事業單位檔案管理信息化建設存在的問題及對策

劉英志

（鐵嶺縣民政事務服務中心，遼寧 鐵嶺 112008）

引言

在信息技術背景下，事業單位檔案管理必然會提出新的要求，從而推動檔案管理效率和質量的全面提升，構建事業單位信息化管理的新模式。長期以來，事業單位在檔案的收集、使用和管理上采用人工管理，不僅嚴重影響了檔案管理的質量和效率，也給檔案工作帶來了極大的不便。將信息技術融入事業單位檔案管理，可以起到輔助管理、提高管理效率的積極作用，是當前事業單位的重要建設內容。

一、事業單位檔案管理工作概述

事業單位檔案管理工作，是檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計和提供利用的活動，包括檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究、檔案提供利用。傳統環境下，事業單位檔案管理工作對象主要為紙質檔案，即以紙張作為載體的一種檔案，如公文、圖紙、信札、電報、戶籍、契約、證書、書稿等。紙質檔案具有真實性、安全性、直觀性及很強的憑證效力等優點，但也存在歸檔、立卷、裝盒等過程投入人力物力多、工作量大、占用空間大、不易查找、易損壞、無法再生等特點。比如，某事業單位在整理單位人事檔案時，需要從檔案柜里拿取某員工類別的檔案袋或者檔案盒，根據檔案袋或檔案盒里面排列的時間順序號碼，來查找相應員工的檔案資料，用完之后再根據檔案資料排列的時間順序號碼，放回檔案袋或檔案盒的某個夾層，最終將檔案袋放回檔案柜原處以便下次取用。

二、事業單位檔案信息化建設的意義

隨著信息技術的不斷發展，信息技術已經融入各行各業，尤其是檔案管理。單位在日常工作中會產生豐富的檔案信息，增加了檔案信息管理的難度。將先進的信息管理技術引入檔案管理，可以優化檔案管理，提高信息管理的效率和準確性。與傳統的檔案影像記錄傳輸方式相比，信息數據庫具有開放性、共享性的特點，更容易擴大數據，從而促進事業單位各部門檔案信息的發展。目前，用于存儲和管理檔案信息的數據庫也被稱為電子文件柜。由此可見，它為檔案信息提供了一個存儲容器，同時也提供了信息可視化、信息傳輸、更新處理等功能。數據庫管理系統還可以快速定位圖像數據，在獲得相應權限后，可以實現多用戶的快速共享，促進信息的傳播。事業單位檔案管理可以對存在歷史價值的檔案文件數據進行存儲，但由于過去的歷史數據通常都是紙質文件，所以查詢和存儲既耗時又低效，而且會占用較大的空間，許多歷史資料無法得到有價值的最大利用，不得不長期擱置。檔案管理信息化后，檔案可以通過計算機技術進行管理，拓寬了檔案的存儲空間，查詢、存儲都非常方便。能夠充分挖掘歷史資料的潛在價值，為歷史檔案的整理和利用帶來效益[1]。

三、事業單位檔案管理信息化建設存在的問題

1．基礎設施不完善

完善的配套設備是實現檔案管理信息化建設重要硬件設施。但是在我國事業單位中，隨著年限的增加，業務工作的增長，檔案的數量日益增多，給事業單位檔案的整理與保管帶來了很大壓力。事業單位的檔案大多保存在檔案柜里，隨著檔案不斷增多，檔案柜的存放局限性越來越明顯，這就體現了基礎設施的不完善嚴重影響檔案資料的保管與完整，不利于提高檔案管理人員的工作積極性。事業單位配套設施達不到當代社會信息化發展的要求，落后于社會歷史長河中。

2．檔案的信息化資源開發有效性不足

事業單位針對檔案管理的資源數據庫的建設過程中，資源缺少整體性，導致對資源的管理水平很難提升，無法對檔案資源進行深入開發，對檔案的后期運用有不利影響。事業單位的檔案管理工作在一定程度上會影響到單位整體的管理水平及長期發展。新形勢下，大數據開始得到充分利用，若無法根據資源的有效利用和合理利用，對事業單位檔案管理工作會造成信息管理的缺失及事業單位人員的資料保存成本的增加，相應地降低了工作效果，資源不合理利用。

