淺議如何做好事業單位檔案管理工作

張 紅

（隨州市疾病預防控制中心，湖北 隨州 441300）

在檔案管理工作過程中主要涉及對各項數據資源的收集、整理、分析、歸檔、保管等多項的內容。目前很多的事業單位檔案管理建設工作還存在一定的問題，特別是信息化建設工作嚴重不足。在實際應用的過程中要改變傳統的檔案管理模式，對現代化檔案管理工作進行全面的融合發展。結合信息化、數字化的技術促進對檔案信息資源自身價值的挖掘。利用信息技術和數據技術，實現對大量數據的高速篩選處理，從而為事業單位的發展提供更多的參考依據。

一、事業單位檔案管理工作

1．現代事業單位檔案的管理原則

事業單位的檔案管理原則主要包括以下幾個方面：首先，負責集中管理。事業單位的檔案管理工作需要由檔案管理專業人員負責，所有的檔案需要由事業單位以及上級領導直接管理，確定檔案管理工作中各部門工作人員的工作權限以及具體的工作內容。事業單位還需要積極地落實分級管理以及集中管理制度，這樣有利于促進事業單位檔案管理工作的規范化。其次，要保證數據真實準確、完整規范。事業單位檔案管理需要按照相應的規范流程對每一項數據進行記錄整理、分析，確保事業單位能夠全面地將數據信息保存下來，并且作為原始資料，落實單位檔案管理工作的各項規定與要求。最后，要便于查詢利用、保證安全。事業單位檔案管理中很多的檔案資料都具備一定的保密性，因此在實際的應用過程中檔案規范化的管理需要結合相關的專業知識，履行相應的程序，運用現代信息技術，提高單位檔案管理的安全性。

2．檔案管理工作的重要意義

在當前新時代發展背景下，事業單位的工作效率已經成為整個單位重要的發展目標。為了能夠提高自身的整體工作水平，就需要通過現代化的技術創新時代的發展動力，特別是信息化時代下要經過信息以及自動化的技術才能夠在激烈的市場競爭環境下，為單位贏得更好的發展空間。檔案管理是事業單位管理工作中非常重要的一個組成部分，涉及多方面的專業內容，同時也會與事業單位員工的利益和未來的發展產生重要的影響。如果檔案管理工作存在問題，還會造成事業單位健康發展受到嚴重的阻礙。但是目前很多事業單位對于檔案管理工作的措施以及管理的原理，沿用比較老舊的、傳統的檔案管理錄入和存儲方式，很容易出現檔案信息丟失以及遺漏的情況，進而對事業單位未來的發展造成較大的影響。信息化的管理在現代化檔案管理工作中至關重要，通過信息化的管理體系讓整個事業單位檔案管理工作更加的高效準確。對于檔案管理工作而言，時代的發展以及科技的進步，需要通過提高檔案信息的工作效率才可以滿足單位的各項要求[1]。

二、事業單位檔案信息化建設的應用優勢

1．檔案數據的不斷豐富能夠為事業單位管理提供依據

信息化技術應用背景下，事業單位的管理活動更加的豐富多元化，所產生的事業單位檔案管理種類和數據量也不斷地增加，這樣給事業單位檔案管理部門提出了較高的要求。事業單位檔案管理工作由于其資料內容多樣化、數據比較繁雜，會涉及事業單位服務工作過程中大量的數據信息。隨著單位服務水平的不斷提升，傳統的紙質檔案管理模式已經無法適應現代化事業單位發展的高標準要求。信息技術的快速應用在整個事業單位檔案管理工作中也帶來了較大的影響。在事業單位檔案管理過程中需要針對有價值的數據進行收集、整理、分析，確保數據的真實性與完整性。而隨著科學技術的應用，事業單位檔案數據規模的擴大，各種信息化技術在檔案管理中，其應用的特性更加的明顯，它可以保證檔案數據的現代化管理，也可以為事業單位未來的發展決策提供準確的參考依據[2]。

2．滿足現代事業單位發展需求

現代化事業單位發展制度在逐步地明確與完善，檔案管理工作也是現代化事業單位各項制度建立的真實記錄與證明。對于檔案的信息化管理工作能夠加強檔案的收集、歸檔以及綜合利用，促進事業單位未來長遠穩定的發展。現代化事業單位制度需要根據國家的相關政策，加強對每一個工作流程的簡化，保證在傳統檔案管理模式的基礎上應用現代化的技術，提高整個事業單位檔案管理的效率與水平。

