事業單位實現檔案數字化管理的要點分析

楊 彬

（鐵嶺縣現代農業發展服務中心，遼寧 鐵嶺 112008）

引言

事業單位不以營利為目的，所以其整體運營及規劃與事業單位有一定區別，他們更重視對檔案方面工作的管理，這有利于提升其整體的管理水平，對促進事業單位發展有極其重要的意義。而在當前大數據的時代背景下，如何利用好信息技術來加強事業單位的檔案工作，數字化管理是非常關鍵的。為此，在具體工作的過程當中，單位的管理者要結合現實工作來分析問題，并進一步優化解決策略，從而促進事業單位的良好運行與持續發展[1]。

一、事業單位提升檔案管理效率的必要性

檔案管理是事業單位不可或缺的一項工作，一項工作要求，隨著事業單位在公共事業服務體系中的需求，檔案管理在事業單位中也占據一項重要的開支，事業單位針對檔案管理所做出的成本方面的投入也在不斷加大。只有隨著時代的發展需求，結合新時代信息化發展的情況，結合相關的大數據的工具，針對數據信息海量的處理，才能降低檔案管理的成本，推動事業單位檔案管理的科學化發展，也可以幫助降低和減少各種不利因素對檔案管理的影響，進而降低檔案管理在事業單位中的成本。隨著事業單位分類改革的發展，公共服務體系的不斷完善，事業單位的公益屬性正在不斷的加深。提高開展公益服務履行職責的能力，可以滿足社會對公共事業公益服務的需求，也是相當一段時間內的重要使命。信息化高度發展的新時代，檔案的管理和服務是公益服務部門的重要的需求部分，需要不斷加強對檔案的日常管理和使用需求，對公益服務機制的加強，包括對科學的檔案管理體系的需求，滿足全社會對公益服務日益加強的應用需求，是當前事業單位發展的重要內涵和路徑，也是當前對檔案管理工作的支持和轉型發展的需要[2]。

二、事業單位檔案數字化管理的現狀

1．工作標準缺乏科學有效性

現階段，許多事業單位為了謀求其自身發展，已經開始重視數字化檔案管理工作。但在落實相關工作中還存在一些問題，受傳統檔案管理模式的長期影響，在信息化技術的推行之下，許多部門管理人員實際工作中存在一些僥幸心理，認為只要將表面功夫做好就可以實現數字化管理的有效性。除此之外，在數字化管理的模式下，工作人員也沒有根據當前情況對整體工作進行統一的規范化要求，這也是造成數字化檔案管理工作進展緩慢的重要原因之一，這還會變相導致事業單位在該工作方面的局面相對比較被動[3]。

2．事業單位檔案管理制度存在不足

部分事業單位對檔案管理存在認知和理念上的不足，導致該工作無法得到足夠的重視，使單位管理人員對檔案完整性意識欠缺，難以緊跟時代步伐；對檔案管理的信息化理解不足，使得無法緊跟新形勢步伐，在具體工作中，常常會帶來工作效率低下的問題，進而影響到檔案背后個體的實際共享價值，在干部審核及后期甄別上，會浪費太多時間，致使管理工作未做到責任到人的規章制度，給工作帶來困擾。

3．配置度不全

檔案管理部門的事業單位成本部門之一，因此多數事業單位不愿對短期內無法得到收益回報的檔案信息化建設項目投入過多資金，不重視對先進的檔案管理硬件設備的購置與維護，同樣缺乏適配與及時更新升級的軟件系統，導致當前多數事業單位在信息化建設中缺乏與數字化時代相適應的軟硬件配置，從而影響了事業單位檔案管理系統的運行效率與安全維護，使事業單位檔案管理數字化轉型的進程滯后[4]。

4．工作人員缺乏專業性

要想使檔案管理工作發揮最大價值，就必須配備專業的檔案管理工作人員。但從當前事業單位檔案管理工作的現狀來看，很多單位缺乏檔案管理工作專業人才，即使配備了專門的檔案管理人員，但是其專業素養和業務能力也很難滿足檔案管理工作發展和提升的需求。而且檔案管理工作本身具有一定的枯燥性，如果檔案管理工作人員缺乏細心和耐心，也是很難將工作做好的。

5．檔案數字化管理安全意識不到位

雖然互聯網信息技術有眾多優勢，但其中的問題也比較多，具有代表性的是安全方面的問題。在互聯網的使用過程中，許多不法分子會通過網絡技術來攻擊主頁，從而獲得重要的檔案數據信息，這主要是因為事業單位管理人員在對于檔案數字化管理工作方面的技術還不是非常成熟，進而導致安全問題頻繁發生。此外，由于我國對于檔案數字化管理的工作時間落實較短，所以在很多技術以及制度方面也不成熟，這就要求相關工作人員充分提升自身的能力與優勢，進而增加信息管理安全的相關意識，從根本上杜絕重要信息被泄露的情況。