3．管理人員素質有待提高

事業單位檔案管理是一項復雜的系統性工作，對檔案管理人員的綜合素質和專業素質提出了很高要求。在計算機科學背景下，檔案管理科學化對管理人才提出了更高要求。然而，許多機構的檔案管理部門缺乏計算機科學和信息技術領域的高素質人才。同時，相關人員的培訓不足，導致檔案管理團隊整體素質較低。

4．資料信息安全問題

檔案信息安全問題是事業單位必須重視的基本問題。事業單位檔案管理信息化關系到單位每一個人，一旦出現信息泄露，嚴重時可能危害整個事業單位。例如，現如今為人們所熟知的、深惡痛絕的電信、網絡詐騙，他們利用一些網上的釣魚軟件，制作帶有攻擊性的病毒，利用病毒的傳染性、破壞性、潛伏性等特性，通過微信群、朋友圈等媒介以鏈接的形式進行詐騙，獲取他人信息騙得他人信任，甚至還大膽地對事業單位網站進行網絡攻擊，使事業單位網絡遭遇崩潰的危機。此外，國家相關政策的頒布與實施首先從事業單位出發，事業單位相關內容的制定關系到國家機密，所以在此基礎上，檔案管理信息化存在的資料信息安全這一問題是事業單位忽視的事情。

四、事業單位檔案管理信息化建設的對策

1．重視信息化建設

檔案管理信息化建設的好壞，關鍵在于人們對信息化建設的重視程度。事業單位必須重視檔案管理信息化建設的投入，加強相關人員對檔案信息化建設的重視，投入足夠的人力、物力和財力，保障事業單位檔案管理信息化建設資金和設備的投入，提高事業單位檔案管理信息化水平，確保機構檔案管理發揮重要作用。如將事業單位檔案管理發展納入事業單位工作規劃，明確檔案信息管理工作目標，在事業單位投入足夠的打印機、計算機等系列設備，加快事業單位檔案管理信息化水平，并以“互聯網+”背景下的建設管理為基礎。并應用信息化技術進行科學的技術、工作平臺建設先進的檔案管理信息系統，發揮大數據和云計算技術的作用，不斷優化事業單位網絡安全信息管理系統，保障事業單位檔案管理水平，實現事業單位檔案管理的進一步提高和發展[2]。

2．完善檔案信息化基礎設施

事業單位對檔案信息化建設的實現，需要選擇合適與之相配套的基礎設施，在基礎設施的選擇購買上面，事業單位應不吝解囊。為了使檔案信息化充分體現安全性與準確性，應提升配套設施的性能。例如，某事業單位檔案管理基礎設施不完善，就會在人員錄入或上傳信息時，致使整個電子檔案信息出現不準確的情況，嚴重的話，會使檔案信息缺失，從而造成不可挽回的局面。在檔案信息化管理工作中，配套基礎設施是單位檔案管理人員必備的工具，如果基礎設施不完善那么就算人員的工作態度很端正、工作能力很突出，也無法最大化的完成檔案信息化管理工作。因此，事業單位應要求檔案管理部門不斷完善基礎設施。

3．提高事業單位檔案管理的信息化水平

事業單位領導需要轉變工作意識，結合單位實際情況，注重提高事業單位檔案管理信息化水平。事業單位管理信息化建設需要建設檔案信息化管理平臺，完善信息平臺，方便檔案信息的檢索，實現檔案檢索的高效運行。在信息化建設過程中，相關部門要加大宣傳力度，擴大相應影響，加強學習，建設統一使用的軟硬件設施，將事業單位檔案管理部門重點對檔案的儲存、使用、檔案管理損害降低到最低程度。事業單位正處于深化改革和管理轉型的關鍵時期，這對干部的綜合素質和能力提出了更高的要求。事業單位領導干部教育培訓工作作為一項全局性、戰略性的重要工作，對事業單位改革發展具有不可替代的作用。

4．全面培訓專業人員，明確職責

事業單位要積極樹立檔案信息化人才觀。培養專業的人才是檔案信息化、科學化的重要條件之一。因此，我們應該高度重視檔案隊伍建設，提高管理人員的整體素質。同時，要加強實踐創新，把檔案管理與信息知識有效結合起來，不斷提高自主創新意識。此外，還要培養檔案管理人員的責任感，注重定量評價的作用。將檔案工作納入目標管理考核，確定各業務部門兼職檔案人員，并組織專業負責人，加強審核。在此基礎上，在檔案信息管理過程中，特別是在檢查、開箱等多個環節，也要有相應的人員負責，確保檢查及時、糾錯及時，進一步提高檔案完整性，使檔案管理的數據內容更加完整、規范。因此，單位應該定期組織培訓、網絡學習等活動，并與其他單位進行溝通，以獲得更豐富的檔案知識，提高工作能力，為事業單位檔案管理科學化、規范化發展提供有力保障。