3．有助于推動事業單位的信息化進程，提高事業單位的競爭力

將信息化的技術與事業單位檔案管理工作相融合，對于事業單位的發展以及各項管理工作至關重要。信息化的檔案管理可以提高事業單位員工的工作效率，同時在遇到問題的時候可以及時通過信息化檔案資料找到相關的信息，高效滿足事業單位業務工作需求，并且采取針對性的解決方案。另外，信息化檔案管理，還能夠促進事業單位整體信息化程度的推進，只有跟上時代發展的步伐，才可以在激烈的市場競爭環境下不被社會所淘汰。

4．提高單位的工作效率

事業單位的傳統檔案管理工作過程中，其工作內容主要是通過對紙質文件的記錄、歸檔、存儲等，工作期間需要檔案工作人員進行手寫記錄，工作效率比較低、工作任務比較繁重，檔案管理工作人員無法實現工作的實效性。在具體的檔案管理過程中需要工作人員耗費大量的時間，因此會影響工作質量，降低工作水平。而在信息化技術應用之后，檔案管理工作人員可以通過計算機等專業的設備，利用互聯網技術實現對檔案數據的錄入和處理，工作效率不僅得到了全面的提升，同時準確率也更高。信息化建設過程中檔案資料的電子化需要建立相應的信息化平臺，這樣才能夠保證對大量數據的錄入、管理和利用。如果事業單位需要查閱可以通過互聯網傳輸給相應的部門，不僅可以節約查閱的時間，同時還可以增強工作的效率[3]。

5．增強檔案管理的安全性

在我國傳統的檔案管理工作模式下，檔案管理工作管理人員需要根據具體的檔案類型進行歸檔。這樣的紙質文件存放于檔案室，不僅會導致檔案資料出現破損、丟失的情況，同時不同的氣候環境也會對檔案資料的保管帶來不利的影響。而應用了信息化技術之后，可以有效地避免紙質文件保存中的一些問題，通過互聯網技術以及計算機設備將大量的數據信息存儲到云平臺中，這樣能夠避免外部環境因素對傳統檔案資料造成的損毀，確保檔案信息資料的安全性。即使紙質文件出現了破損，也可以滿足不同查閱者對于電子檔案的查詢，應用途徑的優化，檔案資料的信息化管理也為單位未來的穩定發展奠定了良好的基礎。

三、加強事業單位檔案管理工作水平的措施

1．進一步重視事業單位檔案信息化建設

事業單位的發展離不開自身的服務管理，同時檔案管理工作也是非常重要的基礎性內容。事業單位的檔案主要記錄了事業單位各項服務工作的具體內容，它是整個事業單位發展過程的真實寫照。在現代化事業單位管理制度下，檔案管理工作如果還采取傳統的管理模式，將會給事業單位帶來不利的影響，導致事業單位未來的發展受到嚴重的阻礙[4]。因此，作為單位的管理人員要跟隨時代發展的步伐，逐漸地轉變思維模式，將信息化的技術應用到檔案管理工作中，加強對各項數據的收集、整理、保存以及數據分析。還要結合現代化的技術，注重單位檔案管理人才的培養，要清楚地認識到單位檔案管理信息化是事業單位未來檔案管理以及事業單位發展的關鍵內容，要積極倡導檔案管理信息化的管理模式。在事業單位內部加強對檔案管理信息化的建設，結合國家的法律法規，建立健全完善檔案信息化管理工作制度。同時，也要融合到單位各項管理工作中，有效地加強事業單位未來發展規劃能力的提升。

2．不斷提高檔案管理工作人員的素質

在目前事業單位檔案管理工作過程中，經常會出現事業單位檔案管理人員工作不規范的情況。造成這一問題的主要原因是因為管理人員在收集資料的時候，很多部門不能第一時間對資料進行上傳，導致資料管理的時效性嚴重不足。另外，檔案管理工作量比較大、內容非常的枯燥，檔案管理人員的工作積極性會逐漸的消磨掉，在檔案管理創新和服務上很難得到優化。因此，為了解決這一問題，可以在設置檔案管理人員的時候選擇符合事業單位發展又具備管理能力的創新人才。其次，要持續對檔案管理人員進行專業的培訓和嚴格的考核管理，加強工作人員的積極性與責任心。最后，制定完善的考核晉升機制，讓檔案管理人員有明確的奮斗目標[5]。