三、數字化時代加強事業單位檔案信息化建設的有效策略

事業單位檔案信息化建設需要自上而下，加強頂層設計，突破企業檔案管理部門的角色意識。要從根本上扭轉面對檔案管理工作的態度，從事業單位長遠發展的站位出發，了解實施檔案信息化建設對事業單位可持續發展的深遠影響，優化檔案數字化管理資源配置，發揮部門協同作用形成合力，探索出一套適合事業單位信息化建設實際的檔案管理模式，從而促進事業單位檔案管理工作的開展，逐步實現事業單位檔案管理工作的規范化、制度化和科學化。

1．規范業務流程

第一，完善收集。事業單位各部門充分應用事業單位檔案信息化管理系統，基于標準開展檔案信息的錄入與編研工作，化被動采集為主動挖掘，賦予檔案管理工作活力與生命，讓檔案將事業單位故事娓娓道來，彰顯事業單位文化價值。第二，優化管理。針對數據備份、存儲、劃分、刪減等流程，標準落實集中化管理與專業化分類，分密級、分輕重逐次掃描入檔，統整梳理，明確安全權限。第三，提升應用。定期檢查、及時更新，確保檔案信息的精準性和科學性；調取借閱檔案時，基于制度規范步驟，強化服務能力；同時開發新功能，深層次挖掘檔案信息資源，制定具有前瞻性的戰略部署，應用云計算技術構建信息網站，實現檔案互聯互通、資源共享，進一步提升檔案利用效率。

2．建立數字化檔案管理制度

為了更好地落實數字化檔案管理的工作內容，必須要制定一套科學合理的管理制度與方案，要求所有人員嚴格遵循，這樣才能實現優化。然而從當前了解的實際情況來看，許多工作人員并沒有意識到這一問題的重要性。在具體的實踐過程當中，需要讓所有人員明確事業單位在數字化檔案管理工作的主要方向，并遵循這一內容來完成相關工作。除此之外，相關的機關事業單位還應當順應社會發展的趨勢，結合這一內容來制定正確的檔案管理制度，以此來優化工作化流程，從而保證工作的整體效率。尤其還要明確管理層領導干部的工作職責以及責任，在領導們的帶動下，基層員工才能有更積極的工作態度，進而積極推動數字化技術的落實工作，投入相應的人力、物力，強化數字化設備建設，完善相應的基礎設備體系，為之后的數字化檔案管理工作提供充分的支撐。

3．完善設施配備

在硬件方面，應成立專門的檔案設備部門，做好硬件配置的購置與優化更新，如計算機設備、掃描儀及其他輔助性設備等；在軟件方面，應注重數字檔案館的構建與維護，包括信息安全系統、智能分類系統、檔案快速檢索軟件等，從而構筑堅實可靠的軟、硬件基礎設施條件，有效保障檔案管理信息化建設的落實與實施。同時在開展檔案信息化建設過程中，應將檔案安全保障體系的建設納入其中，確保檔案管理工作的安全性與保密性，包括防火墻、殺毒軟件、漏洞檢測、災難恢復機制等，切實保障檔案信息資源的安全。

4．完善信息化檔案管理建設

當今時代是信息化、網絡化的時代，事業單位檔案管理工作也必須適應新時代發展要求，向著信息化的建設方向邁進，將信息化檔案管理模式與傳統檔案管理模式融合到一起，實現相互輔助，相互促進。比如聲像檔案、電子存儲等在事業單位檔案管理中的融入，不僅可以降低紙質檔案管理的勞動強度，延長檔案的保存壽命，還有利于保存和查詢。電子檔案管理的創新性還體現在能夠通過現代技術，將圖片、視頻、聲像等資料進行收集整理之后存儲到計算機或硬盤，讓網絡幫助檔案管理人員進行工作，既節約了人力，又提高了工作質量和效率，實現檔案信息的有效共享，促進事業單位檔案管理的數字化發展。