5．保障檔案信息化資料信息安全

在經濟全球化、信息化的背景下，網絡環境也出現了很多問題，人們只要上網就會存在網頁瀏覽過的痕跡，一些不法分子或黑客通過IP 地址就能夠快速地查找到另一個人上網的足跡，有可能出現信息泄露的事件。尤其是事業單位與國家相關政策緊密聯系在一起，關系到國家機密，這就使事業單位不得不高度重視這個問題。比如，事業單位可以通過聘請專業性、高素質及技術水平超高的人才，結合自身實際情況讓其編寫一套防盜信息安全軟件，在遇到不法分子或黑客攻擊單位網絡時，能夠及時、準確地阻止，從而發揮其保護事業單位網絡安全的作用。此外，事業單位應按照法律規章制度，對相關檔案信息管理人員進行約束。比如，事業單位可以與檔案信息管理人員簽訂保密協議，使其不得觸碰法律的界限，規范其道德行為，這樣就可以得到信息安全保密管理的加強；為了防止企事業單位信息泄露，可以以自身發展的需要為基礎，同時著眼于實際情況，以逐漸優化與規范檔案信息化管理機制，為實現檔案信息化資料安全奠定堅實的基礎[3]。

6．落實個性化服務

由于不同的組織處于不同的發展階段，在具體的建設時期，應重視以下三個方面的個性化服務：一是管理平臺建設的個性化。從事業單位的角度來說，要充分了解全體員工的真實需求，在熟悉其具體情況的同時，選擇相應的平臺。第二，信息呈現的個性化。為了進一步最大限度地滿足檔案工作者和工作人員的需求，在檔案信息展示時，如果是公共核心信息，應在第一時間明確。三是管理分類和個性化。對于不同性質的制度，其分類標準必然有所不同。在此背景下，事業單位應充分結合具體情況的基礎上選擇最合適的檔案管理方案[4]。

7．建高效的檔案信息化管理體系

構建科學、高效的檔案信息化管理體系，是為了保障檔案信息化管理工作的有效進行，能夠隨時隨地實現資源共享，避免虛假信息的傳播。此外，事業單位應結合實際情況制定合理、完善的檔案管理制度，將其推行并落到實處，對此，事業單位要規劃合理統一的電子檔案資料格式標準，避免出現信息轉移不便的問題。事業單位應對檔案人員嚴格管理，從工作本身到人員的工作態度，改變傳統檔案管理工作松散的現象。事業單位應時刻關注共享信息資源的動態，提高單位檔案資料的應用價值。事業單位要加強檔案資料的開發和利用，比如，對適合公布的檔案進行宣傳，可以在單位內部公開宣傳的有員工風采、員工工作情況等；在單位外部可以宣傳單位優秀團體以及相關福利等多樣化的宣傳方式。事業單位要充分發揮單位內外的監督作用，提高檔案管理人員工作積極性，為搭建檔案管理信息化建設做出必要準備[5]。

8．構建安全保密機制

雖然事業單位檔案信息共享可以提高各部門的工作效率，但在使用電子檔案管理技術時，需要注意信息保密管理和安全管理。同時，單位檔案管理應遵循相關信息安全保護標準，以免增加信息泄露風險，確保檔案管理安全。如公立醫院要對患者病歷、自身經營情況、重大醫療成果保密，合理運用先進的保密管理技術，保護醫院和患者的合法權益。事業單位可以利用虛擬專用網建立單位內部專屬的網絡通信管理系統，為各部門、各用戶創建專用的信息管理接口和通道，進一步保證單位各信息文件的安全。

結語

綜上所述，在信息化發展的背景下，事業單位檔案管理工作面臨著新的機遇和挑戰，應信息時代發展的需要，事業單位迫切希望檔案管理信息化建設作為其支柱力量，只有跟隨時代發展的腳步，才不會落后于時代。事業單位應建立健全與自身相符合的檔案信息化建設制度，搭建一套完善的檔案信息化工作體系，加強對檔案人員檔案信息化管理的培訓學習，積極引進高技術、信息化人才與基礎設施，使事業單位的檔案管理工作在新時期取得優異的成績。