3．完善管理模式，實現精細化目標任務

精細化的管理模式需要以科學、合理、精準作為檔案管理的重要基礎。在事業單位發展目標的引導下，要進行合理的組織結構設置，也要通過精細化的管理流程加強對每一項管理措施的全面落實，實現檔案管理工作的標準化和規范化。各級事業單位自身內部的檔案管理部門，要保證檔案管理工作的統籌管理堅持與中心服務內容相一致，實現自身檔案管理與時代之間的共同發展，逐步提高檔案管理工作的水平。另外，還要全面地落實各項法律法規制度，將檔案管理工作合理地納入事業單位管理工作中，讓檔案管理工作的每一個流程都可以得到全面的落實。不斷加強事業單位檔案管理工作的水平，規范檔案管理資料的范圍，加強國家安全、國計民生以及多個行業領域檔案資料的全面管控。合理的健全事業單位內部檔案應急處理措施，加強對檔案管理機制的完善，實現檔案管理工作的全面推進。

4．制訂合理的工作規劃

事業單位檔案信息管理工作為了能夠全面順利地開展，還要制定科學的工作計劃，保證每一項工作內容按照相關的要求逐步落實。首先，檔案管理工作操作流程的規范，對于具體的操作時間、操作步驟要進行明確的規定，這樣能夠保證檔案管理工作人員具備較強的責任意識。同時，提高管理人員的專業能力，加強對每一個流程的監督與管控。其次，操作人員在操作的過程中要對齊操作流程全面的、嚴謹的實施完成，保證檔案信息錄入的真實與完整，避免出現任何的錯誤問題。最后，事業單位檔案管理程序還需要進行定期的維護，加強事業單位檔案信息化建設的水平[6]。

5．構建數字化檔案管理系統

在事業單位檔案管理系統建立的過程中要用數字化的管理方式，對整個管理體系進行完善。根據這項要求，充分利用數字化檔案管理技術，提升檔案管理的整體水平，注重培養管理人員以及工作人員數字化技術的掌握能力。定期地通過各項培訓活動，讓員工認識到檔案管理工作的重要性，同時還要掌握數字化的技術。另外，充分利用信息化的技術，將各種先進的技術應用到每一個檔案管理的環節中，特別是檔案數據的收集、整理、統計、分析，同時積極地引入先進的信息軟件系統，配合相應的服務工作，讓自身的數字化操作水平能夠得到全面的加強，維護好整個數字化體系的建立。

6．加大開發利用，提升服務效能

未來我國多元化、專業化的經濟發展新格局，為事業單位提供了發展的目標需要加強單位內部檔案資源的開發利用。檔案數據新平臺的建立讓檔案管理工作，不斷地融合到事業單位管理工作的每一個流程中，這樣有利于對檔案資源的開發和利用，更好地發揮事業單位的社會職能，可以保證事業單位在國家和黨的領導下更好地服務于社會。首先，事業單位可以根據自身的實際情況，對檔案管理工作進行全面的分析，強化檔案管理中信息化技術的應用。其次，可以在檔案信息平臺建設的過程中進行科學的布局，按照檔案管理工作的各種要求，結合單位內部的實際發展，保證檔案信息自動化檢索模塊的應用，提高整個檔案管理的水平。同時，還可以設定不同的身份權限，讓事業單位每一個階層的人員可以根據自身的權限進行檔案資料的查閱。只有完善的檔案資源管理和深度的開發利用，才可以保證檔案管理工作，在事業單位發展過程中起到積極的促進作用[7]。

結語

為了提高事業單位的社會服務能力就需要積極地與現代化社會發展相融合，堅持高效、節能、科技的發展目標，這樣有利于事業單位檔案管理工作的全面開展。利用現代化的數字技術和互聯網技術，改變傳統檔案管理在的一些弊端和問題，積極的探索未來檔案管理工作創新應用方式。將檔案管理與開發利用進行有機的結合，更好地加強各方力量，實現檔案管理現代化建設發展的新目標。切實的通過信息化的技術，保證事業單位在未來的發展過程中可以更加完善自身的服務質量。