5．提升檔案管理服務水平

需要注意的是我們當前提倡以人為本的發展目標，將其應用在檔案管理工作當中，就應當做好為人民服務的工作。在信息化的大背景下必須要進一步改變，以此來提升自身的競爭實力。要從根本上提升檔案管理的服務質量和服務水平，該部門的管理人員必須要做好帶頭作用，用自己的實際行動來帶動基層員工提升檔案服務質量，并且在實踐的過程中不斷反省自己的問題并將其優化，這樣才能在信息化的背景下不斷推進檔案管理工作效率的提升與發展，實現自我的成長。就比如檔案的查詢工作，在傳統的工作模式下對于檔案的查詢非常復雜，并且需要的時間也比較長，而利用信息化的技術來對檔案內容進行查找就可以完全避免這種情況發生。在數據庫系統當中輸入需要查找的關鍵詞就可以快速鎖定目標，工作人員就能在這些檔案中找到需要的資料，這在很大程度上提高了檔案管理工作的服務效率與服務質量。

6．培養檔案信息化人才

人才是競爭的核心，是檔案信息化建設的中堅力量，因此打造一支高素養的數字化檔案管理隊伍勢在必行。事業單位要在積極引進高素質人才的同時，加強培養內部人員的信息化素養，從而全面提升檔案管理人員的綜合素質。首先，監督與獎勵。事業單位管理層要重視檔案管理工作，進一步完善人才激勵與監督機制，落實檢查工作，對優秀典型予以表彰，鼓勵檔案管理人員不斷追求創新，在評優評先方面給予傾斜，從而幫助檔案管理人員樹立正確的理念，保持嚴謹、認真的工作狀態，推動實施檔案管理程序化和智能化。其次，教育與培訓。通過前期調研，對口定制培訓教育方案，制定全方位和長期的培訓規劃，聘請專業人員傳授高效的檔案管理工作經驗方法，提高檔案管理人員的專業技能。最后，崗位與職責。事業單位應完善檔案管理的崗位設置，明確崗位職責，落實責任到人，促進檔案信息化管理工作高效落地。

7．建立數字檔案室管理系統

事業單位檔案室應建立以數字檔案信息收集、管理和利用為核心的管理系統。主要包括電子檔案接收、檔案資料著錄、整理加工、檢索利用、檔案編研、檔案鑒定、數據統計、庫房管理等功能。在單位辦公網上提供非涉密檔案信息資源的在線查詢利用。以全新的數字資源檢索模式設計，多種查詢方式，包括條件查詢、關聯查詢、跨類查詢、二次查詢、全文檢索等等功能迅速檢索到需要的內容，提供準確快捷、便利、有效的服務。探索網絡環境下館室一體化業務建設的模式，與檔案館和有關單位統一使用《檔案管理系統》，逐步實現電子文件實時歸檔，網上移交。各單位將本單位形成的數字檔案通過載體移交方式向同級檔案館報送，實現檔案館室檔案數據的無縫對接。電子文件歸檔軟件要簡單易用，貼近工作實際，檔案人員能輕松掌握電子文件歸檔方法、整理規范、標準和移交程序與方法。通過QQ 聊天方式就能解決安裝和培訓工作，解決事業單位檔案員使用操作軟件問題，解決檔案軟件技術難掌握的后顧之憂。

8．工作方面的開發利用

之所以需要高標準、嚴要求地開展檔案資料管理工作，不厭其煩地搜集、整理、分類、保存檔案資料，就是因為其價值巨大。新形勢下應該進一步挖掘檔案資料，并以此為突破口，幫助單位提高工作效率。檔案資料開發利用對單位的促進作用體現在很多方面，如通過梳理檔案資料，檔案管理人員可以從中汲取大量關鍵信息，在將其進行優化、歸類后，數據信息可以幫助領導在進行決策時找到更多支撐點，讓決策更為精準、確切。單位的日常工作中有一些常規性工作，對此，可以從檔案資料中尋找規律，以借鑒的方式優化工作，讓日常工作減少漏洞，提升效率。創新是二十一世紀的時代主題，是永不褪色的鮮艷旗幟。單位的長遠發展需要源源不斷地融入創新元素，弘揚、鼓勵、支持創新精神。創新不會憑空而來，也不會無中生有；創新的本質是量變而至質變，博觀約取，厚積薄發。因此，工作中的創新不必事事求新，日日求新，刻意求新；回過頭來認真研究檔案資料，總結方法，積累經驗，自然可以做到推陳出新。

結語

新形勢下，檔案管理工作需更新理念，創新思路，與時俱進，藏用并舉。解決事業檔案管理中的難點，開發和利用是關鍵。要想不被社會的發展所淘汰，那么就應當重視信息化相關技術的使用，而對于事業單位來說，其中較為重要的則是檔案信息內容的管理，通過將數字化與檔案信息管理的融合就能將其本身的優勢發揮出來，進而提升工作質量。在工作當中必須要清楚當前事業單位檔案管理工作的實際情況，才能合理利用好信息技術，加強領導的帶頭作用以及完善的服務措施來加速檔案建設工作，確保可以在短時間內發揮其本身的作用。