越高，然而實際開展工作的過程中存在的種種問題，限制了其工作效率和工作效果?；诖?，有必要針對失業保險業務檔案管理與利用實際工作中的種種問題，提出有效的解決措施，進而為失業者能夠提供及時的物質保障。

一、失業保險業務檔案管理與利用的重要性

1．失業保險業務檔案管理工作方面

1.1 促進就業率的提升。對失業保險業務檔案進行有效管理，能夠對失業勞動者的個人信息和其基本情況充分了解，并將其進行精準的分類。以此，可以根據失業者的實際情況為其介紹相應的企業，也可以根據企業的需求提供失業人員信息，進而使失業人員能夠盡快重新工作，充分發揮出其技術技能，全面促進就業率的提升。

1.2 有助于維護社會的穩定。對于失業保險業務檔案的管理與利用，能夠幫助人力資源和社會保障局的相關部門及時掌握參保人員的實際情況和發展動向。進而能夠使得檔案管理人員能夠針對參保人的現階段情況分析其實際需求，進而采取相應的幫扶措施，例如：物質幫扶、技能培訓、匹配工作等，以此保證參保人員能夠及時地得到符合其實際需求的幫助，維護社會的穩定發展。

1.3 能夠保障失業人員的正當利益。近些年來，我國社會經濟得到了飛速的發展，這使得人們更換工作的頻率也隨之不斷升高，同時也導致相關業務檔案管理工作中難免會出現一些失誤。因此，對失業保險業務檔案開展有效的管理工作，就能夠幫助相關工作人員對檔案信息進行整理，進而確保失業人員檔案信息的完整度，極大地避免了檔案丟失、信息不全等問題，維護了失業人員的利益。

2．失業保險業務檔案利用方面

在人力資源與社會保障局對失業人員檔案信息進行開發和利用的過程中，對于促進失業保險制度改革、保證失業人員切實利益、提升相關部門辦事能力等方面有著重要的意義。首先，失業保險是我國社會保障的重要組成部分，人力資源與社會保障局在對失業保險業務檔案信息進行利用的過程中，就能夠總結出失業人員的實際情況，分析其真正的需求，進而促使相關制度改革，以提高失業保險的實際作用；其次，通過對失業人員檔案信息的調閱分析，能夠進一步提高相關扶持工作的精確性，使得失業人員能夠真正得到失業保險的幫助，進而確保失業人員的切實利益得到有效保證；最后，在通過對失業人員檔案信息的管理過程中，也使得相關部門對自身的工作進行了梳理，使得部門內的工作效率和工作能力都得到了顯著的提升，同時在這個過程中也能夠對工作方式進行優化和創新。

綜上所述，針對失業保險業務檔案的管理與利用，都能夠為維護社會穩定、保證失業人員的切實利益、提高相關部門工作能力等方面都有著重要的意義。然而，在實際對失業保險業務檔案管理與利用過程中，還存在著許多的問題。

二、現階段失業保險業務檔案管理與利用過程中存在的問題

1．從業人員的專業素養不足

檔案學一直以來都是較為冷門的一種學科，因此實際從事檔案管理的工作人員大多數都不是學習檔案學專業的，這就導致在檔案管理方面出現了人才斷層現象，管理團隊缺乏新鮮血液，工作人員專業素養不足，進而限制了失業保險業務檔案管理與利用的工作效果。

2．相關制度不夠完善

目前，針對失業保險業務檔案管理與利用的相關政策不完善，也是限制其實際效果的主要原因。由于對失業保險業務檔案管理工作重視程度不足，在政策制定、資金劃撥等方面都沒有得到足夠的支持，導致實際工作缺乏相應的規范標準，大大降低失業保險的實際作用，無法保證失業者應有的利益。而這也將進一步降低人們對于失業保險的重視程度，陷入惡性循環。

3．再就業方面幫扶力度不足

失業人員再就業一直以來都是失業保險業務檔案管理與利用工作中的重要內容之一。然而實際情況卻并不樂觀，其主要原因有兩個方面，一是失業人員主觀方面，對自身能力不清晰、好高騖遠，對于工作過于挑剔；二是失業者不具備專業技能，不能滿足工作崗位的實際需求。相關部門在幫扶失業人員再就業方面，沒能充分認識其根本原因，只是在點對點的推薦工作，使得失業人員的再就業情況并不理想。

4．失業保險業務檔案管理與利用工作信息化程度不足

信息技術的不斷發展，使得社會各行各業工作方式都產生了巨大的變革。對于檔案信息管理工作來說，雖然已經普遍采用信息化的工作方式，但是其信息化程度還存在欠缺。實際問題主要反映在硬件設備和軟件系統兩個方面，一方面硬件設備得不到及時的更新，也缺乏專業人員管理維護，導致在實際使用過程中難免會遇到設備損壞等問題，進而影響檔案信息管理工作順利進行，另一份方面對軟件方面來說，網站以及內部管理系統不夠完善、工作形式較為保守、信息安全缺乏保證、信息孤島現象難以解決等等，使得失業人員和檔案管理人員都難以通過軟件系統對檔案信息進行處理、查閱、調用等工作，進而限制了檔案信息管理工作實際工作效果。

上述原因是目前失業保險業務檔案管理與利用工作中主要存在的問題。同時，這些問題也導致失業保險難以發揮其作用的主要因素。為了保障失業人員應得利益，提高失業保險的社會保障作用，有必要分析出具有針對性的解決措施。

三、優化失業保險業務檔案管理與利用工作的有效措施

1．提高檔案管理隊伍的專業素養

對于失業保險業務檔案管理與利用工作而言，相關工作人員的專業素養是影響實際工作效率和效果的根本原因。針對現階段檔案管理工作方面人才情況，提高檔案管理工作人員專業素養應從以下幾個方面著手開展。

1.1 提升從事檔案管理工作人員的專業素養。已經從事檔案管理工作的人員，是檔案管理團隊的主力軍，提升其專業素養也是促進整個隊伍發展的重要措施。而提升檔案管理工作人員的專業素養要從專業技能、職業道德、責任意識三個方面進行。首先，人力資源和社會保障局要對已經參與檔案管理與利用的工作人員開展相應的培訓工作，例如定期為檔案管理工作人員開展專業知識培訓，以此來不斷提高工作人員的專業能力，同時還要對工作人員進行知識考核，提高工作人員對于專業知識培訓的重視程度，促進其自主學習，并且部門內部還要督促工作人員參考檔案管理師考試，進一步提高工作人員專業技能；其次，工作人員的職業道德決定了檔案管理工作質量，因此，相關部門就要組織開展相關講座，促進檔案管理人員思想素質不斷提升，并不定期開展職業道德考核工作，將考核結果納入績效評測之中，提高工作人員對于職業道德的重視程度；最后，要增強檔案管理人員的責任意識，通過專業知識培訓，職業道德講座，潛移默化的促進檔案管理人員對于自身工作的重視程度，使工作人員的責任意識不斷提升，進而保證其工作效率和工作質量的提升。通過開展多樣的培訓和講座，能夠很好地促進檔案管理人員綜合素養的發展，進而提高整個檔案管理隊伍的工作水平的提升[1]。

1.2 加強與高校合作吸引專業人才。針對現階段檔案學專業不被重視的現象，人力資源和社會保障局要加強和當地高校的合作，促進高校檔案學專業發展，提升群眾對于檔案專業的認識。人力資源和社會保障局增強與高校的合作，一方面可以為單位內部工作人員提供培訓機會，通過定期設定幾個培訓名額，將實際工作中各個方面表現優異的工作人員送到高校進行培訓深造，以促進單位自身檔案管理隊伍專業水平的提升；另一方面，人力資源和社會保障局也可以為高校檔案學專業的學生定期開展講座，通過已經從事檔案管理工作的工作人員向學生講述實際工作情況，能夠增強學生對自身未來工作的了解，提高其學習的積極性，從而吸引更多的新鮮血液加入檔案管理隊伍之中。此外，人力資源和社會保障局還可以為高校即將畢業的學生提供相應的實習崗位，進一步加深學生對于未來工作的了解，使學生能夠更快的融入社會工作中，同時也能夠借此提高社會對于檔案學專業的重視程度，促進檔案學專業的發展[2]。

2．完善檔案管理制度

在檔案管理工作過程中，健全完善的制度是保證檔案管理工作能夠順利開展的基礎。由于我國幅員遼闊，各地情況差異較大，同時我國交通基礎設施較為完善，因此失業人員的流動性十分巨大，各地對于失業保險業務檔案的管理工作方式也不盡相同。完善失業保險業務檔案管理制度，是要針對檔案的收集、整理、歸檔工作程序提出一個統一的標準，促進各地檔案管理工作水平共同發展，以實現檔案信息高速流轉的同時，保證信息的準確性，以便于用人單位和失業者及時查閱、調用檔案信息[3]。

3．注重幫扶教育工作提高就業率

目前，我國就業率情況并不樂觀，失業人員數量一直都處于一個較高的水平，造成這種情況的原因是多個方面的，但主要的原因在于失業者主觀上自身認知程度不足，客觀技能水平不夠。因此，幫扶教育能夠有效改善就業率不高的現狀。基于此，人力資源和社會保障局在對失業保險業務檔案進行管理的過程中，首先要對所有的失業保險業務檔案信息進行全面細致的審查、清點，進而對當下失業者的情況進行全面詳盡的了解，對失業者的之前的工作情況、勞動技能情況以及離職原因等信息，以此能夠精準對失業人員信息進行分析。之后，相關部門要結合失業人員的實際情況，制定具有針對性的幫扶教育活動，先要建立善的再就業管理體系和培訓教育體系，設計多樣化的教育培訓方式，幫助失業人員重新樹立正確的工作觀念、學習相應的工作技能，盡快實現職業轉化，使失業人員能夠盡快重新工作。此外，人力資源和社會保障局還要將失業人員的檔案信息交流給各個企業，讓企業從能夠及時地獲取到所需人員的檔案信息，促進再就業情況的發展；政府也可以設立一定的職位，如便民超市、流動早餐車等等，并以此為失業人員提供一定的經濟補貼。制定這樣的幫扶措施，能夠有效幫助失業人員重新就業，為失業人員提供相應的保障[4]。

4．促進檔案管理工作的信息化程度

隨著電子信息技術的不斷發展，促使檔案管理工作也在不斷提升信息化程度。由于失業保險業務檔案的工作量較大，工作精確度要求較高，因此傳統的工作方式已經不能夠滿足現階段實際的需求。因此，在實際工作過程中加大信息化程度，能夠顯著提升檔案管理工作效率和檔案管理工作精準度。人力資源和社會保障局想要提高自身檔案管理工作的信息化程度，主要可以從軟件和硬件兩個方面著手優化。在工作硬件方面，在失業保險業務檔案管理工作過程中，對于工作硬件的需求還是比較大的，首先人力資源和社會保障局要對自身的基礎硬件設備不斷地完善，例如計算機、交換機、掃描儀、數碼相機等等，保證這些基礎硬件設備都能夠被有效地利用起來，同時還應該安排專人對這些硬件設備進行管理和后期，保證檔案管理工作能夠順利進行下去；其次在軟件方面，人力資源和社會保障局首要任務就是要對自身的檔案網站，保證失業人員能夠通過網站完成所有的檔案信息調用、查詢等工作，以保障失業人員的利益。此外人力資源和社會保障局對自身內部軟件系統也要進行完善，一方面，要建設一個檔案信息綜合信息平臺，將失業保險業務檔案信息上傳到這個信息平臺之中，以實現人力資源與社會保障局對檔案信息進行自動化的收集、整理、利用，進而能夠顯著提高人力資源和社會保障局在檔案管理工作方面的工作效率和工作準確度，同時也能夠實現為人民服務的根本宗旨。在新的時代背景下，人力資源和社會保障局想要使自身的工作能夠滿足現階段社會實際的需求，更好地為失業人員提供其應有的保障，就要推動自身工作方式的信息化進程，促進檔案信息管理與利用工作的進步和發展[5]。

我國人口眾多，未來對于失業保險業務檔案的管理與利用工作還會遇到各種各樣的問題，同時地域情況的差異也會導致實際開展檔案信息管理與利用工作時遇到不同的情況。因此當地的人力資源和社會保障部門要隨機應變，針對當地的實際情況，制定具有針對性的解決措施，為當地失業人群提供保障。

結語

隨著我國社會經濟的飛速發展，失業人員的生活保障受到社會各界的廣泛關注，這也就給人力資源和社會保障局的檔案信息管理與利用工作提出了更高的要求。因此，人力資源和社會保障局要順應時代的發展，正視自身工作中的問題，針對管理隊伍素養、管理制度建設、幫扶教育措施、工作方式信息化等方面著手提高自身的檔案信息管理與利用工作水平，促進檔案信息管理與利用工作效率和工作效果的發展，進而保證失業人員的切實利益，能夠通過失業保險得到有效的幫助。